एक्सेल में प्रश्नावली जल्दी बनाएं: 2 सरल तरीके

इस लेख में, हम एक्सेल में एक प्रश्नावली बनाना सीखेंगे। एक प्रश्नावली विकल्पों के साथ प्रश्नों या विशिष्ट वस्तुओं का एक समूह है। इसका उपयोग प्रतिवादी से जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता है। एक्सेल में, उपयोगकर्ता कुछ आसान चरणों का पालन करके एक प्रश्नावली बना सकते हैं। आज, हम 2 आसान तरीके प्रदर्शित करेंगे। इन तरीकों का उपयोग करके, आप आसानी से एक्सेल में एक प्रश्नावली बना सकते हैं। तो, बिना किसी देरी के, आइए चर्चा शुरू करें।

आप यहां से अभ्यास वर्कबुक डाउनलोड कर सकते हैं।

एक्सेल में प्रश्नावली बनाने के 2 आसान तरीके

आप एक्सेल में दो तरीकों से प्रश्नावली बना सकते हैं। पहली विधि में, हम मैन्युअल रूप से एक प्रश्नावली बनाएंगे। यहां, आपको प्रश्नों के कीवर्ड को कॉलम के हेडर के रूप में डालने की आवश्यकता है। हम पूरे तरीके को आसान चरणों में प्रदर्शित करेंगे।

दूसरी विधि में, हम VBA का उपयोग करके एक्सेल में एक प्रश्नावली बनाएंगे। प्रश्नावली का अवलोकन नीचे दिया गया है:

1. एक्सेल में मैन्युअल रूप से प्रश्नावली बनाएं

पहली विधि में, हम एक्सेल में स्क्रैच से एक प्रश्नावली बनाएंगे। हमारे मामले में, हम एक कंपनी के कुछ कर्मचारियों का Name, ID, और Department पूछेंगे। साथ ही, पूछेंगे कि क्या उन्हें इस साल Vacation की आवश्यकता है। यहां, हम पूरा प्रश्न नहीं डाल सकते। इसलिए, हमें उस प्रश्न का कीवर्ड चाहिए। और हम इसे कॉलम के हेडर के रूप में उपयोग करेंगे। नीचे दिए गए चरणों में, हमने आसान निर्देशों के साथ प्रक्रिया का प्रदर्शन किया है। तो, आइए नीचे दिए गए चरणों पर ध्यान दें ताकि विधि सीख सकें।

चरण 1: प्रश्नों के कीवर्ड डालें

• सबसे पहले, हमें प्रश्नों के कीवर्ड की पहचान करने और उन्हें नीचे दी गई तस्वीर की तरह हेडर के रूप में रखने की आवश्यकता है।
• उदाहरण के लिए, यदि आप पहले पूछना चाहते हैं, "आपका नाम क्या है?", तो पहले कॉलम का हेडर "Name" होगा।
• दूसरा प्रश्न है. "आपकी ID संख्या क्या है?", तो यहां कीवर्ड ID बन जाता है।
• तीसरा प्रश्न कर्मचारियों से उनके Department के बारे में पूछता है, इसलिए यह Column D में है।
• और अंत में, हमें यह जानने की आवश्यकता है कि क्या किसी कर्मचारी को इस साल छुट्टी की आवश्यकता है। हम उत्तर Yes या No में चाहते हैं। इसलिए, Column E का हेडर "Need Vacation (Y/N)" के रूप में लिखा गया है।
• इसी तरह, आपको सभी प्रश्नों के कीवर्ड खोजने और उन्हें एक-एक करके हेडर के रूप में उपयोग करने की आवश्यकता है।

चरण 2: कीवर्ड का उपयोग करके टेबल बनाएं

• दूसरे चरण में, हम एक टेबल बनाएंगे।
• ऐसा करने के लिए, हेडर चुनें।
• फिर, Ctrl + T दबाएं।
• एक संदेश बॉक्स दिखाई देगा।
• "My table has headers" चेक करें।
• आगे बढ़ने के लिए OK क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, आप नीचे स्क्रीनशॉट की तरह एक टेबल देखेंगे।

चरण 3: प्रश्नावली के लिए नया टैब बनाएं

• तीसरे, हमें प्रश्नावली के लिए एक नया टैब बनाने की आवश्यकता है।
• उस उद्देश्य के लिए, पहले टेबल के हेडर चुनें।

• उसके बाद, File टैब पर क्लिक करें।

• अब, Options चुनें। यह Excel Options विंडो खोलेगा।

• Excel Options विंडो में, Customize Ribbon चुनें और फिर, New Tab चुनें।

• उसके बाद, New Group पर राइट-क्लिक करें और मेनू से Rename चुनें।

• एक Rename बॉक्स दिखाई देगा।
• Display Name टाइप करें और आगे बढ़ने के लिए OK क्लिक करें।
• यहां, हमने नए ग्रुप का नाम Questionnaire 1 रखा है।

• निम्नलिखित चरण में, "Choose commands from" बॉक्स में "Commands Not in the Ribbon" चुनें।
• फिर, Form चुनें और Add विकल्प पर क्लिक करें।

• उपरोक्त चरणों का पालन करने के बाद, आप New Tab के अंदर Questionnaire ग्रुप के तहत Form देखेंगे।
• आगे बढ़ने के लिए OK क्लिक करें।

चरण 4: डेटा दर्ज करने के लिए फॉर्म खोलें

• इस चरण में, New Tab पर जाएं और Form चुनें।

• परिणामस्वरूप, आप हेडर के टैग के साथ एक फॉर्म देखेंगे।
• यहां, एक प्रतिवादी को अपना Name, ID, Department, और Need for Vacation एक-एक करके डालने की आवश्यकता है।

चरण 5: प्रश्नावली के लिए डेटा दर्ज करें

• पांचवें चरण में, प्रतिवादियों को पूछे गए प्रश्नों का उत्तर डालने की आवश्यकता है।
• उदाहरण के लिए, कर्मचारी John ने अपनी जानकारी डाली।
• तो, इस जानकारी को वर्कशीट में प्राप्त करने के लिए, New विकल्प पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, जानकारी वर्कशीट पर उपलब्ध होगी और फॉर्म दूसरी प्रतिक्रिया लेने के लिए तैयार होगा।
• इस मामले में, कर्मचारी Paul अपना डेटा डालता है और फिर से New विकल्प पर क्लिक करता है।

• परिणामस्वरूप, आप एक्सेल वर्कशीट में जानकारी देखेंगे।

• अधिक डेटा दर्ज करने के लिए, उपरोक्त चरणों का पालन करें और New पर क्लिक करें।

अंतिम आउटपुट

• अंत में, आपको वर्कशीट में रिकॉर्ड किया गया डेटा मिलेगा और आप अधिक डेटा दर्ज करने के लिए समान चरणों का उपयोग कर सकते हैं।

2. एक्सेल VBA लागू करके प्रश्नावली बनाएं

दूसरी विधि में, हम एक्सेल में प्रश्नावली बनाने के लिए VBA लागू करेंगे। VBA का अर्थ Visual Basic for Applications है। VBA का उपयोग करके, हम विभिन्न कार्यों को आसानी से लागू कर सकते हैं। यहां, हम प्रतिवादियों से कुछ प्रश्न पूछेंगे और उन्हें कुछ विकल्पों का उपयोग करके उत्तर देने की आवश्यकता होगी। विकल्प हैं Not Sure, Agree, Disagree, और Maybe। तो, आइए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें ताकि देख सकें कि हम VBA का उपयोग करके एक्सेल में प्रश्नावली कैसे बना सकते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, Developer टैब पर जाएं और Visual Basic चुनें। यह Visual Basic विंडो खोलेगा।
• वैकल्पिक रूप से, आप इसे खोलने के लिए Alt + F11 दबा सकते हैं।

• Visual Basic विंडो में, Insert >> Module चुनें। यह Module विंडो खोलेगा।

• अब, नीचे दिए गए कोड को कॉपी करें और इसे Module विंडो में पेस्ट करें:

Option Explicit Sub Create_Questionnaire() Dim GrupBx As GroupBox Dim OptnBtn As OptionButton Dim iMxBtns As Long Dim icell As Range Dim iRng As Range Dim iWks As Worksheet Dim xCtr As Long Dim xFrstOptnBtnCel As Range Dim xNumOfQ As Long Dim iBorder As Variant iBorder = Array(xlEdgeLeft, xlEdgeTop, xlEdgeBottom, _ xlEdgeRight, xlInsideVertical, xlInsideHorizontal) iMxBtns = 4 xNumOfQ = InputBox("Set the numbers of questions", "Questions", 8) Set iWks = ActiveSheet With iWks Set xFrstOptnBtnCel = .Range("E2") .Range("A:D").Clear With xFrstOptnBtnCel.Offset(-1, -1).Resize(1, iMxBtns + 1) .Value = Array("Questions", "Option1", "Option2", _ "Option3", "Option4") .Orientation = 90 .HorizontalAlignment = xlCenter End With Set iRng = xFrstOptnBtnCel.Resize(xNumOfQ, 1) With iRng.Offset(0, -1) .Formula = "=ROW()-" & iRng.Row - 1 .Value = .Value End With iRng.Offset(0, -3).Value = 1 With iRng.Offset(0, -4) .FormulaR1C1 = "=IF(RC[2]="""","""",IF(RC[2]=6,""N/A"",RC[1]*(RC[2]-1)))" End With .Range("A1").Formula = "=SUM(A2:A" & xNumOfQ + 1 & ")" With iRng.Offset(0, -4).Resize(, 4) For xCtr = LBound(iBorder) To UBound(iBorder) With .Borders(iBorder(xCtr)) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin .ColorIndex = xlAutomatic End With Next xCtr .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlCenter End With iRng.EntireRow.RowHeight = 20 iRng.Resize(, iMxBtns).EntireColumn.ColumnWidth = 9 .GroupBoxes.Delete .OptionButtons.Delete End With For Each icell In iRng With icell.Resize(1, iMxBtns) Set GrupBx = iWks.GroupBoxes.Add _ (Top:=.Top, Left:=.Left, Height:=.Height, _ Width:=.Width) With GrupBx .Caption = "" .Visible = True End With End With For xCtr = 0 To iMxBtns - 1 With icell.Offset(0, xCtr) Set OptnBtn = iWks.OptionButtons.Add _ (Top:=.Top, Left:=.Left, Height:=.Height, _ Width:=.Width) OptnBtn.Caption = "" If xCtr = 0 Then With icell.Offset(0, -2) OptnBtn.LinkedCell = .Address(external:=True) End With End If End With Next xCtr Next icell End Sub

• Ctrl + S दबाकर कोड सेव करें।
• निम्नलिखित चरण में, Developer पर जाएं और Macros चुनें। यह Macro विंडो खोलेगा।

• उसके बाद, Macro विंडो में वांछित कोड चुनें और इसे Run करें।

• परिणामस्वरूप, एक संदेश दिखाई देगा और यह आपसे प्रश्नों की संख्या सेट करने के लिए कहेगा।
• यहां, हम अपने प्रतिवादियों से 5 प्रश्न पूछना चाहते हैं। इसलिए, हमने 5 टाइप किया।
• आगे बढ़ने के लिए OK क्लिक करें।

• तुरंत, आप वर्कशीट में तस्वीर की तरह परिणाम देखेंगे।
• यहां, आप देख सकते हैं Column D प्रश्नों के लिए है और Columns E, F, G, और H विकल्पों के लिए हैं।

• अब, आपको अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार प्रश्नावली को फॉर्मेट करने और प्रश्न डालने की आवश्यकता है।
• उदाहरण के लिए, हमने तीन पंक्तियां और एक कॉलम डाला है। इसलिए, अब range B4:I9 में प्रश्नावली है।
• हमने Columns C & D भी छिपाए हैं।
• साथ ही, हमने प्रश्नों को दृढ़तापूर्वक रूप में डाला है।
• प्रत्येक प्रश्न के लिए 4 प्रतिक्रियाएं हैं और प्रतिक्रियाएं 0 से 3 तक मान रखती हैं।
• यहां, Not Sure का मान 0 है, Agree का 1, Disagree का 2, और Maybe का 3 है।
• आपकी सुविधा के लिए, हमने एक प्रतिवादी के उत्तर दिखाए हैं।
• यहां, Cell B4 range B5:B9 का योग संग्रहीत करता है।

निष्कर्ष

इस लेख में, हमने एक्सेल में एक प्रश्नावली बनाने के 2 आसान तरीके प्रदर्शित किए हैं। मुझे आशा है कि यह लेख आपके कार्यों को कुशलतापूर्वक करने में मदद करेगा। इसके अलावा, हमने लेख की शुरुआत में अभ्यास पुस्तक भी जोड़ी है। अपने कौशल का परीक्षण करने के लिए, आप इसे डाउनलोड करके अभ्यास कर सकते हैं। साथ ही, आप ExcelDemy वेबसाइट पर ऐसे और लेखों के लिए जा सकते हैं। अंत में, यदि आपके कोई सुझाव या प्रश्न हैं, तो नीचे कमेंट सेक्शन में पूछने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।