आपके एक्सेल वर्कशीट में डुप्लिकेट मान आपके डेटा को खराब कर सकते हैं। जब तक डुप्लिकेट जानबूझकर न हों, वे अशुद्धि और तिरछी रिपोर्टिंग का कारण बन सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि अपने एक्सेल दस्तावेज़ में डुप्लिकेट कैसे ढूंढें और हटाएं।
डुप्लिकेट पंक्ति या डेटा कैसे ढूंढें
यह जांचना आवश्यक है कि किन पंक्तियों (या स्तंभों) में समान जानकारी है। इसलिए, इससे पहले कि हम आपको एक्सेल में डुप्लिकेट हटाने का तरीका दिखाएं, आइए हम आपको अपनी शीट में डुप्लिकेट डेटा की जांच करने की प्रक्रिया के बारे में बताते हैं।
विधि 1: संपूर्ण वर्कशीट खोजें
एक्सेल में एक सशर्त स्वरूपण उपकरण है जो डेटा की पहचान, कल्पना और निष्कर्ष निकालने में मदद करता है। यहां बताया गया है कि अपने एक्सेल दस्तावेज़ में डुप्लिकेट मानों को हाइलाइट करने के लिए टूल का उपयोग कैसे करें।
- अपनी सूची या टेबल चुनने के लिए Control + A दबाएं। वैकल्पिक रूप से, टेबल के ऊपरी-बाएं कोने पर सभी चुनें आइकन पर क्लिक करके संपूर्ण वर्कशीट चुनें।
- होम टैब पर जाएं और सशर्त स्वरूपण ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें।
- अपने कर्सर को सेल नियम हाइलाइट करें पर ले जाएं और डुप्लिकेट मान चुनें।
- सुनिश्चित करें कि पहला ड्रॉप-डाउन बॉक्स "डुप्लिकेट" पढ़ता है। आप दूसरे ड्रॉप-डाउन मेनू में अपना पसंदीदा हाइलाइट रंग भी चुन सकते हैं।
- आगे बढ़ने के लिए ओके चुनें।
एक्सेल तुरंत डुप्लिकेट मानों वाली पंक्तियों और स्तंभों को हाइलाइट कर देगा।
विधि 2: पंक्तियों को संयोजित करके
यह विधि सभी स्तंभों या सेल्स में डुप्लिकेट मान वाली पंक्तियों को ढूंढने के लिए एकदम सही है। सबसे पहले, आपको प्रत्येक पंक्ति की सामग्री को संयोजित करने के लिए एक्सेल के "कैटेनेट" फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा। फिर, वह स्तंभ चुनें जहां आप संयुक्त मान संग्रहीत करना चाहते हैं और नीचे दिए गए चरणों का पालन करें। हम पहली पंक्ति पर अंतिम मान के बगल वाले स्तंभ में मानों को संयोजित करने की सलाह देते हैं।
- सेल में =CONCAT( टाइप या पेस्ट करें, पंक्ति पर पहला सेल चुनें, एक कॉलन (:) टाइप करें, और पंक्ति पर अंतिम सेल चुनें। इसके बाद, सूत्र को एक पैरेंथेसिस से बंद करें और एंटर दबाएं।
हमारे नमूना वर्कशीट में (नीचे दी गई छवि देखें), पहली पंक्ति पर पहला और अंतिम सेल क्रमशः A2 और D2 संदर्भ हैं। इसलिए, सूत्र इस रूप में होगा: =CONCAT(A2:D2)।
याद रखें, सेल संदर्भ टेबल पर पंक्तियों और स्तंभों की संख्या के आधार पर भिन्न होंगे।
- अंतिम पंक्ति तक कॉलम के नीचे सूत्र कॉपी करें। ऐसा करने के लिए, सूत्र वाले सेल का चयन करें, अपने माउस कर्सर को सेल के निचले-बाएं कोने पर ले जाएं, फिल हैंडल आइकन (यानी प्लस आइकन) को दबाए रखें, और इसे कॉलम के नीचे खींचें।
- पूरा स्तंभ चुनें - स्तंभ के शीर्ष पर अक्षर पर क्लिक करें या स्तंभ में एक सेल पर क्लिक करें और Control + Space दबाएं।
- होम टैब पर जाएं और सशर्त स्वरूपण चुनें।
- अपने माउस कर्सर को सेल नियम हाइलाइट करें पर होवर करें और डुप्लिकेट मान चुनें।
- आगे बढ़ने के लिए ओके चुनें।
एक्सेल डुप्लिकेट मान वाले स्तंभ को हाइलाइट करेगा। यह आपको बताता है कि उस विशेष पंक्ति में सेल्स हैं जिनके मान वर्कशीट पर दूसरी पंक्ति के समान डुप्लिकेट हैं।
यदि आप ऊपर दी गई छवि को ध्यान से देखते हैं, तो आप देखेंगे कि सशर्त स्वरूपण टूल ने पंक्ति 4 और पंक्ति 13 को हाइलाइट नहीं किया। दोनों पंक्तियों में नाम, स्कोर, और आईडी स्तंभों में डुप्लिकेट मान हैं, लेकिन दिन स्तंभ में अलग मान हैं।
दोनों पंक्तियों (पंक्ति 4 और पंक्ति 13) में 4 में से केवल 3 स्तंभों में डुप्लिकेट जानकारी है। यही कारण है कि सशर्त स्वरूपण टूल ने दोनों पंक्तियों के लिए संयुक्त या संयोजित मानों को हाइलाइट नहीं किया। दोनों पंक्तियां (पंक्ति 4 और पंक्ति 13) अद्वितीय हैं क्योंकि "दिन" स्तंभ में विशिष्ट जानकारी है।
एक्सेल में डुप्लिकेट पंक्तियां कैसे हटाएं
आपने अपने एक्सेल वर्कशीट में डुप्लिकेट जानकारी वाली कई पंक्तियां ढूंढ ली हैं। आइए हम आपको दो एक्सेल टूल्स का उपयोग करके इन डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने का तरीका दिखाते हैं।
1. "डुप्लिकेट हटाएं" टूल का उपयोग करें
इस टूल का केवल एक काम है: यह सुनिश्चित करना कि आपके एक्सेल वर्कशीट में साफ डेटा है। यह आपके वर्कशीट में चयनित स्तंभों की तुलना करके और डुप्लिकेट मान वाली पंक्तियों को हटाकर इसे प्राप्त करता है। टूल का उपयोग करने का तरीका यहां दिया गया है:
- टेबल पर एक सेल चुनें और अपने कीबोर्ड पर Control + A दबाकर टेबल को हाइलाइट करें।
- डेटा टैब पर जाएं और "डेटा टूल्स" अनुभाग में डुप्लिकेट हटाएं आइकन पर क्लिक करें।
यदि आपके पीसी की स्क्रीन छोटी है या एक्सेल विंडो छोटी है, तो डेटा टूल्स ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें और डुप्लिकेट हटाएं चुनें।
- स्तंभ अनुभाग से गुजरें और सभी स्तंभों का चयन करें। यदि आपकी टेबल में हेडर है, तो "मेरे डेटा में हेडर हैं" पढ़ने वाले बॉक्स को चेक करें। यह हेडर पंक्ति या शीट पर पहली पंक्ति को अनचयनित कर देगा। आगे बढ़ने के लिए ओके क्लिक करें।
त्वरित सुझाव: एक्सेल वर्कशीट की पहली पंक्ति को हेडर बनाने के लिए, देखें टैब पर जाएं, फ्रीज पेन चुनें, और शीर्ष पंक्ति फ्रीज करें चुनें।
- एक्सेल एक संकेत प्रदर्शित करेगा जो शीट से मिले और हटाए गए कुल डुप्लिकेट मानों की सूचना देगा। वर्कशीट पर वापस जाने के लिए ओके क्लिक करें।
2. उन्नत फ़िल्टर टूल का उपयोग करें
"उन्नत फ़िल्टर" एक और शानदार टूल है जो आपको एक्सेल में अपने डेटा को साफ करने में मदद करता है। टूल आपको अपने वर्कशीट पर डेटा देखने, संपादित करने, समूहित करने और क्रमबद्ध करने देता है। अपने एक्सेल वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने के लिए इस टूल का उपयोग करने का तरीका जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- टेबल पर कोई भी सेल चुनें और पूरी टेबल को हाइलाइट करने के लिए Control + A दबाएं।
- डेटा टैब पर जाएं और "क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें" अनुभाग में उन्नत चुनें।
- केवल अद्वितीय रिकॉर्ड बॉक्स चेक करें और ओके क्लिक करें।
यदि टेबल या वर्कशीट में समान जानकारी या मान वाली कई पंक्तियां हैं, तो एक्सेल डुप्लिकेट के पहले घटना को छोड़कर सभी को हटा देगा।
नोट: उन्नत फ़िल्टर टूल स्वचालित रूप से पहली पंक्ति को हेडर के रूप में मानता है। इसका मतलब है कि टूल पहली पंक्ति को नहीं हटाएगा, भले ही इसमें सभी स्तंभों में डुप्लिकेट जानकारी हो। उदाहरण के लिए, नीचे दी गई टेबल में, एडवांस्ड फ़िल्टर टूल की "केवल अद्वितीय रिकॉर्ड" सुविधा चलाने पर पहली और अंतिम पंक्तियों को नहीं हटाया गया - भले ही उनमें सभी स्तंभों में डुप्लिकेट मान हों।
इसलिए, यदि आपके एक्सेल वर्कशीट या टेबल में हेडर है, तो डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने के लिए "डुप्लिकेट हटाएं" टूल का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
त्वरित सुझाव: गलती से डुप्लिकेट पंक्तियां या मान हटा दिए? परिवर्तन को उलटने और डुप्लिकेट डेटा वापस पाने के लिए Control + Z दबाएं।
एक्सेल में डुप्लिकेट हटाना: सीमाएं
हमें उल्लेख करना चाहिए कि आप रूपरेखा या समूहीकृत डेटा वाले वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों या मानों को नहीं हटा सकते। इसलिए यदि आपने अपने एक्सेल वर्कशीट में पंक्तियों और स्तंभों को समूहीकृत किया है, शायद कुल और उप-कुल में, तो आपको डुप्लिकेट की जांच करने से पहले डेटा को अनग्रुप करना होगा। एक्सेल में डुप्लिकेट हटाने और अद्वितीय मानों को फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानने के लिए माइक्रोसॉफ्ट के इस आधिकारिक दस्तावेज़ को देखें।
