Excel में इन्वेंटरी डेटाबेस बनाएं: 3 सरल तरीके

इस लेख में, हम Excel में एक इन्वेंटरी डेटाबेस बनाएंगे। आमतौर पर, एक इन्वेंटरी डेटाबेस का उपयोग उत्पादों को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। किसी भी खुदरा विक्रेता या विक्रेता को उत्पाद रिकॉर्ड रखने के लिए एक इन्वेंटरी डेटाबेस की आवश्यकता होती है। हम अन्य सॉफ्टवेयर की मदद के बिना आसानी से Excel में एक इन्वेंटरी डेटाबेस बना सकते हैं। आज, हम 3 आसान तरीके दिखाएंगे। तो, बिना किसी देरी के, चर्चा शुरू करते हैं।

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इन्वेंटरी डेटाबेस क्या है?

एक इन्वेंटरी डेटाबेस एक सूची है जो उत्पादों का रिकॉर्ड रखती है और टर्नओवर को ट्रैक करती है। यह किसी भी व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इन्वेंटरी डेटाबेस रखने से बहुत समय बचेगा और पूरी प्रक्रिया आसान हो जाएगी। इन्वेंटरी डेटाबेस का उपयोग करके सटीक पूर्वानुमान सुनिश्चित किया जा सकता है। आजकल, यह कार्य करने के लिए कुछ सॉफ्टवेयर हैं। लेकिन, आप कुछ चरणों का पालन करके इसे Excel में भी बना सकते हैं।

Excel में इन्वेंटरी डेटाबेस बनाने के 3 तरीके

1. Excel टेम्पलेट्स का उपयोग करके इन्वेंटरी डेटाबेस बनाएं

आप Excel में टेम्पलेट्स का उपयोग करके एक इन्वेंटरी डेटाबेस बना सकते हैं। प्रक्रिया बहुत सीधी है। इस विधि में, हम कुछ उत्पादों के लिए एक इन्वेंटरी डेटाबेस बनाएंगे। डेटाबेस में, हम उत्पाद आईडी, विवरण, यूनिट कीमत, और अन्य आवश्यक जानकारी के रिकॉर्ड रखेंगे। अधिक जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों पर ध्यान दें।

चरण:

• सबसे पहले, Microsoft Excel एप्लिकेशन लॉन्च करें।
• दूसरे, File टैब पर जाएं।

• तीसरे, New चुनें।

• उसके बाद, Search bar पर जाएं और Inventory Lists टाइप करें।
• Enter दबाएं या Search आइकन पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, उपलब्ध टेम्पलेट्स स्क्रीन पर दिखाई देंगे।
• जिस टेम्पलेट पर आप काम करना चाहते हैं उसे चुनें।

• टेम्पलेट चुनने के बाद, एक संदेश पॉप अप होगा।
• संदेश बॉक्स से Create चुनें।

• तुरंत, चयनित टेम्पलेट एक वर्कशीट पर दिखाई देगा।

• अगला, उन कॉलम को हटाएं जिनकी आपको अपने इन्वेंटरी डेटाबेस में आवश्यकता नहीं है।

• अब, डेटाबेस में उत्पादों के बारे में जानकारी टाइप करें।

• अंत में, File टैब से डेटाबेस सहेजें।

अधिक पढ़ें: Excel VBA में एक साधारण डेटाबेस कैसे बनाएं

2. Excel में मैन्युअली इन्वेंटरी डेटाबेस डिजाइन करें

हम Excel में मैन्युअली भी एक इन्वेंटरी डेटाबेस डिजाइन कर सकते हैं। उस स्थिति में, हमें इन्वेंटरी डेटाबेस को Scratch से बनाना होगा। यह एक और आसान प्रक्रिया है लेकिन समय लेती है। यहां, हम फिर से कुछ उत्पादों के लिए डेटाबेस बनाएंगे। विधि सीखने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, आपको हेडर बनाने होंगे।
• इस मामले में, हमने Row 4 में हेडर टाइप किए हैं। हमने बोल्ड फॉन्ट और बॉर्डर का भी उपयोग किया है।

• उसके बाद, हेडर को हाइलाइट करने के लिए रंगों से भरें।
• ऐसा करने के लिए, हेडर चुनें और Home टैब के Fill Color विकल्प से रंगों से भरें।

• रंग से भरने के बाद, डेटाबेस नीचे दी गई तस्वीर जैसा दिखेगा।

• अब, डेटाबेस में जानकारी टाइप करना शुरू करें।

• डेटाबेस पूरा करने के बाद, सेल्स पर बॉर्डर लागू करें। आप Home टैब के Font सेक्शन में विभिन्न प्रकार के बॉर्डर पा सकते हैं।

• फिल्टर लागू करने के लिए, Home टैब पर जाएं और 'Sort & Filter' चुनें। एक ड्रॉप-डाउन मेनू होगा।
• ड्रॉप-डाउन मेनू से Filter चुनें।

• अंत में, इन्वेंटरी डेटाबेस नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट जैसा दिखेगा।

अधिक पढ़ें: Excel में स्वचालित रूप से अपडेट होने वाला डेटाबेस कैसे बनाएं

3. Excel IN और OUT इन्वेंटरी डेटाबेस बनाएं

अंतिम विधि में, हम एक साधारण इन और आउट इन्वेंटरी डेटाबेस बनाएंगे। यहां, हम एक उत्पाद सूची से इन्वेंटरी सूची बनाएंगे। उत्पाद सूची नीचे दी गई है। उत्पाद सूची में कुछ उत्पादों की आईडी, नाम, विवरण, और यूनिट कीमत के बारे में जानकारी है।

विधि जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, रेंज B5:E12 चुनें और इसे 'List' नाम दें। यह उत्पाद सूची डेटासेट का हिस्सा है।

• अगला, हमें 'IN और OUT' इन्वेंटरी डेटाबेस बनाना होगा।
• उसके लिए, नीचे दी गई छवि जैसी संरचना बनाएं।
• अब, Cell J5 चुनें और सूत्र टाइप करें:

• Enter दबाकर परिणाम देखें। यह पहले एक त्रुटि दिखाएगा। इसके बारे में चिंता न करें।

यहां, हमने VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग List नामक सरणी में किसी आइटम को खोजने के लिए किया है। हम Cell I5 में आईडी को List सरणी में खोजेंगे। इस मामले में, कॉलम इंडेक्स 2 होना चाहिए। हमें सटीक मिलान चाहिए, इसलिए हमने अंतिम तर्क में FALSE का उपयोग किया है।

• फिर, Cell K5 चुनें और सूत्र टाइप करें:

यहां, कॉलम इंडेक्स 3 List नामक सरणी के तीसरे कॉलम का प्रतिनिधित्व करता है।

• एक बार और, Cell L5 चुनें और सूत्र टाइप करें:

इस मामले में, कॉलम इंडेक्स 4 List नामक सरणी के चौथे कॉलम का प्रतिनिधित्व करता है।

• उसके बाद, Cell J5, K5 और L5 चुनें और सूत्र कॉपी करने के लिए Fill Handle को नीचे खींचें।

• सूत्र कॉपी करने के बाद, आप नीचे दी गई तस्वीर जैसे परिणाम देखेंगे।

• इस समय, डेटाबेस में IDs दर्ज करें और परिवर्तन स्वचालित रूप से अपडेट होंगे।

• अंत में, आपका डेटासेट इस तरह दिखेगा। आप बिक्री के रिकॉर्ड रखने के लिए एक और डेटाबेस बनाने के लिए उसी प्रक्रिया का पालन कर सकते हैं।

अधिक पढ़ें: Excel में डेटाबेस कैसे बनाएं (8 आसान चरणों में)

याद रखने योग्य बातें

Excel में इन्वेंटरी डेटाबेस बनाने का प्रयास करते समय आपको कुछ बातें याद रखनी होंगी।

• एप्लिकेशन से बाहर निकलने से पहले टेम्पलेट को सहेजें ताकि आप इसका पुनः उपयोग कर सकें।
• VLOOKUP सूत्र में सही कॉलम इंडेक्स का उपयोग करें।
• समय बचाने के लिए विधि-1 का उपयोग करें।

निष्कर्ष

इस लेख में, हमने Excel में इन्वेंटरी डेटाबेस बनाने के 3 आसान तरीके दिखाए हैं। यहां, हमने प्रक्रिया समझाने के लिए व्यावहारिक डेटासेट का उपयोग किया है। मुझे आशा है कि ये तरीके आपके कार्यों को आसानी से करने में मदद करेंगे। इसके अलावा, हमने लेख की शुरुआत में अभ्यास पुस्तिका भी जोड़ी है। आप इसे डाउनलोड करके अधिक सीख सकते हैं। अंत में, यदि आपके कोई सुझाव या प्रश्न हैं, तो नीचे टिप्पणी अनुभाग में पूछने में संकोच न करें।

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