इससे पहले कि आप अपनी टीम के सदस्यों को अपनी एक्सेल वर्कशीट की समीक्षा करने के लिए कहें, अपनी साझा कार्यपुस्तिका के लिए एक्सेल रिवीजन ट्रैकिंग चालू करें। जब आप Excel में लीगेसी ट्रैक परिवर्तन सुविधा का उपयोग करते हैं, तो आप देखेंगे कि किसने कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका में परिवर्तन किए हैं, और उनके द्वारा किए गए परिवर्तन। आपकी टीम द्वारा समीक्षा पूरी करने के बाद, अपने मूल डेटा की तुलना समीक्षकों के बदले हुए डेटा से करें। फिर, उनके परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें, और दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने के लिए ट्रैक परिवर्तन बंद करें।
इस आलेख में दिए गए निर्देश Microsoft 365, Excel 2019 और Excel 2016 के लिए Excel पर लागू होते हैं।
क्या आप Excel में परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं?
जब आप चाहते हैं कि आपकी टीम आपकी Excel कार्यपुस्तिका की समीक्षा करे और उसे संपादित करे, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं। यदि आपकी टीम में हर कोई Microsoft 365 के लिए Excel का उपयोग करता है, तो सह-लेखन सुविधा किसी दस्तावेज़ की समीक्षा करने का एक सीधा और त्वरित तरीका है। यदि आप किए गए संशोधनों के बारे में अधिक जानकारी चाहते हैं या यदि आपकी टीम के सदस्य एक्सेल के पुराने संस्करणों के साथ काम करते हैं, तो लीगेसी ट्रैक चेंज फीचर का उपयोग करें।
आपको Excel रिबन पर Microsoft 365 और Excel 2019 के लिए Excel में परिवर्तनों को ट्रैक करने का विकल्प नहीं मिलेगा। आप केवल Excel 2016 के समीक्षा टैब और पुराने संस्करणों में ट्रैक परिवर्तन आदेश देखेंगे। विकल्प एक्सेल के नए संस्करणों में उपलब्ध है, लेकिन आपको संबंधित ट्रैक परिवर्तन कमांड को समीक्षा टैब में एक नए समूह में जोड़ना होगा।
Microsoft अनुशंसा करता है कि आप Excel की सह-लेखन सुविधा का उपयोग करें, जो साझा कार्यपुस्तिकाओं को प्रतिस्थापित करती है। सह-लेखन के साथ, आप वास्तविक समय में दूसरों द्वारा किए गए परिवर्तन देखेंगे, और प्रत्येक व्यक्ति के परिवर्तन एक अलग रंग में हो सकते हैं। हालांकि, सह-लेखन परिवर्तनों को ट्रैक नहीं करता है, और आप अपने मूल डेटा पर वापस जाने के लिए परिवर्तनों को अस्वीकार नहीं कर सकते। सह-लेखन केवल Microsoft 365 सदस्यता के साथ उपलब्ध है।
Excel के नए संस्करणों में ट्रैक परिवर्तन सक्षम करें
Windows में लीगेसी ट्रैक परिवर्तन सुविधा को सक्षम करने के लिए:
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फ़ाइल . पर जाएं टैब करें और विकल्प . चुनें ।
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एक्सेल विकल्प . में संवाद बॉक्स में, रिबन कस्टमाइज़ करें चुनें ।
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इसमें से आदेश चुनें . चुनें ड्रॉप-डाउन तीर और सभी आदेश चुनें ।
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रिबन कस्टमाइज़ करें . चुनें ड्रॉप-डाउन तीर और मुख्य टैब चुनें ।
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समीक्षा . को विस्तृत और हाइलाइट करें श्रेणी।
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नया समूह चुनें ।
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सुनिश्चित करें कि नया समूह प्रविष्टि को हाइलाइट किया गया है, फिर नाम बदलें select चुनें ।
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नाम बदलें . में संवाद बॉक्स में, समूह के लिए एक प्रदर्शन नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए, परिवर्तन ट्रैक करें दर्ज करें ।
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ठीक Select चुनें परिवर्तन लागू करने और नाम बदलें . को बंद करने के लिए डायलॉग बॉक्स।
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एक्सेल विकल्प . में संवाद बॉक्स में, सभी आदेश पर जाएं सूची बनाएं, फिर निम्न में से प्रत्येक को चुनें:
- कार्यपुस्तिकाओं की तुलना और विलय करें (विरासत)
- साझाकरण सुरक्षित करें (विरासत)
- कार्यपुस्तिका साझा करें (विरासत)
- ट्रैक परिवर्तन (विरासत)
प्रत्येक आदेश का चयन करने के बाद, जोड़ें . चुनें उस आदेश को समीक्षा टैब में जोड़ने के लिए।
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ठीक Select चुनें अपने परिवर्तन लागू करने और Excel विकल्प . को बंद करने के लिए डायलॉग बॉक्स।
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चार ट्रैक परिवर्तन आदेश समीक्षा . पर दिखाई देते हैं आपके द्वारा बनाए गए नए समूह में टैब।
एक्सेल में ट्रैक परिवर्तन कैसे चालू करें
कार्यपत्रक में सभी जानकारी दर्ज करने के बाद, Excel कार्यपुस्तिका को समीक्षा के लिए उपलब्ध कराने से पहले परिवर्तन ट्रैक करें सुविधा चालू करें।
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समीक्षा . पर जाएं टैब पर जाएं और परिवर्तन ट्रैक करें . चुनें> परिवर्तनों को हाइलाइट करें ।
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परिवर्तनों को हाइलाइट करें . में संवाद बॉक्स में, संपादन करते समय परिवर्तनों को ट्रैक करें . चुनें चेक बॉक्स।
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कब . चुनें बॉक्स को चेक करें और इसे सभी . पर सेट करें ।
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कौन . चुनें बॉक्स को चेक करें और इसे सभी . पर सेट करें ।
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स्क्रीन पर बदलाव हाइलाइट करें . चुनें चेक बॉक्स।
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ठीक Select चुनें ।
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समीक्षा . पर टैब में, कार्यपुस्तिका साझा करें select चुनें ।
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कार्यपुस्तिका साझा करें . में डायलॉग बॉक्स में, संपादन . पर जाएं टैब पर जाएं और नए सह-लेखन अनुभव के बजाय पुरानी साझा कार्यपुस्तिका सुविधा का उपयोग करें चुनें चेक बॉक्स।
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ठीक Select चुनें ।
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समीक्षा . पर टैब में, साझा कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें चुनें ।
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साझा कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें . में संवाद बॉक्स में, ट्रैक परिवर्तनों के साथ साझा करना का चयन करें चेक बॉक्स।
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ठीक Select चुनें ।
कार्यपुस्तिका साझा करें
जब आपकी साझा कार्यपुस्तिका समीक्षा के लिए तैयार हो, तो फ़ाइल को उस स्थान पर अपलोड करें जहां आपकी टीम के सदस्य पहुंच सकें। उदाहरण के लिए, कार्यपुस्तिका को किसी SharePoint साइट, OneDrive फ़ोल्डर या ड्रॉपबॉक्स पर अपलोड करें।
ट्रैक परिवर्तन सुविधा तालिका वाली कार्यपुस्तिकाओं के साथ काम नहीं करती है। तालिकाओं को एक श्रेणी में परिवर्तित किया जाना चाहिए।
कार्यपुस्तिका अपलोड होने के बाद, अपनी टीम के सदस्यों को सूचित करें कि फ़ाइल उनकी समीक्षा के लिए तैयार है। ऐसा करने का एक तरीका एक्सेल में शेयर फीचर का उपयोग करना है।
यदि आपके पास ऐसा स्थान नहीं है जो सभी समीक्षकों के लिए सुलभ हो, तो प्रत्येक समीक्षक को कार्यपुस्तिका फ़ाइल ईमेल करें।
परिवर्तन कैसे देखें और स्वीकार करें
आपके सभी समीक्षकों को कार्यपुस्तिका की समीक्षा और संपादन करने का मौका मिलने के बाद, उन परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने का समय आ गया है।
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समीक्षा . पर जाएं टैब पर जाएं और परिवर्तन ट्रैक करें . चुनें> परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें ।
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स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए परिवर्तन चुनें . में संवाद बॉक्स में, कहां . साफ़ करें संपूर्ण कार्यपुस्तिका में परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए चेकबॉक्स।
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ठीक Select चुनें ।
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प्रत्येक परिवर्तन के लिए, स्वीकार करें . चुनें या अस्वीकार करें ।
ट्रैक परिवर्तन कैसे बंद करें
जब आप समीक्षा के साथ समाप्त कर लें और कार्यपुस्तिका में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करना जारी नहीं रखना चाहते हैं, तो ट्रैक परिवर्तन सुविधा को बंद कर दें।
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समीक्षा . पर जाएं टैब पर जाएं और परिवर्तन ट्रैक करें . चुनें> परिवर्तनों को हाइलाइट करें ।
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परिवर्तनों को हाइलाइट करें . में संवाद बॉक्स, सभी चेक बॉक्स साफ़ करें।
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ठीक Select चुनें ।