एक्सेल सेल्स को आसानी से सुरक्षित करें: डेटा एंट्री प्रतिबंधित करने के 2 सिद्ध तरीके

मान लीजिए हमारे पास एक वर्कशीट है जिसमें कई सेल्स हैं जिनमें हम दूसरों को डेटा दर्ज करने से रोकना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल सेल में डेटा एंट्री को कैसे प्रतिबंधित किया जाए। डेटा एंट्री का प्रतिबंध तब आवश्यक हो जाता है जब हम अपनी महत्वपूर्ण वर्कशीट दूसरों के साथ साझा करते हैं। कभी-कभी, हम बस नहीं चाहते कि दूसरे हमारे प्रोजेक्ट वर्कशीट में हस्तक्षेप करें। साथ ही, हमें विशिष्ट प्रकार के मानों के लिए डेटा एंट्री प्रतिबंधित करने की आवश्यकता हो सकती है।

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एक्सेल सेल में डेटा एंट्री प्रतिबंधित करने के 2 सरल तरीके

इस लेख में, हम आपको एक्सेल सेल में डेटा एंट्री प्रतिबंधित करने के 2 सरल तरीके दिखाएंगे। विधियों को समझाने के लिए हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करेंगे। डेटासेट में एक कॉलम में छात्रों के नाम हैं। इसमें एक कॉलम भी है जो प्रत्येक छात्र को सौंपे गए प्रोजेक्ट कोड को दर्शाता है। यह वह कॉलम है जहां हम प्रतिबंध लागू करना चाहते हैं। हम इस डेटासेट का उपयोग इस लेख की सभी विधियों के लिए करेंगे।

1. डेटा सत्यापन के साथ एक्सेल सेल में डेटा एंट्री प्रकार प्रतिबंधित करें

डेटा सत्यापन एक एक्सेल सुविधा है जो आपको यह प्रतिबंधित करने की अनुमति देती है कि उपयोगकर्ता किसी सेल में क्या टाइप कर सकता है। यह टूल उन प्रोजेक्ट्स को बनाने के लिए बहुत आवश्यक है जहां हम उपयोगकर्ताओं की पहुंच को सीमित करना चाहते हैं। इस खंड में, हम एक्सेल सेल्स में डेटा सत्यापन के साथ लागू विभिन्न प्रकार के प्रतिबंधों पर चर्चा करेंगे।

1.1 सभी प्रकार के डेटा एंट्री प्रतिबंध

इस विधि में, हम एक एक्सेल सेल में उपयोगकर्ता के लिए सभी प्रकार के डेटा एंट्री को प्रतिबंधित करेंगे। इस विधि को करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• शुरू करने के लिए, सेल्स (C5:C9) चुनें।

• इसके अलावा, डेटा > डेटा सत्यापन > डेटा सत्यापन पर जाएं।

• उपरोक्त कमांड 'डेटा सत्यापन' नामक एक नया डायलॉग बॉक्स खोलता है।
• फिर, सेटिंग्स टैब पर जाएं। अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से टेक्स्ट लंबाई विकल्प चुनें।

• इसके अलावा, डेटा ड्रॉप-डाउन सूची से बराबर चुनें, फिर लंबाई फ़ील्ड में 0 टाइप करें।

• बाद में, त्रुटि चेतावनी टैब पर जाएं।
• इसके अलावा, शीर्षक में नाम टाइप करें। साथ ही, त्रुटि संदेश बॉक्स में एक संदेश टाइप करें। यह संदेश शीर्षक के साथ तब दिखाई देगा जब कोई उपयोगकर्ता विशिष्ट सेल्स में डेटा दर्ज करने का प्रयास करेगा।
• अब OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, सेल C5 चुनें। उस सेल में 1 टाइप करें।
• Enter दबाएं।

• अंत में, हमें नीचे दिए गए की तरह एक त्रुटि चेतावनी बॉक्स मिलता है।

1.2 केवल पूर्ण संख्या अनुमति दें

इस विधि में, हम एक्सेल सेल में डेटा एंट्री के लिए केवल एक पूर्ण संख्या की अनुमति देंगे। इस विधि की प्रक्रिया पिछली वाली के समान है। ऐसा करने के लिए हम नीचे दिए गए चरणों का पालन करेंगे।

चरण:

• पहले, पिछली विधि के प्रारंभिक दो चरण दोहराएं।
• अगला, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• फिर, अनुमति दें ड्रॉपडाउन सूची से पूर्ण संख्या विकल्प चुनें, डेटा ड्रॉप-डाउन सूची से बीच चुनें।
• उन मानों को डालें जिन्हें हम अनुमति देना चाहते हैं: न्यूनतम फ़ील्ड में 1 और अधिकतम फ़ील्ड में 100।

• इसके बाद, त्रुटि चेतावनी टैब पर जाएं।
• शीर्षक और त्रुटि संदेश फ़ील्ड में निम्नलिखित टेक्स्ट टाइप करें।

• उसके बाद, सेल C5 में मान 5 टाइप करें।
• Enter दबाएं।

• परिणामस्वरूप, हमें निम्न संदेश बॉक्स में एक त्रुटि मिलती है।

1.3 केवल दशमलव संख्याएं अनुमति दें

यह उदाहरण पिछले उदाहरण के समान है। यहां, हम एक्सेल सेल में डेटा एंट्री को केवल दशमलव संख्याओं तक सीमित करेंगे। इसे करने के चरण देखते हैं:

चरण:

• सबसे पहले, पिछली विधि की तरह डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स खोलें।
• दूसरे, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• तीसरे, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से दशमलव चुनें और डेटा ड्रॉप-डाउन सूची से बीच चुनें।
• अगला, न्यूनतम और अधिकतम फ़ील्ड को क्रमशः 1 और 100 मानों से भरें।
• उसके बाद, पिछली विधि की तरह त्रुटि चेतावनी बॉक्स में बदलाव करें।
• अब, OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, सेल C5 चुनें। उस सेल में 125 टाइप करें।
• Enter दबाएं।

• अंत में, हम निम्न छवि में त्रुटि संदेश बॉक्स देख सकते हैं।

1.4 सूची में डेटा एंट्री प्रतिबंधित करें

इस विधि में, हम एक सूची परिभाषित करके एक्सेल सेल में डेटा एंट्री को प्रतिबंधित करेंगे। हम इसे करने के लिए अपनी पिछली विधि के चरणों का पालन करेंगे। हमें इस विधि के लिए उपयुक्त विकल्प चुनने का परिवर्तन करना होगा। इस विधि को करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, पहली विधि के पहले दो चरण दोहराएं। यह डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
• अगला, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• फिर, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से सूची विकल्प चुनें।
• इसके अलावा, स्रोत में मानों की एक सूची टाइप करें।
• अब, OK पर क्लिक करें।

• इसलिए, चयनित सेल्स के बगल में एक ड्रॉप-डाउन आइकन दिखाई देता है।
• हम सेल्स में केवल सूची से मान डाल सकते हैं। अन्यथा, यह एक त्रुटि दिखाएगा।

• बाद में, सेल C5 में 23R टाइप करें। यह मान परिभाषित सूची में नहीं है।

• Enter दबाएं।
• अंत में, हम निम्न छवि की तरह एक त्रुटि संदेश देखेंगे।

1.5 डेटा एंट्री को तिथि सीमा तक सीमित करें

इस विधि में, हम एक्सेल सेल में डेटा एंट्री को तिथि तक सीमित करेंगे। फिर हम चयनित सेल्स में तिथियों को सीमित करेंगे। इस क्रिया को करने के चरण देखते हैं।

चरण:

• शुरू करने के लिए, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए पहले दो चरणों का पालन करें।
• इसके अलावा, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• इसके अलावा, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से तिथि चुनें और डेटा ड्रॉप-डाउन सूची से बीच चुनें।
• इसके अलावा, ' प्रारंभ तिथि' और ' अंतिम तिथि' फ़ील्ड में क्रमशः अपने कार्य की प्रारंभिक तिथि और अंतिम तिथि टाइप करें।
• पिछली विधियों की तरह त्रुटि चेतावनी संदेश रखें।
• अब, OK पर क्लिक करें।

• बाद में, परिभाषित सीमा से बाहर की एक तिथि टाइप करें।

• Enter दबाएं।
• अंत में, हमें निम्न छवि की तरह एक त्रुटि संदेश बॉक्स मिलता है।

1.6 समय अनुमति देने के लिए डेटा एंट्री प्रतिबंधित करें

हम एक्सेल सेल में समय के आधार पर डेटा एंट्री को भी प्रतिबंधित कर सकते हैं। इसलिए, हम परिभाषित समय सीमा के बाहर किसी भी समय मान को टाइप नहीं कर पाएंगे। इस विधि को करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, पहली विधि के पहले दो चरणों का पालन करके डेटा सत्यापन खोलें।
• अगला, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• फिर, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से समय चुनें और डेटा ड्रॉप-डाउन सूची से बीच चुनें।
• इसके अलावा, प्रारंभ समय फ़ील्ड में 9:00:00 AM मान सेट करें और अंत समय पर 5:00:00 PM सेट करें।
• पिछली विधि की तरह त्रुटि चेतावनी में संदेश सेट करें।
• OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, सेल C5 में मान 6:00:00 PM टाइप करें।

• Enter दबाएं।
• परिणामस्वरूप, हमें निम्न त्रुटि संदेश बॉक्स मिलता है। हमें यह संदेश मिलता है क्योंकि मान 6:00:00 PM हमारी परिभाषित सीमा से बाहर है।

1.7 केवल टेक्स्ट अनुमति देने के लिए डेटा एंट्री प्रतिबंधित करें

अब तक सभी प्रतिबंध डेटा सत्यापन सुविधा द्वारा अंतर्निहित थे। क्या होगा यदि हम अन्यथा प्रतिबंधित करना चाहते हैं। उस स्थिति में, हमें कस्टम डेटा सत्यापन लागू करना होगा। मान लीजिए इस विधि में, हम केवल टेक्स्ट मानों की अनुमति देने के लिए डेटा एंट्री को प्रतिबंधित करना चाहते हैं। इसे करने के चरण देखते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, पहली विधि के पहले दो चरण दोहराएं। यह डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
• दूसरे, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• तीसरे, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से कस्टम विकल्प चुनें।
• इसके अलावा, फॉर्मूला फ़ील्ड में निम्न फॉर्मूला टाइप करें:

• त्रुटि चेतावनी टैब के संदेशों को पिछली विधियों की तरह सेट करें।
• OK पर क्लिक करें।

• यहां ISTEXT फंक्शन निर्धारित करता है कि कोई मान टेक्स्ट है या नहीं और यदि हां तो TRUE लौटाता है। अन्यथा, यह FALSE लौटाता है।
• इसके अलावा, सेल C5 में संख्यात्मक मान 222 टाइप करें।

• Enter दबाएं।
• इसलिए, हमें निम्नलिखित की तरह एक त्रुटि संदेश बॉक्स मिलता है।

1.8 केवल संख्या अनुमति देने के लिए डेटा एंट्री सीमित करें

इस विधि में, पिछली विधि के विपरीत, हम एक्सेल सेल में केवल संख्याओं की अनुमति देने के लिए डेटा एंट्री को प्रतिबंधित करेंगे। इस विधि को करने के लिए निम्नलिखित चरणों से गुजरें।

चरण:

• शुरुआत में, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए पहली विधि के पहले दो चरण करें।
• अगला, सेटिंग्स टैब पर जाएं।
• फिर, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची से कस्टम विकल्प चुनें।
• इसके अलावा, फॉर्मूला फ़ील्ड में निम्न फॉर्मूला टाइप करें:

• पिछले दृष्टिकोणों की तरह ही त्रुटि चेतावनी टैब के संदेश सेट करें।
• OK पर क्लिक करें।

• यहां, ISNUMBER फंक्शन का उपयोग यह जांचने के लिए किया जाता है कि कोई मान संख्या है या नहीं।
• सेल C5 में ASD टाइप करें।

• Enter दबाएं।
• अंत में, हम निम्न छवि की तरह एक त्रुटि संदेश बॉक्स देखेंगे।

और पढ़ें: एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं (चरण-दर-चरण)

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2. वर्कशीट सुरक्षित करके एक्सेल सेल में डेटा एंट्री प्रतिबंधित करें

डेटा सत्यापन सुविधा का उपयोग करना एक्सेल सेल में डेटा एंट्री प्रतिबंधित करने का सबसे सुविधाजनक तरीका है। लेकिन, हम इसे अपने एक्सेल वर्कशीट को सुरक्षित करके भी कर सकते हैं। इसे करने के चरण देखते हैं।

चरण:

• शुरू करने के लिए, पूरी वर्कशीट चुनने के लिए बाएं कोने में त्रिकोण आइकन पर क्लिक करें।
• इसके अलावा, चयनित क्षेत्र पर राइट-क्लिक करें। सेल प्रारूपित करें विकल्प चुनें।

• फिर, सेल प्रारूपित करें डायलॉग बॉक्स में सुरक्षा टैब पर जाएं।
• लॉक विकल्प को अनचेक करें।
• OK पर क्लिक करें।

• इसके अलावा, केवल सेल्स (B5:B9) चुनें।
• चयनित क्षेत्र पर राइट-क्लिक करें और सेल प्रारूपित करें विकल्प चुनें।

• अगला, सेल प्रारूपित करें डायलॉग बॉक्स के सुरक्षा टैब पर जाएं। लॉक विकल्प चेक करें।
• अब, OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, समीक्षा टैब पर जाएं। रिबन से शीट सुरक्षित करें विकल्प चुनें।

• इनपुट फ़ील्ड में पासवर्ड टाइप करें। हम 1234 उपयोग कर रहे हैं।
• OK पर क्लिक करें।

• फिर, पासवर्ड की पुष्टि करने के लिए एक और डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• इसलिए, इनपुट फ़ील्ड में फिर से पासवर्ड टाइप करें।
• OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, सेल B5 चुनें। उस सेल में कोई भी मान टाइप करने का प्रयास करें।

• परिणामस्वरूप, हमें निम्न छवि की तरह एक चेतावनी बॉक्स मिलेगा।

और पढ़ें: VBA के साथ एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

निष्कर्ष

निष्कर्षतः, यह ट्यूटोरियल एक्सेल सेल में डेटा एंट्री प्रतिबंधित करने के 2 सरल तरीकों को प्रदर्शित करता है। इस लेख में दी गई अभ्यास वर्कशीट डाउनलोड करके अपने कौशल का परीक्षण करें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया नीचे दिए गए बॉक्स में टिप्पणी छोड़ दें। हमारी टीम आपके संदेश का यथाशीघ्र जवाब देने का प्रयास करेगी। भविष्य में अधिक आविष्कारशील माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल समाधानों के लिए नज़र रखें।

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