यदि आप वित्त या लेखांकन के क्षेत्र में हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि अधिकांश नौकरी के अवसरों के लिए मध्यवर्ती या उन्नत Excel कौशल की आवश्यकता होती है। इन भूमिकाओं में सबसे आम Excel फंक्शन में से कुछ हैं Pivot Table और VLOOKUP।
यह लेख पिवट टेबल की मूल बातें रेखांकित करेगा। यदि आप VLOOKUP के बारे में अधिक जानना चाहते हैं तो यहां जाएं। साथ ही, VLOOKUP के विकल्प, INDEX-MATCH नामक एक फंक्शन को देखना सुनिश्चित करें।
Excel में पिवट टेबल बनाएं
पिवट टेबल क्या है? सीधे शब्दों में कहें, एक पिवट टेबल अंतर्निहित फंक्शन में से एक है जिसका उपयोग आप Excel में बड़ी मात्रा में डेटा के आधार पर जल्दी से एक सारांश टेबल बनाने के लिए कर सकते हैं।
कल्पना करें कि आपके पास एक ऑनलाइन दुकान है जो नीचे दिखाए गए बिक्री डेटा के साथ मोबाइल फोन के विभिन्न मॉडल बेचती है। नमूना स्प्रेडशीट डाउनलोड करें।
लगभग दो महीने तक व्यवसाय करने के बाद, आप उत्सुक हैं कि क्या आपने पहले महीने या दूसरे महीने में अधिक उत्पाद बेचे हैं। आप यह भी जानना चाहेंगे कि क्या आपने Apple उत्पाद या Samsung उत्पाद अधिक बेचे हैं। अंत में, आप प्रत्येक महीने में प्राप्त कुल बिक्री जानना चाहेंगे।
पिवट टेबल किसी भी Excel फॉर्मूला, जैसे काउंट या सम, का उपयोग किए बिना त्वरित सारांश प्राप्त करने के लिए आदर्श उम्मीदवार है। उपरोक्त प्रश्नों के उत्तर सेकंड में प्राप्त किए जा सकते हैं एक बार जब आप जानते हैं कि पिवट टेबल के साथ कैसे काम करना है।
पिवट टेबल बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश यहां दिए गए हैं।
चरण 1 — डेटा टेबल के भीतर किसी भी सेल पर क्लिक करके पिवट टेबल बनाएं, फिर Excel में शीर्ष टैब पर जाएं और Insert -> Pivot Table चुनें।
चरण 2 — एक चयन विंडो दिखाई देगी और यह आपके द्वारा पहले क्लिक किए गए सेल के आधार पर टेबल की पूरी रेंज को स्वचालित रूप से निर्धारित करनी चाहिए। इस उदाहरण के लिए, हम अपने पिवट टेबल को एक नई वर्कशीट में जोड़ रहे हैं, इसलिए इसे देखना आसान होगा।
चरण 3 — नई शीट में बने खाली पिवट टेबल पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि आपकी स्प्रेडशीट के दाईं ओर एक Pivot Table Fields पेन दिखाई देगा। यहीं आप त्वरित सारांश बनाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप करते हैं।
चरण 4 — प्रत्येक महीने बेचे गए मोबाइल फोन की संख्या जानने के लिए, Month Sold को ROWS क्षेत्र में और Brand को VALUES क्षेत्र में खींचें।
आप देखेंगे कि Pivot Table स्वचालित रूप से प्रत्येक महीने के लिए पंक्तियों की संख्या दिखाने के लिए अपडेट हो जाएगा, जो प्रत्येक महीने के लिए मोबाइल फोन बिक्री की संख्या को इंगित करता है।
यदि आप Brand के बजाय Model या Warehouse Location को VALUES में खींचते हैं, तो यह प्रत्येक महीने के लिए समान संख्या उत्पन्न करेगा क्योंकि यह केवल प्रत्येक Month Sold में पंक्तियों की कुल संख्या को संदर्भित कर रहा है। लगता है हमने JAN की तुलना में FEB में अधिक फोन बेचे।
चरण 5 — यह जानने के लिए कि आपकी दुकान में अधिक Apple या Samsung उत्पाद बेचे गए थे, आप एक नया पिवट टेबल बनाए बिना उसी पिवट टेबल का पुन: उपयोग कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, आप उस चयन को साफ़ कर सकते हैं जिसकी आपको अब आवश्यकता नहीं है (डेटा फ़ील्ड को Area से बाहर खींचकर और इसे स्प्रेडशीट पर कहीं भी छोड़कर)।
इसके बाद इसे ROWS बॉक्स में Brand से बदलें।
पिवट टेबल तुरंत Brand द्वारा समूहीकृत पंक्तियों की कुल संख्या दिखाने के लिए अपडेट हो जाएगा (यानी आज तक Brand द्वारा बेचे गए उत्पादों की कुल संख्या)। आपने वास्तव में Samsung की तुलना में अधिक Apple उत्पाद बेचे।
चरण 5 — अंत में, यह जानने के लिए कि आपने प्रत्येक महीने में बिक्री में कितना प्राप्त किया है, हम उसी Pivot Table का पुन: उपयोग करेंगे।
Brand फ़ील्ड को साफ़ करें और Month Sold को वापस ROWS क्षेत्र में खींचें। चूंकि हम विशेष रूप से कुल बिक्री जानना चाहते हैं, VALUES क्षेत्र को साफ़ करें और नीचे दिखाए अनुसार Sale Price को खींचें।
चूंकि मूल डेटासेट में Sale Price कॉलम संख्या फॉर्मेट में है, पिवट टेबल स्वचालित रूप से Sale Price को जोड़ देगा, बजाय Sale Price पंक्तियों की संख्या गिनने के। वोइला, आपको JAN में $7,550 और FEB में $7,100 प्राप्त हुए।
नीचे के अनुसार फ़ील्ड को खींचकर घुमाएं और देखें कि पिवट टेबल का परिणाम क्या होता है।
यह सिर्फ पिवट टेबल क्या कर सकता है इसकी सतह को खरोंच रहा है, लेकिन यह आपको शुरू करने के लिए एक अच्छी बुनियादी समझ देगा। आनंद लें!
सुझाव: यदि स्प्रेडशीट के दाईं ओर Pivot Table Fields पेन गायब हो जाता है, तो पिवट टेबल पर अपना माउस होवर करें, राइट-क्लिक करें और Show Field List चुनें। यह इसे वापस ला देना चाहिए। आनंद लें!
