एक्सेल में लाइब्रेरी डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

अधिकांश लोग Microsoft Excel का उपयोग लेखांकन, ट्रैकिंग या पूर्वानुमान उद्देश्यों के लिए करते हैं। हालाँकि, एक्सेल को एक उत्कृष्ट डेटाबेस सॉफ़्टवेयर के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है। क्योंकि एक्सेल डेटा एंट्री और मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के रूप में काफी शक्तिशाली है। एक्सेल के बिल्ट-इन टूल्स की मदद से हम इसमें किसी भी तरह का डेटाबेस आसानी से बना सकते हैं। यह ट्यूटोरियल प्रदर्शित करेगा कि आप एक्सेल में लाइब्रेरी डेटाबेस कैसे बना सकते हैं और डेटाबेस में मान दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग कैसे करें।

आप नीचे दिए गए लिंक से प्रदर्शन के लिए उपयोग की गई कार्यपुस्तिका डाउनलोड कर सकते हैं।

लाइब्रेरी डेटाबेस का अवलोकन

परिभाषा के अनुसार, एक डेटाबेस डेटा के एक संगठित संग्रह को संदर्भित करता है जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत और एक्सेस किया जाता है। डेटा का यह संग्रहण स्थानीय सिस्टम या ऑनलाइन क्लाउड सिस्टम दोनों में हो सकता है।

इसलिए यह कहना सुरक्षित है कि, एक पुस्तकालय डेटाबेस डेटा का संगठित संग्रह है जैसे कि किताबें, कागजात, या विभिन्न प्रकाशनों के साथ-साथ अन्य जानकारी जैसे कि उनके लेखक और / या प्रकाशित तिथि, नियत तिथि, आदि। इसमें अकादमिक भी शामिल हो सकते हैं। पत्रिकाओं, समाचार पत्रों और पत्रिकाओं को भी इसकी प्रविष्टि के रूप में शामिल किया गया है।

Excel में लाइब्रेरी डेटाबेस बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

लाइब्रेरी डेटाबेस या कोई अन्य एक्सेल में डेटाबेस . बनाने के लिए , हम मुख्य रूप से एक्सेल के टेबल फीचर का उपयोग करने जा रहे हैं। इसके कई गुना फायदे हैं। सबसे पहले, यदि आप उन्हें मैन्युअल रूप से दर्ज करते हैं तो यह चार्ट के भीतर नई प्रविष्टियों को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकता है। फिर एक्सेल में "फॉर्म" फीचर का उपयोग आता है जिसका उपयोग आप टेबल के साथ कर सकते हैं। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपनी आवश्यकता के अनुसार डेटा को फ़िल्टर या सॉर्ट कर सकते हैं- जो डेटाबेस का उपयोग करने के प्रमुख बिंदुओं में से एक है।

निम्नलिखित में, हम एक डेटाबेस और एक एंट्री फॉर्म बनाने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया पर जा रहे हैं।

चरण 1:क्विक एक्सेस टूलबार में फ़ॉर्म सक्षम करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक बहुत ही आसान "फॉर्म" फीचर है जो डेटा को एक टेबल में इनपुट करने में मदद करता है। हम इस सुविधा का उपयोग अपने डेटाबेस के लिए प्रवेश विधि के रूप में करने जा रहे हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल में अभी तक रिबन में सुविधा नहीं है। लेकिन आप इसे आसानी से त्वरित पहुँच टूलबार में जोड़ सकते हैं और बाद में इसका उपयोग कर सकते हैं।

सुविधा को सक्षम करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, एक्सेल टैब के शीर्ष पर त्वरित पहुंच टूलबार पर जाएं और इसके अंत में नीचे की ओर स्थित तीर पर क्लिक करें।

• फिर अधिक कमांड . पर क्लिक करें ड्रॉप-डाउन मेनू से।

• परिणामस्वरूप, एक्सेल विकल्प बॉक्स खुल जाएगा। इसके बाईं ओर, त्वरित पहुंच टूलबार चुनें ।
• फिर सभी कमांड select चुनें इसमें से आदेश चुनें  . के अंतर्गत विकल्प।
• उसके बाद फ़ॉर्म . चुनें नीचे दी गई सूची से कमांड के रूप में जैसा कि नीचे दिए गए चित्र में दिखाया गया है।
• एक बार चुने जाने के बाद, जोड़ें . पर क्लिक करें ।

• आखिरकार, ठीक . पर क्लिक करें ।

अब आपके पास त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी में प्रपत्र सुविधा उपलब्ध होगी।

चरण 2:डेटासेट के लिए शीर्षलेख बनाएं

एक बार जब आप फ़ॉर्म को सक्षम कर लेते हैं, तो अब डेटाबेस सेट करने का समय आ गया है। सबसे पहले, हमें अपने डेटाबेस के लिए हेडर बनाना होगा। यह बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह बाद में डेटाबेस में डेटा को ट्रैक करने में मदद करता है।

इसलिए एक्सेल में अपना लाइब्रेरी डेटाबेस बनाने के लिए इस चरण में उपयुक्त हेडर दर्ज करें। हमने प्रदर्शन के लिए निम्नलिखित शीर्षकों का चयन किया है।

आइए हेडर को अलग दिखाने के लिए कुछ संशोधन करें।

चरण 3:पहली प्रविष्टि इनपुट करें

आइए पहली पंक्ति दर्ज करें ताकि यह एक चार्ट बन जाए जिसे बाद में एक तालिका में परिवर्तित किया जा सके। हम इन मानों को दर्ज करने के लिए मैन्युअल पद्धति का सहारा ले रहे हैं।

इस चरण में सुनिश्चित करें कि दिनांक या फ़ोन नंबर जैसी सामग्री आपके इच्छित प्रारूप में है, यदि आपके पास एक है।

चरण 4:तालिका सम्मिलित करें

अब रेंज को टेबल में बदलते हैं।

• उसके लिए, डेटासेट में कहीं भी एक सेल चुनें।
• फिर सम्मिलित करें . पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें।
• उसके बाद, तालिका . चुनें तालिकाओं  . से समूह।

• तालिका बनाएं . में दिखाई देने वाला बॉक्स, सुनिश्चित करें कि मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं विकल्प चुना गया है। फिर ठीक . पर क्लिक करें ।

श्रेणी अब फ़िल्टर बटन वाली तालिका में बदल जाएगी।

समान रीडिंग

• एक्सेल में रिलेशनल डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
• रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (RDBMS) अवधारणाओं का परिचय!
• एक्सेल में फॉर्म के साथ डेटाबेस कैसे बनाएं
• एक्सेल में खोजने योग्य डेटाबेस कैसे बनाएं (2 त्वरित तरकीबें)

चरण 5:नई प्रविष्टियां बनाएं

इस बिंदु तक, हम सुरक्षित रूप से कह सकते हैं कि डेटाबेस काम करने के लिए तैयार है। अब आप या तो पिछली पंक्ति के अंतर्गत नए मान दर्ज कर सकते हैं या डेटाबेस को अद्यतन करने के लिए प्रपत्र का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप मैन्युअल रूप से मान दर्ज करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से तालिका में मानों को अपडेट कर देगा। यह नई जोड़ी गई पंक्तियों को बाद में छाँटने या फ़िल्टर करने में मदद करेगा। लेकिन हम फॉर्म प्रविष्टियों के लिए जाना चुन रहे हैं क्योंकि गैर-एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए इंटरफ़ेस के साथ काम करना आसान है।

प्रपत्र के साथ नई प्रविष्टियां बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, तालिका में कहीं भी एक सेल चुनें।
• फिर उस फॉर्म को चुनें जिसे आपने पहले चरण में क्विक एक्सेस टूलबार पर जोड़ा है।

• इस पल में, स्प्रेडशीट के नाम के साथ एक बॉक्स खुलेगा। नई प्रविष्टि जोड़ने के लिए, नया . पर क्लिक करें ।

• अब आप खाली फ़ील्ड में नई प्रविष्टियां जोड़ सकेंगे।

• आप अभी भी नया . पर क्लिक करना जारी रख सकते हैं और तालिका में नई प्रविष्टियाँ जोड़ते रहें। उदाहरण के लिए, हमने निम्नलिखित आकृति में एक और प्रविष्टि जोड़ी है।

• प्रवेश करने के बाद, बंद करें . पर क्लिक करें . आप देखेंगे कि डेटाबेस अपने आप अपडेट हो जाएगा ।

यदि आप डेटाबेस को अपडेट करना चाहते हैं, तो बाद में, शुरुआत से ही इस चरण का पालन करें।

चरण 6:मौजूदा रिकॉर्ड संशोधित करें

आप इस फॉर्म के साथ किसी भी मौजूदा रिकॉर्ड को भी अपडेट कर सकते हैं। मान लीजिए कि हम दूसरी प्रविष्टि की नियत तारीख को 8/18/2020 तक अपडेट करना चाहते हैं। हम यह कैसे कर सकते हैं, यह देखने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, तालिका में किसी भी सेल का चयन करें।
• फिर क्विक एक्सेस टूलबार पर फॉर्म पर क्लिक करें।

• अब फॉर्म में दूसरी प्रविष्टि पर जाने के लिए ऊपर या नीचे जाएँ।

• उसके बाद, अपने इच्छित मान बदलें। यहां, हम नियत तारीख को 8/18/2020 में बदल रहे हैं।

• आखिरकार, बंद करें . पर क्लिक करें ।

अब आप देखेंगे कि डेटाबेस की दूसरी प्रविष्टि की नियत तारीख अपडेट हो जाएगी।

चरण 7:मौजूदा रिकॉर्ड हटाएं

इसी तरह, आप मौजूदा रिकॉर्ड को डेटाबेस से भी हटा सकते हैं। हम यहां प्रदर्शन के लिए दूसरी प्रविष्टि निकाल रहे हैं। हम यह कैसे कर सकते हैं, यह देखने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, डेटाबेस में एक सेल चुनें।
• फिर त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी से प्रपत्र का चयन करें।

• अब उस प्रविष्टि पर नेविगेट करें जिसे आप हटाना चाहते हैं। जैसा कि हम प्रदर्शन के लिए दूसरी प्रविष्टि को हटा रहे हैं, हम दूसरी प्रविष्टि को चुन रहे हैं।

• उसके बाद, हटाएं . पर क्लिक करें ।

• आखिरकार, ठीक . पर क्लिक करें चेतावनी बॉक्स में।

आप देखेंगे (पहले दर्ज की गई) दूसरी प्रविष्टि अब डेटाबेस में नहीं है।

चरण 8:विशिष्ट डेटा प्रविष्टियां प्रतिबंधित करें

आप कुछ स्तंभों को अनियमित मान लेने के लिए प्रतिबंधित भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि हमारी लाइब्रेरी में, सभी को अगस्त 2020 के भीतर किताबें लौटानी हैं। इसलिए 31 अगस्त के बाद कोई भी देय तिथि प्रविष्टियां मान्य नहीं होंगी।

यह देखने के लिए इन चरणों का पालन करें कि हम इसे कैसे प्रतिबंधित कर सकते हैं।

• सबसे पहले, नियत तारीख कॉलम चुनें।

• अब डेटा पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें।
• फिर डेटा सत्यापन select चुनें डेटा टूल  . से समूह।

• उसके बाद, सेटिंग . चुनें डेटा सत्यापन  . पर टैब बॉक्स।
• फिर तारीख select चुनें अनुमति दें  . में विकल्प।
• अब एक पुरानी आरंभ तिथि चुनें क्योंकि यह यहां हमारा मुख्य सरोकार नहीं है। लेकिन समाप्ति तिथि . में बॉक्स में, मान 8/30/2020 दर्ज करें।

• एक बार कर लेने के बाद, ठीक . पर क्लिक करें ।

अब कोई देय तिथि दर्ज नहीं की जा सकती जो कि अगस्त 2020 से पहले की है। यदि आप फ़ॉर्म के माध्यम से या मैन्युअल रूप से किसी एक को जोड़ने का प्रयास करते हैं, तो आपको निम्न त्रुटि संदेश दिखाई देगा।

और पढ़ें: एक्सेल में डेटाबेस फ़ंक्शंस का उपयोग कैसे करें (उदाहरण के साथ)

निष्कर्ष

इस प्रकार आप एक्सेल में लाइब्रेरी डेटाबेस या कोई अन्य डेटाबेस बना सकते हैं। उम्मीद है, आप अपना खुद का डेटाबेस बनाते समय इन चरणों का आसानी से पालन करने में सक्षम थे। मुझे आशा है कि आपको यह मार्गदर्शिका सहायक और ज्ञानवर्धक लगी होगी। If you have any questions or suggestions, let us know in the comments below.

इस तरह के और गाइड के लिए, Exceldemy.com . पर जाएं ।

संबंधित लेख

• एक्सेल में छात्र डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
• Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
• एक्सेल में कर्मचारी डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
• ग्राहक डेटाबेस को एक्सेल में बनाए रखें
• एक्सेल में इन्वेंटरी डेटाबेस कैसे बनाएं (3 आसान तरीके)