MIS, जो Management Information System के लिए खड़ा है, दुनिया भर के संगठनों का एक अभिन्न अंग है। MIS सभी शाखाओं पर प्रबंधकों और शीर्ष स्तर के प्रशासन के लिए दैनिक कार्यों और उत्पादन डेटा से संबंधित डेटा को इकट्ठा करने और मूल्यांकन करने की एक विधि है। संक्षेप में जानकारी प्रस्तुत करना यहां महत्वपूर्ण है। इस लेख में, हम MIS के महत्वपूर्ण पहलुओं पर चर्चा करते हैं और कैसे आप Excel में MIS रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं सरल और विस्तृत तरीके से।
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MIS रिपोर्ट का अवलोकन
MIS का तात्पर्य Management Information System से है। MIS रिपोर्ट का उपयोग सभी विभागों में अधिकारियों और शीर्ष स्तर के प्रबंधकों द्वारा किया जाता है। वे एक प्रणाली के भीतर सभी जानकारी का बुलेटिन दृश्य प्रदान करने के लिए हैं। वे दैनिक कार्यों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में डेटा एकत्र करके, तुलना करके, और विश्लेषण करके बनाए जाते हैं। यह एक संगठन के विभिन्न महत्वपूर्ण तत्वों का मूल्यांकन, प्रबंधन, और ट्रैकिंग करना आसान बनाता है। यह समस्याओं, बॉटलनेक्स, दबाव बिंदुओं आदि को निर्बाध रूप से पहचानने में भी मदद करता है।
MIS रिपोर्ट की श्रेणी
हालांकि बहुत सारी MIS श्रेणियां उपलब्ध हैं, उनमें से केवल कुछ ही विश्व स्तर पर मान्यता प्राप्त और उपयोग की जाती हैं।
- सारांश रिपोर्ट
- अपवाद रिपोर्ट
- प्रवृत्ति रिपोर्ट
- मांग पर रिपोर्ट
Excel में MIS रिपोर्ट के प्रकार
ऊपर उल्लिखित श्रेणी के तहत, कई प्रकार हैं जिनके तहत MIS रिपोर्ट आती हैं।
उनमें से कुछ नीचे दिए गए हैं।
- बिक्री रिपोर्ट
- खाता MIS रिपोर्ट
- उत्पादन MIS रिपोर्ट
- आय विवरण रिपोर्ट
- असामान्य हानि रिपोर्ट
- लागत रिपोर्ट
- इन्वेंटरी रिपोर्ट
- नकदी प्रवाह विवरण रिपोर्ट
- मशीन उपयोग रिपोर्ट
- आदर्श समय पर रिपोर्ट।
- हाथ में ऑर्डर रिपोर्ट।
MIS प्रणाली के घटक
एक उपयोगी प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) में पांच महत्वपूर्ण घटक होते हैं।
- लोग: लोग वे हैं जो दिन-प्रतिदिन के आधार पर सिस्टम पर जानकारी का उपयोग करके आवश्यक विवरण रिकॉर्ड करते हैं। HR अधिकारी, एकाउंटेंट आदि जैसे लोग इस प्रकार में आते हैं।
- डेटा: इसमें दैनिक व्यावसायिक लेनदेन पर डेटा होता है। बैंक के लिए डेटा जमा, निकासी, और अन्य लेनदेन के माध्यम से एकत्र किया जाता है।
- प्रक्रिया: इसका अर्थ व्यावसायिक प्रक्रिया है। ये सर्वोत्तम अभ्यास हैं जिन पर हर कोई सहमत होता है और प्रक्रिया को आसान बनाते हैं।
- सॉफ्टवेयर: सॉफ्टवेयर वह है जो लोगों को हार्डवेयर/डेटा से जोड़ता है। अच्छा सॉफ्टवेयर इस संचार को निर्बाध बना सकता है और उत्पादकता बढ़ा सकता है।
- हार्डवेयर: हार्डवेयर में प्रिंटर, पीसी, नेटवर्किंग मॉड्यूल आदि शामिल हैं। हार्डवेयर कंप्यूटर को डेटा प्रोसेस करने के लिए आवश्यक कंप्यूटिंग शक्ति देता है। यह आपको प्रिंट करने और नेटवर्क से कनेक्ट करने की सुविधा भी देता है। हार्डवेयर डेटा को जानकारी में बदलना आसान और तेज़ बनाता है।
Excel में MIS रिपोर्ट तैयार करने के 2 उपयुक्त उदाहरण
MIS रिपोर्ट तैयार करने के लिए कोई कठोर और तेज़ नियम नहीं है। लेकिन दुनिया भर के लोग एक विशिष्ट कार्य प्रवाह का पालन करते हैं।
- विपणन, वित्तीय, रसद आदि जैसे विभिन्न विभागों से डेटा एकत्र करें।
- फिर इन डेटा को मर्ज करें और Excel, SPSS, R आदि जैसे डेटा प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ उन्हें साफ करें।
- फिर अपनी मांग के अनुसार विभिन्न डेटा विश्लेषण टूल या सूत्र लागू करें। उन मूल डेटा का बैकअप कहीं और रखें।
- अपने परिणाम को मान्य करना सुनिश्चित करें, चाहे वह सही ढंग से व्यवहार करता हो या नहीं।
और हम प्रदर्शन उद्देश्यों के लिए नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।
इन कार्यप्रवाहों का पालन करने से आपको MIS रिपोर्ट बहुत जल्दी तैयार करने में मदद मिलेगी।
1. Excel में सरल MIS रिपोर्ट
अब हम एक और सरल MIS रिपोर्ट प्रस्तुत करने जा रहे हैं।
चरण
- सबसे पहले, डेटा टेबल चुनें और Insert टैब से Recommended Charts पर क्लिक करें।
- फिर एक नई विंडो खुलेगी।
- उस विंडो से, निर्माता का नाम क्षैतिज अक्ष पर और यूनिट कीमत नाम ऊर्ध्वाधर अक्ष पर वाले चार्ट पर क्लिक करें।
- इसके बाद OK पर क्लिक करें।
- उस विंडो से, निर्माता का नाम क्षैतिज अक्ष पर और कुल कीमत नाम ऊर्ध्वाधर अक्ष पर वाले चार्ट पर क्लिक करें।
- इसके बाद OK पर क्लिक करें।
- अगला, आप देखेंगे कि ये दोनों चार्ट वर्कशीट में मौजूद हैं।
- उसके बाद, निर्माण का देश और मात्रा कॉलम चुनें।
- अगला, Insert टैब में Insert Pie कमांड पर क्लिक करें।
- इसलिए, 2D चार्ट अनुभाग से क्लिक करके, Pie of the Pie पर क्लिक करें।
- इसके बाद, आप निर्माता देश के बाजार हिस्सेदारी के प्रतिशत के बारे में एक पाई चार्ट देखेंगे, जिसमें संबंधित प्रतिशत दिखाए जा रहे हैं।
- अंत में, आप कुल कीमत को निर्माण के देश द्वारा समान प्रक्रिया से जोड़ सकते हैं।
- अब सभी एक साथ, वे नीचे दिए गए जैसे दिखते हैं।
इस तरह आप एक साधारण पाई चार्ट और बार चार्ट का उपयोग करके Excel में MIS रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।
नोट:
ये बार चार्ट बनाते समय, वे एक नई वर्कशीट में उत्पन्न होंगे। आपको उस चार्ट को मुख्य वर्कशीट (मुख्य डेटासेट पेज) पर मैन्युअली कॉपी करना होगा।
अधिक पढ़ें: मैक्रो का उपयोग करके Excel में रिपोर्ट कैसे जनरेट करें (आसान चरणों के साथ)
2. पिवट टेबल का उपयोग करके MIS रिपोर्ट
हम डेटासेट का विश्लेषण पिवट टेबल और स्लाइसर के साथ करेंगे। पिवट टेबल उपयोगकर्ता को विभिन्न कॉलम मानदंडों द्वारा डेटा का विश्लेषण करने में सक्षम बनाता है, और स्लाइसर उन डेटा के फ़िल्टरेशन को निर्बाध बनाता है।
चरण
- सबसे पहले, डेटासेट चुनें, और Insert टैब से, टेबल समूह में PivotTable कमांड पर क्लिक करें।
- उसके बाद, एक नई विंडो खुलेगी, और उस विंडो से, अपने डेटा टेबल की रेंज चुनें।
- उसके बाद, New Worksheet विकल्प पर क्लिक करें ताकि आपका नया डेटा टेबल एक नई शीट पर रखा जाए।
- इसके बाद OK पर क्लिक करें।
- उसके बाद, एक नई वर्कशीट खुलती है, और उस शीट में, आप एक नया Pivot टेबल साइड विंडो देखेंगे।
- इस विंडो में, Components को Rows फ़ील्ड पर खींचें।
- और Quantity को Value फ़ील्ड में खींचें।
- अंत में, Manufacturer को Columns फ़ील्ड में खींचें।
- फिर आप देखेंगे कि एक नई टेबल है जहां Components क्षैतिज पंक्तियों में हैं और Manufacturers कॉलम में हैं।
- और उनकी Quantity का मान टेबल में तदनुसार व्यवस्थित है।
- चार्ट कॉलम पर फ़िल्टर बटन हैं जहां आप चुन सकते हैं कि आप कौन सा घटक देखना चाहते हैं।
- अब हम Pivot टेबल में कुछ चार्ट जोड़ना चाहते हैं।
- इसे करने के लिए, पहले PivotTable Analyze टैब पर Tools कमांड पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, PivotChart पर क्लिक करें।
- उसके बाद, एक नई विंडो खुलेगी। उस विंडो से, Column पर क्लिक करें।
- फिर ऊपर दूसरे चार्ट आइकन पर क्लिक करें।
- यह दिखाएगा कि टेबल कैसा दिखेगा इसका पूर्वावलोकन।
- इसके बाद OK पर क्लिक करें।
- फिर आप कॉलम के साथ नया चार्ट देखेंगे।
- क्षैतिज अक्ष पर, Components नाम है। वे लीजेंड में रंग-कोडेड हैं।
- और ऊर्ध्वाधर अक्ष पर, Quantity का योग है।
- अगला, हम कॉलम फ़ील्ड में अधिक मानदंड जोड़ेंगे।
- इसके लिए, Unit Price को Value फ़ील्ड में खींचें।
- आप देखेंगे कि चार्ट अब बदल गया है और Unit Price पर डेटा शामिल करता है।
- फिर Insert टैब से Recommended Charts कमांड पर क्लिक करें।
- नई विंडो से, Column Chart विकल्पों पर क्लिक करें।
- और फिर ऊपर दूसरे विकल्प पर क्लिक करें।
- इसके बाद OK पर क्लिक करें।
- फिर आप देखेंगे कि एक नया चार्ट प्रत्येक घटक की मात्रा और ऊर्ध्वाधर बार में उस मात्रा में उनके संबंधित निर्माताओं के योगदान को दिखा रहा है।
- अगला, फिर से Insert चार्ट पर क्लिक करें और Recommended Charts पर क्लिक करें।
- फिर Surface विकल्प पर क्लिक करें।
- फिर 3D-Surface विकल्प चुनें।
- इसके बाद OK पर क्लिक करें।
- अब आप तीन अलग-अलग मानदंडों के साथ एक 3D Surface ग्राफ देखेंगे।
- अब हम Slicer का उपयोग करने जा रहे हैं।
- एक Slicer महत्वपूर्ण जानकारी को जल्दी से फ़िल्टर करने के लिए फ़िल्टर बटन के रूप में कार्य कर सकता है।
- इसे करने के लिए, Insert पर क्लिक करें और Filters कमांड पर क्लिक करें।
- फिर Slicer कमांड पर क्लिक करें।
- उसके बाद, आप Slicer विंडो देखेंगे जो मानदंड नाम मांग रही है।
- Components पर क्लिक करें और फिर OK पर क्लिक करें।
- एक Slicer होगा Components मानदंड का, जहां किसी भी मानदंड पर क्लिक करने से टेबल में प्रविष्टि मान दिखाई देंगे और बाकी छिप जाएंगे, ठीक Filters की तरह।
- अन्य मानदंडों जैसे Manufacturing, मूल देश, के लिए वही प्रक्रिया दोहराएं।
- फिर हमारे पास चार्ट के लिए तीन अलग-अलग Slicers होंगे।
- अब आप डेटा को अपनी इच्छानुसार फ़िल्टर कर सकते हैं और निर्बाध रूप से मूल्यवान अंतर्दृष्टि बना सकते हैं।
- यहां Slicer, और Pivot Table, के साथ प्रस्तुत एक प्रकार की MIS रिपोर्ट है।
इस तरह, आप Excel में MIS रिपोर्ट काफी आसानी से तैयार कर सकते हैं। इसे अपने डेटासेट पर आज़माएं।
अधिक पढ़ें: Excel डेटा से रिपोर्ट कैसे जनरेट करें (2 आसान तरीके)
याद रखने योग्य बातें
- आपको Excel पर अच्छी पकड़ होनी चाहिए, विशेष रूप से चार्ट भाग में।
- यह एक प्रभावी डेटा संग्रह टूल पर निर्भर करता है जो डेटाबेस, स्प्रेडशीट आदि जैसे विभिन्न डेटा स्रोतों से डेटा निकाल सकता है।
- MIS रिपोर्टिंग प्रोजेक्ट करने से पहले, बाद में लिंक करने के लिए बैकअप डेटाबेस होना सुनिश्चित करें।
- रिपोर्ट बनाएं दर्शकों की योग्यता के अनुसार।
- डेटाबेस के स्रोत पर ध्यान केंद्रित करें जहां से आपका डेटा आ रहा है।
निष्कर्ष
इसे सारांशित करने के लिए, "Excel में MIS रिपोर्ट कैसे तैयार करें" प्रश्न का उत्तर यहां दो उदाहरणों के साथ विस्तार से दिया गया है। एक Pivot टेबल, और Surface चार्ट के साथ किया गया है, और दूसरा Pie चार्ट और Bar चार्ट के साथ किया गया है। उन दोनों में वास्तविक जीवन के डेटा का उपयोग किया गया है।
इस समस्या के लिए, एक कार्यपुस्तिका डाउनलोड के लिए उपलब्ध है जहां आप इन उदाहरणों का अभ्यास कर सकते हैं।
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