Excel में VBA के साथ काम करते समय, हम में से ज्यादातर लोगों को डेटा एंट्री फॉर्म बनाने में समस्या आती है। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे आप VBA का उपयोग करके Excel में बहुत आसानी और पेशेवर तरीके से डेटा एंट्री फॉर्म बना सकते हैं।
Excel VBA में डेटा एंट्री फॉर्म बनाने के 3 सरल चरण
यहां मेरे पास Washington, New York, और California नाम की तीन वर्कशीट हैं जिनमें एक बैंक की इन तीन शाखाओं के कुछ ग्राहकों के नाम, संपर्क नंबर, उम्र, और लिंग की जानकारी है।
हमारा आज का उद्देश्य VBA का उपयोग करके इस डेटाबेस में कोई भी डेटा दर्ज करने के लिए एक फॉर्म बनाना है।
हम इस उद्देश्य को दो चरणों में पूरा करेंगे।
- पहले, हम नया डेटा दर्ज करने के लिए एक UserForm बनाएंगे;
- फिर हम वर्कशीट पर एक बटन जोड़ेंगे जिससे फॉर्म खुल सके।
चरण 1: Excel VBA का उपयोग करके डेटा एंट्री फॉर्म बनाने के लिए UserForm विकसित करना
यह एक लंबी प्रक्रिया है और इसे पूरी तरह समझने में आपको कुछ समय लग सकता है। इसलिए, प्रभावी परिणाम के लिए, यहां बताए गए चरणों को अत्यधिक सावधानी और धैर्य के साथ फॉलो करें।
- अपने कीबोर्ड पर ALT + F11 दबाकर Visual Basic विंडो खोलें।
- Visual Basic विंडो में, टूलबार में Insert > UserForm विकल्प पर जाएं। UserForm पर क्लिक करें। UserForm1 नाम का एक नया UserForm खुलेगा।
- सबसे पहले, टूलबॉक्स से एक Label (Label1) को UserForm के बाएं ऊपरी कोने में खींचें। Label का डिस्प्ले बदलकर Worksheet करें।
Label1 के दाईं ओर एक Listbox (Listbox1) खींचें।
- फिर अपने डेटासेट में कॉलम की कुल संख्या के बराबर कुछ और Labels (इस उदाहरण में 4) UserForm के बाईं ओर खींचें। प्रत्येक Label के बगल में एक TextBox खींचें।
Labels के डिस्प्ले को अपने डेटासेट के कॉलम हेडर्स के अनुसार बदलें (यहां Customer Name, Contact Address, Age, और Gender)।
- अंत में, UserForm के दाएं निचले हिस्से में एक CommandButton खींचें। बटन का डिस्प्ले बदलकर Enter Data करें।
- Listbox पर डबल-क्लिक करें। ListBox1_Click नाम का एक private subprocedure खुलेगा। वहां निम्न कोड डालें।
⧭ VBA कोड:
Private Sub ListBox1_Click()
For i = 0 To UserForm1.ListBox1.ListCount - 1
If UserForm1.ListBox1.Selected(i) = True Then
Worksheets(UserForm1.ListBox1.List(i)).Activate
End If
Next i
End Sub
- अब, CommandButton पर डबल-क्लिक करें। CommandButton1_Click नाम का एक और private subprocedure खुलेगा। वहां निम्न कोड डालें।
⧭ VBA कोड:
Private Sub CommandButton1_Click()
Total_Rows = ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count
Total_Columns = ActiveSheet.UsedRange.Columns.Count
Active_Column = 1
For Each Ctrl In UserForm1.Controls
If TypeName(Ctrl) = "TextBox" Then
ActiveSheet.UsedRange.Cells(Total_Rows + 1, Active_Column) = Ctrl.Text
Active_Column = Active_Column + 1
End If
Next Ctrl
End Sub
- अंत में, टूलबार में Insert > Module विकल्प पर जाएं, और Module पर क्लिक करें।
- Module1 नाम का एक नया Module डाला जाएगा। वहां निम्न कोड डालें:
⧭ VBA कोड:
Sub Run_UserForm()
UserForm1.Caption = "Data Entry Form"
UserForm1.ListBox1.BorderStyle = fmBorderStyleSingle
UserForm1.ListBox1.ListStyle = fmListStyleOption
For i = 1 To Sheets.Count
UserForm1.ListBox1.AddItem Sheets(i).Name
Next i
Load UserForm1
UserForm1.Show
End Sub
हो गया! आपने सफलतापूर्वक डेटा एंट्री फॉर्म बना लिया है जिससे डेटाबेस में कोई भी नया डेटा दर्ज किया जा सकता है।
और पढ़ें: Excel में डेटा एंट्री के प्रकार (एक त्वरित अवलोकन)
चरण 2: डेटा एंट्री फॉर्म खोलने के लिए बटन डालना
हमने Excel VBA में UserForm का उपयोग करके डेटा एंट्री फॉर्म सफलतापूर्वक बना लिया है। अब हम अपनी वर्कशीट पर एक बटन जोड़ेंगे जिससे फॉर्म खुल सके।
इसे प्राप्त करने के लिए नीचे बताए गए चरणों का पालन करें।
- ऊपर Excel Ribbon पर Developer टैब पर क्लिक करके खोलें। Developer टैब डिफ़ॉल्ट रूप से Excel में छिपा होता है। यदि यह आपके Excel Ribbon में नहीं दिख रहा है, तो इसे अनहाइड करने के लिए यहां बताए गए चरणों का पालन करें।
- Developer टैब के अंतर्गत, Controls सेक्शन में, Insert पर क्लिक करें। आपको उपयोग के लिए कई टूल मिलेंगे। सबसे ऊपर बाईं ओर से Button (Form Control) खींचें।
- बटन को अपनी वर्कशीट पर वांछित स्थान पर खींचें और छोड़ें। Assign Macro नाम का एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। Macro name फील्ड में Run_UserForm डालें।
फिर OK पर क्लिक करें।
- अब, यदि आप चाहें तो बटन का डिस्प्ले बदल सकते हैं। मैंने इसे Enter New Data में बदल दिया है।
बधाई हो! आपने डेटा एंट्री फॉर्म खोलने के लिए बटन सफलतापूर्वक जोड़ लिया है।
अब, यदि आप चाहें तो हमारी प्रत्येक वर्कशीट में एक बटन डालकर प्रक्रिया को और अधिक परिष्कृत बना सकते हैं।
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चरण 3: डेटा एंट्री फॉर्म बनाने का अंतिम आउटपुट
हमने Excel VBA का उपयोग करके डेटा एंट्री फॉर्म सफलतापूर्वक बना लिया है और इसे खोलने के लिए एक बटन जोड़ दिया है। आउटपुट देखने के लिए, वर्कशीट पर Enter New Data बटन पर क्लिक करें।
डेटा एंट्री फॉर्म खुल जाएगा। सबसे पहले, उस वर्कशीट का चयन करें जिस पर आप नई एंट्री करना चाहते हैं।
यहां मैंने New York चुना है। जैसे ही आप एक वर्कशीट चुनते हैं, वह सक्रिय हो जाती है।
- फिर बाकी डेटा भरें जिसे आप दर्ज करना चाहते हैं। यहां मैंने Jennifer Marlo, 444204240, 26, और Female डाला है।
- फिर Enter Data पर क्लिक करें।
आपको डेटाबेस की अंतिम पंक्ति में नया डेटा दर्ज हुआ मिलेगा।
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याद रखने योग्य बातें
- नया डेटा दर्ज करते समय, कोड UserForm के TextBoxes के क्रम का पालन करता है। इसलिए, UserForm पर TextBoxes जोड़ते समय, अपने डेटाबेस में कॉलम के क्रम को बनाए रखें।
निष्कर्ष
इस प्रकार, यह आपके डेटाबेस के लिए Excel VBA का उपयोग करके डेटा एंट्री फॉर्म बनाने की प्रक्रिया है। क्या आपके कोई प्रश्न हैं? बेझिझक हमसे पूछें। और अधिक पोस्ट और अपडेट के लिए हमारी साइट ExcelDemy पर जाना न भूलें।
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