मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार तेज़ी से कम करें: 11 सिद्ध तकनीकें

VBA कोड का उपयोग करते समय, हम देखते हैं कि एक्सेल फ़ाइल का आकार कुछ हद तक बढ़ जाता है। बड़ी एक्सेल फ़ाइल पर काम करना मुश्किल होता है क्योंकि यह आपके एक्सेल के कामकाज को धीमा कर सकती है। इसलिए एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करना आवश्यक है। इस लेख में, हम आपको मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें दिखाएंगे। मुझे उम्मीद है कि आप इस लेख को जानकारीपूर्ण पाएंगे और फ़ाइल आकार कम करने से संबंधित कई समस्याओं का समाधान कर पाएंगे।

नीचे दिए गए अभ्यास वर्कबुक को डाउनलोड करें।

मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के 11 प्रभावी तरीके

मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए, हमें ग्यारह अलग-अलग तरीके मिले हैं जिनके माध्यम से आप अपनी समस्याओं का समाधान कर सकते हैं। ये सभी तरीके उपयोग करने में काफी उपयोगी हैं। आप इन सभी तरीकों को आज़मा सकते हैं और अपने लिए सबसे प्रभावी तरीका ढूंढ सकते हैं। कुछ छोटी-छोटी तरकीबें बड़ी समस्या का समाधान कर सकती हैं।

1. एक्सेल फ़ाइल को बाइनरी फ़ॉर्मेट में सहेजना

पहला और सबसे प्रभावी तरीका है फ़ाइल को बाइनरी फ़ॉर्मेट में सहेजना। इस फ़ाइल फ़ॉर्मेट का उपयोग करके, आप एक्सेल फ़ाइल के आकार को कुछ हद तक कम कर सकते हैं। इस विधि को ठीक से समझने के लिए, चरणों का पालन करें।

चरण

• सबसे पहले, रिबन में फ़ाइल टैब पर जाएं।
• फिर, इस रूप में सहेजें विकल्प चुनें।

• इस रूप में सहेजें अनुभाग से ब्राउज़ करें विकल्प चुनें।

• फिर, हमें फ़ाइल प्रकार बदलने की आवश्यकता है।
• चूंकि हमारे पास पहले मैक्रो-सक्षम वर्कबुक है, हम इसे बाइनरी वर्कबुक में बदलना चाहते हैं।
• इस रूप में सहेजें प्रकार ड्रॉप-डाउन विकल्प चुनें।

• फिर, एक्सेल बाइनरी वर्कबुक विकल्प चुनें।

• उसके बाद, सहेजें पर क्लिक करें।
• अंत में, आप देखेंगे कि एक्सेल फ़ाइल के आकार में परिवर्तन आया है। बाइनरी फ़ॉर्मेट में, मैक्रो-सक्षम फ़ॉर्मेट की तुलना में फ़ाइल का आकार कम हो जाता है।

अधिक पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फ़ाइल को कंप्रेस कैसे करें (13 त्वरित तरीके)

2. अप्रयुक्त VBA कोड हटाएं

कभी-कभी हम कुछ VBA कोड बनाते हैं लेकिन उनका उस एक्सेल फ़ाइल के लिए कोई उपयोग नहीं होता। जैसा कि हम जानते हैं, VBA कोड का उपयोग फ़ाइल के आकार को कुछ हद तक बढ़ा सकता है। उन अप्रयुक्त VBA कोड को एक्सेल फ़ाइल से हटाना फ़ाइल आकार कम करने का एक प्रभावी समाधान हो सकता है। अप्रयुक्त VBA कोड कुछ अतिरिक्त समस्याएं भी पैदा कर सकते हैं। यह एक्सेल के कामकाज को धीमा कर सकता है। इसलिए, एक प्रभावी कार्य वातावरण के लिए, आपको अप्रयुक्त VBA कोड हटाने होंगे।

3. अनावश्यक कोड हटाना

आप अनावश्यक कोड हटाकर अपने कोड को अनुकूलित कर सकते हैं। एक अनुकूलित कोड मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकता है। मान लीजिए आपको VBA कोड का उपयोग करके किसी सेल मान को बोल्ड करने की आवश्यकता है। ज्यादातर मामलों में, आप पहले सेल का चयन करते हैं और फिर VBA कोड में उसे बोल्ड करते हैं।

Sub Bold_cells() Range("B1").Select Selection.Font.Bold = True End Sub

यहां हम दो लाइन कोड का उपयोग करते हैं। पहले, हम सेल का चयन करते हैं और फिर फ़ॉन्ट को बोल्ड बनाते हैं। इस अनावश्यकता को दूर करने के लिए, हम इस कोड को एक लाइन में लिख सकते हैं।

Sub Bold_cells() Range("B1").Font.Bold = True End Sub

तो, हम कोड को एक लाइन में लिखते हैं। ऐसा करके, हम कोड का आकार कम कर सकते हैं, और साथ ही, हम समग्र एक्सेल फ़ाइल आकार को कम कर सकते हैं।

4. टिप्पणी कथन कम करें

कभी-कभी हम VBA कोड को ठीक से समझने के लिए उसमें कुछ टिप्पणी कथन (रिमार्क स्टेटमेंट) का उपयोग करते हैं। इन टिप्पणी कथनों के उपयोग के कारण, हम VBA कोड को बहुत बड़ा बना देते हैं। जैसा कि हम जानते हैं, बड़ा VBA कोड एक्सेल फ़ाइल का आकार भी बड़ा कर देता है। उस स्थिति में, आपको कोड को छोटा बनाने के लिए कुछ टिप्पणी कथनों को हटाने की आवश्यकता है। टिप्पणी कथनों को हटाकर, हम एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं और कोड का आकार भी कम कर सकते हैं।

5. सभी VBA मॉड्यूल निर्यात करना और उन्हें फिर से आयात करना

मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने का एक और सरल तरीका। पहले, आपके द्वारा अतीत में बनाए गए सभी VBA मॉड्यूल निर्यात करें। फिर, उन्हें फिर से VBA मॉड्यूल में आयात करें। इस विधि का मुख्य लाभ यह है कि जब आप VBA मॉड्यूल निर्यात करते हैं, तो उनका आकार कम हो जाता है। फिर जब आप उन सभी को VBA मॉड्यूल में आयात करते हैं, तो वे भी कम आकार के रूप में आयात होते हैं। तो, एक्सेल फ़ाइल का समग्र आकार कुछ हद तक कम हो जाता है। तो, यह एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने का एक उपयोगी समाधान हो सकता है।

6. मैक्रो अक्षम करना

एक्सेल में VBA कोड का उपयोग करते समय, हमें फ़ाइल को मैक्रो-सक्षम वर्कबुक के रूप में सहेजने की आवश्यकता होती है। एक और छोटी तरकीब आपके एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम कर सकती है। उस स्थिति में, आपको मैक्रो अक्षम करके वर्कबुक को सहेजना होगा और फिर वर्कबुक को फिर से खोलना होगा। उसके बाद, मैक्रो सक्षम करें। ऐसा करके, आप अंतर्निहित समस्या को समाप्त कर सकते हैं जिसके कारण एक्सेल का आकार बढ़ता है। यह प्रक्रिया बहुत आसान है लेकिन कुछ मामलों में प्रभावी हो सकती है।

7. अप्रयुक्त क्षेत्र हटाकर एक्सेल फ़ाइल आकार अनुकूलित करें

कभी-कभी आप एक निश्चित समस्या का सामना करते हैं जहां एक्सेल फ़ाइल का आकार बहुत बड़ा होता है लेकिन उसमें ज्यादा डेटा नहीं होता। यह डेटा रेंज से परे डेटा फ़ॉर्मेटिंग के उपयोग के कारण हो सकता है। आप इसे मैन्युअली या VBA कोड का उपयोग करके हटा सकते हैं। इन अप्रयुक्त क्षेत्रों के कारण, एक्सेल फ़ाइल का आकार बढ़ जाएगा। VBA कोड का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइल आकार को अनुकूलित करने के लिए, चरणों का पालन करें।

चरण

• सबसे पहले, रिबन में डेवलपर टैब पर जाएं।
• फिर, कोड समूह से विज़ुअल बेसिक चुनें।

• यह विज़ुअल बेसिक विंडो खोलेगा।
• फिर, रिबन में इन्सर्ट टैब पर जाएं।
• वहां से मॉड्यूल चुनें।

• फिर, मॉड्यूल विंडो में, निम्न कोड लिखें।

Sub RemoveUnused() Dim cell_last As Range Dim ans Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub Application.ScreenUpdating = False ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel) If ans = vbCancel Then GoTo ExitSub End If If ans = vbYes Then file_name_full = ActiveWorkbook.FullName If file_name_full = "" Then MsgBox "Please run the macro after saving the file" GoTo ExitSub End If position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".") target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss")) ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name End If row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column Application.ScreenUpdating = False Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear ActiveWorkbook.Save ExitSub: Application.ScreenUpdating = True End Sub

• फिर, रिबन में डेवलपर टैब पर जाएं।
• कोड समूह से मैक्रो चुनें।

• यह मैक्रो डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
• वहां से, RemoveUnused विकल्प चुनें।
• फिर, रन पर क्लिक करें।

• इस कोड का उपयोग करके, आप अपने एक्सेल में अप्रयुक्त क्षेत्र को आसानी से हटा सकते हैं और इससे भी महत्वपूर्ण बात, एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं।

अधिक पढ़ें: बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार को 40-60% तक कम करें (12 सिद्ध तरीके)

8. खाली पंक्तियाँ और स्तंभ हटाएं

एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने का एक और आसान तरीका है खाली पंक्तियों और स्तंभों को हटाना। हमारे डेटासेट में कई खाली पंक्तियाँ और स्तंभ हो सकते हैं। ये खाली पंक्तियाँ और स्तंभ डेटासेट को बड़ा बना सकते हैं और अंततः एक्सेल फ़ाइल के आकार को कुछ हद तक बढ़ा सकते हैं। इसलिए, एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए, हमें उन खाली पंक्तियों और स्तंभों को हटाने की आवश्यकता है और फिर एक्सेल फ़ाइल को सहेजना होगा। परिणामस्वरूप, आप एक्सेल फ़ाइल के आकार में कमी देखेंगे।

9. डेटा फ़ॉर्मेटिंग हटाएं

डेटा फ़ॉर्मेटिंग एक्सेल फ़ाइलों में हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले सबसे लोकप्रिय कमांड में से एक है। डेटा फ़ॉर्मेटिंग में पृष्ठभूमि रंग, बॉर्डर जोड़ना, या फ़ॉन्ट शैली बदलना शामिल है। ये सभी डेटा फ़ॉर्मेटिंग खंड में हैं। इस डेटा फ़ॉर्मेटिंग खंड के कारण, आपकी एक्सेल फ़ाइल का आकार कुछ हद तक बढ़ सकता है। डेटा फ़ॉर्मेटिंग हटाने के लिए आपको निम्न चरणों का पालन करना होगा।

चरण

• सबसे पहले, उस संपूर्ण डेटासेट का चयन करें जहां से आप डेटा फ़ॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं।
• फिर, रिबन में होम टैब पर जाएं।
• उसके बाद, एडिटिंग समूह से क्लियर विकल्प चुनें।

• फिर, फॉर्मेट क्लियर करें चुनें।
• यह आपके डेटासेट से सभी फ़ॉर्मेटिंग हटा देगा।

• अंत में, वर्कबुक सहेजें।
• फिर, आप एक्सेल फ़ाइल के आकार में कुछ कमी देखेंगे।

10. फ़ाइल कंप्रेस करें

एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने का एक और तरीका है फ़ाइल को ज़िप फ़ाइल में कंप्रेस करना। जब आप अपनी एक्सेल को ज़िप फ़ाइल में कंप्रेस करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से इसके आकार को मूल आकार के 10-15% तक कम कर देगा। फिर आप इस एक्सेल फ़ाइल को दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं। इस विधि को लागू करने के लिए, चरणों का पालन करें

चरण

• सबसे पहले, एक्सेल फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें।
• फिर, भेजें विकल्प चुनें।
• उसके बाद, भेजें अनुभाग में, कंप्रेस्ड (ज़िप्ड) फ़ोल्डर चुनें।

• यह एक्सेल फ़ाइल को ज़िप फ़ाइल में बदल देगा।
• यह अंततः एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर देता है। स्क्रीनशॉट देखें।

अधिक पढ़ें: बिना खोले एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (आसान चरणों के साथ)

11. छवियों को कंप्रेस करें

यदि आप एक्सेल में छवियों के साथ काम करते हैं, तो आपको उन छवियों को कंप्रेस करने की आवश्यकता है। अन्यथा, यह एक्सेल फ़ाइल का आकार बढ़ा देगा। यहां, आपको इस बात पर ध्यान देना होगा कि कंप्रेस करते समय छवि की गुणवत्ता अच्छी बनी रहे। एक्सेल के बाहर उन छवियों को कंप्रेस करने के बाद, आपको उन्हें एक्सेल के बिल्ट-इन कमांड में कंप्रेस करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, चरणों का ठीक से पालन करें।

चरण

• सबसे पहले, उस छवि का चयन करें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं।
• फिर, रिबन में पिक्चर फॉर्मेट टैब पर जाएं।
• एडजस्ट समूह से पिक्चर्स कंप्रेस करें विकल्प चुनें।

• फिर, यह पिक्चर्स कंप्रेस करें डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
• कंप्रेशन विकल्प से, केवल इस चित्र पर लागू करें विकल्प को अनचेक करें।
• फिर, ईमेल (96 ppi): साझाकरण के लिए दस्तावेज़ आकार न्यूनतम करें पर क्लिक करें।
• अंत में, ओके पर क्लिक करें।

• फिर, वर्कबुक सहेजें।
• यह अंततः मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर देगा। स्क्रीनशॉट देखें।

अधिक पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

निष्कर्ष

हमने मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के ग्यारह अलग-अलग और प्रभावी तरीके दिखाए हैं। ये सभी प्रभावी हैं और आपकी समस्या का समाधान कर सकते हैं। ये तरीके मूल रूप से कुछ एक्सेल तरकीबें हैं जिनके माध्यम से आप एक्सेल आकार पर पूर्ण नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं। मुझे आशा है कि हमने एक्सेल फ़ाइल आकार कम करने के सभी संभावित क्षेत्रों को कवर किया है। यदि आपके मन में और प्रश्न हैं, तो बेझिझक कमेंट बॉक्स में पूछें। हमारी एक्सेलडमी साइट पर जाना न भूलें।

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