आपके एक्सेल वर्कशीट में डुप्लिकेट मान आपके डेटा को खराब कर सकते हैं। जब तक डुप्लिकेट जानबूझकर न हों, वे अशुद्धि और विषम रिपोर्टिंग का कारण बन सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि अपने एक्सेल दस्तावेज़ में डुप्लिकेट कैसे ढूंढें और निकालें।
डुप्लीकेट पंक्ति या डेटा कैसे खोजें
पहले यह जांचना आवश्यक है कि किन पंक्तियों (या स्तंभों) में समान जानकारी है। इसलिए इससे पहले कि हम आपको बताएं कि एक्सेल में डुप्लिकेट को कैसे हटाया जाए, आइए आपको डुप्लिकेट डेटा के लिए अपनी शीट की जांच करने की प्रक्रिया के बारे में बताते हैं।
विधि 1:संपूर्ण वर्कशीट खोजें
एक्सेल में एक सशर्त स्वरूपण उपकरण है जो डेटा को पहचानने, कल्पना करने और निष्कर्ष निकालने में मदद करता है। अपने एक्सेल दस्तावेज़ में डुप्लिकेट मानों को हाइलाइट करने के लिए टूल का उपयोग करने का तरीका यहां बताया गया है।
- नियंत्रण दबाएं + ए अपनी सूची या तालिका का चयन करने के लिए। वैकल्पिक रूप से, सभी का चयन करें . क्लिक करें संपूर्ण कार्यपत्रक का चयन करने के लिए तालिका के ऊपरी-बाएँ कोने में आइकन।
- होम पर जाएं टैब पर क्लिक करें और सशर्त स्वरूपण . पर क्लिक करें ड्रॉप-डाउन बटन।
- अपना कर्सर हाइलाइट सेल नियमों पर ले जाएं और डुप्लिकेट मान select चुनें ।
- सुनिश्चित करें कि पहला ड्रॉप-डाउन बॉक्स "डुप्लिकेट" पढ़ता है। आप दूसरे ड्रॉप-डाउन मेनू में अपना पसंदीदा हाइलाइट रंग भी चुन सकते हैं।
- ठीकचुनें आगे बढ़ने के लिए।
एक्सेल तुरंत पंक्तियों और स्तंभों को डुप्लिकेट मानों के साथ हाइलाइट करेगा।
विधि 2:पंक्तियों को मिलाकर
यह विधि सभी स्तंभों या कक्षों में डुप्लिकेट मानों वाली पंक्तियों को खोजने के लिए एकदम सही है। सबसे पहले, आपको प्रत्येक पंक्ति की सामग्री को संयोजित करने के लिए Excel के "Concatenate" फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा। फिर, उस कॉलम का चयन करें जहां आप संयुक्त मूल्यों को संग्रहीत करना चाहते हैं और नीचे दिए गए चरणों का पालन करें। हम अनुशंसा करते हैं कि पहली पंक्ति के अंतिम मान के बगल में एक कॉलम में मानों को संयोजित करें।
- टाइप या पेस्ट करें =CONCAT( सेल में, पंक्ति में पहले सेल का चयन करें, एक कॉलम टाइप करें (: ), और पंक्ति पर अंतिम सेल का चयन करें। बाद में, सूत्र को कोष्ठक के साथ बंद करें और Enter . दबाएं ।
हमारे नमूना कार्यपत्रक में (नीचे चित्र देखें), पहली पंक्ति की पहली और अंतिम कोशिकाओं में क्रमशः A2 और D2 का संदर्भ है। इसलिए, सूत्र इस प्रकार होगा:=CONCAT(A2:D2) ।
याद रखें, टेबल पर पंक्तियों और स्तंभों की संख्या के आधार पर सेल संदर्भ अलग-अलग होंगे।
- सूत्र को कॉलम के नीचे तब तक कॉपी करें जब तक आप अंतिम पंक्ति तक नहीं पहुंच जाते। ऐसा करने के लिए, सूत्र के साथ सेल का चयन करें, अपने माउस कर्सर को सेल के निचले-बाएँ कोने में ले जाएँ, भरें हैंडल को होल्ड करें आइकन (यानी प्लस आइकन), और इसे कॉलम के नीचे खींचें।
- संपूर्ण स्तंभ का चयन करें—स्तंभ के शीर्ष पर स्थित अक्षर पर क्लिक करें या स्तंभ में किसी कक्ष पर क्लिक करें और नियंत्रण दबाएं + अंतरिक्ष ।
- होम पर जाएं टैब करें और सशर्त स्वरूपण select चुनें ।
- अपना माउस कर्सर सेल नियमों को हाइलाइट करें पर होवर करें और डुप्लिकेट मान select चुनें ।
- ठीकचुनें आगे बढ़ने के लिए।
एक्सेल डुप्लिकेट मानों वाले कॉलम को हाइलाइट करेगा। यह आपको उस विशेष पंक्ति के उन कक्षों के बारे में बताता है जिनके कार्यपत्रक पर दूसरी पंक्ति के रूप में डुप्लिकेट मान हैं।
यदि आप ऊपर की छवि को करीब से देखते हैं, तो आप देखेंगे कि सशर्त स्वरूपण उपकरण पंक्ति 4 को हाइलाइट नहीं करता है। और पंक्ति 13 . दोनों पंक्तियों में नाम . में डुप्लिकेट मान हैं , स्कोर , और आईडी कॉलम, लेकिन दिन . में अलग-अलग मान कॉलम।
दोनों पंक्तियों में 4 में से केवल 3 कॉलम में डुप्लिकेट जानकारी है। यह बताता है कि सशर्त स्वरूपण उपकरण दोनों पंक्तियों के लिए संयोजित या संयुक्त मानों को हाइलाइट क्यों नहीं करता है। दोनों पंक्तियाँ (पंक्ति 4 और पंक्ति 13) अद्वितीय हैं क्योंकि "दिन" कॉलम में विशिष्ट जानकारी होती है।
Excel में डुप्लीकेट पंक्तियों को कैसे निकालें
आपको अपने एक्सेल वर्कशीट में डुप्लिकेट जानकारी वाली कई पंक्तियाँ मिली हैं। आइए आपको दिखाते हैं कि दो एक्सेल टूल का उपयोग करके इन डुप्लिकेट पंक्तियों को कैसे हटाया जाए।
1. "डुप्लिकेट निकालें" टूल का उपयोग करें
इस टूल का केवल एक ही काम है:यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके एक्सेल वर्कशीट में साफ डेटा है। यह आपके वर्कशीट में चयनित कॉलम की तुलना करके और डुप्लिकेट मानों वाली पंक्तियों को हटाकर इसे प्राप्त करता है। यहां इस टूल का उपयोग करने का तरीका बताया गया है:
- टेबल पर किसी सेल का चयन करें और नियंत्रण press दबाएं + ए तालिका को हाइलाइट करने के लिए अपने कीबोर्ड पर।
- डेटा पर जाएं टैब पर क्लिक करें और डुप्लिकेट निकालें . पर क्लिक करें "डेटा उपकरण" अनुभाग में आइकन।
अगर आपके पीसी की स्क्रीन छोटी है या एक्सेल विंडो छोटी है, तो डेटा टूल्स . पर क्लिक करें ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें और डुप्लिकेट निकालें select चुनें ।
- कॉलम सेक्शन में जाएं और सभी कॉलम चुनें। यदि आपकी तालिका में एक शीर्षलेख है, तो "मेरे डेटा में शीर्षलेख हैं" पढ़ने वाले बॉक्स को चेक करें। इससे हेडर पंक्ति या शीट पर पहली पंक्ति का चयन रद्द हो जाएगा। ठीकक्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।
त्वरित युक्ति: एक्सेल वर्कशीट की पहली पंक्ति को हेडर बनाने के लिए, देखें . पर जाएं टैब में, फलकों को फ़्रीज़ करें . चुनें , और शीर्ष पंक्ति को फ़्रीज़ करें . चुनें ।
- एक्सेल आपको शीट से मिले और निकाले गए कुल डुप्लिकेट मानों के बारे में सूचित करते हुए एक संकेत प्रदर्शित करेगा। ठीकक्लिक करें कार्यपत्रक पर लौटने के लिए।
2. उन्नत फ़िल्टर टूल का उपयोग करें
"उन्नत फ़िल्टर" एक और शानदार टूल है जो आपको एक्सेल में अपना डेटा साफ़ करने में मदद करता है। टूल आपको अपनी वर्कशीट पर डेटा देखने, संपादित करने, समूहबद्ध करने और सॉर्ट करने देता है। अपने एक्सेल वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने के लिए इस टूल का उपयोग करने का तरीका जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- टेबल पर किसी भी सेल को चुनें और कंट्रोल करें press दबाएं + ए संपूर्ण तालिका को हाइलाइट करने के लिए।
- डेटा पर जाएं टैब करें और उन्नत . चुनें "क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें" अनुभाग में।
- केवल अद्वितीय रिकॉर्ड की जांच करें बॉक्स में क्लिक करें और ठीक . क्लिक करें ।
यदि तालिका या कार्यपत्रक में समान जानकारी या मान वाली एकाधिक पंक्तियाँ हैं, तो एक्सेल डुप्लिकेट की पहली घटना को छोड़कर सभी को हटा देगा।
नोट: उन्नत फ़िल्टर टूल स्वचालित रूप से पहली पंक्ति को हेडर के रूप में मानता है। इसका मतलब है कि टूल पहली पंक्ति को नहीं हटाएगा, भले ही उसमें डुप्लिकेट जानकारी हो। उदाहरण के लिए, नीचे दी गई तालिका में, उन्नत फ़िल्टर टूल की "केवल अद्वितीय रिकॉर्ड" सुविधा चलाने से पहली और अंतिम पंक्तियाँ नहीं निकलीं—भले ही उन दोनों के सभी कॉलम में डुप्लिकेट मान हों।
इसलिए, यदि आपकी एक्सेल वर्कशीट या टेबल में हेडर है, तो डुप्लिकेट पंक्तियों को खत्म करने के लिए "डुप्लिकेट निकालें" टूल का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
त्वरित युक्ति: डुप्लीकेट पंक्तियों या मानों को दुर्घटनावश हटा दिया गया? नियंत्रण दबाएं + Z परिवर्तन को वापस लाने और डुप्लिकेट डेटा वापस पाने के लिए।
एक्सेल में डुप्लीकेट हटाना:सीमाएं
हमें यह उल्लेख करना चाहिए कि आप आउटलाइन या समूहीकृत डेटा वाली वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों या मानों को नहीं हटा सकते हैं। इसलिए यदि आपने अपने एक्सेल वर्कशीट में पंक्तियों और स्तंभों को, शायद टोटल और सबटोटल में समूहीकृत किया है, तो आपको डुप्लिकेट की जांच करने से पहले डेटा को अनग्रुप करना होगा। एक्सेल में डुप्लीकेट हटाने और अद्वितीय मानों को फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानने के लिए माइक्रोसॉफ्ट के इस आधिकारिक दस्तावेज का संदर्भ लें।