एक्सेल में उन कक्षों को भरने की कोशिश करना जो एक शीट में कई अन्य कोशिकाओं से पाठ या डेटा को शामिल करते हैं, एक बहुत समय लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है। यह विशेष रूप से सच है यदि स्प्रेडशीट में सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं।
एक बार जब आप एक्सेल में फ्लैश फिल का सही तरीके से उपयोग करना जानते हैं, तो आप एक्सेल को सभी हैवी लिफ्टिंग करने दे सकते हैं। एक्सेल को यह समझने में मदद करने के लिए कि आप क्या करने की कोशिश कर रहे हैं, आप बस कुछ मैन्युअल सेल प्रविष्टियां प्रदान करते हैं। फिर, बाकी स्प्रेडशीट के लिए एक्सेल बाकी काम करता है।
यदि यह एक समय बचाने वाली युक्ति की तरह लगता है जिसे आप आज़माना चाहते हैं, तो आइए एक नज़र डालते हैं कि आप अपनी उत्पादकता को बेहतर बनाने के लिए इस सुविधा का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
नोट :एक्सेल में फ्लैश फिल फीचर केवल एक्सेल 2013 और बाद में उपलब्ध है।
एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें
एक्सेल में फ्लैश फिल का सबसे सरल अनुप्रयोग दो शब्दों को एक साथ जोड़ना है। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम आपको दिखाएंगे कि पूरे नाम के लिए तीसरे सेल में पहले नाम और अंतिम नाम को जल्दी से जोड़ने के लिए फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें।
इस उदाहरण में, स्तंभ C में पहला नाम है, स्तंभ D में अंतिम नाम है, और स्तंभ E पूरे नाम का स्तंभ है।
- सबसे पहले, पहले सेल में पूरा नाम टाइप करें जिस तरह से आप इसे देखना चाहते हैं (प्रथम नाम सेल और अंतिम नाम सेल की सामग्री को मिलाकर।
- इसके बाद, अगले सेल में वही चीज़ टाइप करना शुरू करें (सेल्स से लेफ्ट से फर्स्ट नेम और लास्ट नेम)। आप देखेंगे कि एक्सेल की फ्लैश फिल सुविधा स्वचालित रूप से इसके ऊपर के सेल की सामग्री से पैटर्न का पता लगा लेगी जिसे आपने मैन्युअल रूप से टाइप किया था।
इस "लर्निंग" का उपयोग करते हुए, एक्सेल एक पूर्वावलोकन प्रदान करेगा जो उसे लगता है कि आप टाइप करना चाहते हैं। यह आपको यह भी दिखाएगा कि बाकी कॉलम के लिए बाकी सेल कैसे भरेंगे।
- बस दर्ज करें दबाएं इस पूर्वावलोकन को स्वीकार करने के लिए। आप देखेंगे कि एक्सेल फ्लैश फिल फीचर अपने जादू का प्रदर्शन करता है क्योंकि यह आपके लिए इस कॉलम के बाकी सभी सेल में भर जाता है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, यदि आप मैन्युअल रूप से एक सेल टाइप करने की तुलना करते हैं और नए कॉलम में सभी सेल के लिए मैन्युअल रूप से नाम टाइप करने के लिए एंटर करते हैं, तो फ्लैश फिल फीचर काफी समय बचा सकता है।
यदि आपने देखा है कि फ्लैश फिल फीचर काम नहीं करता है, तो आपको एक्सेल में फ्लैश फिल फीचर को चालू करना होगा। यह कैसे करना है, आप इस लेख के अंतिम भाग में देख सकते हैं।
एक्सेल फ्लैश फिल विकल्प
जब आप ऊपर दिए गए फ्लैश फिल चरणों को पूरा करते हैं, तो आप देखेंगे कि भरे हुए सेल के बगल में एक छोटा आइकन दिखाई देगा। यदि आप इस आइकन के दाईं ओर ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करते हैं, तो आपको कुछ अतिरिक्त विकल्प दिखाई देंगे जिनका उपयोग आप फ्लैश फिल सुविधा के साथ कर सकते हैं।
इस ड्रॉप-डाउन बॉक्स में फ्लैश फिल विकल्पों का उपयोग करके, आप यह कर सकते हैं:
- फ़्लैश भरना पूर्ववत करें :एंटर दबाए जाने के बाद पूरे कॉलम में भरी गई क्रिया को पूर्ववत करें
- सुझाव स्वीकार करें :यह इस कॉलम के लिए एक्सेल के फ्लैश फिल फीचर को बताएगा कि आप कॉलम में बदलावों के साथ ठीक हैं और उन्हें रखना चाहते हैं
- xx रिक्त कक्षों का चयन करें :आपको ऐसे किसी भी सेल की पहचान करने देता है जो भरे नहीं गए हैं और खाली हैं ताकि जरूरत पड़ने पर आप उन्हें ठीक कर सकें
- xx परिवर्तित सेल चुनें :आपको उन सभी कक्षों का चयन करने देता है जो फ़्लैश भरण सुविधा द्वारा उन कक्षों को अद्यतन करने के बाद स्वचालित रूप से परिवर्तित हो जाते हैं
एक बार जब आप सुझाव स्वीकार करते हैं, तो आप देखेंगे कि "बदली गई कोशिकाओं" के लिए "चयन करें" संख्या शून्य हो जाएगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक बार जब आप परिवर्तनों को स्वीकार कर लेते हैं, तो फ्लैश फिल सुविधा द्वारा उन सेल सामग्री को अब "परिवर्तित" नहीं माना जाता है।
एक्सेल में फ्लैश फिल कैसे सक्षम करें
यदि आपने देखा है कि जब आप दूसरी सेल टाइप करना शुरू करते हैं तो एक्सेल फ्लैश फिल पूर्वावलोकन प्रदान नहीं करता है, तो आपको इस सुविधा को सक्षम करने की आवश्यकता हो सकती है।
ऐसा करने के लिए:
फ़ाइल Select चुनें> विकल्प> उन्नत . संपादन विकल्प तक नीचे स्क्रॉल करें अनुभाग और सुनिश्चित करें कि दोनों सेल मानों के लिए स्वतः पूर्ण सक्षम करें और स्वचालित रूप से फ़्लैश भरण चुने गए हैं।
ठीक Select चुनें खत्म करने के लिए। अब, अगली बार जब आप पहली बार भरने के बाद दूसरी सेल में टाइप करना शुरू करते हैं, तो एक्सेल को पैटर्न का पता लगाना चाहिए और आपको एक पूर्वावलोकन प्रदान करना चाहिए कि यह कैसे सोचता है कि आप कॉलम के बाकी सेल को भरना चाहते हैं।
आप डेटा में फ़्लैश भरण चिह्न का चयन करके आपके द्वारा हाइलाइट किए गए सेल के लिए फ़्लैश भरण सुविधा को भी सक्रिय कर सकते हैं डेटा उपकरण . के अंतर्गत मेनू रिबन में समूह।
आप कीबोर्ड पर Ctrl + E दबाकर भी इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कब करें
पूर्ण नामों को दो कॉलमों से जोड़ना इस बात का एक सरल उदाहरण है कि आप एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे कर सकते हैं, लेकिन इस शक्तिशाली सुविधा के लिए और भी कई उन्नत उपयोग हैं।
- दूसरे कॉलम में एक बड़ी स्ट्रिंग (जैसे एक पूरे पते से एक ज़िप कोड) से एक सबस्ट्रिंग निकालें
- अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग्स से संख्याओं को बाहर निकालें
- स्ट्रिंग के पहले या बाद में रिक्त स्थान हटाएं
- मौजूदा स्ट्रिंग में सबस्ट्रिंग (जैसे कॉमा या डैश) डालें
- सुधार की तारीखें
- स्ट्रिंग के हिस्से को नए टेक्स्ट से बदलें
ध्यान रखें कि फ्लैश फिल फीचर कितना भी उपयोगी क्यों न हो, जब आप मूल सेल बदलते हैं तो यह अपने आप अपडेट नहीं होगा।
उदाहरण के लिए, इस आलेख के पहले खंड में प्रथम और अंतिम नाम उदाहरण में, आप Concatenate फ़ंक्शन का उपयोग करके और फिर शेष कॉलम को उस फ़ंक्शन से भरकर समान आउटपुट प्राप्त कर सकते हैं।
=CONCATENATE(C2," ",D2)
जब आप ऐसा करते हैं, यदि पहले दो कक्षों में से कोई एक बदलता है, तो पूरा नाम अपडेट हो जाएगा। इसका एक दोष यह है कि यदि आप पहले दो स्तंभों में से किसी एक को हटाते हैं, तो पूरा नाम स्तंभ साफ़ हो जाएगा या एक त्रुटि प्रदर्शित करेगा।
यही कारण है कि एक्सेल में फ्लैश फिल फ़ंक्शन का सबसे अच्छा उपयोग तब किया जाता है जब आप मूल कॉलम को पूरी तरह से और स्थायी रूप से एक नए स्वरूपित स्ट्रिंग या नंबर में बदलना चाहते हैं।