माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में काम करते समय कई बार, उपयोगकर्ताओं को एक एक्सेल फाइल से डेटा को किसी अन्य व्यवस्था में ले जाने की आवश्यकता होती है। तभी उपयोगकर्ताओं को एक्सेल में डेटा निर्यात करने का तरीका जानने की आवश्यकता होती है। कई अन्य व्यवस्थाएं हैं जिनमें उपयोगकर्ता एक्सेल से डेटा ले जा सकते हैं। लेकिन ऐसा करने के लिए, उन्हें फाइल को सही प्रारूप में सहेजने की आवश्यकता होती है। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में डेटा कैसे निर्यात करें।
आप यहां मुफ्त एक्सेल वर्कबुक डाउनलोड कर सकते हैं और स्वयं अभ्यास कर सकते हैं।
वर्कबुक को अन्य फाइल फॉर्मेट में बदलकर एक्सेल में डेटा निर्यात करने के 2 आसान तरीके
मैं इस खंड में एक्सेल में डेटा निर्यात करने की प्रक्रियाओं पर चर्चा करूंगा। आप अपने एक्सेल वर्कबुक को CSV, TXT, PRN, और कई अन्य जैसे विभिन्न प्रारूपों में बदल सकते हैं। इस लेख में, मैं आपको वर्कबुक को अन्य फाइल फॉर्मेट में बदलकर एक्सेल में डेटा निर्यात करने के दो अलग-अलग तरीके दिखाऊंगा।
सबसे पहले, मैं एक्सेल वर्कबुक डेटा को टेक्स्ट फॉर्मेट में बदलूंगा। यहां, आप टेक्स्ट फॉर्मेट के तीन उदाहरण देखेंगे, जो हैं- CSV, TXT, और PRN फॉर्मेट। दूसरी प्रक्रिया में, मैं एक्सेल वर्कबुक को PDF, वेबपेज (HTML), XPS फॉर्मेट आदि जैसे अन्य फॉर्मेट में बदलने का तरीका दिखाऊंगा।
मेरे काम के उद्देश्यों के लिए, मैं निम्नलिखित नमूना डेटा सेट का उपयोग करूंगा।
1. एक्सेल वर्कबुक को टेक्स्ट फॉर्मेट में बदलना
जब आप फाइल ➪ सेव एज़ चुनते हैं और फिर उस स्थान को चुनते हैं जहां आपकी फाइल रखी जाएगी, सेव एज़ डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, और आप विभिन्न टेक्स्ट फाइल फॉर्मेट में से अपना वांछित फॉर्मेट चुन सकते हैं। तीन प्रकार हैं:
- CSV: कॉमा-सेपरेटेड वैल्यू फाइल्स।
- TXT: टैब-डिलिमिटेड फाइल्स।
- PRN: फॉर्मेटेड टेक्स्ट, प्रिंटर टेक्स्ट फाइल।
उपरोक्त तीन टेक्स्ट फाइल्स नीचे चर्चा की गई हैं:
1.1 एक्सेल वर्कबुक को CSV फाइल्स में बदलना
जब आप एक वर्कशीट को CSV फाइल फॉर्मेट में निर्यात करते हैं, तो डेटा प्रदर्शित अनुसार सहेजा जाता है। मान लीजिए आप एक्सेल में एक वर्कशीट पर काम कर रहे हैं। आपका एक सेल (मान लीजिए यह A5) यह मान रखता है: 12.8312344। लेकिन आपने सेल A5 को इस तरह फॉर्मेट किया है कि यह दो दशमलव स्थानों के साथ एक संख्या दिखाता है। तो A5 12.83 दिखाएगा। अब आप इस एक्सेल फाइल को CSV फॉर्मेट में बदलना चाहते हैं, तो A5 को 12.83, के रूप में सहेजा जाएगा, और इसी तरह। सेल्स कॉमा कैरेक्टर से डिलिमिटेड होते हैं, और पंक्तियाँ कैरिज रिटर्न और लाइन फीड से डिलिमिटेड होती हैं। निम्नलिखित आंकड़े आपको बताते हैं कि एक्सेल वर्कबुक को CSV फॉर्मेट में कैसे सहेजें।
चरण 1:
- सबसे पहले, अपना डेटा सेट तैयार करें।
- फिर, रिबन के फाइल टैब पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, आप एक्सेल की होम विंडो देखेंगे।
- फिर, विंडो से सेव एज़ कमांड चुनें।
चरण 3:
- तीसरे, पिछला कमांड चुनने के बाद, आपको फाइल को सहेजने के लिए स्थान चुनने का विकल्प मिलेगा।
- फिर, ब्राउज़ पर क्लिक करें।
चरण 4:
- चौथे, सहेजने के लिए एक फोल्डर चुनें और नई फाइल का नाम दें।
- फिर, सहेजने के प्रकार में, फाइल को बदलने के लिए CSV (कॉमा डिलिमिटेड) चुनें।
- अंत में, सेव दबाएं।
चरण 5:
- पांचवें, आपकी एक्सेल फाइल CSV में बदल जाएगी
- फिर, अपने कंप्यूटर में नोटपैड सॉफ्टवेयर से फाइल खोलें।
चरण 6:
- अंत में, खोलने के बाद CSV फाइल निम्नलिखित छवि जैसी दिखाई देगी।
नोट्स:
- यदि कोई सेल कॉमा रखता है, तो सेल मान को कोटेशन मार्क्स के भीतर सहेजा जाता है।
- यदि कोई सेल कोटेशन मार्क कैरेक्टर रखता है, तो वह कैरेक्टर दो बार दिखाई देगा।
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1.2 एक्सेल वर्कबुक को TXT फाइल्स में बदलना
एक वर्कबुक को TXT फाइल में निर्यात करना ऊपर वर्णित CSV फाइल फॉर्मेट के लगभग समान है। एकमात्र अंतर यह है कि सेल्स कॉमा के बजाय टैब कैरेक्टर से अलग होते हैं। यदि आपकी वर्कशीट में यूनिकोड कैरेक्टर्स हैं, तो आपको फाइल को यूनिकोड टेक्स्ट का उपयोग करके निर्यात करना होगा। अन्यथा, यूनिकोड कैरेक्टर्स प्रश्न चिह्न कैरेक्टर्स के रूप में सहेजे जाएंगे। इस प्रक्रिया के चरण इस प्रकार हैं।
चरण 1:
- सबसे पहले, डेटा सेट पूरा करने के बाद फाइल टैब पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, पिछली विधियों के चरणों का पालन करके फाइल सहेजें।
- यहां, सेव एज़ टाइप बॉक्स में, फाइल फॉर्मेट के रूप में टेक्स्ट (टैब डिलिमिटेड) चुनें।
चरण 3:
- तीसरे, फाइल सहेजने के बाद, इसे नोटपैड से खोलें और परिणाम निम्नलिखित तस्वीर जैसा दिखाई देगा।
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1.3 एक्सेल वर्कबुक को PRN फाइल्स में बदलना
एक PRN-टाइप फाइल वर्कशीट की प्रिंटेड इमेज की तरह होती है। सेल्स कई स्पेस से अलग होते हैं। एक लाइन में अधिकतम 240 कैरेक्टर हो सकते हैं। PRN फाइल्स आमतौर पर उपयोग नहीं की जातीं। इस फाइल टाइप को बदलने की प्रक्रिया इस प्रकार है।
चरण 1:
- सबसे पहले, रिबन के फाइल टैब पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, पहले तरीके में दिखाए गए चरणों के अनुसार फिर से फाइल सहेजें।
- सेव एज़ टाइप बॉक्स में, फाइल फॉर्मेट के रूप में फॉर्मेटेड टेक्स्ट (स्पेस डिलिमिटेड) चुनें।
चरण 3:
- अंत में, नई बदली हुई फाइल को नोटपैड से खोलें और परिणाम निम्नलिखित छवि जैसा देखें।
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2. एक्सेल वर्कबुक को अन्य फाइल फॉर्मेट में निर्यात करना
उपरोक्त चर्चा में, मैंने टेक्स्ट फॉर्मेट में बदलकर एक्सेल डेटा निर्यात करने की प्रक्रिया का प्रदर्शन किया। अब, मैं कुछ अन्य फॉर्मेट पर चर्चा करूंगा जिनमें हम एक्सेल डेटा निर्यात कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल आपको अपने वर्कबुक को कई अन्य फॉर्मेट में सहेजने की सुविधा भी देता है। DIF फॉर्मेट में, प्रत्येक तत्व 2 या 3-लाइन ब्लॉक द्वारा दर्शाया जाता है।
2.1 DIF (डेटा इंटरचेंज फॉर्मेट)
इन फाइल्स का DIF एक्सटेंशन होता है। इनका उपयोग उपयोगकर्ताओं द्वारा शायद ही किया जाता है। यह एक समय में केवल एक एक्सेल वर्कशीट का डेटा स्टोर कर सकता है।
अपनी वर्कशीट के डेटा को DIF (डेटा इंटरचेंज फॉर्मेट) फॉर्मेट में स्टोर करने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- सबसे पहले, अपने एक्सेल वर्कबुक को DIF में सहेजें।
चरण 2:
- दूसरे, सेव की गई फाइल को नोटपैड का उपयोग करके खोलें ताकि निम्नलिखित परिणाम देख सकें।
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2.2 SYLK (सिम्बोलिक लिंक)
इन फाइल्स का .slk एक्सटेंशन होता है। इनका भी अधिक उपयोग नहीं किया जाता। .slk एक्सटेंशन या फाइल फॉर्मेट यूनिकोड कैरेक्टर्स को सपोर्ट नहीं करता। एक्सेल फाइल को SYLK फॉर्मेट में बदलने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- सबसे पहले, अपने एक्सेल फाइल को निम्नलिखित तस्वीर की तरह SYLK फॉर्मेट में सहेजें।
- यहां, फाइल एक्सटेंशन .slk होना चाहिए।
चरण 2:
- दूसरे, परिणाम देखने के लिए नई फाइल को नोटपैड से खोलें।
2.3 PDF (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट)
इन फाइल्स का .pdf एक्सटेंशन होता है। यह एक प्रचलित "रीड-ओनली" फाइल फॉर्मेट है। इसे PDF में बदलने के बाद आप कोई डेटा नहीं बदल सकते। एक्सेल फाइल को PDF में बदलने की प्रक्रिया इस प्रकार है।
चरण 1:
- सबसे पहले, वर्तमान एक्सेल फाइल को सहेजने के लिए PDF एक्सटेंशन का उपयोग करें।
चरण 2:
- दूसरे, नई बदली हुई फाइल को खोलने के लिए PDF रीडर का उपयोग करें ताकि परिणाम देख सकें।
2.4 XPS (XML पेपर स्पेसिफिकेशन डॉक्यूमेंट)
इन फाइल्स का .xps एक्सटेंशन होता है। यह PDF फाइल्स का माइक्रोसॉफ्ट विकल्प है। उपयोगकर्ता इस प्रकार के फॉर्मेट का शायद ही उपयोग करते हैं। इस तरह की फाइल पढ़ने के लिए, आपको अपने PC पर XPS रीडर की आवश्यकता होगी।
2.5 वेब पेज फॉर्मेट
इन फाइल्स का HTM/HTML (हाइपर टेक्स्ट मार्कअप लैंग्वेज) एक्सटेंशन होता है। अपने एक्सेल फाइल को इस फॉर्मेट में सहेजकर, आप नई फाइल को वेब ब्राउज़र में खोल सकते हैं। इस फाइल फॉर्मेट का उपयोग करने के लिए, निम्नलिखित चरणों से गुजरें।
चरण 1:
- सबसे पहले, वर्तमान एक्सेल फाइल को सहेजने के लिए सेविंग टाइप के रूप में वेब पेज का उपयोग करें।
चरण 2:
- दूसरे, आप वेब पेज के रूप में प्रकाशित करें डायलॉग बॉक्स देखेंगे।
- फिर, बॉक्स में, प्रकाशित करें चुनें।
चरण 3:
- अंत में, आप अपने कंप्यूटर पर प्री-इंस्टॉल्ड वेब ब्राउज़र में बदली हुई फाइल खोल सकेंगे, और यह निम्नलिखित छवि जैसी दिखाई देगी।
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2.6 ODS (ओपनडॉक्यूमेंट स्प्रेडशीट)
इन फाइल्स का .ods एक्सटेंशन होता है। ये फाइल्स विभिन्न ओपन-सोर्स स्प्रेडशीट प्रोग्राम्स के साथ संगत हैं। आप ODS फाइल्स को गूगल डॉक्स या ओपन ऑफिस का उपयोग करके खोल सकते हैं।
निष्कर्ष
इस लेख का अंत यहीं होता है। मुझे आशा है कि आपको यह लेख उपयोगी लगा होगा। उपरोक्त विवरण पढ़ने के बाद, आप उपरोक्त उल्लिखित किसी भी विधि का उपयोग करके एक्सेल में डेटा निर्यात कर सकेंगे। कृपया नीचे कमेंट सेक्शन में कोई और प्रश्न या सिफारिशें हमारे साथ साझा करें।
ExcelDemy टीम हमेशा आपकी प्राथमिकताओं के बारे में चिंतित रहती है। इसलिए, कमेंट करने के बाद, कृपया हमें आपके मुद्दों को हल करने के लिए कुछ क्षण दें, और हम आपके प्रश्नों का सर्वोत्तम संभव समाधान देंगे।
हैप्पी एक्सेलिंग 🙂
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