एक्सेल में व्यय रिपोर्ट कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

व्यावसायिक संगठनों या किसी भी प्रकार के कार्यालय में, हम अक्सर विभिन्न प्रकार की व्यय रिपोर्ट तैयार करते हैं . इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे Excel . में एक नमूना व्यय रिपोर्ट तैयार की जाए त्वरित और आसान चरणों में।

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व्यय रिपोर्ट क्या है?

एक व्यय रिपोर्ट एक संगठन के सभी खर्चों का दस्तावेज है। व्यय रिपोर्ट के सामान्य तत्व नीचे दिए गए हैं:

• खर्च की तिथि
• व्यय प्रकार (होटल, परिवहन, भोजन, विविध, आदि)
• खर्च की राशि
• हर प्रकार के खर्च का कुल योग
• देय राशि और अग्रिम भुगतान
• व्यय का उद्देश्य
• जिम्मेदार विभाग

लेकिन यह प्रारूप सभी संगठनों के लिए समान नहीं होगा। प्रत्येक संगठन तत्वों को उनके प्रकार और आवश्यकताओं के अनुसार जोड़ देगा।

व्यय रिपोर्ट का उपयोग करने के लाभ

व्यय रिपोर्ट का उपयोग करके हमें निम्नलिखित लाभ मिलते हैं।

• खर्चों पर नज़र रखता है और आपको लागत नियंत्रण में कुशल बनाता है
• बजट बनाने के लिए जानकारी प्रदान करता है
• करों का भुगतान और कर कटौती को आसान बनाता है

एक्सेल में व्यय रिपोर्ट बनाने के चरण

इस खंड में, हम एक व्यय रिपोर्ट बनाने . की पूरी प्रक्रिया पर चर्चा करेंगे एक्सेल . में चरण-दर-चरण।

📌 चरण 1:ग्रिडलाइन बंद करें

सबसे पहले, एक Excel . खोलें फ़ाइल और बंद करें ग्रिडलाइन . ग्रिडलाइन को हटाने के लिए चरणों का पालन करें।

• देखें  पर जाएं टैब।
• ग्रिडलाइन को अचिह्नित करें दिखाएं  . से चेकबॉक्स समूह।

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📌 चरण 2:बुनियादी जानकारी जोड़ें

अब, हम वर्कशीट में बुनियादी सूचना पंक्तियों को जोड़ देंगे।

• सबसे पहले, हम एक शीर्षक . जोड़ते हैं रिपोर्ट के लिए, उदा। व्यय रिपोर्ट ।
• फिर, उद्देश्य add जोड़ें , कर्मचारी का नाम , कर्मचारी आईडी , और समयावधि . अधिक स्पष्ट विचार प्राप्त करने के लिए निम्न चित्र को देखें।

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📌 चरण 3:दिनांक, विवरण और व्यय के लिए कॉलम जोड़ें 

इस चरण में, हम डेटा कॉलम जोड़ेंगे व्यय प्रकारों के अनुसार।

उदाहरण के लिए, होटल खर्च, परिवहन लागत, फोन बिल, अन्य खर्च आदि।

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📌 चरण 4:डेटा को तालिका में बदलें

अब, नीचे दिए गए चरणों का पालन करते हुए अपने डेटा को तालिका में बदलें।

• चुनें सेल B9:I19 (वह आपका संपूर्ण डेटासेट है)।
• अब, सम्मिलित करें  . पर जाएं टैब।
• तालिका चुनें तालिकाओं  . से समूह।

तालिका बनाएं विंडो दिखाई देगी।

• तालिका रेंज यहां दिखाई जाएगी।
• चिह्नित करें 'मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं ' चेकबॉक्स।
• आखिरकार ठीक दबाएं ।

• कार्यपत्रक को अभी देखें।

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📌 चरण 5:सबटोटल रो का परिचय दें और फ़िल्टर बटन बंद करें

इस चरण में, हम उप-योग की गणना के लिए एक नई पंक्ति पेश करेंगे। इसके अलावा, हम फ़िल्टर बटन को बंद कर देंगे क्योंकि हमें अभी इसकी आवश्यकता नहीं है। उसके लिए-

• टेबल डिज़ाइन  पर जाएं टैब।
• फ़िल्टर बटन को अचिह्नित करें और कुल पंक्ति  . को चिह्नित करें विकल्प।

• निम्न चित्र को देखें। एक उप योग पंक्ति को तालिका की अंतिम पंक्ति में जोड़ा जाता है।

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📌 चरण 6:कक्षों को उपयुक्त डेटा प्रारूप (दिनांक, लेखा, आदि प्रारूप) में बदलें

इस चरण में, हम सेल डेटा प्रारूप को संबंधित प्रारूप में बदल देंगे। उदाहरण के लिए, लेखांकन प्रारूप में व्यय डेटा, और व्यय दिनांक से दिनांक प्रारूप। अन्य सेल सामान्य प्रारूप में रहेंगे। ऐसा करने के लिए-

• सबसे पहले, समय अवधि . से दिनांक स्वरूपित सेल चुनें और तारीख  कॉलम।
• फिर Ctrl+1 दबाएं ।
• प्रारूप कक्ष विंडो दिखाई देगी।
• तारीख चुनें संख्या  . से खंड टैब।
• प्रकार . से वांछित दिनांक स्वरूप चुनें डिब्बा। अंत में, ठीक press दबाएं ।

• इसी तरह, सभी सेल . का चयन करें होटल . के , परिवहन , भोजन , फ़ोन , अन्य , और कुल कॉलम और लेखा choose चुनें संख्या  . से टैब।

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📌 चरण 7:कुल कॉलम में SUM फ़ंक्शन लागू करें

हम कुल . पर प्रत्येक तिथि की कुल लागत प्राप्त करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करेंगे कॉलम। हम होटल . के मानों को जोड़ देंगे अन्य . को कॉलम।

• अब, हम कुल . के पहले सेल पर एक सूत्र रखेंगे कॉलम। सूत्र है:

वास्तव में, आपको फ़ॉर्मूला मैन्युअल रूप से टाइप करने की ज़रूरत नहीं है। यदि आप नीचे दी गई जीआईएफ छवि के अनुसार करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से प्रत्येक पंक्ति में कुल योग उत्पन्न करेगा। ऐसे मामलों में एक्सेल टेबल का उपयोग करने की विशिष्टता है।

• दबाएं दर्ज करें बटन और सूत्र शेष कोशिकाओं . में फैल जाएगा उस कॉलम का।

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📌 चरण 8:इनपुट व्यय और अन्य डेटा और प्रत्येक दिन का व्यय प्राप्त करें

आप लगभग कर चुके हैं। अब आपके डेटा को इनपुट करने का समय है।

• खर्च और अन्य डेटा को डेटा  . में इनपुट करें कॉलम।

• डेटा डालने के बाद हम पंक्ति-वार योग कुल . में देख सकते हैं कॉलम।

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📌 चरण 9:प्रत्येक प्रकार के व्यय के लिए उप-योग प्राप्त करें

इसके लिए निम्न कार्य निष्पादित करें।

• उप-योग पर जाएं होटल  . की पंक्ति कॉलम।
• नीचे तीर दबाएं और संचालन की एक सूची देखेंगे।
• योग चुनें ऑपरेशन।

• अब, हैंडल भरें को खींचें दाईं ओर आइकन।

सभी उप-योग उस पंक्ति में दिखाए जाते हैं।

📌 चरण 10:अंतिम गणना के लिए दो और पंक्तियां जोड़ें

इस खंड में, हम अंतिम बिल गणना के लिए पंक्तियाँ जोड़ेंगे। किसी भी कार्यक्रम से पहले कर्मचारी कुछ अग्रिम राशि ले सकते हैं। हम इसे यहां सुलझा लेंगे।

• उन्नत जोड़ें और प्रतिपूर्ति उप-योग पंक्ति के नीचे की पंक्तियाँ।

• अग्रिम राशि सेल I21 पर डालें ।
• और निम्न सूत्र को सेल I22 पर रखें ।

• आखिरकार, दर्ज करें press दबाएं परिणाम प्राप्त करने के लिए।

📌 अंतिम चरण:प्राधिकरण के लिए स्थान रखें

हम प्राधिकरण के लिए स्थान जोड़ सकते हैं भी, जिसका अर्थ है कि इस व्यय रिपोर्ट को एक जिम्मेदार व्यक्ति के प्राधिकरण के बाद स्वीकार किया जाएगा।

यह भी याद रखने की आवश्यकता है कि प्राधिकरण को यह रिपोर्ट जमा करते समय आपको सभी व्यय दस्तावेज संलग्न करने होंगे।

निष्कर्ष

इस लेख में, हमने व्यय रिपोर्ट बनाने . की चरण दर चरण प्रक्रिया दिखाई है एक्सेल . में . यह एक नमूना टेम्पलेट है। कंपनी या विभागीय जरूरतों के अनुसार, आप रिपोर्ट प्रारूप को संशोधित कर सकते हैं। मुझे आशा है कि यह आपकी आवश्यकताओं को पूरा करेगा। कृपया हमारी वेबसाइट पर एक नज़र डालें Exceldemy.com और अपने सुझाव कमेंट बॉक्स में दें।

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