एक्सेल में Flash Fill का उपयोग कैसे करें

शीट में कई अन्य सेल्स से टेक्स्ट या डेटा को शामिल करने वाले सेल्स को एक्सेल में भरने की कोशिश करना एक बहुत समय लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है। यह विशेष रूप से सच है यदि स्प्रेडशीट में सैकड़ों या हजारों पंक्तियां हैं।

एक बार जब आप जान जाते हैं कि एक्सेल में Flash Fill का सही तरीके से उपयोग कैसे किया जाता है, तो आप एक्सेल को सारा भारी काम करने दे सकते हैं। आप बस एक्सेल को यह समझने में मदद करने के लिए कुछ मैन्युअल सेल एंट्रीज़ प्रदान करते हैं कि आप वास्तव में क्या करने की कोशिश कर रहे हैं। फिर, एक्सेल बाकी स्प्रेडशीट के लिए बाकी काम करता है।

यदि यह एक समय बचाने वाली टिप की तरह लगता है जिसे आप आज़माना चाहेंगे, तो आइए देखें कि आप इस सुविधा का उपयोग अपनी उत्पादकता को बेहतर बनाने के लिए कैसे कर सकते हैं।

नोट: एक्सेल में Flash Fill सुविधा केवल एक्सेल 2013 और बाद के संस्करणों में उपलब्ध है।

एक्सेल में Flash Fill का उपयोग कैसे करें

एक्सेल में Flash Fill का सबसे सरल अनुप्रयोग दो शब्दों को एक साथ जोड़ना है। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे Flash Fill का उपयोग करके फर्स्ट नेम और लास्ट नेम को फुल नेम के लिए तीसरे सेल में जल्दी से जोड़ा जाए।

इस उदाहरण में, कॉलम C में फर्स्ट नेम है, कॉलम D में लास्ट नेम है, और कॉलम E फुल नेम के लिए कॉलम है।

1. सबसे पहले, फुल नेम को पहले सेल में वैसे ही टाइप करें जैसे आप चाहते हैं कि यह दिखे (फर्स्ट नेम सेल और लास्ट नेम सेल की सामग्री को जोड़कर)।

2. इसके बाद, अगले सेल में वही चीज़ टाइप करना शुरू करें (बाईं ओर के सेल्स से फर्स्ट नेम और लास्ट नेम)। आप देखेंगे कि एक्सेल की Flash Fill सुविधा आपके द्वारा मैन्युअली टाइप किए गए ऊपर के सेल की सामग्री से पैटर्न का स्वचालित रूप से पता लगा लेगी।
   
   इस "सीखने" का उपयोग करके, एक्सेल इस बात का पूर्वावलोकन प्रदान करेगा कि वह क्या सोचता है कि आप टाइप करना चाहते हैं। यह आपको यह भी दिखाएगा कि बाकी कॉलम के लिए बाकी सेल कैसे भरेंगे।

3. इस पूर्वावलोकन को स्वीकार करने के लिए बस Enter दबाएं। आप देखेंगे कि एक्सेल Flash Fill सुविधा अपना जादू चलाती है क्योंकि यह आपके लिए इस कॉलम में बाकी सभी सेल्स को भर देती है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, यदि आप मैन्युअली एक सेल टाइप करने और Enter दबाने की तुलना नए कॉलम में सभी सेल्स के लिए नामों को मैन्युअली टाइप करने से करते हैं, तो Flash Fill सुविधा जबरदस्त समय बचा सकती है।

यदि आपने देखा है कि Flash Fill सुविधा काम नहीं करती है, तो आपको एक्सेल में Flash Fill सुविधा को चालू करना होगा। आप अंतिम अनुभाग में देख सकते हैं कि इसे कैसे करना है।

एक्सेल Flash Fill विकल्प

जब आप उपरोक्त Flash Fill चरणों को निष्पादित करते हैं, तो आप देखेंगे कि भरे हुए सेल्स के बगल में एक छोटा आइकन दिखाई देगा। यदि आप इस आइकन के दाईं ओर ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करते हैं, तो आपको Flash Fill सुविधा के साथ उपयोग करने के लिए कुछ अतिरिक्त विकल्प दिखाई देंगे।

इस ड्रॉप-डाउन बॉक्स में Flash Fill विकल्पों का उपयोग करके, आप:

• Undo Flash Fill: आपके द्वारा Enter दबाने के बाद पूरे कॉलम को भरने वाली कार्रवाई को पूर्ववत करें
• Accept suggestions: यह इस कॉलम के लिए एक्सेल की Flash Fill सुविधा को बताएगा कि आप कॉलम में परिवर्तनों से सहमत हैं और उन्हें रखना चाहते हैं
• Select xx blank cells: आपको उन सेल्स की पहचान करने देता है जो भरे नहीं गए और खाली हैं ताकि आप उन्हें ठीक कर सकें यदि आपको आवश्यकता हो
• Select xx changed cells: आपको उन सभी सेल्स का चयन करने देता है जो Flash Fill सुविधा द्वारा उन सेल्स को अपडेट करने के बाद स्वचालित रूप से बदल गए

एक बार जब आप Accept suggestions चुनते हैं, तो आप देखेंगे कि "changed cells" के लिए "select" नंबर शून्य हो जाएंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक बार जब आप परिवर्तनों को स्वीकार कर लेते हैं, तो उन सेल सामग्री को Flash Fill सुविधा द्वारा अब "बदला हुआ" नहीं माना जाता है।

एक्सेल में Flash Fill कैसे सक्षम करें

यदि आपने देखा है कि जब आप दूसरे सेल में टाइप करना शुरू करते हैं तो एक्सेल Flash Fill पूर्वावलोकन प्रदान नहीं करता है, तो आपको सुविधा को सक्षम करने की आवश्यकता हो सकती है।

ऐसा करने के लिए:

File > Options > Advanced चुनें। Editing options सेक्शन तक नीचे स्क्रॉल करें और सुनिश्चित करें कि Enable AutoComplete for cell values और Automatically Flash Fill दोनों चुने गए हैं।

समाप्त करने के लिए OK चुनें। अब, अगली बार जब आप पहले को भरने के बाद दूसरे सेल में टाइप करना शुरू करेंगे, तो एक्सेल को पैटर्न का पता लगाना चाहिए और आपको इस बात का पूर्वावलोकन प्रदान करना चाहिए कि वह कैसे सोचता है कि आप कॉलम में बाकी सेल्स को भरना चाहते हैं।

आप रिबन में Data Tools ग्रुप के तहत Data मेनू में Flash Fill आइकन का चयन करके आपके द्वारा हाइलाइट किए गए सेल के लिए Flash Fill सुविधा को भी सक्रिय कर सकते हैं।

आप Ctrl + E कीबोर्ड दबाकर भी इसका उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल में Flash Fill कब उपयोग करें

दो कॉलम्स से फुल नेम जोड़ना एक्सेल में Flash Fill का उपयोग करने का एक सरल उदाहरण है, लेकिन इस शक्तिशाली सुविधा के लिए कई और उन्नत उपयोग हैं।

• एक बड़े स्ट्रिंग से सबस्ट्रिंग निकालें (जैसे पूरे पते से ज़िप कोड) दूसरे कॉलम में
• अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग्स से नंबर निकालें
• स्ट्रिंग्स के पहले या बाद से स्पेस हटाएं
• मौजूदा स्ट्रिंग्स में सबस्ट्रिंग्स डालें (जैसे कॉमा या डैश)
• तारीखों को रीफॉर्मेट करें
• स्ट्रिंग के एक हिस्से को नए टेक्स्ट से बदलें

ध्यान रखें कि, Flash Fill सुविधा कितनी भी उपयोगी क्यों न हो, यह मूल सेल्स बदलने पर स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होगी।

उदाहरण के लिए, इस लेख के पहले खंड में फर्स्ट और लास्ट नेम उदाहरण में, आप Concatenate फंक्शन का उपयोग करके और फिर उस फंक्शन के साथ कॉलम के बाकी हिस्से को भरकर समान आउटपुट प्राप्त कर सकते थे।

=CONCATENATE(C2," ",D2)

जब आप ऐसा करते हैं, यदि पहले दो सेल्स में से कोई भी बदलता है, तो फुल नेम अपडेट हो जाएगा। इसका एक दोष यह है कि यदि आप पहले दो कॉलम्स में से किसी को हटाते हैं, तो फुल नेम कॉलम साफ़ हो जाएगा या एरर प्रदर्शित करेगा।

यही कारण है कि एक्सेल में Flash Fill फंक्शन का उपयोग तब सबसे अच्छा किया जाता है जब आप मूल कॉलम्स को पूरी तरह से और स्थायी रूप से एक नए फॉर्मेटेड स्ट्रिंग या नंबर में बदलना चाहते हैं।