मासिक व्यय रिपोर्ट हमारे पेशेवर जीवन में एक आम चीज है। लगभग हर संगठन को अपने कर्मचारियों के स्वयं-वित्तपोषित बिलों का भुगतान करने के लिए इस रिपोर्ट से निपटना पड़ता है। इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट कैसे बनाई जाती है। यदि आप भी अपनी मासिक व्यय रिपोर्ट बनाना चाहते हैं, तो हमारा मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें और हमें फॉलो करें।
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Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया
हम एक कर्मचारी David पर विचार करते हैं जो हमारी कंपनी में सेल्स विभाग में काम करता है। उसकी कर्मचारी आईडी 2022007 है। उसके विभाग प्रबंधक का नाम Luca है।
चरण 1: प्रारंभिक सारांश लेआउट डिज़ाइन करें
इस चरण में, हम महीने-वार खर्च दिखाने के लिए एक प्राथमिक सारांश लेआउट बनाएंगे।
- सबसे पहले, सेल रेंज B6:B9 में निम्नलिखित संस्थाओं को लिखें जैसा कि छवि में दिखाया गया है।
- फिर, कर्मचारी के डेटा को इनपुट करने के लिए अपनी इच्छा अनुसार सेल रेंज C6:C9 को फॉर्मेट करें।
- उसके बाद, सेल B11 और C11 को Month और Expense के रूप में शीर्षक दें।
- सेल रेंज B12:B23 में सभी महीनों के नाम लिखें।
- हमारा प्रारंभिक सारांश लेआउट तैयार है।
इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि हमने Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट बनाने का पहला चरण पूरा कर लिया है।
और पढ़ें: Excel में आय और व्यय रिपोर्ट कैसे बनाएं (3 उदाहरण)
चरण 2: सभी महीनों के लिए मासिक व्यय रिपोर्ट बनाएं
अब, हम मासिक व्यय रिपोर्ट उत्पन्न करने जा रहे हैं। हम जनवरी के लिए प्रक्रिया प्रदर्शित करेंगे। बाकी महीनों के लिए प्रक्रिया समान होगी।
- सबसे पहले, अपनी कंपनी का लोगो डालने के लिए सेल D1 चुनें।
- Insert टैब में, Illustrations > Pictures के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
- उसके बाद, This device विकल्प चुनें।
- परिणामस्वरूप, Insert Picture डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। अपने संगठन का लोगो चुनें। हम आपकी सुविधा के लिए अपने वेबपेज का लोगो डाल रहे हैं।
- अंत में, Insert बटन पर क्लिक करें।
- लोगो डाला जाएगा और लोगो को अपने वांछित स्थान पर रखें।
- अब, सेल रेंज B4:F4 चुनें।
- Home टैब में, Alignment समूह से Merge & Center विकल्प चुनें।
- फिर, मर्ज किए गए सेल में शीट के लिए एक उपयुक्त शीर्षक सेट करें। हम शीट को Expense Report of January के रूप में दर्शाते हैं।
- उसके बाद, सेल रेंज B6:B7 और D6:D7 में निम्नलिखित संस्थाओं को लिखें।
- फिर, सेल C6 चुनें और Summary शीट से कर्मचारी की ID निकालने के लिए निम्न सूत्र लिखें।
=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")
- Enter दबाएं।
- यहां, हमने अच्छे सेल फॉर्मेटिंग के लिए IF फंक्शन का उपयोग किया है।
- अगला, सेल C7 में, उस कर्मचारी का नाम प्राप्त करने के लिए निम्न सूत्र लिखें।
=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")
- Enter दबाएं।
- इसी तरह, सेल E6 में, विभाग का नाम प्राप्त करने के लिए सूत्र लिखें।
=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")
- Enter कुंजी दबाएं।
- अंत में, सेल E7 में, प्रबंधक का नाम प्राप्त करने के लिए निम्न सूत्र लिखें।
=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")
- फिर, Enter दबाएं।
- अब, मासिक व्यय तालिका के लिए निम्नलिखित शीर्षक लिखें जैसा कि छवि में दिखाया गया है, सेल रेंज B9:F9 में।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि Payment Type और Category कॉलम में उचित डेटा इनपुट होगा, हमें डेटा वैलिडेशन सुविधा का उपयोग करना होगा।
- उसके लिए, एक अलग शीट बनाएं और उसका नाम Others रखें।
- अब, सेल रेंज B3:B6 में, चार प्रकार की भुगतान प्रणालियां लिखें।
- उसके बाद, सेल D10 चुनें और Data टैब में, Data Tools समूह से Data Validation > Data validation के ड्रॉप-डाउन तीर को चुनें।
- Data Validation नाम का एक छोटा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, Allow विकल्प को List के रूप में सेट करें, और Source विकल्प में, सेल रेंज Others!$B$3:$B$6 चुनें।
- OK पर क्लिक करें।
- इसी तरह, सेल E10 में, Others शीट में B9:B14 रेंज में दिखाए गए श्रेणियों के लिए वही डेटा वैलिडेशन ड्रॉप-डाउन बनाएं।
- अब, हम डेटासेट को एक टेबल में बदल देंगे, क्योंकि यह आपको इस टेबल की हर नई पंक्ति में डेटा वैलिडेशन ड्रॉप-डाउन तीर कॉपी करने में मदद करेगा।
- उसके लिए, सेल रेंज B9:F10 चुनें और डेटासेट को टेबल में बदलने के लिए 'Ctrl+T' दबाएं।
- परिणामस्वरूप, Create Table डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- My table has headers विकल्प चेक करें और OK पर क्लिक करें।
- फिर, Table Design टैब में, Properties समूह से टेबल का नाम January सेट करें।
- इसके अलावा, अपनी इच्छा अनुसार Table Style Options संशोधित करें। हमने अपनी टेबल के लिए निम्नलिखित आइटम चेक किए।
- जनवरी के लिए हमारा मासिक व्यय डेटा टेबल उपयोग के लिए तैयार है।
- बाकी महीनों के लिए मासिक व्यय शीट बनाने की प्रक्रिया का पालन करें।
अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट बनाने का दूसरा चरण पूरा कर लिया है।
और पढ़ें: Excel में व्यय रिपोर्ट कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
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चरण 3: डेटा के साथ सारांश रिपोर्ट सत्यापित करें
इस चरण में, हम कुछ नमूना डेटा के साथ अपनी सारांश रिपोर्ट को पूरा करेंगे और रिपोर्ट की कार्यक्षमता की जांच करेंगे।
- सबसे पहले, अपनी संस्था के प्रोफाइल के अनुसार निम्नलिखित डेटा को सेल रेंज C6:C9 में इनपुट करें।
- आप देखेंगे IF फंक्शन इन डेटा को हमारी मासिक व्यय शीट में दिखाएगा।
- छवि में दिखाए अनुसार January नाम की तालिका में कुछ नमूना डेटा इनपुट करें।
- अब, Summary शीट में, सेल C12 चुनें और सेल में निम्न सूत्र लिखें।
=January[[#Totals],[Total]]
- Enter दबाएं।
- इसी तरह, सेल रेंज C13:C23 में प्रत्येक महीने के कुल खर्च निकालने के लिए इसी प्रकार का सूत्र लिखें।
- हमारी सारांश रिपोर्ट पूरी हो गई है।
अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट बनाने का अंतिम चरण पूरा कर लिया है।
और पढ़ें: Excel में टेबल के रूप में रिपोर्ट बनाएं (आसान चरणों के साथ)
चरण 4: डायनामिक मासिक व्यय रिपोर्ट जनरेट करें
हम अपने मासिक खर्चों का बेहतर दृश्य प्राप्त करने के लिए अपनी सारांश रिपोर्ट में दो चार्ट जोड़ने जा रहे हैं। यह अनिवार्य नहीं है, लेकिन यह आपके डेटासेट को बेहतर दृश्य प्रदान करेगा। हम एक पाई चार्ट और एक बार चार्ट जोड़ेंगे।
- Summary शीट में, सेल रेंज B12:C23 चुनें।
- फिर, Insert टैब में, Insert Pie or Doughnut Chart विकल्प के ड्रॉप-डाउन तीर को चुनें और 3-D Pie विकल्प चुनें।
- चार्ट सामने दिखाई देगा।
- आप Chart Design और Format टैब से चार्ट स्टाइल संशोधित कर सकते हैं, हमारे पाई चार्ट के लिए, हम Chart Styles समूह से Style 9 चुनते हैं।
- इसके अलावा, Chart Elements आइकन पर क्लिक करें और Data Labels चेक करें, और Legends को दाएं तरफ रखें।
- फिर से, सेल रेंज B12:C23 चुनें।
- अब, बार चार्ट डालने के लिए, वही प्रक्रिया अपनाएं, और Columns or Bar Chart के ड्रॉप-डाउन तीर में, 2-D Bar सेक्शन से Clustered Bar विकल्प चुनें।
- फिर, अपनी इच्छा अनुसार तत्वों की संख्या और चार्ट स्टाइल संशोधित करें। हम इस चार्ट में Style 7 और Axes और Data Labels तत्व चुनते हैं।
- Data Labels दिखाने के लिए, Outside End विकल्प चुनें।
- उसके बाद, दोनों चार्ट को Summary शीट में उपयुक्त स्थान पर रखें।
- अंत में, सेल रेंज B4:J4 चुनें और Home टैब में, Alignment समूह से Merge & Center विकल्प पर क्लिक करें।
- अपनी इच्छा अनुसार मर्ज किए गए सेल में एक उपयुक्त शीर्षक लिखें। हमारी शीट के लिए, हमने Summary of Monthly Expense Report को शीर्षक के रूप में लिखा।
- अंत में, चरण 2 जैसी ही प्रक्रिया अपनाकर सेल G1 में अपने संगठन का लोगो डालें।
- हमारी मासिक व्यय रिपोर्ट पूरी हो गई है और उपयोग के लिए तैयार है।
अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट बनाने के सभी चरण पूरे कर लिए हैं। इसके अलावा, आप देख सकते हैं कि अंतिम चरण के अंत से हमारी डेटाशीट को बेहतर रूप मिलता है।
और पढ़ें: Excel डेटा से रिपोर्ट कैसे जनरेट करें (2 आसान तरीके)
निष्कर्ष
इस लेख का अंत यहीं होता है। मुझे आशा है कि यह लेख आपके लिए मददगार होगा और आप Excel में मासिक व्यय रिपोर्ट बना पाएंगे। यदि आपके पास कोई और प्रश्न या सुझाव हैं तो कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमारे साथ साझा करें।
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