एक्सेल में वर्णानुक्रम में कैसे सॉर्ट करें

जब आप एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करना चाहते हैं, चाहे वह कॉलम या पंक्ति को सॉर्ट करना हो, प्रक्रिया आमतौर पर सीधी होती है। हालांकि, जब कई पंक्तियों या कॉलम को वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने की बात आती है, या अक्षरों और संख्याओं से निपटने की बात आती है, तो प्रक्रिया में कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता हो सकती है।

इस लेख में आप एक्सेल स्प्रेडशीट में अपने डेटा को वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ सीखेंगे।

सॉर्ट के साथ एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करें

एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विधि इस बात पर निर्भर करती है कि आप जिन डेटा को व्यवस्थित करना चाहते हैं उनमें कितने कॉलम या पंक्तियाँ हैं।

डेटा के एकल कॉलम को वर्णानुक्रम में सॉर्ट करना सबसे आसान है। यदि आपके पास कई कॉलम हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी डेटा वर्णानुक्रमित कॉलम के साथ लाइन अप हो, तो कुछ अतिरिक्त चरण हैं।

अंत में, यदि आप कई कॉलम सॉर्ट करना चाहते हैं, और डेटा में हेडर पंक्ति है या नहीं, तो ध्यान में रखने के लिए विशेष विचार हैं।

सामान्य

एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने की सबसे सरल विधि तब है जब आपके पास डेटा का एक कॉलम है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास नामों की सूची वाला एक कॉलम है।

1. डेटा के कॉलम का चयन करें।

2. Home मेनू चुनें, और रिबन पर Editing ग्रुप में Sort & Filter ड्रॉपडाउन चुनें।

3. इस आधार पर कि आप डेटा को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं, या तो Sort A to Z या Sort Z to A चुनें।

अब, जब आप आपके द्वारा हाइलाइट किए गए कॉलम को वापस देखते हैं, तो आप देखेंगे कि वहां का डेटा आपके द्वारा चुनी गई विधि का उपयोग करके वर्णानुक्रम में सॉर्ट किया गया है।

क्या होगा यदि आपके डेटा में नंबर हैं? उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास प्रत्येक व्यक्ति की उम्र के साथ एक दूसरा कॉलम है।

आप उस कॉलम को सॉर्ट करना चाहते हैं, इसलिए आप ऊपर दी गई प्रक्रिया का पालन करते हैं और डेटा के कॉलम का चयन करते हैं।

इस बार, जब आप रिबन पर Sort & Filter चुनते हैं, तो आप देखेंगे कि सॉर्ट करने के तरीके के लिए चयन बदल गए हैं।

ये विकल्प या तो संख्याओं को सबसे छोटी संख्या से सबसे बड़ी तक, या दूसरे तरीके से सॉर्ट करेंगे।

मल्टी-कॉलम सॉर्टिंग

एक तालिका में जिसमें डेटा के कई कॉलम हैं, कॉलम्स को व्यक्तिगत रूप से सॉर्ट करने में एक समस्या है।

यदि आप केवल एक कॉलम का चयन करते हैं और इसे सॉर्ट करते हैं, तो अन्य कॉलम जगह पर रहते हैं। इसका मतलब है कि आपकी स्प्रेडशीट पूरी तरह से गड़बड़ हो जाएगी और डेटा अब कोई मतलब नहीं रखेगा। इसका उत्तर एक साथ सभी कॉलम्स को सॉर्ट करना है।

आइए नाम और उम्र के उदाहरण स्प्रेडशीट के साथ फिर से ऐसा करें।

1. इस बार, एकल कॉलम का चयन करने के बजाय, पूरी तालिका का चयन करें।

2. Home मेनू में, Sort & Filter चुनें, और ठीक पहले की तरह, अपनी सॉर्ट प्राथमिकता चुनें।

अब, आप देखेंगे कि न केवल आपके एक्सेल स्प्रेडशीट में नाम वर्णानुक्रम में सॉर्ट किए गए हैं, बल्कि दूसरे कॉलम से संबंधित उम्र भी उनके साथ सॉर्ट हो गई। वे उम्र सही नाम के साथ रहीं।

यह न केवल एक्सेल में दो-कॉलम स्प्रेडशीट के साथ काम करता है, बल्कि यह काम करेगा चाहे आपकी स्प्रेडशीट कितनी भी बड़ी हो, जब तक आप सॉर्ट करने से पहले शीट में सभी डेटा का चयन करते हैं।

यदि आप चाहते थे, तो आप कई कॉलम्स को एक में सॉर्ट भी कर सकते हैं, और फिर उस एकल कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं।

कस्टम सॉर्ट

आप Sort & Filter ड्रॉपडाउन मेनू में Custom Sort नामक एक और विकल्प देखेंगे।

यह कैसे काम करता है यह देखने के लिए, आइए एक बहुत बड़ी स्प्रेडशीट को उदाहरण के रूप में लें। इस उदाहरण में स्प्रेडशीट न्यूयॉर्क राज्य में हाई स्कूलों के SAT स्कोर की सूची है।

1. स्प्रेडशीट में डेटा की पूरी तालिका का चयन करें, Home मेनू चुनें, Sort & Filter चुनें, और Custom Sort चुनें।

2. आप एक नया पॉप-अप देखेंगे जहां आप चुन सकते हैं कि प्रत्येक कॉलम को विशेष रूप से कैसे सॉर्ट किया जाए। वह कॉलम चुनें जिसके द्वारा आप सॉर्ट करना चाहते हैं, चुनें कि आप इसे कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं, और फिर चुनें कि आप इसे कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं (A से Z, Z से A, या Custom)।

आप कुछ दिलचस्प Sort On विकल्प देखेंगे। ये हैं:

• Cell Values: वर्णानुक्रम में सॉर्ट करें, या संख्याओं के मामले में, कम से उच्च या उच्च से कम तक
• Cell Color: सेल रंग द्वारा समूहीकृत डेटा व्यवस्थित करें
• Font Color: फ़ॉन्ट रंग द्वारा समूहीकृत डेटा व्यवस्थित करें
• Conditional Formatting Icon: इसकी कंडीशनल फॉर्मेटिंग लॉजिक से सेल में आइकन द्वारा डेटा व्यवस्थित करें

यह पूरे डेटा तालिका को आपके द्वारा चुने गए पहले कॉलम द्वारा सॉर्ट करेगा। लेकिन आप एक सेकेंडरी सॉर्ट भी कर सकते हैं (एक बार पहला चयनित कॉलम सॉर्ट हो जाने के बाद)।

बस Add Level चुनें। दिखाई देने वाले नए फ़ील्ड्स से, Column, Sort On, और Order ड्रॉपडाउन को फिर से वांछित अनुसार चुनें।

OK चुनें और आप देखेंगे कि आपकी पूरी तालिका अब कई कॉलम्स द्वारा सॉर्ट है।

यह पहले आपके द्वारा चुने गए प्रारंभिक कॉलम द्वारा सॉर्ट करेगा, फिर दूसरा, तीसरा, और इसी तरह।

नोट: आपने देखा होगा कि उपरोक्त ड्रॉपडाउन में कॉलम सॉर्ट विकल्पों में अक्षरों के बजाय हेडर नाम शामिल थे। ऐसा इसलिए है क्योंकि सॉर्ट विंडो में My data has headers के बगल में चेकबॉक्स चुना गया है। यदि आपकी स्प्रेडशीट में हेडर्स हैं, तो इसे चुनना सुनिश्चित करें।

फिल्टर के साथ एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करें

होम मेनू में Sort & Filter ड्रॉपडाउन का उपयोग करते समय, आपने देखा होगा कि वहां Filter विकल्प भी है।

यदि आप इसे चुनते हैं, तो आप देखेंगे कि प्रत्येक कॉलम के शीर्ष पर ड्रॉपडाउन तीर दिखाई देते हैं। जब आप उन कॉलम्स में से किसी एक के शीर्ष पर तीरों में से एक का चयन करते हैं, तो आपको विकल्पों की एक लंबी सूची दिखाई देगी।

यहां बताया गया है कि इनमें से प्रत्येक विकल्प कैसे काम करता है:

• Sort A to Z या Sort Z to A: इस कॉलम का उपयोग करके शीट को वर्णानुक्रम में किसी भी दिशा में सॉर्ट करें।
• Sort by Color: यह ऊपर पिछले सेक्शन में मल्टी-कॉलम सॉर्ट विंडो जैसा ही लाएगा।

नीचे अन्य फ़िल्टरिंग विकल्प आपको एक्सेल में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने में मदद नहीं करेंगे, लेकिन उन डेटा को फ़िल्टर आउट करने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं जिनकी आपको परवाह नहीं है। जब आप Text Filters चुनते हैं, तो आप केवल शीट में उस डेटा को प्रदर्शित करना चुन सकते हैं जो:

• Equals एक विशिष्ट मान
• Does Not Equal एक विशिष्ट मान
• Begins With एक शब्द या संख्या
• Ends With एक शब्द या संख्या
• Contains एक शब्द या संख्या
• Does Not Contain एक शब्द या संख्या
• Custom Filter आपको उपरोक्त किसी भी फ़िल्टर को संयोजित करने देता है ताकि कई फ़िल्टर का उपयोग किया जा सके

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल में वर्णानुक्रम में (या संख्याओं को क्रम में) सॉर्ट करने के बहुत सारे तरीके हैं। आपके द्वारा चुना गया विकल्प वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितना डेटा सॉर्ट करना चाहते हैं, आप जिस तालिका को सॉर्ट करना चाहते हैं वह कितनी बड़ी है, और क्या आप केवल एक कॉलम या पंक्ति द्वारा सॉर्ट करना चाहते हैं, या कई।

एक्सेल के लिए विभिन्न टिप्स और ट्रिक्स के बारे में अधिक जानें, और एक्सेल में अपनी पंक्तियों और कॉलम्स को सॉर्ट करने के बारे में आपके द्वारा जानी जाने वाली किसी भी अन्य तकनीक को साझा करें।