एक्सेल में लेजर बुक का रखरखाव कैसे करें (आसान चरणों के साथ)

किसी भी संगठन के लिए लेजर एक आवश्यक दस्तावेज है। यह हमें प्रत्येक लेनदेन के बाद डेबिट और क्रेडिट और उस कंपनी की वर्तमान शेष राशि का विवरण दिखाता है। इस लेख में, हम एक्सेल में एक लेज़र बुक को बनाए रखने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया का प्रदर्शन करने जा रहे हैं। यदि आप इसके बारे में उत्सुक हैं, तो हमारी अभ्यास कार्यपुस्तिका डाउनलोड करें और हमें फॉलो करें।

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लेजर बुक का अवलोकन

एक लेखा बहीखाता एक कंपनी के सभी लेनदेन और वित्तीय विवरणों को रिकॉर्ड करता है। सामान्य खाता बही खाते के तहत, बैलेंस शीट को कई खातों में व्यवस्थित किया जाता है जैसे कि संपत्ति, देय खाते, प्राप्य खाते, शेयरधारक, इक्विटी, देनदारियां, कर, राजस्व, व्यय, धन, ऋण, लाभ, हानि, और स्टॉक, बांड, मजदूरी , आदि.

लेजर पुस्तकें आमतौर पर तीन होती हैं प्रकार:

बिक्री खाता

एक बिक्री खाता बही कंपनी द्वारा रखे गए ग्राहकों को माल या सेवाओं की बिक्री का रिकॉर्ड है। इस लेज़र के परिणामस्वरूप, हम बिक्री लाभ और आय विवरण का विचार प्राप्त करने में सक्षम हैं।

लेजर ख़रीदें

परचेज लेजर अन्य संगठनों से सामान, सेवाएं या उत्पाद खरीदते समय उस कंपनी के लेन-देन को रिकॉर्ड करता है। यह हमें इस बारे में दृश्यमान जानकारी प्रदान करता है कि संगठन ने अन्य कंपनियों को कितना भुगतान किया है।

सामान्य खाता बही

सामान्य खाता बही आमतौर पर दो . होता है प्रकार:

• नाममात्र लेजर: नाममात्र खाता बही हमें आय, व्यय, बीमा, मूल्यह्रास आदि के बारे में जानकारी प्रदान करता है।
• निजी खाता बही: निजी खाता बही निजी जानकारी जैसे वेतन, मजदूरी, पूंजी आदि का ट्रैक रखता है। एक निजी खाता बही आमतौर पर हर व्यक्ति के लिए उपलब्ध नहीं होता है।

एक्सेल में लेजर बुक को बनाए रखने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया

प्रक्रिया को प्रदर्शित करने के लिए, हम आपको एक त्रैमासिक खाता बही की निर्माण प्रक्रिया दिखाएंगे। प्रक्रिया पर चरण-दर-चरण नीचे चर्चा की गई है:

चरण 1:लेजर बुक का लेआउट बनाएं

पहले चरण में, हम एक ऐसा क्षेत्र तैयार करेंगे जहां हम अपने संस्थान के बारे में सभी आवश्यक जानकारी इनपुट कर सकें। यहां, हम व्यक्तिगत मासिक खाता बही में स्लॉट बनाने जा रहे हैं।

• सबसे पहले, सम्मिलित करें . में टैब पर, ड्रॉप-डाउन तीर . पर क्लिक करें चित्रण> आकार . में से विकल्प।
• उसके बाद, अपनी पसंद के अनुसार एक आकृति चुनें। हमने रिबन:झुका हुआ . चुना है आकार।

• आप देखेंगे कि आपका माउस कर्सर आइकन बदल जाएगा। फिर, खींचें आपका माउस जहाँ आप आकृति रखना चाहते हैं।
• अब, इस शीट का शीर्षक LEDGER . के रूप में लिखें ।

• फिर, सेल चुनें F1 , और सम्मिलित करें . में टैब पर, ड्रॉप-डाउन तीर . पर क्लिक करें में से चित्रण> चित्र विकल्प।
• यह डिवाइस चुनें विकल्प।

• परिणामस्वरूप, चित्र सम्मिलित करें called नामक एक छोटा संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
• अपने संगठन का लोगो चुनें और सम्मिलित करें . पर क्लिक करें बटन। हमने इस प्रक्रिया को प्रदर्शित करने के लिए अपनी वेबसाइट का लोगो चुना है।

• लोगो को शीट पर उपयुक्त स्थान पर रखें।

• अब, कक्षों की श्रेणी में B4:B5 , B7:B8 , और E7:E8 , निम्नलिखित इकाइयों को लिखें और संबंधित सेल को इन मानों के इनपुट सेल के रूप में प्रारूपित करें।

• हमारा पहला काम पूरा हो गया है।

इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेज़र बुक को बनाए रखने का पहला कार्य पूरा कर लिया है।

और पढ़ें: सामान्य जर्नल डेटा से एक्सेल में सामान्य लेजर बनाएं

चरण 2:प्रत्येक माह के लिए लेजर बुक जेनरेट करें

इस चरण में, हम अपनी वित्तीय गतिविधियों का रिकॉर्ड रखने के लिए मासिक खाता बही डेटा सेट बनाने जा रहे हैं।

• सबसे पहले, सेल की श्रेणी में B10:H10 , हमारे तालिका शीर्षक के निम्नलिखित शीर्षक लिखिए।

• हम मानते हैं कि हमारे पास 7 . है हर महीने वित्तीय गतिविधियों। परिणामस्वरूप, हम कक्षों की श्रेणी का चयन करते हैं B10:H17 हमारे लेज़र बुक डेटासेट के रूप में और ऑल बॉर्डर . के साथ सेल को फॉर्मेट करें फ़ॉन्ट . से विकल्प होम . में स्थित समूह टैब।

• हमें कॉलम H . में डेटा सत्यापन विकल्प की आवश्यकता है . ताकि, जब कोई व्यक्ति इस लेज़र का उपयोग करता है, तो वह केवल डेबिट . में ही इनपुट कर सकता है या क्रेडिट कोशिकाओं की श्रेणी में H11:H17 ।
• अब, सेल की श्रेणी चुनें H11:H17 , और डेटा . में टैब पर क्लिक करें, ड्रॉप-डाउन तीर . पर क्लिक करें डेटा सत्यापन> डेटा सत्यापन . में से समूह से विकल्प डेटा उपकरण ।

• परिणामस्वरूप, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, अनुमति दें . को बदलें कोई भी मान . से फ़ील्ड करने के लिए सूची , और स्रोत . में फ़ील्ड, नीचे लिखें डेबिट, क्रेडिट ।
• आखिरकार, ठीक क्लिक करें ।

• आपको उन कक्षों में डेटा सत्यापन ड्रॉप-डाउन मिलेगा।

• उसके बाद, बैलेंस के मूल्य का अनुमान लगाने के लिए पहले लेन-देन के बाद, निम्न सूत्र को सेल H11 . में लिखें ।

=C8+F11-G11

• दर्ज करें दबाएं ।

• हमारा वर्तमान मूल्य बदल गया है। इस प्रकार, बैलेंस . के मूल्य का मूल्यांकन करने के लिए दूसरे लेन-देन के बाद, निम्न सूत्र सेल को H12 . लिखें ।

=H11+F12-G12

• फिर से, दर्ज करें दबाएं ।

• अब, खींचें हैंडल भरें . पर सेल H17 . तक सूत्र को कॉपी करने के लिए आइकन ।

• बाद में, आय का कुल मूल्य प्राप्त करने के लिए , हम निम्न सूत्र को सेल F18 . में लिखने जा रहे हैं , SUM फ़ंक्शन . का उपयोग करके ।

=SUM(F11:F17)

• दर्ज करें दबाएं ।

• इसी प्रकार, व्यय . के लिए एक समान प्रकार का सूत्र लिखें कॉलम।
• अगला, यह जांचने के लिए कि हमारे सेल का क्लोजिंग बैलेंस H17 सही है, निम्न सूत्र को सेल H18 . में लिखें ।

=C8+F18-G18

• इसी तरह, Enter दबाएं ।

• आखिरकार, समापन डेटा के नीचे क्लोजिंग बैलेंस दिखाने के लिए , मर्ज किए गए सेल में निम्न सूत्र दर्ज करें F8 ।

=H18

• दर्ज करें दबाएं ।

• हमारा काम पूरा हो गया है।
• आइए यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ नमूना डेटा की जांच करें कि इस शीट में सभी सूत्र सटीक रूप से काम कर रहे हैं।

• आप उन सभी कक्षों को देखेंगे जहां हम अपनी डेटा प्रविष्टि के साथ फ़ॉर्मूला इनपुट करते हैं।
• इसी तरह, दो create बनाएं फरवरी . के लिए और पत्रक और मार्च ।

इसलिए, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेज़र बुक को बनाए रखने के लिए दूसरा चरण पूरा कर लिया है।

और पढ़ें: एक्सेल में लेजर कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

चरण 3:डिज़ाइन सारांश रिपोर्ट

अब, हम अपनी सारांश रिपोर्ट का प्रारंभिक खाका तैयार करेंगे।

• सबसे पहले, पंक्ति चुनें 1:8 जनवरी . में शीट और दबाएं ‘Ctrl+C’ कॉपी करने के लिए।

• फिर, सारांश पर जाएं शीट और दबाएं ‘Ctrl+V’ चिपकाने के लिए।

• अब, शीट का शीर्षक LEDGER . से बदलें सारांश . के लिए ।
• हम महीने का नाम दिखाएंगे , आय , खर्च , और संतुलन हमारे सारांश . में चादर। तो, चार कॉलम में जानकारी को संशोधित करें और सभी अनावश्यक कॉलम हटा दें।

• उसके बाद, चार . लिख दें कक्षों की श्रेणी में तालिका शीर्षक B10:E10 ।

• इसके बाद, सेल की श्रेणी में महीने का नाम लिखें B11:B13 और सभी सीमाओं को सभी कक्षों में सम्मिलित करें।
• अंत में, पंक्ति को इंगित करें 14 कुल . के रूप में कुल सभी कॉलम दिखाने के लिए।

अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेज़र बुक को बनाए रखने के लिए तीसरा चरण पूरा कर लिया है।

और पढ़ें: एक्सेल में चेकबुक लेजर कैसे बनाएं (2 उपयोगी उदाहरण)

चरण 4:सारांश और अन्य शीट के बीच संबंध स्थापित करें

इस निम्नलिखित चरण में, हम सारांश . के बीच संबंध स्थापित करेंगे शीट और अन्य तीन महीने की शीट के साथ।

• सबसे पहले, कंपनी का नाम सारांश . से प्राप्त करने के लिए जनवरी . को पत्रक शीट, निम्न सूत्र को सेल C4 . में लिखें . उसके लिए, हम IF फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे ।

=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")

• दर्ज करें दबाएं ।

• फिर, खींचें हैंडल भरें सेल में आइकन C5 सारांश . से पता आयात करने के लिए शीट।

• हमें उद्घाटन तिथि . के मान को मैन्युअल रूप से इनपुट करना होगा , शुरुआती शेष राशि , और समापन तिथि सभी शीट में।
• अब, कुल आय प्राप्त करने के लिए जनवरी . के लिए , निम्न सूत्र को सेल C11 . में लिखें ।

=Jan!F18

• फिर से, दर्ज करें दबाएं ।

• इसी तरह, कुल व्यय आयात करने के लिए जनवरी . के लिए , सेल D11 . में निम्न सूत्र लिखिए ।

=Jan!G18

• दर्ज करें दबाएं ।

• आखिरकार, अंतिम शेष राशि प्राप्त करने के लिए जनवरी . के लिए , निम्न सूत्र को सेल E11 . में लिखें ।

=Jan!H18

• दर्ज करें दबाएं ।

• आपको जनवरी के लिए सभी मान मिलेंगे . इसी तरह, फरवरी . के लिए कुल मान आयात करने के लिए फ़ार्मुलों को लिखें और मार्च ।

• आखिरकार, कुल त्रैमासिक आय प्राप्त करने के लिए, SUM फ़ंक्शन का उपयोग करके निम्न सूत्र लिखें ।

=SUM(C11:C13)

• दर्ज करें दबाएं ।

• इसी तरह, SUM फ़ंक्शन का उपयोग करें कुल व्यय . का मूल्यांकन करने के लिए कॉलम।
• अब, कुल समापन शेष प्राप्त करने के लिए , निम्न सूत्र को सेल E14 . में लिखें ।

=C8+C14-D14

• फिर से, दर्ज करें दबाएं ।

• चूंकि यह एक त्रैमासिक खाता बही है, समापन शेष . का मूल्य समापन शेष होगा मार्च . का ।
• सेल में मान दिखाने के लिए E8 , उस सेल के लिए निम्न सूत्र लिखिए।

=E14

• दर्ज करें दबाएं आखिरी बार।

• हमारा खाता बही निर्माण कार्य समाप्त हो गया है।

अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में एक लेज़र बुक को बनाए रखने के लिए अंतिम चरण पूरा कर लिया है।

और पढ़ें: एक्सेल में सब्सिडियरी लेजर कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

चरण 5:नमूना डेटा के साथ लेजर बुक सत्यापित करें

इस अंतिम चरण में, हम अपनी सभी मासिक शीटों में नमूना डेटा इनपुट करेंगे और अपनी खाता बही को सत्यापित करेंगे।

• सबसे पहले, सारांश . में कंपनी का नाम और पता दर्ज करें शीट।

• आप अन्य तीन शीट में दोनों डेटा निर्यात देखेंगे।
• अब, जनवरी titled शीर्षक वाली शीट में सभी आवश्यक डेटा इनपुट करें ।

• इसी प्रकार, फ़रवरी . नामक शीट में नमूना डेटा इनपुट करें ।

• आखिरकार, मार्च . नामक शीट में डेटा इनपुट करें ।

• आखिरकार, सारांश पर वापस आएं शीट, और आप देखेंगे कि सभी डेटा यहां आयात किए गए हैं।

इसलिए, हम कह सकते हैं कि हमारे सभी फ़ार्मुलों ने पूरी तरह से काम किया, और हम एक्सेल में लेज़र बुक बनाने और बनाए रखने में सक्षम थे।

और पढ़ें: एक्सेल में टैली से सभी लेजर कैसे निर्यात करें

निष्कर्ष

यही इस लेख का अंत है। मुझे उम्मीद है कि यह लेख आपके लिए मददगार होगा और आप एक्सेल में लेज़र बुक को बनाए रखने में सक्षम होंगे। यदि आपके कोई और प्रश्न या सिफारिशें हैं तो कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमारे साथ कोई और प्रश्न या सिफारिशें साझा करें।

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