नहीं जानते कि एक्सेल में एक साधारण डेटाबेस कैसे बनाएं? इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि आप केवल 7 सरल चरणों में एक्सेल में डेटाबेस कैसे बना सकते हैं।
क्या आप MS Access को डेटाबेस के रूप में उपयोग करने के लिए एक जटिल उपकरण पाते हैं? तो, एक्सेल ऐसा करने के लिए एक बेहतरीन उपकरण है।
आइए तकनीक सीखें।
निम्नलिखित प्रैक्टिस वर्कबुक डाउनलोड करें। यह आपको विषय को अधिक स्पष्ट रूप से समझने में मदद करेगा।
एक्सेल में डेटाबेस बनाने के 8 चरण
यदि आप अपनी एक्सेल वर्कबुक को सही ढंग से डिज़ाइन करते हैं, तो आप इसे आसानी से डेटाबेस के रूप में उपयोग कर सकते हैं। मुख्य मुख्य बिंदु यह है कि आपको अपनी वर्कबुक को सही ढंग से डिज़ाइन करना होगा। आप कई तरीकों से डेटा सॉर्ट कर सकते हैं; आप डेटाबेस को फ़िल्टर करके केवल वही डेटा देख सकते हैं जो कुछ विशिष्ट मानदंडों से मेल खाता है।
तो, इस पोस्ट में, हम एक उदाहरण लेंगे और उन चरणों का प्रदर्शन करेंगे जिनमें आप एक्सेल-आधारित डेटाबेस बनाने में सक्षम होंगे।
चरण 1: डेटा दर्ज करें
डेटाबेस में कॉलम को फ़ील्ड कहा जाता है। आप जितना आवश्यक हो उतना जोड़ सकते हैं।
तो, इस डेटाबेस में फ़ील्ड हैं StdID, StdName, State, Age, और Department।
आप अब डेटाबेस में आसानी से डेटा दर्ज कर सकते हैं। हर नया इनपुट फ़ील्ड के बाद पहली खाली पंक्ति में जोड़ा जाएगा।
हमने कुछ किया। आइए हम आपको दिखाते हैं कि हम एक और प्रविष्टि कैसे दर्ज करते हैं।
मान लें कि यह वह इनपुट है जिसे डेटाबेस में डाला जाना है:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
State: Florida,
छात्र की आयु: 23,
Department: ME
तो, आप देखते हैं एक्सेल डेटाबेस में डेटा दर्ज करना काफी बुनियादी है।
चरण 2: कोई पंक्ति खाली न छोड़ें
- जब आप डेटाबेस में डेटा दर्ज करते हैं, तो आप एक पंक्ति को खाली नहीं छोड़ सकते।
मान लें कि अंतिम पंक्ति के बाद, मैं इससे दूसरी पंक्ति में कुछ डेटा डालता हूं:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
State is Florida,
Student age 23,
Department ME,
यह इस डेटाबेस का एक स्पष्ट टूटना है। हालांकि ऐसा हो सकता है कि एक पंक्ति में कुछ सेल खाली हों। मान लें कि ऐसा कुछ कानूनी है।
- उसी तर्ज पर, एक और नियम है कि डेटाबेस में कोई पूरी तरह से खाली कॉलम नहीं होगा।
जैसे ही एक्सेल पूरी तरह से खाली पंक्ति या कॉलम का सामना करता है, वह उस पंक्ति या कॉलम को डेटाबेस में शामिल करने में असमर्थ होता है। एक्सेल के लिए, यह डेटाबेस अब दो भागों में विभाजित है, पूरी तरह से नई और असंबंधित जानकारी का सेट। आप जो भी फ़ंक्शन करने की योजना बनाते हैं, यह इस डिस्कनेक्टेड जानकारी के टुकड़े पर आपके डेटा का प्रदर्शन नहीं करेगा। उदाहरण के लिए, फ़िल्टरिंग जैसी सरल चीज असफल होगी, जैसा कि आप अनुभव से बता सकते हैं।
चरण 3: दो आवश्यक शर्तों का अन्वेषण करें
अगली बात जो आपको जाननी है वह यह है कि डेटाबेस में प्रत्येक व्यक्तिगत पंक्ति को रिकॉर्ड्स के रूप में जाना जाता है।
सभी पंक्तियाँ रिकॉर्ड्स हैं। हमने स्पष्टता के लिए यहां कुछ चिह्नित किए हैं।
इसके अलावा, ये सभी कॉलम फ़ील्ड हैं। कॉलम के शीर्षकों को फ़ील्ड नाम के रूप में जाना जाता है।
तो, StdID, StdName, State, Age, और Department इस डेटाबेस के पांच फ़ील्ड नाम हैं।
चरण 4: एक्सेल तालिका बनाएं
तालिका बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, सम्मिलित टैब पर जाएं और तालिका कमांड पर क्लिक करें।
- अगला, तालिका बनाएं नामक एक विंडो दिखाई देगी। अब, कर्सर को खींचकर सेल रेंज यानी $B$4:$F$10 का चयन करें।
- मेरी तालिका में हेडर हैं विकल्प से पहले बॉक्स को चेक करना न भूलें।
तुरंत, एक तालिका बन जाती है। तडा!!!
साथ ही, आप प्रत्येक कॉलम के शीर्षकों पर दिखाई देने वाले ड्रॉप-डाउन तीर का उपयोग करके डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं।
चरण 5: डेटाबेस टूल का उपयोग करें
डेटाबेस टूल आपके डेटा विश्लेषण और व्याख्या के साथ काम आ सकते हैं। आप डेटाबेस टूल के बारे में अधिक सीख सकते हैं और सीखना चाहिए।
चरण 6: डेटाबेस का विस्तार करें
अब जब सब कुछ चालू और चल रहा है, तो आप अपने डेटाबेस में अधिक फ़ील्ड और रिकॉर्ड जोड़ना शुरू कर सकते हैं (आप देखते हैं कि हमने वहां क्या किया)। यह चरण 1 जितना बुनियादी है।
चरण 7: पूर्ण डेटाबेस स्वरूपण
अंतिम और अंतिम चरण डेटाबेस कॉलम को फॉर्मेट करना है। डेटाबेस में सेल को फॉर्मेट करने के लिए बहुत सारे उपकरण हैं। आप सेल शैलियाँ के साथ काम कर सकते हैं, आप "तालिका के रूप में प्रारूपित करें" ड्रॉप-डाउन के तहत शैलियों का उपयोग कर सकते हैं, और आप सेल प्रारूपित करें संवाद बॉक्स में कमांड के साथ काम कर सकते हैं। आप कस्टम संख्या प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं। ये सभी तकनीकें हमारे पिछले व्याख्यानों में वर्णित हैं।
तो, वहाँ जाओ! आपने एक्सेल में अपना खुद का डेटाबेस बना लिया है (जब तक आप Access में महारत हासिल नहीं कर लेते, या आप एक्सेल स्पेस और प्रोसेसर से बाहर नहीं निकल जाते)।
एक्सेल में खोज योग्य डेटाबेस कैसे बनाएं
कभी-कभी, हमें विशाल डेटा स्रोत से अपने अपेक्षित डेटा को खोजने की आवश्यकता होती है। उस कारण से, हमें एक खोज योग्य डेटाबेस की आवश्यकता हो सकती है जहां से हम आसानी से अपना डेटा प्राप्त कर सकें। खोज योग्य डेटाबेस बनाने के लिए, आपको कुछ सरल चरणों का पालन करना होगा।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल F5 चुनें और फ़ॉर्मूला लिखें।
फ़ॉर्मूला ब्रेकडाउन:
SEARCH फ़ंक्शन → आम तौर पर, यह आपके द्वारा मांगे गए एक निश्चित मान की खोज करता है।
ISNUMBER फ़ंक्शन → यह एक तार्किक फ़ंक्शन है जो TRUE लौटाता है यदि SEARCH फ़ंक्शन का आउटपुट एक संख्या है। अन्यथा, यह False लौटाएगा।
FILTER फ़ंक्शन → मूल रूप से, यह आउटपुट मान को आपके वांछित मानदंडों के अनुसार फ़िल्टर करता है।
- ENTER दबाएं और फिल हैंडल टूल का उपयोग करें।
- फिर, आपका आउटपुट नीचे दी गई तस्वीर की तरह दिखाया जाता है।
- उसके बाद, सेल C4 चुनें और डेटा टैब >> डेटा टूल >> डेटा सत्यापन पर जाएं।
- डेटा सत्यापन नामक एक संवाद बॉक्स खुलेगा। सेटिंग्स >> फिर अनुमति अनुभाग में सूची चुनें >> स्रोत बॉक्स में अपना फ़िल्टर किया गया सेल दर्ज करें। तो, स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फ़ॉर्मूला डालें।
- त्रुटि चेतावनी विकल्प पर जाएं।
- त्रुटि चेतावनी में, अमान्य डेटा दर्ज होने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं नामक बॉक्स को अनचेक करें।
- ओके दबाएं।
- अंत में, एक खोज योग्य डेटाबेस आपके लिए तैयार है! अब, यदि आप B4 सेल में "P" टाइप करते हैं, तो आप कर्मचारी का पूरा नाम "Peter" स्वचालित रूप से देखेंगे।
एक्सेल में ऐसा डेटाबेस कैसे बनाएं जो स्वचालित रूप से अपडेट हो
डेटाबेस में हमारे द्वारा दर्ज डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट करने की आवश्यकता होती है। इसके लिए, हम स्रोत डेटासेट के लिए एक पिवटटेबल बनाएंगे। ताज़ा करें सुविधा को सक्षम करने के बाद, हम अपने पहले से बने पिवटटेबल में नए दर्ज डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल से सभी डेटा चुनें। सम्मिलित टैब >> पिवटटेबल >> तालिका/रेंज से चुनें।
- एक पिवटटेबल बनाया जाएगा। वहां से, आप उन कॉलम का चयन कर सकते हैं जिनका उपयोग आप अपडेट करने के लिए करना चाहते हैं।
- अंत में, किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें, फिर ताज़ा करें कमांड चुनें, और पिवटटेबल आपके मुख्य वर्कशीट में इसे बदलने पर आपके डेटा को स्वचालित रूप से अपडेट करेगा।
साथ ही, आप पिवटटेबल को अपडेट करने के अन्य 4 तरीके खोज सकते हैं।
एक्सेल में रिलेशनल डेटाबेस कैसे बनाएं
एक रिलेशनल डेटाबेस मुख्य रूप से कई अलग-अलग वर्कशीट के बीच संबंधों की पहचान करता है। रिलेशनल डेटाबेस हमें कुछ जानकारी को तुरंत खोजने और निकालने में मदद करता है। यह समान डेटा मानों को कई तरीकों से प्रदर्शित कर सकता है।
मान लें, हमारे पास दो डेटाबेस हैं, यानी डेटाबेस1 और डेटाबेस2। डेटाबेस1 में कर्मचारी नाम उनके वेतन के साथ हैं जबकि डेटाबेस2 में कर्मचारी नाम उनके पदनाम के साथ हैं। अब, हम कर्मचारी फ़ील्ड के आधार पर दो डेटाबेस के बीच एक रिलेशनल डेटाबेस बनाना चाहते हैं। कृपया ऐसा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- प्रारंभ में, डेटासेट2 से पूरी रेंज चुनें।
- फिर, सम्मिलित टैब >> पिवटटेबल >> तालिका/रेंज से पर जाएं।
- उसके बाद, डेटासेट1 नामक दूसरी वर्कशीट पर जाएं और पहले चर्चा की गई तालिका बनाएं।
नोट: आप तालिका बनाने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL + T का उपयोग कर सकते हैं।
- फिर, एक पिवटटेबल दिखाई देगा, और आपको उस फ़ील्ड का चयन करना होगा जिसके साथ आप संबंध बनाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यहां, हम दो अलग-अलग वर्कशीट से पदनाम और वेतन कॉलम का चयन करते हैं।
- डेटा चुनने के बाद, पिवटटेबल फ़ील्ड संवाद बॉक्स में सभी के तहत बनाएं विकल्प पर क्लिक करें।
- अंत में, हमारा रिलेशनल डेटाबेस बन जाएगा, जैसा कि आप नीचे दी गई तस्वीर में देख सकते हैं।
अभ्यास अनुभाग
हमने आपके अभ्यास के लिए दाईं ओर प्रत्येक शीट पर एक अभ्यास अनुभाग प्रदान किया है। कृपया इसे स्वयं करें।
निष्कर्ष
आज के सत्र के बारे में बस इतना ही। और ये एक्सेल में डेटाबेस बनाने के कुछ आसान चरण हैं। कृपया टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं। आपकी बेहतर समझ के लिए, कृपया प्रैक्टिस शीट डाउनलोड करें। हमारी वेबसाइट Exceldemy पर जाएं, एक वन-स्टॉप एक्सेल समाधान प्रदाता, विविध प्रकार के एक्सेल तरीकों को खोजने के लिए। इस लेख को पढ़ने में आपके धैर्य के लिए धन्यवाद।
