एमआईएस, जिसका अर्थ है प्रबंधन पहचान प्रणाली , दुनिया भर के संगठनों का एक अभिन्न अंग है। एमआईएस दैनिक कार्यों और उत्पादन डेटा से संबंधित डेटा को इकट्ठा करने और उसका आकलन करने के लिए सभी शाखाओं पर प्रबंधकों और शीर्ष-स्तरीय प्रशासन के लिए एक विधि। संक्षेप में जानकारी प्रस्तुत करना यहाँ की कुंजी है। इस लेख में, हम एमआईएस के महत्वपूर्ण पहलुओं पर चर्चा करते हैं और आप एक्सेल में एमआईएस रिपोर्ट कैसे तैयार कर सकते हैं पर चर्चा करते हैं। सरल और विस्तृत तरीके से अपने दम पर।
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MIS रिपोर्ट का अवलोकन
एमआईएस प्रबंधन सूचना प्रणाली को संदर्भित करता है एमआईएस रिपोर्ट सभी विभागों में अधिकारियों और शीर्ष स्तर के प्रबंधकों द्वारा उपयोग किया जाता है। वे एक प्रणाली के भीतर सभी सूचनाओं का बुलेटिन दृश्य प्रदान करते हैं। वे दैनिक कार्यों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में डेटा एकत्र, तुलना और विश्लेषण करके बनाए जाते हैं। यह किसी संगठन के विभिन्न महत्वपूर्ण तत्वों का मूल्यांकन, प्रबंधन और ट्रैकिंग करता है। यह समस्याओं, बाधाओं, दबाव बिंदुओं आदि की पहचान करने में भी मदद करता है।
MIS रिपोर्ट की श्रेणी
हालांकि एमआईएस की कई श्रेणियां उपलब्ध हैं, उनमें से केवल कुछ ही विश्व स्तर पर मान्यता प्राप्त और उपयोग की जाती हैं।
- सारांश रिपोर्ट
- अपवाद रिपोर्ट
- ट्रेड रिपोर्ट
- मांग पर रिपोर्ट
एक्सेल में एमआईएस रिपोर्ट के प्रकार
ऊपर वर्णित श्रेणी के अंतर्गत, कई प्रकार हैं जिनके अंतर्गत MIS रिपोर्ट गिरती है।
उनमें से कुछ नीचे दिए गए हैं।
- बिक्री रिपोर्ट
- खाता MIS रिपोर्ट
- उत्पादन एमआईएस रिपोर्ट
- आय विवरण रिपोर्ट
- असामान्य हानि रिपोर्ट
- लागत रिपोर्ट
- इन्वेंट्री रिपोर्ट
- नकदी प्रवाह विवरण रिपोर्ट
- मशीन उपयोग रिपोर्ट
- आदर्श समय पर रिपोर्ट करें।
- ऑर्डर इन हैंड रिपोर्ट्स।
एमआईएस सिस्टम के घटक
एक उपयोगी प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) में पांच महत्वपूर्ण घटक शामिल हैं।
- लोग :वे लोग हैं जो आवश्यक विवरण दर्ज करने के लिए दिन-प्रतिदिन सिस्टम के आधार पर जानकारी का उपयोग करते हैं। एचआर अधिकारी, एकाउंटेंट आदि जैसे लोग इस प्रकार में आते हैं।
- डेटा :इसमें दैनिक व्यावसायिक लेन-देन का डेटा होता है। बैंक के लिए जमा, निकासी और अन्य लेनदेन के माध्यम से डेटा एकत्र किया जाता है।
- प्रक्रिया :इसका अर्थ है व्यवसाय प्रक्रिया। ये सर्वोत्तम प्रथाएं हैं जिन पर सभी सहमत हैं और प्रक्रिया को आसान बनाते हैं।
- सॉफ्टवेयर :सॉफ्टवेयर चालू है जो लोगों को हार्डवेयर/डेटा से जोड़ता है। अच्छा सॉफ्टवेयर इस संचार को निर्बाध बना सकता है और उत्पादकता बढ़ा सकता है।
- हार्डवेयर :हार्डवेयर में प्रिंटर, पीसी, नेटवर्किंग मॉड्यूल आदि होते हैं। हार्डवेयर कंप्यूटर को डेटा को प्रोसेस करने के लिए आवश्यक कंप्यूटिंग शक्ति प्रदान करता है। यह आपको प्रिंट करने और नेटवर्क से कनेक्ट करने की सुविधा भी देता है। हार्डवेयर डेटा को सूचना में बदलना आसान और तेज़ बनाता है।
2 एक्सेल में एमआईएस रिपोर्ट तैयार करने के लिए उपयुक्त उदाहरण
एमआईएस रिपोर्ट तैयार करने के लिए कोई सख्त नियम नहीं है। लेकिन दुनिया भर में लोगों द्वारा अनुसरण किए जाने वाले कार्यों का एक विशिष्ट प्रवाह है।
- विभिन्न विभागों जैसे मार्केटिंग, वित्तीय, लॉजिस्टिक्स आदि से डेटा एकत्र करें।
- फिर इन डेटा को मर्ज करें और उन्हें Excel . जैसे डेटा प्रबंधन सॉफ़्टवेयर से साफ़ करें , एसपीएसएस , आर, आदि
- फिर अपनी मांग के अनुसार विभिन्न डेटा विश्लेषण उपकरण या सूत्र लागू करें। उन मूल डेटा का बैकअप कहीं और रखें।
- अपने परिणाम को सत्यापित करना सुनिश्चित करें, चाहे वह अनुसरण करता हो या सही ढंग से व्यवहार करता हो या नहीं।
और हम प्रदर्शन उद्देश्यों के लिए नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।
इन कार्यप्रवाहों का अनुसरण करने से आपको एक MIS . तैयार करने में सहायता मिलेगी बहुत जल्दी रिपोर्ट करें।
<एच3>1. एक्सेल में सरल एमआईएस रिपोर्टअब हम एक और आसान MIS पेश करने जा रहे हैं रिपोर्ट।
कदम
- सबसे पहले, डेटा तालिका चुनें और अनुशंसित चार्ट . पर क्लिक करें सम्मिलित करें . से टैब।
- फिर एक नई विंडो स्पॉन होगी।
- उस विंडो से, निर्माता का नाम वाले चार्ट पर क्लिक करें क्षैतिज अक्ष और इकाई मूल्य . पर ऊर्ध्वाधर अक्ष पर नाम।
- ठीक क्लिक करें इसके बाद।
- उस विंडो से, निर्माता का नाम वाले चार्ट पर क्लिक करें क्षैतिज अक्ष पर और कुल मूल्य . पर ऊर्ध्वाधर अक्ष पर नाम।
- ठीक क्लिक करें इसके बाद।
- अगला, आप देखेंगे कि ये दोनों चार्ट वर्कशीट में मौजूद हैं।
- उसके बाद, निर्माण का देश . चुनें और मात्रा कॉलम।
- अगला, पाई डालें . पर क्लिक करें सम्मिलित करें . में कमांड करें टैब।
- इसलिए, 2D चार्ट . से क्लिक करना अनुभाग में, पाई की पाई . पर क्लिक करें ।
- इसके बाद, आप निर्माता देश के बाजार हिस्सेदारी के प्रतिशत संबंधित प्रतिशत के बारे में एक पाई चार्ट देखेंगे।
- आखिरकार, आप कुल मूल्य जोड़ सकते हैं द्वारा निर्माण का देश इसी तरह की प्रक्रिया द्वारा।
- अब सब एक साथ, वे नीचे कुछ इस तरह दिखते हैं।
इस तरह आप एक MIS . तैयार कर सकते हैं एक साधारण पाई चार्ट और बार चार्ट का उपयोग करके एक्सेल में रिपोर्ट करें।
नोट:
ये बार चार्ट बनाते समय, वे एक नई वर्कशीट में दिखाई देंगे। आपको उस चार्ट को मैन्युअल रूप से मुख्य वर्कशीट (मुख्य डेटासेट पेज) पर कॉपी करना होगा।
और पढ़ें:Excel में मैक्रो का उपयोग करके रिपोर्ट कैसे जेनरेट करें (आसान चरणों के साथ)
<एच3>2. एमआईएस रिपोर्ट पिवट टेबल का उपयोग कर रही हैहम पिवट टेबल और स्लाइसर के साथ डेटासेट का विश्लेषण करेंगे। पिवट टेबल उपयोगकर्ता को विभिन्न कॉलम मानदंडों द्वारा डेटा का विश्लेषण करने में सक्षम बनाता है, और स्लाइसर उन डेटा के फ़िल्टरिंग को सहज बनाता है
कदम
- सबसे पहले, डेटासेट चुनें, और सम्मिलित करें टैब से, पिवोटटेबल पर क्लिक करें तालिका समूह में आदेश।
- उसके बाद, एक नई विंडो खुलेगी, और उस विंडो से, अपनी डेटा तालिका की श्रेणी चुनें।
- उसके बाद, नई वर्कशीट . पर क्लिक करें अपनी नई डेटा तालिका को एक नई शीट पर रखने का विकल्प।
- ठीक क्लिक करें इसके बाद।
- उसके बाद, एक नई कार्यपत्रक खुलती है, और उस पत्रक में, आपको एक नया धुरी दिखाई देगा टेबल साइड विंडो।
- इस विंडो में, घटक को खींचें पंक्तियों . पर फ़ील्ड.
- और खींचें मात्रा मान . में फ़ील्ड.
- आखिरकार, निर्माता को खींचें कॉलम . के लिए फ़ील्ड.
- तब आप देखेंगे कि एक नई तालिका है जहां घटक क्षैतिज पंक्तियों में हैं और निर्माता कॉलम में हैं।
- और मात्रा . का मान उनमें से तदनुसार तालिका में व्यवस्थित किया गया है।
- चार्ट कॉलम के ऊपर फिल्टर बटन होते हैं जहां आप चुन सकते हैं कि आप कौन सा घटक देखना चाहते हैं।
- अब हम पिवट . में कुछ चार्ट जोड़ना चाहते हैं टेबल.
- ऐसा करने के लिए, सबसे पहले, टूल . पर क्लिक करें पिवोटटेबल एनालिसिस . पर कमांड करें टैब।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, पिवट चार्ट . पर क्लिक करें ।
- उसके बाद, एक नई विंडो स्पॉन होगी। उस विंडो से, कॉलम पर क्लिक करें
- फिर ऊपर दूसरे चार्ट आइकन पर क्लिक करें।
- यह एक पूर्वावलोकन दिखाएगा कि तालिका कैसी दिखेगी।
- ठीक पर क्लिक करें इसके बाद।
- तब आप कॉलम के साथ नया चार्ट देखेंगे।
- क्षैतिज अक्ष पर, घटक . होते हैं नाम। वे पौराणिक कथाओं में रंग-कोडित हैं।
- और ऊर्ध्वाधर अक्ष पर, मात्रा का योग है।
- अगला, हम कॉलम फ़ील्ड में और मानदंड जोड़ेंगे।
- इसके लिए, इकाई मूल्य को खींचें मान . में फ़ील्ड.
- आप देखेंगे कि चार्ट अब बदल गया है और इसमें इकाई मूल्य पर डेटा शामिल है
- फिर सम्मिलित करें टैब बनाएं और अनुशंसित चार्ट . पर क्लिक करें आदेश।
- नई विंडो से, कॉलम चार्ट . पर क्लिक करें विकल्प।
- और फिर ऊपर दूसरे विकल्प पर क्लिक करें।
- ठीक क्लिक करें इसके बाद।
- तब आप देखेंगे कि वर्टिकल बार में प्रत्येक घटक की मात्रा और उस मात्रा में उनके संबंधित निर्माताओं के योगदान को दर्शाने वाला एक नया चार्ट है।
- अगला, सम्मिलित चार्ट पर फिर से क्लिक करें और अनुशंसित चार्ट . पर क्लिक करें ।
- फिर सतह . पर क्लिक करें विकल्प।
- फिर 3D-सतह . चुनें विकल्प।
- ठीक क्लिक करें इसके बाद।
- अब आपको एक 3D सरफेस . दिखाई देगा तीन अलग-अलग मानदंडों के साथ ग्राफ़।
- अब हम एक स्लाइसर . का उपयोग करने जा रहे हैं ।
- एक स्लाइसर महत्वपूर्ण जानकारी को शीघ्रता से फ़िल्टर करने के लिए फ़िल्टर बटन के रूप में कार्य कर सकता है।
- ऐसा करने के लिए, सम्मिलित करें और . पर क्लिक करें फ़िल्टर . पर क्लिक करें आदेश।
- फिर स्लाइसर . पर क्लिक करें आदेश।
- उसके बाद, आप स्लाइसर . देखेंगे विंडो मानदंड का नाम पूछ रही है।
- घटक पर क्लिक करें और फिर ठीक . पर क्लिक करें
- एक स्लाइसर होगा घटकों के मानदंड, जहां किसी भी मानदंड पर क्लिक करने से तालिका में प्रविष्टि मान दिखाई देंगे और बाकी को फ़िल्टर की तरह छिपा दिया जाएगा। ।
- अन्य मानदंडों जैसे विनिर्माण . के लिए भी यही प्रक्रिया दोहराएं , उत्पत्ति का देश,
- तब हमारे पास तीन अलग-अलग स्लाइसर . होंगे चार्ट के लिए।
- अब आप अपने जैसे डेटा को फ़िल्टर कर सकते हैं और मूल रूप से मूल्यवान जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
- यहां एक तरह का MIS है स्लाइसर . के साथ प्रस्तुत की गई रिपोर्ट , और पिवट टेबल , पूरी तरह से।
इस तरह आप एक्सेल में एमआईएस रिपोर्ट काफी आसानी से तैयार कर सकते हैं। इसे अपने डेटासेट पर आज़माएं।
और पढ़ें: एक्सेल डेटा (2 आसान तरीके) से रिपोर्ट कैसे जेनरेट करें
याद रखने वाली बातें
- आपके पास एक्सेल की अच्छी कमांड होनी चाहिए, खासकर चार्ट वाले हिस्से में।
- यह एक प्रभावी डेटा संग्रह उपकरण पर निर्भर करता है जो विभिन्न डेटा स्रोतों जैसे डेटाबेस, स्प्रेडशीट आदि से डेटा निकाल सकता है।
- MIS करने से पहले रिपोर्टिंग प्रोजेक्ट, बाद में लिंक करने के लिए एक बैकअप डेटाबेस होना सुनिश्चित करें।
- रिपोर्ट बनाएं दर्शकों की योग्यता के अनुसार।
- डेटाबेस के स्रोत पर ध्यान केंद्रित करें जहां से आपका डेटा आ रहा है।
निष्कर्ष
संक्षेप में, प्रश्न "MIS की तैयारी कैसे करें" एक्सेल में रिपोर्ट ”का उत्तर यहां दो उदाहरणों के साथ विस्तृत रूप से दिया गया है। एक धुरी . के साथ किया जाता है तालिका, और सतह चार्ट, और दूसरा पाई . के साथ किया जाता है चार्ट और एक बार चार्ट। ये दोनों रीयल-लाइफ डेटा का उपयोग करते हैं।
इस समस्या के लिए, एक कार्यपुस्तिका डाउनलोड के लिए उपलब्ध है जहाँ आप इन उदाहरणों का अभ्यास कर सकते हैं।
टिप्पणी अनुभाग के माध्यम से कोई भी प्रश्न या प्रतिक्रिया पूछने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। Exceldemy . की बेहतरी के लिए कोई सुझाव समुदाय अत्यधिक प्रशंसनीय होगा
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