जानने योग्य बातें
- चार्ट का उपयोग करके रिपोर्ट बनाएँ: सम्मिलित करें > अनुशंसित चार्ट चुनें, फिर जिसे आप रिपोर्ट शीट में जोड़ना चाहते हैं उसे चुनें।
- पिवट टेबल के साथ रिपोर्ट बनाएँ: सम्मिलित करें > पिवटटेबल चुनें। टेबल/रेंज फ़ील्ड में विश्लेषण करने के लिए डेटा रेंज चुनें।
- प्रिंट करें: फ़ाइल > प्रिंट पर जाएँ, ओरिएंटेशन को लैंडस्केप में बदलें, स्केलिंग को सभी कॉलम एक पेज पर फ़िट करें में बदलें, और संपूर्ण वर्कबुक प्रिंट करें चुनें।
यह लेख माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बुनियादी चार्ट और टेबल बनाने, पिवट टेबल बनाने, और रिपोर्ट प्रिंट करने जैसे प्रमुख कौशल का उपयोग करके रिपोर्ट बनाने का तरीका बताता है। इस लेख की जानकारी एक्सेल 2019, एक्सेल 2016, एक्सेल 2013, एक्सेल 2010, और मैक के लिए एक्सेल पर लागू होती है।
एक्सेल रिपोर्ट के लिए बुनियादी चार्ट और टेबल बनाना
रिपोर्ट बनाना आमतौर पर जानकारी एकत्र करने और इसे एक ही शीट में प्रस्तुत करने का मतलब है जो सभी जानकारी के लिए रिपोर्ट शीट के रूप में कार्य करती है। इन रिपोर्ट शीट को इस तरह फॉर्मेट किया जाना चाहिए कि प्रिंट करना आसान हो।
एक्सेल में रिपोर्ट बनाने के लिए लोगों द्वारा उपयोग किए जाने वाले सबसे आम टूल में से एक चार्ट और टेबल टूल हैं। एक्सेल रिपोर्ट शीट में चार्ट बनाने के लिए:
मेनू से सम्मिलित करें चुनें, और चार्ट समूह में, उस चार्ट का प्रकार चुनें जिसे आप रिपोर्ट शीट में जोड़ना चाहते हैं।
चार्ट डिज़ाइन मेनू में, डेटा समूह में, डेटा चुनें चुनें।
डेटा वाली शीट चुनें और उन सभी सेल का चयन करें जिनमें आप चार्ट करना चाहते हैं (हेडर शामिल करें)।
चार्ट आपकी रिपोर्ट शीट में डेटा के साथ अपडेट होगा। हेडर का उपयोग दो अक्ष में लेबल भरने के लिए किया जाएगा।
उपरोक्त चरणों को दोहराकर नए चार्ट और ग्राफ़ बनाएँ जो आपके रिपोर्ट में दिखाने के लिए डेटा को उचित रूप से दर्शाते हैं। जब आपको एक नई रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता होती है, तो आप केवल नए डेटा को डेटा शीट में पेस्ट कर सकते हैं, और चार्ट और ग्राफ़ स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे।
एक्सेल का उपयोग करके रिपोर्ट को लेआउट करने के अलग-अलग तरीके हैं। आप ग्राफ़ और चार्ट को उसी पेज पर शामिल कर सकते हैं जिस पर सारणीबद्ध (संख्यात्मक) डेटा है, या आप कई शीट बना सकते हैं ताकि विज़ुअल रिपोर्टिंग एक शीट पर हो, सारणीबद्ध डेटा दूसरी शीट पर हो, और इसी तरह।
एक्सेल स्प्रेडशीट से रिपोर्ट जनरेट करने के लिए पिवटटेबल का उपयोग करना
पिवट टेबल एक्सेल में रिपोर्ट बनाने के लिए एक और शक्तिशाली टूल हैं। पिवट टेबल डेटा में गहराई से खुदाई करने में मदद करते हैं।
उस शीट को चुनें जिसमें आप विश्लेषण करना चाहते हैं। सम्मिलित करें > पिवटटेबल चुनें।
पिवटटेबल बनाएँ संवाद में, टेबल/रेंज फ़ील्ड में, विश्लेषण करने के लिए डेटा की रेंज चुनें। स्थान फ़ील्ड में, उस वर्कशीट का पहला सेल चुनें जहाँ आप विश्लेषण चाहते हैं। समाप्त करने के लिए ठीक चुनें।
यह नई शीट में पिवट टेबल निर्माण प्रक्रिया शुरू करेगा। पिवटटेबल फ़ील्ड क्षेत्र में, आपके द्वारा चुना गया पहला फ़ील्ड संदर्भ फ़ील्ड होगा।
इस उदाहरण में, यह पिवट टेबल महीने के अनुसार वेबसाइट ट्रैफ़िक जानकारी दिखाएगा। इसलिए, पहले, आप महीना चुनेंगे।
इसके बाद, उन डेटा फ़ील्ड को खींचें जिन्हें आप डेटा दिखाने के लिए पिवटटेबल फ़ील्ड फलक के मान क्षेत्र में चाहते हैं। आप स्रोत शीट से डेटा को अपनी पिवट टेबल में आयात होते देखेंगे।
पिवट टेबल डिफ़ॉल्ट रूप से उन्हें जोड़कर कई आइटम के लिए सभी डेटा को संग्रहीत करता है। इस उदाहरण में, आप देख सकते हैं कि किन महीनों में सबसे अधिक पेज व्यू थे। यदि आप एक अलग विश्लेषण चाहते हैं, तो मान फलक में आइटम के आगे ड्रॉप-डाउन तीर चुनें, फिर मान फ़ील्ड सेटिंग्स चुनें।
मान फ़ील्ड सेटिंग्स संवाद बॉक्स में, गणना प्रकार को जो भी आप पसंद करते हैं उसमें बदलें।
यह पिवट टेबल में डेटा को तदनुसार अपडेट करेगा। इस दृष्टिकोण का उपयोग करके, आप स्रोत डेटा पर कोई भी विश्लेषण कर सकते हैं, और पिवट चार्ट बना सकते हैं जो आपकी रिपोर्ट में जानकारी को उस तरीके से प्रदर्शित करते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है।
अपनी एक्सेल रिपोर्ट कैसे प्रिंट करें
आप आपके द्वारा बनाई गई सभी शीट से एक प्रिंटेड रिपोर्ट जनरेट कर सकते हैं, लेकिन पहले आपको पेज हेडर जोड़ने होंगे।
सम्मिलित करें > टेक्स्ट > हेडर और फ़ुटर चुनें।
रिपोर्ट पेज के लिए शीर्षक टाइप करें, फिर इसे सामान्य से बड़े टेक्स्ट का उपयोग करने के लिए फ़ॉर्मेट करें। आपके द्वारा प्रिंट की जाने वाली प्रत्येक रिपोर्ट शीट के लिए इस प्रक्रिया को दोहराएँ।
इसके बाद, उन शीट को छिपाएँ जिन्हें आप रिपोर्ट में शामिल नहीं करना चाहते। ऐसा करने के लिए, शीट टैब पर राइट-क्लिक करें और छिपाएँ चुनें।
अपनी रिपोर्ट प्रिंट करने के लिए, फ़ाइल > प्रिंट चुनें। ओरिएंटेशन को लैंडस्केप में बदलें, और स्केलिंग को सभी कॉलम एक पेज पर फ़िट करें में बदलें।
संपूर्ण वर्कबुक प्रिंट करें चुनें। अब जब आप अपनी रिपोर्ट प्रिंट करेंगे, तो केवल आपके द्वारा बनाई गई रिपोर्ट शीट व्यक्तिगत पेज के रूप में प्रिंट होंगी।
आप अपनी रिपोर्ट को कागज पर प्रिंट कर सकते हैं, या इसे PDF के रूप में प्रिंट करके ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेज सकते हैं।
