मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (11 आसान तरीके)

एक्सेल में वीबीए कोड का उपयोग करते समय, हम यह पता लगा सकते हैं कि एक्सेल फ़ाइल का आकार कुछ हद तक बढ़ जाता है। एक बड़ी एक्सेल फ़ाइल के लिए, इस पर काम करना मुश्किल है क्योंकि यह आपके एक्सेल के कामकाज को धीमा कर सकता है। इसलिए एक्सेल में कमी जरूरी है। इस लेख में, हम दिखाएंगे कि एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें मैक्रो के साथ। मुझे उम्मीद है कि आपको यह लेख जानकारीपूर्ण लगा होगा और फ़ाइल में कमी के संबंध में बहुत सारी समस्याओं का समाधान होगा।

नीचे अभ्यास कार्यपुस्तिका डाउनलोड करें।

मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के 11 प्रभावी तरीके

मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए, हमने ग्यारह अलग-अलग तरीके खोजे हैं जिनके माध्यम से आप अपनी समस्याओं का समाधान कर सकते हैं। ये सभी विधियां उपयोग करने के लिए काफी उपयोगी हैं। आप इन सभी तरीकों को आजमा सकते हैं और अपने लिए सबसे प्रभावी तरीका ढूंढ सकते हैं। कुछ छोटी-छोटी तरकीबें बड़ी समस्या का समाधान कर सकती हैं।

फ़ाइल को बाइनरी प्रारूप में सहेजना पहला और सबसे प्रभावी तरीका है। इस फाइल फॉर्मेट का इस्तेमाल करके आप एक्सेल फाइल साइज को कुछ हद तक कम कर सकते हैं। विधि को ठीक से समझने के लिए, चरणों का पालन करें।

कदम

• सबसे पहले, फ़ाइल पर जाएं रिबन में टैब।
• फिर, इस रूप में सहेजें  . चुनें विकल्प।

• ब्राउज़ करें का चयन करें इस रूप में सहेजें  . से विकल्प अनुभाग।

• फिर, हमें फ़ाइल प्रकार बदलने की आवश्यकता है।
• चूंकि हमारे पास मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका है पहले, हम इसे एक बाइनरी कार्यपुस्तिका . में बदलना चाहते हैं ।
• इस प्रकार से सेव करें का चयन करें ड्रॉप-डाउन विकल्प।

• फिर, एक्सेल बाइनरी वर्कबुक  . चुनें विकल्प।

• उसके बाद, सहेजें . पर क्लिक करें ।
• आखिरकार, आप देखेंगे कि एक्सेल फ़ाइल के आकार में बदलाव आया है। बाइनरी प्रारूप में, हमें मैक्रो-सक्षम प्रारूप की तुलना में कम फ़ाइल आकार मिलता है।

और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कैसे कंप्रेस करें (13 क्विक मेथड्स)

कभी-कभी हमने कुछ वीबीए कोड बनाए हैं लेकिन उस एक्सेल फ़ाइल के लिए उनका कोई उपयोग नहीं है। जैसा कि हम जानते हैं कि VBA कोड का उपयोग करने से फ़ाइल का आकार कुछ हद तक बढ़ सकता है। एक्सेल फ़ाइल से उन अप्रयुक्त वीबीए कोड को हटाना एक्सेल फ़ाइल आकार को कम करने का एक प्रभावी समाधान हो सकता है। अप्रयुक्त वीबीए कोड कुछ अतिरिक्त समस्याएं भी पैदा कर सकते हैं। मैं एक्सेल के कामकाज को धीमा कर सकता हूं। इसलिए, एक प्रभावी कार्य वातावरण के लिए, आपको अप्रयुक्त VBA कोड को हटाना होगा।

आप अनावश्यक कोड को हटाकर अपना कोड अनुकूलित कर सकते हैं। एक अनुकूलित कोड मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकता है। मान लीजिए कि आपको वीबीए कोड का उपयोग करके सेल वैल्यू को बोल्ड करने की आवश्यकता है। ज्यादातर मामलों में, आप पहले सेल का चयन करते हैं और फिर इसे वीबीए कोड में बोल्ड करते हैं।

Sub Bold_cells()
Range("B1").Select
Selection.Font.Bold = True
End Sub

यहां हम कोड की दो पंक्तियों का उपयोग करते हैं। सबसे पहले, हम सेल का चयन करते हैं और फिर फॉन्ट को बोल्ड करते हैं। इस अतिरेक को दूर करने के लिए, हम इस कोड को एक पंक्ति में लिख सकते हैं।

Sub Bold_cells()
Range("B1").Font.Bold = True
End Sub

इसलिए, हम कोड को एक लाइन में लिखते हैं। ऐसा करके, हम कोड आकार को कम कर सकते हैं, और साथ ही, हम समग्र एक्सेल फ़ाइल आकार को कम कर सकते हैं।

कभी-कभी हम इसे ठीक से समझने के लिए VBA कोड में कुछ टिप्पणी कथनों का उपयोग करते हैं। इन टिप्पणी कथनों का उपयोग करने के कारण, हम VBA कोड को बहुत बड़ा कर देते हैं। जैसा कि हम जानते हैं, बड़ा वीबीए कोड एक्सेल फ़ाइल का आकार भी बड़ा बनाता है। उस स्थिति में, आपको कोड को छोटा करने के लिए कुछ टिप्पणी कथनों को समाप्त करना होगा। टिप्पणी बयानों को समाप्त करके, हम एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं और कोड आकार भी कम कर सकते हैं।

5. सभी VBA मॉड्यूल को निर्यात करना और उन्हें फिर से आयात करना

एक और आसान तरीका है जिससे आप मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं। सबसे पहले, आपके द्वारा अतीत में बनाए गए सभी VBA मॉड्यूल को निर्यात करें। फिर फिर, उन्हें वीबीए मॉड्यूल में आयात करें। इस पद्धति का मुख्य लाभ यह है कि जब आप वीबीए मॉड्यूल निर्यात करते हैं, तो यह उनके आकार को कम कर देता है। फिर जब आप उन सभी को वीबीए मॉड्यूल में आयात करते हैं, तो यह कम आकार के रूप में भी आयात करता है। तो, एक्सेल फ़ाइल का समग्र आकार कुछ हद तक कम हो जाता है। तो, एक्सेल फ़ाइल आकार को कम करने के लिए यह एक उपयोगी समाधान हो सकता है।

Excel में VBA कोड का उपयोग करते समय, हमें फ़ाइल को मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका में सहेजना होगा . एक और छोटी सी ट्रिक आपकी एक्सेल फाइल साइज को कम कर सकती है। उस स्थिति में, आपको कार्यपुस्तिका को अक्षम मैक्रो के साथ सहेजना होगा और फिर कार्यपुस्तिका को फिर से खोलना होगा। उसके बाद, मैक्रो को सक्षम करें। ऐसा करने से आप इन-बिल्ड प्रॉब्लम को खत्म कर सकते हैं जिससे एक्सेल साइज बढ़ जाता है। यह प्रक्रिया बहुत आसान है लेकिन कुछ मामलों में यह प्रभावी हो सकती है।

7. अप्रयुक्त क्षेत्र को हटाकर एक्सेल फ़ाइल का आकार अनुकूलित करें

कभी-कभी आपको एक निश्चित समस्या का सामना करना पड़ता है जहाँ एक्सेल फ़ाइल का आकार बहुत बड़ा होता है लेकिन वहाँ बहुत अधिक डेटा नहीं होता है। डेटा सीमा से परे डेटा स्वरूपण का उपयोग करने के कारण ऐसा हो सकता है। आप इसे मैन्युअल रूप से या वीबीए कोड का उपयोग करके हटा सकते हैं। इन अप्रयुक्त क्षेत्रों के कारण, एक्सेल फ़ाइल का आकार बढ़ जाएगा। VBA कोड का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइल आकार को अनुकूलित करने के लिए, चरणों का पालन करें।

कदम

• सबसे पहले, डेवलपर टैब पर जाएं रिबन में।
• फिर, विजुअल बेसिक select चुनें कोड  . से समूह।

• इससे विजुअल बेसिक  खुल जाएगा खिड़की।
• फिर, सम्मिलित करें . पर जाएं रिबन में टैब।
• मॉड्यूल का चयन करें वहाँ से।

• फिर, मॉड्यूल . में विंडो, निम्न कोड लिख लें।

Sub RemoveUnused()
    Dim cell_last As Range
    Dim ans
    Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long
    Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String
    If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub
    Application.ScreenUpdating = False
    ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel)
    If ans = vbCancel Then
        GoTo ExitSub
    End If
    If ans = vbYes Then
        file_name_full = ActiveWorkbook.FullName
        If file_name_full = "" Then
            MsgBox "Please run the macro after saving the file"
            GoTo ExitSub
        End If
        position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".")
        target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss"))
        ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name
    End If
    row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row
    column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column
    Application.ScreenUpdating = False
    Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear
    Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear
    ActiveWorkbook.Save
ExitSub:
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

• फिर, डेवलपर . पर जाएं रिबन में टैब।
• चुनें मैक्रो कोड समूह से।

• यह मैक्रो डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
• वहां से, अप्रयुक्त हटाएं  . चुनें विकल्प।
• फिर, चलाएं . पर क्लिक करें ।

• इस कोड का उपयोग करके, आप अपने एक्सेल में अप्रयुक्त क्षेत्र को आसानी से हटा सकते हैं और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर देता है।

और पढ़ें: बड़ी एक्सेल फ़ाइल का आकार 40-60% तक कम करें (12 सिद्ध तरीके)

8. खाली पंक्तियों और स्तंभों को हटा दें

रिक्त पंक्तियों और स्तंभों को हटाकर हम एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने का एक और आसान तरीका है। हमारे डेटासेट में, कई खाली पंक्तियाँ और स्तंभ हो सकते हैं। ये खाली पंक्तियाँ और कॉलम डेटासेट को बड़ा बना सकते हैं और अंततः एक्सेल फ़ाइल को कुछ हद तक बढ़ा सकते हैं। इसलिए, एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए, हमें उन खाली पंक्तियों और स्तंभों को हटाना होगा और फिर एक्सेल फ़ाइल को सहेजना होगा। परिणामस्वरूप, आप एक्सेल फ़ाइल आकार में कमी देखेंगे।

9. डेटा फ़ॉर्मेटिंग निकालें

डेटा स्वरूपण सबसे लोकप्रिय आदेशों में से एक है जिसका उपयोग हम एक्सेल फाइलों में करते हैं। डेटा स्वरूपण में पृष्ठभूमि रंग, बॉर्डर जोड़ना या फ़ॉन्ट शैली बदलना शामिल है। ये सभी डेटा फ़ॉर्मेटिंग सेगमेंट में हैं। इस डेटा स्वरूपण खंड के कारण, आपकी एक्सेल फ़ाइल का आकार कुछ हद तक बढ़ सकता है। डेटा स्वरूपण को हटाने के लिए आपको निम्न चरणों का पालन करने की आवश्यकता है।

कदम

• सबसे पहले, संपूर्ण डेटासेट चुनें जहां से आप डेटा स्वरूपण को हटाना चाहते हैं।
• फिर, होम पर जाएं रिबन में टैब।
• उसके बाद, साफ़ करें . चुनें संपादन  . से विकल्प समूह।

• फिर, प्रारूप साफ़ करें चुनें ।
• यह आपके डेटासेट से सभी स्वरूपण को हटा देगा।

• आखिरकार, कार्यपुस्तिका सहेजें।
• फिर, आप एक्सेल फ़ाइल आकार में कुछ कमी देखेंगे।

एक और तरीका है जिससे आप एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं फ़ाइल को ज़िप फ़ाइल में संपीड़ित करके . जब आप अपने एक्सेल को एक ज़िप फ़ाइल में संपीड़ित करते हैं, तो यह अपने आकार को अपने मूल आकार के 10-15% तक कम कर देगा। फिर आप इस एक्सेल फाइल को दूसरों के साथ शेयर कर सकते हैं। इस विधि को लागू करने के लिए, चरणों का पालन करें

कदम

• सबसे पहले, एक्सेल फाइल पर राइट-क्लिक करें।
• फिर, भेजें  select चुनें विकल्प।
• उसके बाद, भेजें . में अनुभाग में, संपीड़ित (ज़िप्ड) फ़ोल्डर का चयन करें ।

• यह एक्सेल फाइल को जिप फाइल में बदल देगा।
• IT अंततः एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर देता है। स्क्रीनशॉट देखें।

और पढ़ें: बिना खोले एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (आसान चरणों के साथ)

11. छवियों को संपीड़ित करें

यदि आप एक्सेल में इमेज के साथ काम करते हैं, तो आपको उन इमेज को कंप्रेस करना होगा। अन्यथा, यह एक्सेल फ़ाइल का आकार बढ़ा देगा। यहां, आपको इस बात पर ध्यान देने की आवश्यकता है कि कंप्रेस करते समय छवि की गुणवत्ता अच्छी होनी चाहिए। एक्सेल के बाहर उन इमेज को कंप्रेस करने के बाद, आपको उन्हें एक्सेल बिल्ट-इन कमांड में कंप्रेस करना होगा। ऐसा करने के लिए, चरणों का ठीक से पालन करें।

कदम

• सबसे पहले, उस इमेज को चुनें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं।
• फिर, चित्र प्रारूप पर जाएं रिबन में टैब।
• चित्रों को संपीड़ित करें का चयन करें समायोजित करें  . से विकल्प समूह।

• फिर, यह चित्रों को संपीड़ित करें खोलेगा डायलॉग बॉक्स।
• संपीड़न विकल्पों से , केवल इस चित्र पर लागू करें  . को अनचेक करें विकल्प।
• फिर, ईमेल (96 ppi) पर क्लिक करें:साझा करने के लिए दस्तावेज़ का आकार छोटा करें ।
• आखिरकार, ठीक . पर क्लिक करें ।

• फिर, कार्यपुस्तिका सहेजें।
• यह अंततः मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल आकार को कम कर देगा। स्क्रीनशॉट देखें।

और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

निष्कर्ष

हमने मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए ग्यारह अलग और प्रभावी तरीके दिखाए हैं। ये सभी प्रभावी हैं और आपकी समस्या का समाधान कर सकते हैं। ये विधियां मूल रूप से कुछ एक्सेल ट्रिक्स हैं जिनके माध्यम से आप एक्सेल के आकार पर कुल नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं। मुझे आशा है कि हमने एक्सेल फ़ाइल आकार में कमी के सभी संभावित क्षेत्रों को कवर किया है। यदि आपके पास और प्रश्न हैं, तो बेझिझक कमेंट बॉक्स में पूछें। हमारे Exceldemy . पर जाना न भूलें पेज.

संबंधित लेख

• पिवट टेबल से एक्सेल फाइल साइज कैसे कम करें
• [फिक्स्ड!] बिना किसी कारण के एक्सेल फ़ाइल बहुत बड़ी (10 संभावित समाधान)
• कैसे निर्धारित करें कि बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार का कारण क्या है