एक्सेल में वर्णमाला कैसे करें

जब आप एक्सेल में वर्णानुक्रम करना चाहते हैं, चाहे वह कॉलम या पंक्ति को सॉर्ट करना हो, प्रक्रिया आमतौर पर सीधी होती है। हालाँकि, जब कई पंक्तियों या स्तंभों को वर्णानुक्रम में बदलने, या अक्षरों और संख्याओं से निपटने की बात आती है, तो इस प्रक्रिया में कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता हो सकती है।

इस लेख में आप एक्सेल स्प्रेडशीट में अपने डेटा को वर्णानुक्रमित करने के तरीके के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ सीखेंगे।

सॉर्ट के साथ एक्सेल में अल्फाबेटाइज करें

Excel में वर्णानुक्रम करने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विधि इस बात पर निर्भर करती है कि आप कितने स्तंभों या पंक्तियों में वह डेटा रखते हैं जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं।

डेटा के एकल कॉलम को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना सबसे आसान है। यदि आपके पास एकाधिक कॉलम हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी डेटा वर्णानुक्रमित कॉलम के साथ हैं, तो कुछ अतिरिक्त चरण हैं।

अंत में, यदि आप एकाधिक स्तंभों को क्रमित करना चाहते हैं, और डेटा में शीर्ष लेख पंक्ति है या नहीं, तो ध्यान में रखने के लिए विशेष विचार हैं।

सामान्य

यदि आपके पास डेटा का एक कॉलम है, तो एक्सेल में वर्णानुक्रम करने का सबसे सरल तरीका है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास नामों की सूची वाला कॉलम है।

1. डेटा के कॉलम का चयन करें।

2. होम . चुनें मेनू, और क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें . चुनें रिबन पर संपादन समूह में ड्रॉपडाउन।

3. या तो A से Z पर क्रमित करें . चुनें या Z से A क्रमित करें इस पर निर्भर करता है कि आप डेटा को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं।

अब, जब आप अपने द्वारा हाइलाइट किए गए कॉलम पर पीछे मुड़कर देखते हैं, तो आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुनी गई विधि का उपयोग करके डेटा को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया गया है।

क्या होगा यदि आपके डेटा में नंबर हैं? उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास प्रत्येक व्यक्ति की उम्र के साथ दूसरा कॉलम है।

आप उस कॉलम को सॉर्ट करना चाहते हैं, इसलिए आप ऊपर दी गई प्रक्रिया का पालन करें और डेटा के कॉलम का चयन करें।

इस बार, जब आप रिबन पर सॉर्ट और फ़िल्टर का चयन करते हैं, तो आप देखेंगे कि सॉर्ट करने के तरीके के लिए चयन बदल गए हैं।

ये विकल्प या तो संख्याओं को सबसे छोटी संख्या से सबसे बड़ी संख्या में क्रमित करेंगे, या इसके विपरीत।

मल्टी-कॉलम सॉर्टिंग

डेटा के एकाधिक कॉलम वाली तालिका में अलग-अलग कॉलम सॉर्ट करने में एक समस्या है।

यदि आप केवल एक कॉलम का चयन करते हैं और उसे सॉर्ट करते हैं, तो अन्य कॉलम यथावत रहते हैं। इसका मतलब है कि आपकी स्प्रैडशीट सभी मिश्रित हो जाएगी और डेटा का कोई मतलब नहीं रह जाएगा। इसका उत्तर सभी स्तंभों को एक साथ क्रमित करना है।

आइए इसे नाम और आयु उदाहरण स्प्रेडशीट के साथ फिर से करें।

1. इस बार, एक कॉलम चुनने के बजाय, पूरी तालिका चुनें।

2. होम . में मेनू में, क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें select चुनें , और पहले की तरह ही, अपनी सॉर्ट वरीयता चुनें।

अब, आप देखेंगे कि आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में न केवल नामों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया गया है, बल्कि दूसरे कॉलम से संबंधित आयु को उनके साथ क्रमबद्ध किया गया है। वे युग सही नाम के साथ रहे।

यह न केवल एक्सेल में दो कॉलम स्प्रैडशीट के साथ काम करता है, बल्कि यह काम करेगा कि आपकी स्प्रैडशीट कितनी बड़ी है, जब तक आप सॉर्ट करने से पहले शीट में सभी डेटा का चयन करते हैं।

यदि आप चाहें, तो आप एक से अधिक कॉलम को एक में सॉर्ट भी कर सकते हैं, और फिर उस सिंगल कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं।

कस्टम सॉर्ट

आप देखेंगे कि सॉर्ट और फ़िल्टर ड्रॉपडाउन मेनू में एक और विकल्प कस्टम सॉर्ट है।

यह कैसे काम करता है यह देखने के लिए, आइए एक उदाहरण के रूप में एक बहुत बड़ी स्प्रेडशीट लें। इस उदाहरण में स्प्रेडशीट न्यूयॉर्क राज्य के हाई स्कूलों के लिए SAT स्कोर की एक सूची है।

1. स्प्रेडशीट में डेटा की संपूर्ण तालिका चुनें, होम . चुनें मेनू में, क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें select चुनें , और कस्टम क्रमित करें . चुनें ।

2. आपको एक नया पॉप-अप दिखाई देगा जहां आप चुन सकते हैं कि प्रत्येक कॉलम को विशेष रूप से कैसे क्रमबद्ध किया जाता है। उस कॉलम का चयन करें जिसे आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं, चुनें कि आप इसे कैसे क्रमबद्ध करना चाहते हैं, और फिर चुनें कि आप इसे कैसे क्रमबद्ध करना चाहते हैं (ए से जेड, जेड से ए, या कस्टम)।

आप देखेंगे कि कुछ दिलचस्प हैं क्रमबद्ध करें विकल्प। ये हैं:

• सेल मान :वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करें, या संख्याओं के मामले में, निम्न से उच्च या उच्च से निम्न तक
• सेल रंग :सेल रंग के आधार पर डेटा को व्यवस्थित करें
• फ़ॉन्ट रंग :डेटा को फ़ॉन्ट रंग के आधार पर व्यवस्थित करें
• सशर्त स्वरूपण चिह्न :सेल में आइकन द्वारा उसके सशर्त स्वरूपण तर्क से डेटा व्यवस्थित करें

यह आपके द्वारा चुने गए पहले कॉलम के अनुसार डेटा की संपूर्ण तालिका को सॉर्ट करेगा। लेकिन आप एक सेकेंडरी सॉर्ट भी कर सकते हैं (एक बार जब पहला चयनित कॉलम सॉर्ट हो जाता है)।

बस स्तर जोड़ें select चुनें . दिखाई देने वाली नई फ़ील्ड से, कॉलम, सॉर्ट ऑन, और ऑर्डर ड्रॉपडाउन को फिर से इच्छानुसार चुनें।

ठीक Select चुनें और आप देखेंगे कि आपकी पूरी तालिका अब कई स्तंभों द्वारा क्रमबद्ध है।

यह पहले आपके द्वारा चुने गए प्रारंभिक कॉलम, फिर दूसरे, तीसरे, और इसी तरह से क्रमित होगा।

नोट :आपने देखा होगा कि ऊपर ड्रॉपडाउन में कॉलम सॉर्ट विकल्पों में अक्षरों के बजाय हेडर नाम शामिल थे। ऐसा इसलिए है क्योंकि मेरे डेटा में शीर्षलेख हैं . के बगल में स्थित चेकबॉक्स सॉर्ट विंडो में चुना गया है। यदि आपकी स्प्रैडशीट में हेडर हैं, तो इसे चुनना सुनिश्चित करें।

फ़िल्टर के साथ Excel में वर्णानुक्रम करें

होम मेनू में सॉर्ट और फ़िल्टर ड्रॉपडाउन का उपयोग करते समय, आपने देखा होगा कि एक फ़िल्टर भी है। विकल्प।

यदि आप इसे चुनते हैं, तो आप देखेंगे कि प्रत्येक कॉलम के शीर्ष पर ड्रॉपडाउन तीर दिखाई देते हैं। जब आप इनमें से किसी भी कॉलम के शीर्ष पर एक तीर का चयन करते हैं, तो आपको विकल्पों की एक लंबी सूची दिखाई देगी।

यहां बताया गया है कि इनमें से प्रत्येक विकल्प कैसे काम करता है:

• A से Z तक क्रमित करें या Z से A क्रमित करें :इस कॉलम का उपयोग करके शीट को वर्णानुक्रम में किसी भी दिशा में क्रमबद्ध करें।
• रंग के आधार पर छाँटें :यह वही बहु-स्तंभ सॉर्ट विंडो लाएगा जैसा कि ऊपर पिछले अनुभाग में था।

नीचे दिए गए अन्य फ़िल्टरिंग विकल्प आपको एक्सेल में वर्णानुक्रम में मदद नहीं करेंगे, लेकिन डेटा को फ़िल्टर करने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं जिनकी आपको परवाह नहीं है। जब आप पाठ फ़िल्टर . चुनते हैं , आप केवल उस शीट में डेटा प्रदर्शित करना चुन सकते हैं जो:

• बराबर एक विशिष्ट मूल्य
• बराबर नहीं है एक विशिष्ट मूल्य
• से शुरू होता है एक शब्द या संख्या
• के साथ समाप्त होता है एक शब्द या संख्या
• शामिल है एक शब्द या संख्या
• इसमें शामिल नहीं है एक शब्द या संख्या
• कस्टम फ़िल्टर आपको एकाधिक फ़िल्टर का उपयोग करने के लिए उपरोक्त किसी भी फ़िल्टर को संयोजित करने देता है

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल में वर्णानुक्रम (या क्रम संख्या) करने के कई तरीके हैं। आपके द्वारा चुना गया विकल्प वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितना डेटा सॉर्ट करना चाहते हैं, कितनी बड़ी तालिका है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, और क्या आप केवल एक कॉलम या पंक्ति, या एकाधिक वाले के आधार पर सॉर्ट करना चाहते हैं।

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