फ्लैश फिल एक्सेल की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है। फ्लैश फिल की खासियत यह है कि सेपरेशन एक फ्लैश में हो जाता है और इसके लिए किसी भी प्रकार के फॉर्मूला की आवश्यकता नहीं होती। इस लेख में, हम कुछ सरल उदाहरणों के साथ एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग करना सीखेंगे। आइए नीचे दिए गए उदाहरणों को देखते हैं।
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एक्सेल फ्लैश फिल का परिचय
फ्लैश फिल तकनीक टेक्स्ट में एक पैटर्न को पहचान सकती है और आप इस पैटर्न पहचान क्षमता का उपयोग करके टेक्स्ट के किसी भाग को नए कॉलम में अलग कर सकते हैं। यह सुविधा एक्सेल 2013 और बाद के संस्करणों में उपलब्ध है।
एक्सेल में फ्लैश फिल का स्थान
फ्लैश फिल टूल डेटा टैब के अंतर्गत डेटा टूल्स समूह में स्थित है। स्थान नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
एक्सेल फ्लैश फिल का शॉर्टकट
फ्लैश फिल के लिए शॉर्टकट कुंजी है: Ctrl + E
एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग करने के 7 आसान उदाहरण
यह लेख सात आसान उदाहरणों के साथ फ्लैश फिल का उपयोग करने में आपका मार्गदर्शन करेगा। उदाहरणों को प्रदर्शित करने के लिए, हम कुछ सरल डेटासेट का उपयोग करेंगे। इसके अलावा, हम स्क्रीनशॉट के साथ चरणों का वर्णन करेंगे ताकि आप उन्हें आसानी से समझ सकें। तो, बिना देर किए, शुरू करते हैं।
1. पहला, मध्य और अंतिम नाम अलग करें
मान लीजिए, हमारे पास एक्सेल में एक डेटासेट (B4:E9) है जिसमें कॉलम B में कुछ पूरे नाम हैं। उदाहरण के लिए, एक नाम है 'रॉबर्ट डी नीरो'। अन्य नाम भी 'रॉबर्ट डी नीरो' की तरह तीन भागों वाले हैं। अब, हम पहला नाम, मध्य नाम, और अंतिम नाम को अलग-अलग कॉलम में अलग करना चाहते हैं। हम इसे फ्लैश फिल का उपयोग करके आसानी से कर सकते हैं। चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- शुरू करने के लिए, अपने डेटा के बगल वाले कॉलम में (कॉलम C में सेल C5) पहला नाम दर्ज करें और Enter दबाएं।
- अगला, अगला नाम टाइप करना शुरू करें (सेल C6)।
- नतीजतन, फ्लैश फिल सभी नामों के पहले भाग का सुझाव देगा (C6:C9)।
- यदि यह वही है जो आप चाहते हैं, तो Enter दबाएं।
- इस प्रकार, हम कॉलम C में सभी पहले नाम देख सकते हैं।
- इसी तरह, हम कॉलम D और E में अंतिम नाम और मध्य नाम अलग कर सकते हैं (स्क्रीनशॉट देखें)।
नोट:
आपके द्वारा चुने गए नाम एक ही पैटर्न के होने चाहिए। सभी नाम 3 भागों के होंगे या 2 भागों के या 4 भागों के या 'n' भागों के। 'n' कोई भी प्राकृतिक संख्या हो सकती है {1, 2, 3, 4, 5, 6, …}।
2. फ्लैश फिल का उपयोग करके टेक्स्ट विभाजित करें
टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड कई प्रकार के डेटा के लिए बहुत अच्छा काम करता है। लेकिन कुछ डेटा को इस विज़ार्ड द्वारा विभाजित नहीं किया जा सकता। उदाहरण के लिए, यदि डेटा में फिक्स्ड-विड्थ नहीं है या डेटा में डिलीमीटर नहीं हैं, तो आप इस तकनीक से डेटा को विभाजित नहीं कर सकते। इस प्रकार के मामले में, फ्लैश फिल सुविधा आपकी मदद कर सकती है। इसके लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट (B4:C9) का उपयोग करेंगे जिसमें एक ही कॉलम (B) में कुछ टेक्स्ट (B5:B9) हैं। हमारा लक्ष्य प्रत्येक सेल से संख्या भाग को निकालना और इन संख्याओं को एक अलग कॉलम (कॉलम C) में रखना है। टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड यह विभाजन नहीं कर सकता क्योंकि यहां स्पेस डिलीमीटर सुसंगत नहीं हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि पहली पंक्ति में संख्या 20 3 स्पेस के बाद रखी गई है, दूसरी पंक्ति में 6 2 स्पेस के बाद रखी गई है, और इसी तरह। इसलिए, हम संख्याओं को ठीक से विभाजित करने के लिए फ्लैश फिल तकनीक का उपयोग करेंगे। चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, सेल C5 पर क्लिक करके इसे चुनें।
- फिर, सेल B1 में पहली संख्या 20 दर्ज करें।
- उसके बाद, सेल B2 पर जाएं और इस सेल में दूसरी संख्या 6 टाइप करें।
- अब, डेटा टैब > डेटा टूल्स समूह > फ्लैश फिल पर क्लिक करें (या Ctrl + E दबाएं)।
- तब, आप देखेंगे कि बाकी सेल (C6:C9) एक्सेल द्वारा स्वचालित रूप से भरे गए हैं।
- अंत में, आपका नया कॉलम निम्न छवि जैसा दिखेगा।
- जैसा कि आप नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, एक्सेल ने अधिकांश संख्याओं की सही पहचान की है।
- लेकिन कुछ गलत अनुमान भी हैं।
- सेल C7 और C8 में, इसने केवल दशमलव बिंदु के बाद का भाग निकाला है।
- इस समस्या को हल करने के लिए, सेल C7 में सुझाए गए मान (5) को हटाएं।
- बाद में, सेल (C7) में सटीक मान (9.5) टाइप करें।
- इसके बाद, Enter दबाएं।
- आखिरकार, हमें सेल C8 में भी सटीक संख्या (3.14159) मिल जाएगी।
- इस प्रकार, एक्सेल पैटर्न की पहचान करता है और सही संख्याओं का सुझाव देता है।
- निम्न स्क्रीनशॉट देखें।
3. कॉलम मर्ज करने के लिए फ्लैश फिल लागू करें
मान लीजिए, हमारे पास नीचे एक डेटासेट (B4:E9) है जिसमें कुछ फलों, देशों और फलों के ऑर्डर आईडी के नाम हैं। यहां, हम फ्लैश फिल सुविधा का उपयोग करके कॉलम B, C, D के डेटा को मर्ज करेंगे और इसे कॉलम E में रखेंगे। इसके अलावा, फ्लैश फिल मानों को स्पेस, कॉमा, सेमीकॉलन आदि के साथ मर्ज कर सकता है। ऐसा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, सेल E5 पर जाएं।
- दूसरे, सेल B5, C5 और D5 के मानों को कॉमा और स्पेस के साथ टाइप करें (स्क्रीनशॉट देखें)।
- अगला, Enter दबाएं और आप स्वचालित रूप से अगले सेल (E6) पर चले जाएंगे।
- अब, अगला फल (केला) टाइप करना शुरू करें और आपको रेंज (E6:E9) में सुझाव दिखाई देंगे।
- सुझाव सेल E6 में मर्ज किए गए डेटा के समान पैटर्न के हैं।
- अंत में, कीबोर्ड पर Enter बटन दबाएं।
- इस तरह, आप तीनों कॉलम के सभी डेटा को मर्ज कर सकते हैं (स्क्रीनशॉट देखें)।
4. फ्लैश फिल से डेटा साफ करें
मान लें, हमारे पास एक्सेल में एक डेटासेट है जिसमें रेंज B5:B9 में कुछ देशों के नाम हैं। यहां, हम देख सकते हैं कि सेल B7 और B9 में डेटा कुछ स्पेस से शुरू होता है। हालांकि, हम फ्लैश फिल टूल का उपयोग करके इन स्पेस को हटा सकते हैं। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, सेल C5 चुनें।
- फिर, बिना किसी स्पेस के 'USA' टाइप करें।
- अगले सेल (C6) पर जाने के लिए Enter कुंजी दबाएं।
- अब, यदि आप अगले देश (रूस) का नाम टाइप करना शुरू करते हैं, तो आपको नीचे (C6:C9) सभी देशों के सुझाव दिखाई देंगे।
- यदि आप Enter कुंजी दबाते हैं, तो आपको बिना किसी स्पेस के सभी देश मिल जाएंगे।
- इस प्रकार, हम डेटा से पहले के स्पेस को साफ कर सकते हैं।
- निम्न चित्र देखें।
5. डेटा फॉर्मेट करने के लिए एक्सेल फ्लैश फिल
इस उदाहरण में, हम वर्कशीट में डेटा को फॉर्मेट करने के लिए फ्लैश फिल सुविधा लागू करेंगे। इस विधि का वर्णन करने के लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करेंगे जिसमें कुछ नाम लोअरकेस से शुरू होते हैं। यहां, हम इन नामों (दोनों पहला नाम और दूसरा नाम) को फॉर्मेट करना चाहते हैं ताकि वे अपरकेस से शुरू हों। इसके अलावा, हम पहले और दूसरे नाम के बीच कॉमा और स्पेस डालेंगे। निम्न चरण देखें।
चरण:
- शुरुआत में, सेल C5 पर क्लिक करके इसे चुनें।
- अगला, नीचे दी गई छवि में दिखाए गए समान फॉर्मेट में सेल B5 का नाम टाइप करें।
- Enter दबाएं।
- फिर, अगले नाम (john christopher) का पहला अक्षर (अपरकेस) सेल C6 में टाइप करें।
- इसलिए, सभी नाम उसी फॉर्मेट में सुझाए जाएंगे (स्क्रीनशॉट देखें)।
- Enter बटन दबाने के बाद, आपको बाकी नाम (C6:C9) उसी फॉर्मेट में मिल जाएंगे जो सेल C5 में निर्दिष्ट किया गया था।
6. ईमेल पते बनाएं
मान लीजिए, हमारे पास एक्सेल में एक डेटासेट (B4:E9) है। इसमें कुछ नाम (B5:B9), आईडी (C5:C9) और डोमेन (D5:D9) हैं। यहां, हमें दिए गए डेटा का उपयोग करके ईमेल पते बनाने हैं। फिर से, हम फ्लैश फिल टूल का उपयोग करके रेंज E5:E9 में ईमेल आईडी बनाएंगे। चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- पहले, सेल E5 को सक्रिय करें।
- अब, रेंज B5:D5 के डेटा का उपयोग करके ईमेल आईडी टाइप करें।
- ईमेल आईडी का एक नमूना फॉर्मेट निम्न स्क्रीनशॉट के सेल E5 में दिखाया गया है।
- उसके बाद, Enter कुंजी दबाएं।
- फिर, अगले नाम का पहला अक्षर (j) टाइप करें।
- आखिरकार, आपको नीचे के सेल (E6:E9) के लिए ईमेल आईडी के सुझाव दिखाई देंगे।
- निम्न छवि देखें।
- इसलिए, सुझाए गए ईमेल आईडी को स्वीकार करने के लिए Enter कुंजी दबाएं।
- इस तरह, आपको एक साथ सभी ईमेल आईडी मिल जाएंगे।
7. फ्लैश फिल का उपयोग करके डेटा के एक भाग को बदलें
मान लीजिए, हमारे पास नीचे एक डेटासेट है जिसमें रेंज B5:B9 में कुछ पूरे नाम हैं। मान लें, हम दूसरे नाम (उदाहरण के लिए, नीरो) को '###' से बदलना चाहते हैं। हम एक्सेल की फ्लैश फिल तकनीक से इसे आसानी से कर सकते हैं। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- पहले, सेल C5 चुनें।
- फिर, 'रॉबर्ट ###' टाइप करें।
- आखिरकार, Enter कुंजी दबाएं।
- इसके बाद, सेल C6 में दूसरे नाम का पहला अक्षर (J) टाइप करें।
- परिणामस्वरूप, आपको सेल C5 में निर्दिष्ट समान पैटर्न में सभी नामों के सुझाव दिखाई देंगे।
- इसलिए, Enter कुंजी दबाएं और सुझावों को स्वीकार करें।
- अंत में, नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में आउटपुट देखें।
एक्सेल में फ्लैश फिल विकल्प
फ्लैश फिल विकल्प देखने के लिए, सबसे पहले आपको एक डेटासेट की आवश्यकता होगी। हमारे मामले में, हम नीचे दिए गए डेटासेट (B4:C9) का उपयोग करेंगे। फ्लैश फिल विकल्प देखने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- शुरुआत में, रेंज C5:C9 में फ्लैश फिलिंग की किसी भी विधि को लागू करें।
- आखिरकार, आपको उस कॉलम (C) के बगल में फ्लैश फिल का ड्रॉप डाउन मेनू दिखाई देगा जहां आपने फ्लैश फिल लागू किया था।
- अब, ड्रॉप डाउन मेनू पर क्लिक करें।
- इस तरह, आप फ्लैश फिल विकल्प ढूंढ सकते हैं।
- निम्न छवि देखें।
एक्सेल में फ्लैश फिल को कैसे बंद करें
कभी-कभी, आपको एक्सेल में फ्लैश फिल सुझावों से बचने की आवश्यकता हो सकती है। आप फ्लैश फिल सुविधा को बंद करके ऐसा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, फाइल टैब पर जाएं।
- इसके बाद, विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- बदले में, एक्सेल विकल्प डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- आखिरकार, उन्नत > संपादन विकल्प > स्वचालित रूप से फ्लैश फिल बॉक्स को अनचेक करें > ओके।
- बेहतर समझ के लिए निम्न चित्र में चरण देखें।
- इस तरह, हम एक्सेल में आसानी से फ्लैश फिल को बंद कर सकते हैं।
एक्सेल में फ्लैश फिल की सीमाएं
हालांकि फ्लैश फिल के कई लाभ हैं, लेकिन कुछ सीमाएं भी हैं। वे सीमाएं हैं:
- फ्लैश फिल का उपयोग करने की मुख्य सीमा यह है कि यह एक डायनामिक तकनीक नहीं है। यदि आपका डेटा बदलता है, तो फ्लैश फिल द्वारा बनाए गए कॉलम स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होते (तब आपको स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए एक फॉर्मूला का उपयोग करना होगा)।
- फ्लैश फिल उन सेल को नजरअंदाज करता है जिनमें नॉन-प्रिंटेबल डेटा होता है।
- कभी-कभी, यह संख्याओं को स्ट्रिंग्स में बदल देता है।
याद रखने योग्य बातें
फ्लैश फिल सुविधा का उपयोग करते समय, आपको हमेशा निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखना चाहिए:
- आपको फ्लैश फिल का उपयोग करने के बाद अपने डेटा को बहुत ध्यान से जांचना चाहिए। यदि आपको लगता है कि पहली कुछ पंक्तियां सही हैं, और मान लें कि फ्लैश फिल सभी पंक्तियों के लिए सही ढंग से काम किया, तो एक गंभीर गलती हो सकती है।
- फ्लैश फिल तभी सफलतापूर्वक काम करता है जब डेटा सुसंगत हो।
- जब आप अधिक उदाहरण प्रदान करते हैं तो यह सटीकता बढ़ाता है।
निष्कर्ष
मुझे उम्मीद है कि उपरोक्त ट्यूटोरियल एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग करने में आपकी मदद करेगा। प्रैक्टिस वर्कबुक डाउनलोड करें और इसे आजमाएं। कमेंट सेक्शन में अपनी प्रतिक्रिया हमें बताएं। हमारी वेबसाइट ExcelDemy को फॉलो करें ताकि इस तरह के और लेख प्राप्त कर सकें।
