व्यावसायिक संगठनों या किसी भी प्रकार के कार्यालय में, हम अक्सर विभिन्न प्रकार की व्यय रिपोर्ट तैयार करते हैं। इस लेख में, हम आपको त्वरित और आसान चरणों में एक्सेल में एक नमूना व्यय रिपोर्ट बनाने का तरीका दिखाएंगे।
मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें
आप निम्नलिखित मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं और इसे अपने उद्देश्य के लिए उपयोग कर सकते हैं।
व्यय रिपोर्ट क्या है?
एक व्यय रिपोर्ट एक संगठन के सभी खर्चों का दस्तावेजीकरण है। व्यय रिपोर्ट के सामान्य तत्व नीचे दिए गए हैं:
- व्यय की तिथि
- व्यय प्रकार (होटल, परिवहन, भोजन, विविध, आदि)
- व्यय राशि
- प्रत्येक व्यय प्रकार का उप-योग
- बकाया और अग्रिम भुगतान की राशि
- व्यय का उद्देश्य
- जिम्मेदार विभाग
लेकिन यह प्रारूप सभी संगठनों के लिए समान नहीं होगा। प्रत्येक संगठन अपने प्रकार और आवश्यकताओं के अनुसार तत्व जोड़ेगा।
व्यय रिपोर्ट उपयोग के लाभ
व्यय रिपोर्ट का उपयोग करके हमें निम्नलिखित लाभ मिलते हैं।
- खर्चों को ट्रैक करता है और लागत नियंत्रण में कुशल बनाता है
- बजट बनाने के लिए जानकारी प्रदान करता है
- कर भुगतान और कर कटौती को आसान बनाता है
एक्सेल में व्यय रिपोर्ट बनाने के चरण
इस खंड में, हम एक्सेल में व्यय रिपोर्ट बनाने की पूरी प्रक्रिया पर चरण-दर-चर्चा करेंगे।
📌 चरण 1: ग्रिडलाइन्स बंद करें
सबसे पहले, एक एक्सेल फाइल खोलें और ग्रिडलाइन्स बंद करें। ग्रिडलाइन्स हटाने के लिए चरणों का पालन करें।
- दृश्य टैब पर जाएं।
- दिखाएं समूह से ग्रिडलाइन्स चेकबॉक्स अनचेक करें।
और पढ़ें: एक्सेल में उत्पादन रिपोर्ट कैसे बनाएं (2 सामान्य वेरिएंट)
📌 चरण 2: बुनियादी जानकारी जोड़ें
अब, हम वर्कशीट में बुनियादी जानकारी पंक्तियाँ जोड़ेंगे।
- सबसे पहले, रिपोर्ट के लिए एक शीर्षक जोड़ें, जैसे व्यय रिपोर्ट।
- फिर, उद्देश्य, कर्मचारी नाम, कर्मचारी आईडी, और समय अवधि जोड़ें। अधिक स्पष्ट विचार के लिए निम्न छवि देखें।
और पढ़ें: एक्सेल में दैनिक उत्पादन रिपोर्ट कैसे बनाएं (मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें)
📌 चरण 3: तिथि, विवरण, और व्यय के लिए कॉलम जोड़ें
इस चरण में, हम व्यय प्रकारों के अनुसार डेटा कॉलम जोड़ेंगे।
उदाहरण के लिए, होटल खर्च, परिवहन लागत, फोन बिल, अन्य खर्च, आदि।
और पढ़ें: एक्सेल में सारांश रिपोर्ट कैसे बनाएं (2 आसान तरीके)
📌 चरण 4: डेटा को टेबल में बदलें
अब, नीचे दिए गए चरणों का पालन करके अपने डेटा को टेबल में बदलें।
- सेल्स B9:I19 चुनें (यह आपका पूरा डेटासेट है)।
- अब, इन्सर्ट टैब पर जाएं।
- टेबल्स समूह से टेबल चुनें।
टेबल बनाएं विंडो दिखाई देगी।
- टेबल रेंज यहां दिखाया जाएगा।
- 'मेरी टेबल में हेडर हैं' चेकबॉक्स मार्क करें।
- अंत में OK दबाएं।
- अब वर्कशीट देखें।
और पढ़ें: एक्सेल में दैनिक बिक्री रिपोर्ट कैसे बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)
📌 चरण 5: उप-योग पंक्ति पेश करें और फ़िल्टर बटन बंद करें
इस चरण में, हम उप-योग की गणना के लिए एक नई पंक्ति पेश करेंगे। इसके अलावा, हम फ़िल्टर बटन बंद कर देंगे क्योंकि हमें अभी इसकी आवश्यकता नहीं है। इसके लिए-
- टेबल डिज़ाइन टैब पर जाएं।
- फ़िल्टर बटन अनचेक करें और कुल पंक्ति विकल्प मार्क करें।
- निम्न चित्र देखें। टेबल की अंतिम पंक्ति में एक उप-योग पंक्ति जोड़ी गई है।
और पढ़ें: एक्सेल में तिमाही बिक्री प्रदर्शित करने वाली रिपोर्ट बनाएं (आसान चरणों के साथ)
समान पठन
- एक्सेल डेटा से PDF रिपोर्ट जनरेट करें (4 आसान तरीके)
- एक्सेल में MIS रिपोर्ट तैयार करें (2 उपयुक्त उदाहरण)
- खातों के लिए एक्सेल में MIS रिपोर्ट कैसे बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)
📌 चरण 6: सेल्स को उपयुक्त डेटा फॉर्मेट में बदलें (तिथि, लेखांकन, आदि फॉर्मेट)
इस चरण में, हम सेल डेटा फॉर्मेट को संबंधित फॉर्मेट में बदलेंगे। उदाहरण के लिए, व्यय डेटा को लेखांकन फॉर्मेट में, और व्यय तिथि को तिथि फॉर्मेट में। अन्य सेल्स सामान्य फॉर्मेट में रहेंगे। ऐसा करने के लिए-
- सबसे पहले, समय अवधि और तिथि कॉलम से तिथि फॉर्मेट वाले सेल्स चुनें।
- फिर Ctrl+1 दबाएं।
- सेल प्रारूपित करें विंडो दिखाई देगी।
- संख्या टैब से तिथि खंड चुनें।
- प्रकार बॉक्स से वांछित तिथि फॉर्मेट चुनें। अंत में, OK दबाएं।
- इसी तरह, होटल, परिवहन, भोजन, फोन, अन्य, और कुल कॉलम के सभी सेल्स चुनें और संख्या टैब से लेखांकन चुनें।
और पढ़ें: क्षेत्र के अनुसार तिमाही बिक्री प्रदर्शित करने वाली रिपोर्ट बनाएं
📌 चरण 7: कुल कॉलम में SUM फंक्शन लागू करें
हम कुल कॉलम पर प्रत्येक तिथि की कुल लागत प्राप्त करने के लिए एक फॉर्मूला उपयोग करेंगे। हम होटल से अन्य कॉलम तक के मानों का योग करेंगे।
- अब, हम कुल कॉलम के पहले सेल पर एक फॉर्मूला डालेंगे। फॉर्मूला है:
=SUM(Table1[@[Hotel]:[Others]])
वास्तव में, आपको मैन्युअल रूप से फॉर्मूला टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप नीचे दी गई GIF छवि के सुझाव के अनुसार करते हैं, तो यह प्रत्येक पंक्ति में स्वचालित रूप से योग जनरेट करेगा। एक्सेल टेबल का ऐसे मामलों में उपयोग करने की यही विशेषता है।
- Enter बटन दबाएं और फॉर्मूला उस कॉलम के बाकी सेल्स में फैल जाएगा।
और पढ़ें: एक्सेल में बिक्री रिपोर्ट कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
📌 चरण 8: व्यय और अन्य डेटा इनपुट करें और प्रत्येक दिन का व्यय प्राप्त करें
आप लगभग पूरा कर चुके हैं। अब अपना डेटा इनपुट करने का समय है।
- डेटा कॉलम में व्यय और अन्य डेटा इनपुट करें।
- डेटा इनपुट करने के बाद हम कुल कॉलम में पंक्ति-वार योग देख सकते हैं।
और पढ़ें: मैक्रो का उपयोग करके एक्सेल रिपोर्ट कैसे स्वचालित करें (3 आसान तरीके)
📌 चरण 9: प्रत्येक व्यय प्रकार का उप-योग प्राप्त करें
इसके लिए, निम्नलिखित कार्य करें।
- होटल कॉलम के उप-योग पंक्ति पर जाएं।
- नीचे तीर पर दबाएं और ऑपरेशन की एक सूची देखेंगे।
- योग ऑपरेशन चुनें।
- अब, फिल हैंडल आइकन को दाएं तरफ खींचें।
उस पंक्ति पर सभी उप-योग दिखाए गए हैं।
📌 चरण 10: अंतिम गणना के लिए दो और पंक्तियाँ जोड़ें
इस खंड में, हम अंतिम बिल गणना के लिए पंक्तियाँ जोड़ेंगे। किसी भी कार्यक्रम से पहले, कर्मचारी कुछ अग्रिम राशि ले सकते हैं। हम इसे यहां निपटाएंगे।
- उप-योग पंक्ति के नीचे अग्रिम और प्रतिपूर्ति पंक्तियाँ जोड़ें।
- सेल I21 पर अग्रिम राशि डालें।
- और सेल I22 पर निम्न फॉर्मूला डालें।
=Table1[[#Totals],[Total]]-I21
- अंत में, परिणाम प्राप्त करने के लिए Enter दबाएं।
📌 अंतिम चरण: प्राधिकरण के लिए जगह रखें
हम प्राधिकरण के लिए भी जगह रख सकते हैं, जिसका अर्थ है कि यह व्यय रिपोर्ट एक जिम्मेदार व्यक्ति के प्राधिकरण के बाद स्वीकार की जाएगी।
यह भी याद रखें कि इस रिपोर्ट को प्राधिकरण को जमा करते समय आपको सभी व्यय दस्तावेज संलग्न करने होंगे।
निष्कर्ष
इस लेख में, हमने एक्सेल में व्यय रिपोर्ट बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया दिखाई है। यह एक नमूना टेम्पलेट है। कंपनी या विभागीय आवश्यकताओं के अनुसार, आप रिपोर्ट प्रारूप को संशोधित कर सकते हैं। मुझे आशा है कि यह आपकी आवश्यकताओं को पूरा करेगा। कृपया हमारी वेबसाइट Exceldemy.com पर एक नज़र डालें और टिप्पणी बॉक्स में अपने सुझाव दें।
संबंधित लेख
- एक्सेल VBA का उपयोग करके PDF फॉर्मेट में रिपोर्ट जनरेट कैसे करें (3 त्वरित ट्रिक्स)
- एक्सेल में दैनिक गतिविधि रिपोर्ट बनाएं (5 आसान उदाहरण)
- एक्सेल में रिपोर्ट कार्ड कैसे बनाएं (मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें)
- एक्सेल में बिक्री के लिए MIS रिपोर्ट बनाएं (आसान चरणों के साथ)
- एक्सेल में इन्वेंटरी एजिंग रिपोर्ट कैसे बनाएं (चरण-दर-चरण दिशानिर्देश)
