लेखा के लिए एक्सेल MIS रिपोर्ट बनाएं: त्वरित चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

कभी-कभी हमारे लिए अपने डेटा को MIS रिपोर्ट में दिखाना आवश्यक हो जाता है। यह रिपोर्ट हमें अपने डेटासेट के बदलते पैटर्न को विज़ुअलाइज़ करने के लिए बहुत लचीलापन प्रदान करती है। इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि लेखा के लिए एक्सेल में MIS रिपोर्ट कैसे बनाएं। यदि आप इसके बारे में जानने में रुचि रखते हैं, तो अभ्यास वर्कबुक डाउनलोड करें और हमें फॉलो करें।

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MIS रिपोर्ट क्या है?

MIS का मतलब मैनेजमेंट इंफॉर्मेशन सिस्टम है। MIS एक संक्षिप्त रिपोर्ट है जो विशाल डेटासेट के फ़िल्टर्ड डेटा को दिखाती है। इस प्रकार की रिपोर्ट का उपयोग हमारे नियमित पेशेवर जीवन में उच्च अधिकारियों को डेटा प्रदान करने के लिए व्यापक रूप से किया जाता है।

MIS रिपोर्ट का वर्गीकरण

व्यक्ति की आवश्यकता के अनुसार, MIS रिपोर्ट को कई प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

• बिक्री रिपोर्ट
• लेखा में MIS रिपोर्ट
• बजट रिपोर्ट
• उत्पादन रिपोर्ट
• नकदी प्रवाह विवरण रिपोर्ट
• निधि विवरण रिपोर्ट
• लाभ रिपोर्ट
• आय विवरण रिपोर्ट
• असामान्य नुकसान रिपोर्ट
• लागत रिपोर्ट
• HR रिपोर्ट
• इन्वेंटरी रिपोर्ट
• सांख्यिकीय प्रकाशन रिपोर्ट
• हाथ में ऑर्डर रिपोर्ट
• आइडल टाइम पर रिपोर्ट
• मशीन उपयोग रिपोर्ट
• सारांश रिपोर्ट
• रुझान रिपोर्ट
• अपवाद रिपोर्ट

लाभ

MIS रिपोर्ट हमारे दैनिक पेशेवर जीवन में काफी लाभ प्रदान करती है।

• MIS रिपोर्ट डेटा प्रबंधन में मदद करती है
• डेटा प्रवृत्ति को परिभाषित करने के लिए
• संगठन के लक्ष्य निर्धारित करें
• समस्याओं की पहचान करना
• कंपनी की दक्षता बढ़ाना और सुधारना
• उत्पादन लागत और त्रुटियों को कम किया

लेखा के लिए एक्सेल में MIS रिपोर्ट बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

MIS रिपोर्ट बनाने के लिए, हम एक महीने के लिए एक स्टेशनरी दुकान की खाता रिपोर्ट के डेटासेट पर विचार करते हैं। हमारे डेटासेट में, हम कॉलम B में 10 स्टेशनरी उत्पादों की सूची लेते हैं। उनकी मात्रा कॉलम C में है, उस महीने की बिक्री राशि कॉलम D में है, और शेष इन्वेंटरी कॉलम E में है। दुकान मालिक की लागत, आय, और लाभ क्रमशः कॉलम F, G, और H में हैं। इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि हमारा डेटासेट सेल B5:H14 की रेंज में है।

चरण 1: अपना डेटासेट आयात करें

यहां, हम अपने डेटासेट को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में इनपुट करने जा रहे हैं। इसके अलावा, आप इसे अन्य प्रकार की डेटा फाइलों से आयात कर सकते हैं। लागत, आय, और लाभ कॉलम का योग प्राप्त करने के लिए SUM फंक्शन का उपयोग करें।

• लाभ का योग निकालने के लिए सेल H15 में निम्न सूत्र लिखें।

• अब, F15 और G15 के लिए समान प्रक्रिया का पालन करें ताकि लागत और आय का योग प्राप्त हो सके।

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चरण 2: पिवट टेबल बनाएं

इस चरण में, हम अपने डेटासेट का एक पिवट टेबल बनाएंगे। हम अपने पिवट टेबल में मात्रा, बिक्री, और इन्वेंटरी कॉलम शामिल करना चाहते हैं।

• सबसे पहले, सेल की पूरी रेंज B4:E14 का चयन करें।

• फिर, Insert टैब में, Tables समूह से PivotTable चुनें।

• परिणामस्वरूप, PivotTable from table or range नामक एक छोटा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• New Worksheet विकल्प को चेक करना सुनिश्चित करें ताकि आपका मूल डेटासेट सुरक्षित रहे।
• अंत में, OK पर क्लिक करें।

• आप शीट नाम बार में Sheet नामक एक नई शीट बनी हुई देखेंगे।
• उस शीट में, आप Pivot Table Field शीर्षक वाली एक साइड विंडो देखेंगे। आप यहां कॉलम के नाम भी देखेंगे।

• अब, फील्ड नाम को शीर्षक Drag fields between areas below के नीचे 4 बॉक्स में अपनी इच्छा के अनुसार खींचें। हम आइटम को Rows में और अन्य तीन कॉलम को Values में रखते हैं।
• आप देखेंगे कि जब आप उन चार बॉक्स में फील्ड नाम डालना शुरू करते हैं, तो वे एक-एक करके पिवट टेबल में डाल दिए जाते हैं।
• अंत में, उस साइड विंडो के दाएं कोने पर Close बटन पर क्लिक करके बंद करें।

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चरण 3: पिवट फील्ड के लिए चार्ट डालें

इस चरण में, हम अपने डेटा पैटर्न को दिखाने के लिए चार अलग-अलग प्रकार के चार्ट डालेंगे। उनमें से, दो कॉलम चार्ट होंगे, एक बार चार्ट होगा, और अंतिम एक पाई चार्ट होगा।

• पहले, सेल की पूरी रेंज A3:D14 का चयन करें।

• अब, Charts समूह से Column or Bar Chart के ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करें।
• फिर, 2-D Column सेक्शन से Clustered Column विकल्प चुनें।

• चार्ट आपके सामने दिखाई देगा। उसके बाद, Chart Element आइकन पर क्लिक करें और उन तत्वों को चेक करें जिन्हें आप रखना चाहते हैं। इस मामले में, हमने अपनी सुविधा के लिए केवल Axes और Data Table तत्व को चेक किया।

• आप Design और Format टैब से अपने चार्ट स्टाइल और टेक्स्ट को भी संशोधित कर सकते हैं।
• हम अपने चार्ट के लिए Style 8 चुनते हैं। इसके लिए, Chart Styles समूह से Style 8 विकल्प चुनें।
• फिर, चार्ट के किनारे पर Resize आइकन का उपयोग बेहतर विज़ुअलाइज़ेशन के लिए करें।

• अब, फिर से पूरे पिवट टेबल का चयन करें और Charts समूह से, Column or Bar Chart के ड्रॉप-डाउन तीर से 100% Stacked Column डालें।

• अगला, Chart Element आइकन पर क्लिक करें और इस चार्ट में Axes और Legend रखें। इसके अलावा, हम पिछले चार्ट के समान चार्ट स्टाइल रखते हैं।

• इसी तरह, बार चार्ट के लिए, समान प्रक्रिया का पालन करें, और Columns or Bar Chart के ड्रॉप-डाउन तीर में, 2-D Bar सेक्शन से Clustered Bar विकल्प चुनें।

• अब, अपनी इच्छा के अनुसार तत्वों की संख्या और चार्ट स्टाइल को संशोधित करें। हम इस चार्ट में Style 3 और केवल Axes तत्व चुनते हैं।

• अंत में, पाई चार्ट के लिए, सेल की पूरी रेंज A3:D14 का चयन करें और Insert Pie or Doughnut Chart विकल्प के ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करें।
• अब, 3-D Pie विकल्प चुनें।

• फिर, चार्ट स्टाइल समायोजित करें। हमने अपने चार्ट के लिए Style 8 चुना और सभी चार्ट तत्वों को हटा दिया।

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चरण 4: स्लाइसर डालें

यहां, हम अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में स्लाइसर डालने जा रहे हैं। स्लाइसर हमें अपने डेटा को फ़िल्टर करते समय बहुत लचीलापन प्रदान करता है।

• स्लाइसर डालने के लिए, Pivot Chart Analyze टैब पर जाएं।
• अब, Filter समूह से Insert Slicer विकल्प चुनें।

• Insert Slicer शीर्षक वाला एक छोटा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, उस फील्ड को चेक करें जिसे आप स्लाइसर में चाहते हैं। हमारे डेटासेट के लिए, हम केवल आइटम फील्ड चुनते हैं।
• डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें।

• आपको आइटम शीर्षक वाला स्लाइसर मिलेगा जिसमें आइटम कॉलम के सभी मान होंगे।
• उसके बाद, स्लाइसर के किनारे पर Resize आइकन का उपयोग करके सभी मानों को दिखाएं।

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चरण 5: MIS रिपोर्ट जनरेट करें

अब, हम अपने चार्ट को एक अलग शीट में रिपोर्ट के रूप में दिखाएंगे। यदि आप इस शीट को देखते हैं तो सभी चार्ट एक के ऊपर एक रखे गए हैं और हम उन्हें विज़ुअलाइज़ नहीं कर पा रहे हैं।

• रिपोर्ट बनाने के लिए, एक नई शीट बनाएं और उस शीट का नाम सेट करें। हम शीट का नाम Report सेट करते हैं।
• अब, एक चार्ट चुनें और PivotChart Analyze टैब से, Action समूह से Move Chart विकल्प चुनें।

• परिणामस्वरूप, Move Chart डायलॉग बॉक्स आपके सामने दिखाई देगा।
• फिर, Object in विकल्प को चेक करें, और उस बॉक्स के ड्रॉप-डाउन तीर से Report शीट चुनें।
• अंत में, OK पर क्लिक करें और आप उस शीट में चार्ट ले जाए गए पाएंगे।

• इसके अलावा, आप एक चार्ट चुन सकते हैं और 'Ctrl+C' दबाकर चार्ट कॉपी कर सकते हैं।
• फिर, Report शीट पर जाएं और 'Ctrl+V' दबाकर पेस्ट करें। यह आपके चार्ट की एक कॉपी बना देगा।
• अब, बाकी तत्वों के लिए समान प्रक्रिया का पालन करें।
• उसके बाद, उन्हें शीट में पुनर्व्यवस्थित करें ताकि सभी चार्ट और आइटम स्लाइसर का सही विज़ुअलाइज़ेशन मिल सके।

• आपको अपनी MIS रिपोर्ट उपयोग के लिए तैयार मिल जाएगी।

अंत में, हम कह सकते हैं कि हमारी कार्य प्रक्रिया पूरी तरह से काम करती है और हम लेखा के लिए एक्सेल में MIS रिपोर्ट बनाने में सक्षम हैं।

निष्कर्ष

इस लेख का अंत यहीं होता है। मुझे आशा है कि यह लेख आपके लिए मददगार होगा और आप लेखा के लिए एक्सेल में MIS रिपोर्ट बनाने में सक्षम होंगे। यदि आपके कोई और प्रश्न या सिफारिशें हैं तो कृपया नीचे कमेंट सेक्शन में हमारे साथ साझा करें।

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