Excel डेटा एंट्री स्वचालित करें: दक्षता के लिए 2 सिद्ध तकनीकें

यह ट्यूटोरियल दिखाएगा कि Excel में डेटा एंट्री को कैसे स्वचालित किया जाए। अंतहीन डेटा से निपटने के दौरान हर डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करना लगभग असंभव हो सकता है। इसलिए, डेटा एंट्री का स्वचालन इसका समाधान हो सकता है। यदि हम डेटा एंट्री की प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं तो हमारा दैनिक कार्य जीवन बहुत आसान हो जाएगा। यह न केवल उपयोगकर्ता का समय बचाएगा बल्कि बार-बार वही डेटा टाइप करने से भी बचाएगा।

आप यहां से अभ्यास वर्कबुक डाउनलोड कर सकते हैं।

Excel में डेटा एंट्री स्वचालित करने के 2 प्रभावी तरीके

इस लेख में, हम Excel में डेटा एंट्री को स्वचालित करने के 2 प्रभावी तरीके प्रदर्शित करेंगे। पहली विधि में, हम डेटा एंट्री को स्वचालित करने के लिए Data Validation सुविधा का उपयोग करते हैं। दूसरी विधि में, हम डेटा एंट्री को स्वचालित करने के लिए Excel टेबल फॉर्मेट का उपयोग करेंगे।

1. Data Validation का उपयोग करके Excel में डेटा एंट्री स्वचालित करें

सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, हम Excel में डेटा एंट्री को स्वचालित करने के लिए Data Validation का उपयोग करेंगे। Excel की Data Validation सुविधा नियंत्रित कर सकती है कि कोई उपयोगकर्ता किसी विशेष सेल या सेल रेंज में क्या इनपुट कर सकता है। आम तौर पर, यह उपयोगकर्ता की एंट्री को प्रतिबंधित करता है। हम Microsoft Excel के सभी संस्करणों में Excel Data Validation का उपयोग कर सकते हैं। इस सुविधा का उपयोग करके, हम उपयोगकर्ता के लिए डेटा एंट्री की सीमा को अनुकूलित कर सकते हैं। इस विधि को स्पष्ट करने के लिए हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करेंगे।

आइए इस विधि को करने के चरण देखें।

चरण:

• शुरू करने के लिए, सेल (B11:B15) चुनें।
• इसके अलावा, फॉर्मूला टैब के बगल में Name Manager बॉक्स पर जाएं। Name Manager फील्ड में Fruits टाइप करें।

• इसके अलावा, सेल रेंज (B11:C14) चुनें। Name Manager फील्ड में fruitprice टाइप करें।

• अगला, सेल रेंज (B5:B8) चुनें।

• फिर, Data टैब पर जाएं।
• इसके बाद, रिबन से Data Validation ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से Data Validation विकल्प चुनें।

• Data Validation नाम का एक नया डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• इसके अलावा, उस डायलॉग बॉक्स में Settings टैब पर जाएं। Allow ड्रॉप-डाउन मेनू से List विकल्प चुनें।
• नाम रेंज मान '=Fruits' टाइप करें।
• अब, OK पर क्लिक करें।

• तो, हमें निम्न छवि की तरह एक ड्रॉप-डाउन आइकन मिलेगा। यह हमें किसी अन्य डेटा रेंज से डेटा चुनने देगा।

• उसके बाद, सेल रेंज (C5:C8) चुनें। फॉर्मूला बार में निम्न सूत्र डालें:

• सभी चयनित सेल में सूत्र लागू करने के लिए Ctrl + Enter दबाएं।

• अंत में, सेल B5 में ड्रॉप-डाउन सूची से कोई भी फल नाम चुनें।
• परिणामस्वरूप, हमें संबंधित सेल C5 में उसकी कीमत स्वचालित रूप से मिल जाएगी।

और पढ़ें: Excel सेल में डेटा एंट्री कैसे प्रतिबंधित करें (2 सरल तरीके)

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2. डेटा एंट्री स्वचालित करने के लिए Excel Table लागू करें

दूसरी विधि में, हम डेटा एंट्री को स्वचालित करने के लिए एक Excel Table लागू करेंगे। डेटा समाहित करने के लिए Excel टेबल सबसे अच्छा तरीका है। यह कई सुविधाओं के साथ आता है जो डेटा प्रबंधन और विश्लेषण को आसान बनाते हैं। इस विधि को स्पष्ट करने के लिए हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करेंगे। डेटासेट में विभिन्न फलों के नाम और उनकी कीमतें हैं। डेटासेट की अंतिम पंक्ति में, हम सभी फलों की Total कीमत देख सकते हैं। हम इस डेटा रेंज को एक टेबल में बदल देंगे। इसलिए, यदि हम टेबल में कोई नया रिकॉर्ड जोड़ते हैं तो Total राशि स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगी।

आइए Excel टेबल का उपयोग करने के चरण देखें।

चरण:

• सबसे पहले, संपूर्ण डेटा रेंज (B4:C9) चुनें।
• दूसरे, Insert टैब पर जाएं। रिबन से Table विकल्प चुनें।

• Create Table नाम का एक नया डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• तीसरे, 'My table has headers' विकल्प को चेक करना न भूलें।
• OK पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, हमें हमारा डेटा रेंज टेबल फॉर्मेट में मिलता है।

• अब, टेबल में पंक्ति 6 में एक नया रिकॉर्ड जोड़ें।
• अंत में, हम देख सकते हैं कि सेल C10 में कुल कीमत में एंट्री स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है।

और पढ़ें: Excel VBA में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

निष्कर्ष

निष्कर्षतः, यह ट्यूटोरियल Excel में डेटा एंट्री को स्वचालित करने के 2 प्रभावी तरीके प्रदर्शित करता है। इस लेख में शामिल अभ्यास वर्कशीट को डाउनलोड करके अपने कौशल का परीक्षण करें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया नीचे दिए गए बॉक्स में एक टिप्पणी छोड़ें। हमारी टीम आपके संदेश का जल्द से जल्द जवाब देने का प्रयास करेगी। भविष्य में अधिक आविष्कारी Microsoft Excel समाधानों के लिए नजर रखें।

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