एक्सेल लेजर प्रबंधन में महारत हासिल करें: सटीक बहीखाता के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

लेजर किसी भी संगठन के लिए एक आवश्यक दस्तावेज है। यह हमें डेबिट और क्रेडिट का विवरण और प्रत्येक लेनदेन के बाद उस कंपनी का वर्तमान शेष दिखाता है। इस लेख में, हम एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया का प्रदर्शन करने जा रहे हैं। यदि आप इसके बारे में उत्सुक हैं, तो हमारा अभ्यास वर्कबुक डाउनलोड करें और हमें फॉलो करें।

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लेजर बुक का अवलोकन

एक अकाउंटिंग लेजर बुक कंपनी के सभी लेनदेन और वित्तीय विवरणों को रिकॉर्ड करती है। सामान्य लेजर खाते के तहत, बैलेंस शीट को कई खातों में व्यवस्थित किया जाता है जैसे संपत्ति, देय खाते, प्राप्य खाते, स्टॉकहोल्डर, इक्विटी, देनदारियां, कर, राजस्व, व्यय, फंड, ऋण, लाभ, हानि, और स्टॉक, बॉन्ड, मजदूरी, आदि।

लेजर बुक आमतौर पर तीन प्रकार की होती हैं:

बिक्री लेजर

बिक्री लेजर कंपनी द्वारा रखे गए ग्राहकों को माल या सेवाओं की बिक्री का रिकॉर्ड है। इस लेजर के परिणामस्वरूप, हम बिक्री लाभ और आय विवरण का अंदाजा लगा सकते हैं।

खरीद लेजर

खरीद लेजर उस कंपनी के लेनदेन को रिकॉर्ड करता है जब वह अन्य संगठनों से माल, सेवाएं या उत्पाद खरीदती है। यह हमें इस बात की दृश्य जानकारी प्रदान करता है कि संगठन ने अन्य कंपनियों को कितना भुगतान किया।

सामान्य लेजर

सामान्य लेजर आमतौर पर दो प्रकार की होती है:

• नाममात्र लेजर: नाममात्र लेजर हमें आय, व्यय, बीमा, मूल्यह्रास आदि की जानकारी देता है।
• निजी लेजर: निजी लेजर वेतन, मजदूरी, पूंजी आदि जैसी निजी जानकारी का ट्रैक रखता है। एक निजी लेजर आमतौर पर हर व्यक्ति की पहुंच में नहीं होता।

एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

प्रक्रिया का प्रदर्शन करने के लिए, हम आपको त्रैमासिक लेजर बुक की निर्माण प्रक्रिया दिखाएंगे। प्रक्रिया नीचे चरण-दर-चरण चर्चा की गई है:

चरण 1: लेजर बुक का लेआउट बनाएं

पहले चरण में, हम एक ऐसा क्षेत्र बनाएंगे जहां हम अपने संस्थान के संबंध में सभी आवश्यक जानकारी दर्ज कर सकें। यहां, हम व्यक्तिगत मासिक लेजर में स्लॉट बनाने जा रहे हैं।

• सबसे पहले, इन्सर्ट टैब में, इलस्ट्रेशन > शेप्स विकल्प के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
• उसके बाद, अपनी पसंद के अनुसार एक शेप चुनें। हमने रिबन: टिल्टेड डाउन शेप चुना।

• आप देखेंगे कि आपके माउस कर्सर का आइकन बदल जाएगा। फिर, खींचें अपने माउस को जहां आप शेप रखना चाहते हैं।
• अब, इस शीट का शीर्षक LEDGER लिखें।

• फिर, सेल F1 चुनें, और इन्सर्ट टैब में, इलस्ट्रेशन > पिक्चर्स विकल्प के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
• यह डिवाइस विकल्प चुनें।

• परिणामस्वरूप, पिक्चर इन्सर्ट करें नामक एक छोटा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• अपने संगठन का लोगो चुनें और इन्सर्ट बटन पर क्लिक करें। हमने प्रक्रिया प्रदर्शित करने के लिए अपनी वेबसाइट का लोगो चुना।

• शीट पर उपयुक्त स्थान पर लोगो रखें।

• अब, सेल रेंज B4:B5, B7:B8, और E7:E8 में, निम्नलिखित संस्थाएं लिखें और इन मानों के इनपुट सेल के रूप में संबंधित सेल को फॉर्मेट करें।

• हमारा पहला काम पूरा हुआ।

इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने के लिए पहला कार्य पूरा कर लिया है।

अधिक पढ़ें: सामान्य जर्नल डेटा से एक्सेल में सामान्य लेजर बनाएं

चरण 2: प्रत्येक महीने के लिए लेजर बुक जनरेट करें

इस चरण में, हम अपने वित्तीय गतिविधियों के रिकॉर्ड रखने के लिए मासिक लेजर खाता डेटासेट जनरेट करने जा रहे हैं।

• सबसे पहले, सेल रेंज B10:H10 में, हमारी तालिका शीर्षक के निम्नलिखित शीर्षक लिखें।

• हम मान लेते हैं कि हमारे पास प्रत्येक महीने 7 वित्तीय गतिविधियां हैं। परिणामस्वरूप, हम सेल रेंज B10:H17 को अपने लेजर बुक डेटासेट के रूप में चुनते हैं और होम टैब में स्थित फ़ॉन्ट समूह से ऑल बॉर्डर विकल्प के साथ सेल को फॉर्मेट करते हैं।

• हमें स्तंभ H में डेटा सत्यापन विकल्प की आवश्यकता है। ताकि, जब कोई व्यक्ति इस लेजर का उपयोग करे, तो सेल रेंज H11:H17 में केवल डेबिट या क्रेडिट दर्ज कर सके।
• अब, सेल रेंज H11:H17 चुनें, और डेटा टैब में, डेटा टूल्स समूह से डेटा सत्यापन > डेटा सत्यापन विकल्प के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, अनुमति दें फ़ील्ड को कोई भी मान से सूची में बदलें, और स्रोत फ़ील्ड में, डेबिट,क्रेडिट लिखें।
• अंत में, ओके पर क्लिक करें।

• आप उन सेल में डेटा सत्यापन ड्रॉप-डाउन पाएंगे।

• उसके बाद, पहले लेनदेन के बाद शेष का मूल्य अनुमानित करने के लिए, सेल H11 में निम्न सूत्र लिखें।

=C8+F11-G11

• एंटर दबाएं।

• हमारा वर्तमान मूल्य बदल गया है। इस प्रकार, दूसरे लेनदेन के बाद शेष का मूल्य मूल्यांकन करने के लिए, सेल H12 में निम्न सूत्र लिखें।

=H11+F12-G12

• फिर से, एंटर दबाएं।

• अब, फिल हैंडल आइकन पर खींचें करके सेल H17 तक सूत्र कॉपी करें।

• उसके बाद, आय का कुल मूल्य प्राप्त करने के लिए, हम SUM फ़ंक्शन का उपयोग करके सेल F18 में निम्न सूत्र लिखने जा रहे हैं।

=SUM(F11:F17)

• एंटर दबाएं।

• इसी तरह, व्यय स्तंभ के लिए समान प्रकार का सूत्र लिखें।
• अगला, यह जांचने के लिए कि सेल H17 का हमारा समापन शेष सही है, सेल H18 में निम्न सूत्र लिखें।

=C8+F18-G18

• इसी तरह, एंटर दबाएं।

• अंत में, समापन डेटा के नीचे समापन शेष दिखाने के लिए, मर्ज किए गए सेल F8 में निम्न सूत्र दर्ज करें।

=H18

• एंटर दबाएं।

• हमारा काम पूरा हुआ।
• आइए कुछ नमूना डेटा के साथ जांचें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि इस शीट में हमारे द्वारा दर्ज किए गए सभी सूत्र सटीक रूप से काम कर रहे हैं।

• आप उन सभी सेल को देखेंगे जहां हमने सूत्र दर्ज किए थे, हमारे डेटा प्रविष्टि के साथ प्रतिक्रिया दी।
• इसी तरह, फरवरी और मार्च के लिए दो और शीट बनाएं।

तो, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने के लिए दूसरा चरण पूरा कर लिया है।

अधिक पढ़ें: एक्सेल में लेजर कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

चरण 3: सारांश रिपोर्ट डिज़ाइन करें

अब, हम अपनी सारांश रिपोर्ट का प्रारंभिक लेआउट डिज़ाइन करेंगे।

• सबसे पहले, जनवरी शीट में पंक्ति 1:8 चुनें और कॉपी करने के लिए 'Ctrl+C' दबाएं।

• फिर, सारांश शीट पर जाएं और पेस्ट करने के लिए 'Ctrl+V' दबाएं।

• अब, शीट शीर्षक को LEDGER से सारांश में बदलें।
• हम अपने सारांश शीट में महीने का नाम, आय, व्यय, और शेष दिखाएंगे। तो, चार स्तंभों में जानकारी संशोधित करें और सभी अनावश्यक स्तंभों को हटा दें।

• उसके बाद, सेल रेंज B10:E10 में चार तालिका शीर्षक लिखें।

• अगला, सेल रेंज B11:B13 में महीने का नाम लिखें और सभी सेल पर सभी बॉर्डर डालें।
• अंत में, पंक्ति 14 को कुल के रूप में दर्शाएं ताकि सभी स्तंभों का कुल दिखाया जा सके।

अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने के लिए तीसरा चरण पूरा कर लिया है।

अधिक पढ़ें: एक्सेल में चेकबुक लेजर कैसे बनाएं (2 उपयोगी उदाहरण)

चरण 4: सारांश और अन्य शीट्स के बीच संबंध स्थापित करें

निम्नलिखित चरण में, हम सारांश शीट और अन्य तीन महीने की शीट्स के बीच संबंध स्थापित करेंगे।

• सबसे पहले, सारांश शीट से जनवरी शीट में कंपनी का नाम प्राप्त करने के लिए, सेल C4 में निम्न सूत्र लिखें। इसके लिए, हम IF फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।

=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")

• एंटर दबाएं।

• फिर, फिल हैंडल आइकन को सेल C5 में खींचें ताकि सारांश शीट से पता आयात किया जा सके।

• हमें सभी शीट्स में प्रारंभिक तिथि, प्रारंभिक शेष, और समापन तिथि का मान मैन्युअली दर्ज करना होगा।
• अब, जनवरी के लिए कुल आय प्राप्त करने के लिए, सेल C11 में निम्न सूत्र लिखें।

=Jan!F18

• फिर से, एंटर दबाएं।

• इसी तरह, जनवरी के लिए कुल व्यय आयात करने के लिए, सेल D11 में निम्न सूत्र लिखें।

=Jan!G18

• एंटर दबाएं।

• अंत में, जनवरी के लिए अंतिम शेष प्राप्त करने के लिए, सेल E11 में निम्न सूत्र लिखें।

=Jan!H18

• एंटर दबाएं।

• आपको जनवरी के सभी मूल्य मिल जाएंगे। इसी तरह, फरवरी और मार्च के लिए कुल मूल्य आयात करने के लिए सूत्र लिखें।

• अंत में, SUM फ़ंक्शन का उपयोग करके त्रैमासिक कुल आय प्राप्त करने के लिए निम्न सूत्र लिखें।

=SUM(C11:C13)

• एंटर दबाएं।

• इसी तरह, व्यय स्तंभ का कुल मूल्यांकन करने के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग करें।
• अब, कुल समापन शेष प्राप्त करने के लिए, सेल E14 में निम्न सूत्र लिखें।

=C8+C14-D14

• फिर से, एंटर दबाएं।

• चूंकि यह एक त्रैमासिक लेजर बुक है, समापन शेष का मान मार्च का समापन शेष होगा।
• सेल E8 में मान दिखाने के लिए, उस सेल के लिए निम्न सूत्र लिखें।

=E14

• अंतिम बार एंटर दबाएं।

• हमारा लेजर बुक निर्माण कार्य पूरा हुआ।

अंत में, हम कह सकते हैं कि हमने एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने के लिए अंतिम चरण पूरा कर लिया है।

अधिक पढ़ें: एक्सेल में सहायक लेजर कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

चरण 5: नमूना डेटा के साथ लेजर बुक सत्यापित करें

इस अंतिम चरण में, हम अपनी सभी व्यक्तिगत मासिक शीट्स में नमूना डेटा दर्ज करेंगे और अपनी लेजर बुक को सत्यापित करेंगे।

• सबसे पहले, सारांश शीट में कंपनी का नाम और पता दर्ज करें।

• आप दोनों डेटा को अन्य तीन शीट्स में निर्यात होते देखेंगे।
• अब, जनवरी शीटक में सभी आवश्यक डेटा दर्ज करें।

• इसी तरह, फरवरी शीटक में नमूना डेटा दर्ज करें।

• अंत में, मार्च शीटक में डेटा दर्ज करें।

• अंत में, सारांश शीट पर वापस आएं, और आप देखेंगे कि सभी डेटा यहां आयात हो गए हैं।

इसलिए, हम कह सकते हैं कि हमारे सभी सूत्र पूरी तरह से काम कर रहे थे, और हम एक्सेल में लेजर बुक बनाने और बनाए रखने में सक्षम थे।

अधिक पढ़ें: टैली से सभी लेजर को एक्सेल में निर्यात कैसे करें

निष्कर्ष

इस लेख का अंत यहीं होता है। मुझे आशा है कि यह लेख आपके लिए उपयोगी होगा और आप एक्सेल में लेजर बुक बनाए रखने में सक्षम होंगे। यदि आपके पास कोई और प्रश्न या सिफारिशें हैं, तो कृपया नीचे कमेंट सेक्शन में हमारे साथ साझा करें।

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