यदि आप वित्त या लेखा के क्षेत्र में हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि अधिकांश नौकरी के अवसरों के लिए मध्यवर्ती या उन्नत एक्सेल कौशल की आवश्यकता होती है। इन भूमिकाओं में कुछ सबसे सामान्य एक्सेल फ़ंक्शन हैं पिवट टेबल और वीलुकअप ।
यह लेख पिवट टेबल की मूल बातें बताएगा। यदि आप VLOOKUP के बारे में अधिक जानना चाहते हैं तो यहां जाएं। साथ ही, INDEX-MATCH नामक एक फ़ंक्शन, VLOOKUP के विकल्प की जांच करना सुनिश्चित करें।
Excel में एक पिवट टेबल बनाएं
पिवट टेबल क्या है? सीधे शब्दों में कहें, एक पिवट टेबल अंतर्निहित कार्यों में से एक है जिसका उपयोग आप एक्सेल में डेटा के बड़े सेट के आधार पर त्वरित रूप से सारांश तालिका बनाने के लिए कर सकते हैं।
कल्पना कीजिए कि यदि आप एक ऑनलाइन दुकान के मालिक हैं जो बिक्री डेटा के साथ मोबाइल फोन के विभिन्न मॉडल बेचती है जैसा कि नीचे दिखाया गया है। नमूना स्प्रेडशीट डाउनलोड करें।
लगभग दो महीने तक व्यापार करने के बाद, आप उत्सुक हैं कि क्या आपने पहले महीने या दूसरे महीने में अधिक उत्पाद बेचे हैं। आप यह भी जानना चाहेंगे कि आपने अधिक Apple उत्पाद बेचे हैं या Samsung उत्पाद। अंत में, आप प्रत्येक माह में प्राप्त कुल बिक्री जानना चाहेंगे।
पिवट टेबल किसी भी एक्सेल फॉर्मूला, जैसे कि गणना या योग का उपयोग किए बिना त्वरित सारांश प्राप्त करने के लिए एकदम सही उम्मीदवार है। एक बार जब आप पिवट टेबल के साथ काम करना जानते हैं तो उपरोक्त प्रश्नों के उत्तर कुछ ही सेकंड में तैयार किए जा सकते हैं।
पिवट टेबल बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश यहां दिए गए हैं।
चरण 1 - डेटा टेबल के भीतर किसी भी सेल में क्लिक करके पिवट टेबल बनाएं, फिर एक्सेल में टॉप टैब पर जाएं और इन्सर्ट चुनें। -> पिवट टेबल ।
चरण 2 - एक चयन विंडो दिखाई देगी और यह उस सेल के आधार पर तालिका की पूरी श्रृंखला को स्वचालित रूप से निर्धारित करेगी जहां आपने पहले क्लिक किया था। इस उदाहरण के लिए, हम अपनी पिवट टेबल को एक नई वर्कशीट में जोड़ रहे हैं, इसलिए इसे देखना आसान होगा।
चरण 3 - नई शीट में बनी ब्लैंक पिवट टेबल पर क्लिक करें। आपको एक पिवट टेबल फील्ड्स दिखाई देगा आपकी स्प्रैडशीट के दाईं ओर दिखाई देगा. यह वह जगह है जहां आप त्वरित सारांश बनाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप करते हैं।
चरण 4 - प्रत्येक माह बेचे जाने वाले मोबाइल फ़ोन की संख्या जानने के लिए, बेचा गया माह . खींचें पंक्तियों . के लिए क्षेत्र और ब्रांड से VALUES क्षेत्र.
आप देखेंगे कि पिवट टेबल प्रत्येक माह के लिए पंक्तियों की संख्या दिखाने के लिए स्वचालित रूप से अपडेट किया जाएगा, जो प्रत्येक माह के लिए मोबाइल फोन की बिक्री की संख्या को दर्शाता है।
यदि आप मॉडल . को खींचते हैं या वेयरहाउस स्थान से VALUES ब्रांड . के बजाय , यह प्रत्येक महीने के लिए समान संख्याएं उत्पन्न करेगा क्योंकि यह केवल प्रत्येक माह की बिक्री में पंक्तियों की कुल संख्या की बात कर रहा है। ऐसा लगता है कि हमने जनवरी . में और फ़ोन बेचे हैं FEB . की तुलना में ।
चरण 5 - यह जानने के लिए कि क्या आपके स्टोर में अधिक Apple या Samsung उत्पाद बेचे गए थे, आप एक नया बनाने की आवश्यकता के बिना उसी पिवट टेबल का पुन:उपयोग कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, आप उस चयन को साफ़ कर सकते हैं जिसकी अब आपको आवश्यकता नहीं है (डेटा फ़ील्ड को क्षेत्र से बाहर खींचकर) और इसे स्प्रैडशीट पर कहीं भी छोड़ना)।
इसके बाद इसे ब्रांड . से बदलें पंक्तियों . में बॉक्स।
ब्रांड . द्वारा समूहीकृत पंक्तियों की कुल संख्या दिखाने के लिए पिवट तालिका को तुरंत अपडेट किया जाएगा (अर्थात ब्रांड . द्वारा बेचे गए उत्पादों की कुल संख्या तारीख तक)। आपने वास्तव में अधिक Apple . बेचा सैमसंग . की तुलना में उत्पाद ।
चरण 5 - अंत में, यह जानने के लिए कि आपको प्रत्येक महीने बिक्री में कितना प्राप्त हुआ है, हम उसी पिवट टेबल का पुन:उपयोग करेंगे। .
ब्रांड को हटा दें फ़ील्ड और खींचें माह बेचा पंक्तियों . पर वापस जाएं क्षेत्र। चूंकि हम विशेष रूप से कुल बिक्री जानना चाहते हैं, VALUES . को साफ़ करें क्षेत्र और खींचें बिक्री मूल्य जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
बिक्री मूल्य . के रूप में मूल डेटासेट में कॉलम संख्या प्रारूप में है, पिवट तालिका स्वचालित रूप से बिक्री मूल्य का योग करेगी , गिनती करने के बजाय बिक्री मूल्य . की संख्या पंक्तियाँ। वोइला, आपको JAN . में $7,550 मिले हैं और $7,100 FEB . में ।
इधर-उधर खेलने की कोशिश करें और नीचे दिए गए अनुसार फ़ील्ड को खींचें और देखें कि पिवट टेबल का क्या परिणाम होता है।
यह पिवट टेबल क्या कर सकता है, इसकी सतह को खरोंच कर रहा है, लेकिन यह आपको शुरुआत करने के लिए एक अच्छी बुनियादी समझ देगा। हैप्पी एक्सप्लोरिंग!
टिप्स:अगर पिवट टेबल फील्ड्स स्प्रैडशीट के दाईं ओर का फलक गायब हो जाता है, पिवट तालिका पर अपने माउस को घुमाने का प्रयास करें, राइट क्लिक करें और फ़ील्ड सूची दिखाएं चुनें . इसे वापस लाना चाहिए। आनंद लें!