एक्सेल में डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

एक्सेल में एक साधारण डेटाबेस बनाना नहीं जानते? इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे आप केवल 7 . में एक्सेल में एक डेटाबेस बना सकते हैं आसान कदम।

क्या आप एमएस एक्सेस को डेटाबेस के रूप में उपयोग करने के लिए एक जटिल उपकरण पाते हैं? तो, ऐसा करने के लिए एक्सेल एक बेहतरीन टूल है।

आइए जानें तकनीक।

निम्नलिखित अभ्यास कार्यपुस्तिका डाउनलोड करें। यह आपको विषय को अधिक स्पष्ट रूप से समझने में मदद करेगा।

एक्सेल में डेटाबेस बनाने के 8 चरण

यदि आप अपनी Excel कार्यपुस्तिका को सही ढंग से डिज़ाइन करते हैं, तो आप इसे आसानी से डेटाबेस के रूप में उपयोग कर सकते हैं। मुख्य मुख्य बिंदु यह है कि आपको अपनी कार्यपुस्तिका को सही ढंग से डिजाइन करना होगा। आप डेटा को कई तरह से सॉर्ट कर सकते हैं; आप केवल कुछ विशिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाले डेटा को देखने के लिए डेटाबेस को फ़िल्टर कर सकते हैं।

इसलिए, इस पोस्ट में, हम एक उदाहरण लेंगे और उन चरणों को प्रदर्शित करेंगे जिनमें आप एक्सेल-आधारित डेटाबेस बनाने में सक्षम होंगे।

चरण 1:डेटा दर्ज करें

डेटाबेस में कॉलम को फ़ील्ड कहा जाता है। आप जितना आवश्यक हो उतना जोड़ सकते हैं।

तो, इस डेटाबेस में फ़ील्ड StdID . हैं , StdName , राज्य , आयु , और विभाग ।

अब आप आसानी से डेटाबेस में डेटा दर्ज कर सकते हैं। हर नया इनपुट फ़ील्ड के बाद पहली खाली पंक्ति में जोड़ा जाएगा।

हमने कुछ किया। आइए हम आपको दिखाते हैं कि हम दूसरी प्रविष्टि कैसे दर्ज करते हैं।

मान लें कि यह इनपुट है जिसे डेटाबेस में डाला जाना है:

एसटीडीआईडी:1510060,

StdName:जिमी,

राज्य:फ़्लोरिडा,

विद्यार्थी की आयु:23,

विभाग:एमई

तो, आप देखते हैं कि एक्सेल डेटाबेस में डेटा दर्ज करना बहुत ही बुनियादी है।

चरण 2:किसी भी पंक्ति को खाली न छोड़ें

• जब आप डेटाबेस में डेटा दर्ज करते हैं, तो आप एक पंक्ति को खाली नहीं छोड़ सकते।

कहें कि आखिरी पंक्ति के बाद, मैंने दूसरी पंक्ति में कुछ डेटा डाला:

एसटीडीआईडी:1510060,

StdName:जिमी,

राज्य फ़्लोरिडा है,

विद्यार्थी की उम्र 23,

विभाग एमई,

यह इस डेटाबेस का स्पष्ट टूटना है। हालांकि ऐसा हो सकता है कि एक पंक्ति में कुछ सेल खाली हो सकते हैं। मान लें कि ऐसा कुछ कानूनी है।

• इसी तरह, एक और नियम यह है कि डेटाबेस में कोई भी पूरी तरह से खाली कॉलम नहीं होगा।

जैसे ही एक्सेल पूरी तरह से खाली पंक्ति या कॉलम का सामना करता है, वह डेटाबेस में उस पंक्ति या कॉलम को शामिल करने में असमर्थ होता है। एक्सेल के लिए, यह डेटाबेस अब दो भागों में विभाजित है, एक पूरी तरह से नया और असंबद्ध जानकारी का सेट। आप जो भी कार्य करने की योजना बना रहे हैं, वह इस डिस्कनेक्ट की गई जानकारी पर आपके डेटा का प्रदर्शन नहीं करेगा। उदाहरण के लिए, जैसा कि आप अनुभव से बता सकते हैं, फ़िल्टरिंग जितना आसान कुछ असफल होगा।

चरण 3:दो आवश्यक शर्तें एक्सप्लोर करें

अगली बात जो आपको जाननी है वह यह है कि डेटाबेस में प्रत्येक व्यक्तिगत पंक्ति को रिकॉर्ड . के रूप में जाना जाता है ।

सभी पंक्तियाँ रिकॉर्ड हैं . हमने स्पष्टता के लिए यहां कुछ को चिह्नित किया है।

इसके अलावा, ये सभी कॉलम फ़ील्ड . हैं . कॉलम के शीर्षकों को फ़ील्ड नाम . के रूप में जाना जाता है ।

तो, StdID , StdName , राज्य , आयु, और विभाग ये पांच फ़ील्ड नाम हैं इस डेटाबेस का

चरण 4:एक्सेल टेबल बनाएं

तालिका बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, सम्मिलित करें . पर जाएं टैब पर क्लिक करें और तालिका . पर क्लिक करें आदेश।

• अगला, तालिका बनाएं नामक एक विंडो है दिखाई देगा। अब, सेल श्रेणी चुनें यानी $B$4:$F$10 कर्सर को सरलता से खींचकर।
• मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं . से पहले बॉक्स को चेक करना न भूलें विकल्प।

तुरंत, एक तालिका बनाई जाती है। टाडा!!!

साथ ही, आप प्रत्येक कॉलम के शीर्षकों पर दिखाई देने वाले ड्रॉप-डाउन तीरों का उपयोग करके डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं।

चरण 5:डेटाबेस टूल का उपयोग करें

डेटाबेस उपकरण आपके डेटा विश्लेषण और व्याख्या के काम आ सकते हैं। आप डेटाबेस टूल . के बारे में अधिक जान सकते हैं और सीखना चाहिए ।

चरण 6:डेटाबेस का विस्तार करें

अब जब सब कुछ चल रहा है, तो आप अपने डेटाबेस में अधिक फ़ील्ड और रिकॉर्ड जोड़ना शुरू कर सकते हैं (आप देखते हैं कि हमने वहां क्या किया)। यह उतना ही बुनियादी है जितना कि चरण 1 ।

चरण 7:डेटाबेस स्वरूपण पूर्ण करें

अंतिम और अंतिम चरण डेटाबेस कॉलम को स्वरूपित कर रहा है। डेटाबेस में कोशिकाओं को प्रारूपित करने के लिए बहुत सारे उपकरण हैं। आप सेल शैलियां . के साथ काम कर सकते हैं , आप “तालिका के रूप में प्रारूपित करें . के अंतर्गत शैलियों का उपयोग कर सकते हैं ” ड्रॉप-डाउन, और आप फ़ॉर्मेट सेल . में कमांड के साथ काम कर सकते हैं संवाद बॉक्स। आप कस्टम . का उपयोग कर सकते हैं संख्या प्रारूप . इन सभी तकनीकों का वर्णन हमारे पिछले व्याख्यानों में किया गया है।

तो यह तूम गए वहाँ! आपने एक्सेल में अपना खुद का डेटाबेस बनाया है (जब तक आप एक्सेस में महारत हासिल नहीं कर लेते, या आपके पास एक्सेल स्पेस और प्रोसेसर खत्म नहीं हो जाते)।

Excel में खोजने योग्य डेटाबेस कैसे बनाएं

कभी-कभी, हमें अपने अपेक्षित डेटा को एक विशाल डेटा स्रोत से खोजने की आवश्यकता होती है। इस कारण से, हमें एक खोज योग्य डेटाबेस की आवश्यकता हो सकती है जहाँ से हम अपना डेटा आसानी से प्राप्त कर सकें। खोजने योग्य डेटाबेस बनाने के लिए, आपको कुछ सरल चरणों का पालन करना होगा।

📌 चरण:

• सबसे पहले, सेल चुनें F5 और सूत्र लिखिए।

फॉर्मूला ब्रेकडाउन:

खोज समारोह → आम तौर पर, यह एक निश्चित मूल्य की खोज करता है जिसकी आप मांग करते हैं।

ISNUMBER फ़ंक्शन → यह एक तार्किक कार्य है जो TRUE returns लौटाता है यदि खोज . का आउटपुट फ़ंक्शन एक संख्या है। अन्यथा, यह गलत लौटाएगा ।

फ़िल्टर फ़ंक्शन → मूल रूप से, यह आपके वांछित मानदंड के अनुसार आउटपुट मान को फ़िल्टर करता है।

• ENTER दबाएं और भरें हैंडल . का उपयोग करें उपकरण।
• फिर, आपका आउटपुट नीचे दिए गए चित्र की तरह दिखाया गया है।

• उसके बाद, सेल चुनें C4 और डेटा . पर जाएं टैब>> डेटा टूल>> डेटा सत्यापन ।

• डेटा सत्यापन नाम का एक डायलॉग बॉक्स पॉप आउट होगा . सेटिंग . चुनें>> फिर सूची . चुनें अनुमति दें . में अनुभाग>> अपना फ़िल्टर किया गया . दर्ज करें स्रोत . में सेल डिब्बा। तो, निम्न सूत्र को स्रोत . में रखें बॉक्स।

•  त्रुटि चेतावनी पर जाएं विकल्प।

• त्रुटि चेतावनी . में , अमान्य डेटा दर्ज होने के बाद त्रुटि अलर्ट दिखाएं named नाम के बॉक्स को अनचेक करें ।
• ठीक दबाएं ।

• आखिरकार, एक खोज योग्य डेटाबेस आपके लिए तैयार है! अब, यदि आप “P” . टाइप करते हैं B4 . में सेल, आपको पूरा कर्मचारी का नाम दिखाई देगा “पीटर” स्वचालित रूप से।

एक्सेल में एक डेटाबेस कैसे बनाएं जो अपने आप अपडेट हो जाए

डेटाबेस में हम जो डेटा दर्ज करते हैं, उसे स्वचालित रूप से अपडेट करने की आवश्यकता होती है। इनके लिए, हम एक पिवट टेबल तैयार करेंगे स्रोत डेटासेट . के लिए . ताज़ा करें . को सक्षम करने के बाद सुविधा, हम अपने पहले बनाए गए पिवोटटेबल . में नए दर्ज किए गए डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं . ऐसा करने के लिए चरणों का पालन करें।

📌 चरण:

• सबसे पहले, सेल से सभी डेटा का चयन करें। सम्मिलित करें . पर जाएं टैब>> पिवोटटेबल . चुनें>> टेबल/रेंज से ।

• एक पिवट टेबल बनाया जाएगा। वहां से, आप उन स्तंभों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप अद्यतन करने के लिए उपयोग करना चाहते हैं।

• आखिरकार, किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें, फिर रीफ्रेश करें . चुनें कमांड, और पिवोटटेबल यदि आप इसे अपने मुख्य कार्यपत्रक में बदलते हैं तो आपके डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट कर देगा।

साथ ही, आप अन्य पिवोटटेबल को अपडेट करने के 4 तरीके का पता लगा सकते हैं ।

Excel में रिलेशनल डेटाबेस कैसे बनाएं

एक संबंधपरक डेटाबेस मुख्य रूप से कई अलग-अलग कार्यपत्रकों के बीच संबंधों की पहचान करता है। संबंधपरक डेटाबेस हमें कुछ सूचनाओं को शीघ्रता से खोजने और निकालने में मदद करता है। यह एक ही डेटा मान को कई तरीकों से प्रदर्शित कर सकता है।

मान लें, हमारे पास दो डेटाबेस हैं, यानी डेटाबेस1 और डेटाबेस2 . डेटाबेस1 कर्मचारी . शामिल हैं उनके वेतन . के साथ नाम जबकि Database2 में कर्मचारी . होते हैं उनके पदनाम . के साथ नाम . अब, हम कर्मचारी . के आधार पर दो डेटाबेस के बीच एक संबंधपरक डेटाबेस बनाना चाहते हैं खेत। ऐसा करने के लिए कृपया नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

📌 चरण:

• आरंभ में, डेटासेट2 . से संपूर्ण श्रेणी का चयन करें ।

• फिर, सम्मिलित करें . पर जाएं टैब>> पिवोटटेबल >> टेबल/रेंज से ।

• उसके बाद, Dataset1 . नाम की दूसरी वर्कशीट पर जाएं और एक तालिका बनाएं जिस पर हमने पहले चर्चा की थी।

नोट : आप कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं CTRL + T तालिका बनाने के लिए।

• फिर, एक पिवट टेबल दिखाई देगा, और आपको उस क्षेत्र का चयन करना होगा जिसके साथ आप संबंध बनाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यहां, हम पदनाम . का चयन करते हैं और वेतन दो अलग-अलग वर्कशीट से कॉलम।

• डेटा चुनने के बाद, बनाएं . पर क्लिक करें सभी . के अंतर्गत विकल्प पिवोटटेबल फ़ील्ड . में डायलॉग बॉक्स।

• आखिरकार, हमारा रिलेशनल डेटाबेस बनाया जाएगा, जैसा कि आप नीचे चित्र में देख सकते हैं।

अभ्यास अनुभाग

हमने आपके अभ्यास के लिए प्रत्येक शीट पर दाईं ओर एक अभ्यास अनुभाग प्रदान किया है। कृपया इसे स्वयं करें।

निष्कर्ष

आज के सत्र के बारे में बस इतना ही। और ये एक्सेल में डेटाबेस बनाने के कुछ आसान स्टेप्स हैं। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं तो कृपया हमें टिप्पणी अनुभाग में बताएं। अपनी बेहतर समझ के लिए, कृपया अभ्यास पत्रक डाउनलोड करें। हमारी वेबसाइट पर जाएँ Exceldemy , एक वन-स्टॉप एक्सेल समाधान प्रदाता, विभिन्न प्रकार की एक्सेल विधियों का पता लगाने के लिए। इस लेख को पढ़ने में आपके धैर्य के लिए धन्यवाद।