मिनटों में पेशेवर मासिक Excel रिपोर्ट बनाएं: त्वरित चरण और टेम्पलेट

एक मासिक रिपोर्ट का उपयोग आमतौर पर घटनाओं के क्रम, एकत्रित डेटा, प्राप्त परिणाम आदि को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। यह प्रगति या गिरावट को ट्रैक करने के लिए सबसे आवश्यक उपकरणों में से एक है। यह लेख आपको दिखाएगा कि Excel में मासिक रिपोर्ट कैसे बनाएं।

लेख को प्रदर्शित करने के लिए उपयोग किए गए डेटासेट और चार्ट के साथ प्रैक्टिस वर्कबुक नीचे डाउनलोड करें।

Excel में मासिक रिपोर्ट बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

यह खंड दर्शाता है कि आप Excel में दैनिक या साप्ताहिक आधार पर मासिक रिपोर्ट कैसे बना सकते हैं। लेकिन पहले, आपको एक डेटासेट की आवश्यकता है जहां डेटा पूरे महीने दैनिक रूप से ट्रैक किया जाता है। एक बार आपके पास वह हो जाए, तो मासिक रिपोर्ट बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें।

चरण 1: अपना डेटासेट आयात करें

सबसे पहले, यदि डेटासेट पहले से Excel में नहीं है तो उसे आयात करें। हम उदाहरण के लिए निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग कर रहे हैं।

यहां, आप देख सकते हैं कि मई में विभिन्न उत्पादों की बिक्री दैनिक रूप से सूचीबद्ध है।

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चरण 2: डेटासेट के लिए पिवट टेबल बनाएं

अगली चीज जो आपको करने की आवश्यकता है वह है डेटासेट से पिवट टेबल बनाना।

• ऐसा करने के लिए, पहले किसी सेल को चुनकर और अपने कीबोर्ड पर Ctrl+A दबाकर डेटासेट चुनें।

• अब अपने रिबन पर Insert टैब पर जाएं।
• फिर Tables ग्रुप से PivotTable चुनें और ड्रॉप-डाउन मेनू से From Table/Range चुनें।

• चूंकि आपने पहले ही टेबल चुन ली है, आप पॉप-अप बॉक्स में रेंज चयनित देखेंगे। अब, पिवट टेबल के लिए New Worksheet चुनें। और फिर OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, उस नई शीट पर जाएं जहां पिवट टेबल होना चाहिए और दाईं ओर, PivotTable Fields से Day और Total Sales (जिस पर हम रिपोर्ट बनाना चाहते हैं) चुनें।

• परिणामस्वरूप, आप चुने गए कॉलम हेडर के साथ पिवट टेबल उभरती देख सकते हैं।

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चरण 3: दैनिक रिपोर्ट चार्ट डालें

अब उस आधार पर चार्ट डालने का समय है जिसे आप पसंद करेंगे। यह उप-खंड दैनिक अंतराल पर आधारित चार्ट बनाने पर केंद्रित होगा।

• सबसे पहले, पिवट टेबल पर एक सेल चुनें।
• दूसरा, अपने रिबन से Insert टैब पर जाएं।
• अब, Charts ग्रुप से Recommended Charts चुनें।

• फिर Insert Chart बॉक्स में बाएं से Column चुनें और आप जिस प्रकार का कॉलम चार्ट चाहते हैं उसे चुनें। हमने Stacked Column चुना है। उस चयन के बाद, OK पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, एक कॉलम चार्ट बनेगा।

• अब आप चार्ट शैली को प्लस आइकन और ब्रश आइकन से संशोधित कर सकते हैं जो चार्ट चुनने पर दाईं ओर दिखाई देते हैं।

• स्टाइल 8 चुनने और लीजेंड हटाने के बाद, यह ऐसा कुछ दिखेगा।

यदि आप बार प्लॉट नहीं चाहते हैं, तो आप Insert Chart बॉक्स से अपना पसंदीदा चुन सकते हैं। नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करें जहां लाइन प्लॉट की एक विधि वर्णित है।

• सबसे पहले, पिवट टेबल में एक सेल चुनें।
• फिर अपने रिबन से Insert टैब पर जाएं और ठीक ऊपर की तरह Charts ग्रुप से Recommended Charts चुनें।

• अब, पॉप अप हुए Insert Chart बॉक्स में, बाएं में सभी चार्ट के तहत Line चुनें। और फिर अपनी पसंद का लाइन चार्ट प्रकार चुनें।

• उसके बाद, OK पर क्लिक करें। आपकी स्प्रेडशीट पर लाइन चार्ट होगा।

• आप अपनी स्प्रेडशीट में चार्ट चुनने पर दिखाई देने वाले प्लस आइकन और ब्रश आइकन से चार्ट तत्व और चार्ट शैली बदल सकते हैं।

• चार्ट शैली बदलने और लीजेंड हटाने के बाद, यह ऐसा कुछ दिखेगा।

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चरण 4: महीने का साप्ताहिक रिपोर्ट चार्ट डालें

यदि आप दैनिक विश्लेषण रिपोर्ट के बजाय या बाद में साप्ताहिक विश्लेषण चाहते हैं, तो एक पर रिपोर्ट बनाने के लिए इन बिंदुओं का पालन करें।

• सबसे पहले, आपको चरण 2 में वर्णित पिवट चार्ट की आवश्यकता है। यदि आप चरण 3 में पिछले ग्राफ को ओवरराइट नहीं करना चाहते हैं, तो एक नई पिवट टेबल बनाएं।
• फिर दिनों के कॉलम पर एक सेल पर राइट-क्लिक करें। संदर्भ मेनू से, Group विकल्प चुनें।

• उसके बाद, Grouping बॉक्स में Days चुनें और By में Months अनचेक करें। Number of Days में, 7 चुनें।

• अगला, OK पर क्लिक करें।
• अब, पिवट टेबल कुछ इस तरह दिखेगी, योग साप्ताहिक आधार पर लेबल किए गए।

• अगला, पिवट टेबल में सेल में से एक चुनें और Insert पर जाएं। फिर Charts ग्रुप से Recommended Charts चुनें।

• अब Insert Chart बॉक्स में बाएं से Pie चार्ट चुनें और अपनी पसंद का पाई चार्ट प्रकार चुनें।

• उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
• इस बिंदु पर, आपकी स्प्रेडशीट पर एक पाई चार्ट होगा।

• आप चार्ट चुनने पर दाईं ओर दिखाई देने वाले प्लस आइकन और ब्रश आइकन से चार्ट तत्व और शैली बदल सकते हैं।

• रंग पैलेट बदलने के बाद, चार्ट ऐसा कुछ दिखेगा।

यदि आप लाइन प्लॉट चाहते हैं, तो इस प्रक्रिया का पालन करें।

• सबसे पहले, पिवट टेबल पर एक सेल चुनें।
• फिर Insert टैब पर जाएं और ठीक ऊपर की तरह Charts ग्रुप से Recommended Charts चुनें।

• उसके बाद, Insert Chart बॉक्स में, All Charts के तहत बाएं में Line चुनें। फिर दाईं ओर से जिसे आप पसंद करते हैं उसे चुनें।

• अब OK पर क्लिक करें।

पिछले चरणों के परिणामस्वरूप, आपके पास लाइन प्लॉट होगा।

• शैली बदलने और लीजेंड हटाने के बाद यह ऐसा कुछ दिखेगा।

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चरण 5: अंतिम रिपोर्ट जनरेट करें

एक बार जब आपके पास सभी रिपोर्ट प्लॉट हो जाएं, दैनिक या साप्ताहिक, तो आप मासिक रिपोर्ट को Excel में प्रस्तुत करने के लिए उन्हें एक अलग स्प्रेडशीट पर कॉपी कर सकते हैं।

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Excel में एक वर्ष में लगातार महीनों के लिए रिपोर्ट कैसे बनाएं

यदि आप Excel में एक वर्ष में लगातार महीनों पर रिपोर्ट चाहते हैं तो आप अपना पसंदीदा ग्राफ प्रस्तुत करने के लिए उसी दृष्टिकोण का उपयोग कर सकते हैं। Excel में एक वर्ष में लगातार महीनों पर रिपोर्ट बनाने के विस्तृत तरीके के लिए इन चरणों का पालन करें।

चरण 1: अपना डेटासेट आयात करें

सबसे पहले, यदि डेटासेट पहले से Excel में नहीं है तो उसे आयात करें। इसे ध्यान में रखते हुए, एक डेटासेट लें जहां डेटा इस प्रक्रिया के लिए महीनों द्वारा ट्रैक और रिकॉर्ड किया जाता है। हम प्रदर्शन के लिए निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग कर रहे हैं।

चरण 2: पिवट टेबल बनाएं

इस बिंदु पर, आपको अपने डेटासेट को Excel पिवट टेबल में बदलने की आवश्यकता है।

• उसके लिए, पहले डेटासेट चुनें।

• फिर रिबन से Insert टैब पर जाएं और Tables से PivotTable चुनें।
• उसके बाद, ड्रॉप-डाउन मेनू से From Table/Range चुनें।

• अब, अगले बॉक्स में New Worksheet चुनें और OK पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, एक नई वर्कशीट बनेगी। अब, शीट पर जाएं, और PivotTable Fields में Month और Profit चुनें।

• लगातार, एक पिवट टेबल इस तरह उभरेगी।

चरण 3: डेटासेट के लिए चार्ट डालें

अब वांछित चार्ट को डेटासेट से डालने का समय है।

• ऐसा करने के लिए, पहले पिवट टेबल में एक सेल चुनें।
• फिर, Insert टैब पर जाएं और Charts ग्रुप से Recommended Charts चुनें।

• अब, Insert Chart बॉक्स में बाएं में Column चुनें, All Charts के तहत। दाईं ओर से, आप जिस प्रकार का कॉलम चार्ट पसंद करते हैं उसे चुनें।

• अंत में, OK पर क्लिक करें।

पिछले चरणों के परिणामस्वरूप, एक कॉलम चार्ट बनेगा।

चरण 4: अंतिम रिपोर्ट जनरेट करें

आप चार्ट चुनने पर दिखाई देने वाले प्लस आइकन और ब्रश आइकन से चार्ट तत्व और चार्ट शैली बदल सकते हैं।

अब आप चार्ट को अपनी पसंद के अनुसार संशोधित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, शैली चुनने और लीजेंड हटाने पर, यह ऐसा कुछ दिखेगा।

निष्कर्ष

यही वह तरीका है जिससे आप मासिक रिपोर्ट बनाते हैं- दैनिक और साप्ताहिक आधार पर दोनों और Excel में एक वर्ष में लगातार महीनों के लिए रिपोर्ट। आशा है कि आपको यह गाइड उपयोगी और जानकारीपूर्ण लगी होगी। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं तो हमें नीचे बताएं। ऐसे और गाइड के लिए, Exceldemy.com पर जाएं।

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