माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल अग्रणी डेटा आयोजन और विश्लेषण कार्यक्रमों में से एक है। लेकिन एक्सेल में डेटा का विश्लेषण करने के लिए, आपको पहले डेटा इनपुट करना होगा। डेटा विभिन्न प्रकार का हो सकता है। डेटा प्रकारों के आधार पर, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में उन्हें डालने की अलग-अलग तकनीकें हैं। इस लेख में, मैं एक्सेल में डेटा एंट्री के विभिन्न प्रकारों पर चर्चा करूंगा।
आप निम्न लिंक से एक्सेल फाइल डाउनलोड कर सकते हैं और इसके साथ अभ्यास कर सकते हैं।
एक्सेल में डेटा के प्रकार
डेटा MS एक्सेल का दिल है। यह डेटा से निपटता है और आउटपुट उत्पन्न करता है। आपको एक्सेल में 4 प्रकार के डेटा मिलेंगे। वे हैं,
- टेक्स्ट
- मान
- दिनांक
- सूत्र
टेक्स्ट प्रकार का डेटा: वे ज्यादातर अल्फान्यूमेरिक होते हैं। इसका मतलब है कि वर्णमाला और संख्या दोनों इस डेटा प्रकार में शामिल हैं। उदाहरण: एलेक्सी लाईहो, एरिया 51, आदि।
मान प्रकार का डेटा: मान प्रकार का डेटा पूरी तरह से संख्यात्मक डेटा को संदर्भित करता है। उदाहरण: 5, 7, 343.556, आदि।
दिनांक प्रकार का डेटा: वे शॉर्ट डेट के साथ-साथ लॉन्ग डेट फॉर्मेट भी हो सकते हैं। उदाहरण: 6/13/2022, सोमवार, 23 मई, 2016, आदि।
सूत्र प्रकार का डेटा: मान, फंक्शन, और ऑपरेटर सूत्र बनाते हैं। उदाहरण: =SUM(A2:H2)+92।
एक्सेल में डेटा एंट्री के 4 प्रकारों का अवलोकन
निम्नलिखित डेटासेट को देखें। यहां, मैंने एक्सेल में उपलब्ध सभी 4 प्रकार के डेटा का उपयोग किया है।
पूरे लेख में, मैं आपको एक्सेल में इन 4 प्रकार की डेटा एंट्री के संबंध में तरीके और नियम दिखाऊंगा।
1. टेक्स्ट प्रकार की डेटा एंट्री
टेक्स्ट प्रकार का डेटा संख्या और मान दोनों से मिलकर बना होता है। एक्सेल में एक सेल 32,000 वर्णों तक सपोर्ट करता है।
जब आप अक्षर डालना चाहते हैं, तो आपको किसी बात की चिंता करने की जरूरत नहीं है। लेकिन जब आप मान को टेक्स्ट के रूप में डालना चाहते हैं, तो आपको संख्या से पहले एक एपोस्ट्रोफी डालनी होगी।
मैं आपको दिखाता हूं कि टेक्स्ट प्रकार का डेटा पहले कैसे डालें।
❶ एक सेल पर क्लिक करें, फिर संपादन सक्षम करने के लिए F2 दबाएं।
या, बस एक सेल पर डबल-क्लिक करके संपादन सक्षम करें।
❷ फिर टेक्स्ट डेटा टाइप करें।
❸ उसके बाद, ENTER बटन दबाकर टेक्स्ट प्रकार का डेटा डालें।
संख्यात्मक मानों को टेक्स्ट प्रकार के डेटा के रूप में डालने के लिए,
बस संख्या से पहले एक एपोस्ट्रोफी ('') का उपयोग करें और ENTER दबाएं।
एक्सेल स्वचालित रूप से मान को टेक्स्ट-प्रकार के डेटा के रूप में फॉर्मेट करेगा।
एपोस्ट्रोफी सेल में दिखाई नहीं देती।
यदि आप सेल पर क्लिक करते हैं, तो एक त्रुटि आइकन दिखाई देता है। त्रुटि ड्रॉप-डाउन आइकन पर क्लिक करें, और यह दिखाएगा 'इस सेल में संख्या टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट की गई है या एपोस्ट्रोफी से पहले है।'
त्रुटि को अनदेखा करने के लिए, त्रुटि ड्रॉप-डाउन आइकन पर क्लिक करें। फिर त्रुटि अनदेखा करें चुनें।
और पढ़ें: एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची के साथ डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं (2 तरीके)
2. मान प्रकार की डेटा एंट्री
मान-प्रकार के डेटा की प्रविष्टि विधि टेक्स्ट-प्रकार के डेटा के समान ही है।
फिर भी, मैं आपको दिखा रहा हूं कि मान प्रकार का डेटा कैसे डालें।
❶ एक सेल पर क्लिक करें, फिर संपादन सक्षम करने के लिए F2 दबाएं।
या, बस एक सेल पर डबल-क्लिक करके संपादन सक्षम करें।
❷ फिर सेल के अंदर मान टाइप करें।
❸ उसके बाद, डेटा को सेल में डालने के लिए बस ENTER बटन दबाएं।
मानों को फॉर्मेट करने के लिए, पहले सेल का चयन करें।
फिर होम ➤ संख्या पर जाएं।
उसके बाद, संख्या समूह से कोई भी फॉर्मेटिंग प्रकार चुनें।
इस उदाहरण के लिए, मैं लेखांकन प्रकार का फॉर्मेट चुन रहा हूं।
आप फिल हैंडल का उपयोग करके मान-प्रकार के डेटा को ऑटोफिल भी कर सकते हैं।
बस उस सेल के निचले-दाएं कोने पर माउस कर्सर रखें जहां आपने मान-प्रकार का डेटा डाला है।
कर्सर प्लस आइकन '+' में बदल जाएगा।
बाएं माउस बटन को दबाकर रखें। फिर इसे नीचे तक खींचें।
यह उसी कॉलम के बाकी सेल्स को ऑटोफिल कर देगा।
और पढ़ें: एक्सेल में भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाएं (5 उपयुक्त उदाहरण)
3. दिनांक प्रकार की डेटा एंट्री
एक्सेल दिनांक-प्रकार के डेटा को दशमलव मानों के रूप में संग्रहीत करता है। इसलिए दिनांक का उपयोग फंक्शन और सूत्रों के अंदर किया जा सकता है।
दिनांक-प्रकार का डेटा डालने के लिए,
❶ एक सेल पर क्लिक करें, फिर संपादन सक्षम करने के लिए F2 दबाएं।
या, बस एक सेल पर डबल-क्लिक करके संपादन सक्षम करें।
❷ फिर सेल के अंदर एक दिनांक टाइप करें।
❸ सेल में दिनांक डालने के लिए ENTER दबाएं।
दिनांक में अधिक फॉर्मेट जोड़ने के लिए, डेटा चयनित के साथ CTRL + 1 दबाएं।
सेल फॉर्मेट करें दिखाई देगा।
- अब संख्या ➤ दिनांक पर जाएं।
- प्रकार अनुभाग से, वह फॉर्मेट चुनें जो आप चाहते हैं।
- फिर OK पर क्लिक करके लागू करें।
आप फिल हैंडल का उपयोग करके दिनांक-प्रकार के डेटा को ऑटोफिल भी कर सकते हैं।
बस उस सेल के निचले-दाएं कोने पर माउस कर्सर रखें जहां आपने दिनांक-प्रकार का डेटा डाला है।
कर्सर प्लस आइकन '+' में बदल जाएगा।
बाएं माउस बटन को दबाकर रखें। फिर इसे नीचे तक खींचें।
एक्सेल स्वचालित रूप से दिनांकों के क्रम के साथ बाकी सेल्स को भर देगा।
और पढ़ें: एक्सेल में टाइमस्टैम्प डेटा एंट्री स्वचालित रूप से डालें (5 तरीके)
4. एक्सेल सूत्र प्रकार की डेटा एंट्री
सूत्र-प्रकार का डेटा फंक्शन, मान और ऑपरेटर से मिलकर बना होता है।
सूत्र-प्रकार का डेटा डालने के लिए,
❶ एक सेल पर क्लिक करें, फिर संपादन सक्षम करने के लिए F2 दबाएं।
या, बस एक सेल पर डबल-क्लिक करके संपादन सक्षम करें।
❷ फिर सूत्र टाइप करें।
इस उदाहरण के लिए, मैंने ROUND, DAYS, & NOW फंक्शन वाला निम्न सूत्र उपयोग किया है।
=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0)यह सूत्र प्रत्येक कर्मचारी के जॉइनिंग डेट से कुल कार्य अवधि की गणना करता है।
आप फिल हैंडल का उपयोग करके सूत्र-प्रकार के डेटा को ऑटोफिल भी कर सकते हैं।
बस उस सेल के निचले-दाएं कोने पर माउस कर्सर रखें जहां आपने सूत्र-प्रकार का डेटा डाला है।
कर्सर प्लस आइकन '+' में बदल जाएगा।
बाएं माउस बटन को दबाकर रखें। फिर इसे नीचे तक खींचें।
फिल हैंडल सूत्र को नीचे तक कॉपी कर देगा। और आप सूत्र परिणाम ऐसा देखेंगे:
आप सूत्रों के साथ और भी बहुत कुछ कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप CONCAT फंक्शन का उपयोग करके टेक्स्ट और सूत्र को एक साथ जोड़ सकते हैं।
=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")
सूत्र इन तक सीमित नहीं हैं, एक्सेल कई टेक्स्ट, गणित, दिनांक और समय, और बहुत कुछ प्रदान करता है।
और पढ़ें: एक्सेल सेल में डेटा एंट्री कैसे प्रतिबंधित करें (2 सरल तरीके)
याद रखने योग्य बातें
- मान-प्रकार का डेटा केवल निम्नलिखित वर्णों का समर्थन करता है: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + – ( ) , / $ % . E e।
- एक्सेल में दिनांक डालने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप पहले महीना डालें, उसके बाद दिन और वर्ष क्रमशः।
निष्कर्ष
संक्षेप में, हमने एक्सेल में डेटा एंट्री के प्रकारों पर चर्चा की है। और कमेंट सेक्शन में कोई भी प्रश्न पूछने में संकोच न करें। हम यथाशीघ्र सभी प्रासंगिक प्रश्नों का उत्तर देने का प्रयास करेंगे। और कृपया अधिक जानने के लिए हमारी वेबसाइट एक्सेलडेमो पर जाएं।
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