एक्सेल डेटा एंट्री फॉर्म बनाने की चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

हर कोई अपने डेटा को व्यवस्थित रखना पसंद करता है। हम इसे और भी अधिक पसंद करते हैं जब न्यूनतम प्रयास के साथ व्यवस्थित डेटा हो। टेबल में डेटा आसानी से दर्ज करने के लिए, हम डेटा एंट्री फॉर्म बना सकते हैं। इस लेख में, हम एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म बनाना सीखेंगे।

अधिक स्पष्टीकरण के लिए, मैं दिनांक, नाम, पदनाम, प्रवेश समय, निकास समय, और कार्य घंटे कॉलम वाले डेटासेट का उपयोग करने जा रहा हूं।

डेटा एंट्री फॉर्म

एक डेटा फॉर्म हमें क्षैतिज रूप से स्क्रॉल किए बिना एक टेबल में जानकारी की एक पूरी पंक्ति दर्ज करने का एक सुविधाजनक साधन प्रदान करता है। यह काफी स्पष्ट है कि यह डेटा एंट्री को पहले से कहीं अधिक आसान बनाता है। यह गलत कॉलम में जानकारी डालने की संभावना को कम करता है। यदि हमें किसी परिष्कृत या कस्टम सुविधाओं की आवश्यकता नहीं है, तो हम अपने कार्यभार को कम करने के लिए फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल हमारी टेबल के लिए एक अंतर्निहित डेटा फॉर्म उत्पन्न कर सकता है। डेटा एंट्री फॉर्म में सभी कॉलम हेडर्स विकल्पों के साथ एक ही बॉक्स में प्रदर्शित होते हैं। हम अधिकतम 32 कॉलम तक डेटा दर्ज कर सकते हैं। हम डेटा एंट्री फॉर्म में कई ऑपरेशन कर सकते हैं, कुछ उल्लेखनीय हैं – नई पंक्तियां दर्ज करना, नेविगेट करके पंक्तियां ढूंढना, या (सेल सामग्री के आधार पर) पंक्तियों को अपडेट करना और हटाना। यदि हमारे पास कोई सूत्र लागू है, तो हम इसे फॉर्म से नहीं बदल सकते।

एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

मैंने डेटा एंट्री फॉर्म बनाने की पूरी प्रक्रिया को 4 सरल चरणों में समझाने की कोशिश की है। वे नीचे छवियों के साथ स्पष्टीकरण के लिए लिखे गए हैं।

1. एक टेबल बनाएं

हम उपलब्ध डेटा के साथ एक टेबल बना सकते हैं।

चरण:

• पूरा डेटा चुनें (यानी B4:G9)।
• अगला, इन्सर्ट पर क्लिक करें।
• फिर, रिबन से टेबल पर क्लिक करें।

एक टेबल बनाएं बॉक्स आएगा।

• मेरी टेबल में हेडर्स हैं बॉक्स चेक करें क्योंकि रेंज पहले चरण में टेबल चयन के कारण स्वचालित रूप से सेट हो जाती है।
• अंत में, OK पर क्लिक करें।

टेबल बन जाएगी।

और पढ़ें: यूजरफॉर्म के बिना एक्सेल डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं

2. क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म कमांड जोड़ें

डेटा एंट्री फॉर्म को काफी आसानी से बनाने के लिए, हम क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म कमांड जोड़ सकते हैं।

चरण:

• क्विक एक्सेस टूलबार कस्टमाइज़ करें पर क्लिक करें
• फिर, अधिक कमांड चुनें।

एक एक्सेल विकल्प बॉक्स दिखाई देगा।

• कमांड चुनें से से सभी कमांड चुनें

• अगला, फॉर्म कमांड चुनें और ऐड पर क्लिक करें।
• अंत में, OK पर दबाएं।

फिर, आपके पास क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म कमांड होगा।

और पढ़ें: एक्सेल में डेटा एंट्री के प्रकार (एक त्वरित अवलोकन)

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3. जानकारी का एक नया सेट जोड़ें

हम डेटा एंट्री फॉर्म की मदद से जानकारी का एक नया सेट आसानी से जोड़ सकते हैं।

चरण:

• टेबल से कोई भी सेल क्लिक करें (उदा. C5)।
• अगला, क्विक एक्सेस टूलबार से फॉर्म कमांड पर क्लिक करें।

• फॉर्म मानदंड बॉक्स से नया पर क्लिक करें।

• अब, कॉलम के अनुसार अपनी जानकारी डालें।
• अंत में, बंद करें दबाएं।

हम नई जोड़ी गई जानकारी को संबंधित कॉलम के साथ एक पंक्ति में संरेखित देख सकते हैं।

4. जानकारी का पिछला सेट हटाएं

हम पहले से सेट जानकारी को भी हटा सकते हैं।

चरण:

• कर्सर स्क्रॉल करके जानकारी का सेट चुनें।
• फिर, हटाएं पर क्लिक करें।

• चेतावनी बॉक्स प्रदर्शित होने पर OK पर क्लिक करें।

चयनित पंक्ति उनकी जानकारी के साथ हटा दी जाएगी।

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कारण जो डेटा एंट्री फॉर्म के काम न करने का कारण बन सकते हैं

कुछ गंभीर कारण हो सकते हैं जो डेटा एंट्री की विफलता का कारण बन सकते हैं।

कारण हैं:

32 से अधिक कॉलम की प्रविष्टि

यदि टेबल में 32 से अधिक कॉलम हैं, तो यह फॉर्म बनाने में सक्षम नहीं होगा। यह एक चेतावनी संदेश बॉक्स दिखाएगा।

सूची विस्तारित नहीं

यदि वर्कशीट में पहले से ही टेबल के बाहर कुछ डेटा है, तो टेबल को विस्तारित नहीं किया जा सकता क्योंकि पहले से ही डेटा इनपुट है। इसलिए, डेटा एंट्री फॉर्म बनाने से पहले साफ करना बेहतर है।

कर्सर टेबल के बाहर

यदि कर्सर टेबल के बाहर एक सेल का पता लगाता है, तो यह कोई और जानकारी लेने में सक्षम नहीं होगा। इसलिए, डेटा एंट्री फॉर्म काम नहीं करेगा। इसलिए, कर्सर को टेबल के भीतर रखना सुनिश्चित करें।

रेंज नाम

यदि आप रेंज का नाम किसी ऐसी चीज़ पर रखते हैं जो पहले से ही दूसरी रेंज के लिए है तो आपको त्रुटि का सामना करना पड़ सकता है। फॉर्म हमेशा उस रेंज को मानेगा। इसलिए, डेटा एंट्री फॉर्म दिए गए कमांड के अनुसार काम नहीं करेगा। रेंज को एक अद्वितीय नाम दें।

अभ्यास अनुभाग

अधिक विशेषज्ञता के लिए, आप यहां अभ्यास कर सकते हैं।

निष्कर्ष

मैंने एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं पर पूरी प्रक्रिया को सरल शब्दों में समझाने की कोशिश की है। मुझे आशा है कि हर कोई इसे काफी आसानी से समझ पाएगा। आगे के प्रश्नों के लिए, नीचे कमेंट करें। आप एक्सेल पर अधिक जानकारी के लिए हमारी एक्सेलडेमो साइट पर जा सकते हैं।

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