टेबुलर डेटा हमें हर जगह घेरे हुए है। हम बस इसे नोटिस नहीं करते थे। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो सहेजे गए नोट्स, रेसिपी की सूची, लॉटरी टिकट जीतने की रिपोर्ट, मुद्रा और प्रतिभूति दरें, ट्रेन शेड्यूल और अन्य रोजमर्रा के डेटा को इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित करने का सबसे सुविधाजनक तरीका सभी जानकारी को स्प्रेडशीट के रूप में सहेजना है। यह न केवल व्यावहारिक है, बल्कि एक वैज्ञानिक तरीका भी है, इसलिए छात्र शिक्षा की शुरुआत से ही स्प्रेडशीट बनाना सीखते हैं, और सबसे चुनौतीपूर्ण मामलों में वे कस्टम सेवाओं की ओर रुख करते हैं।
पिवट टेबल का उद्देश्य क्या है और Google स्प्रेडशीट में इसे आसानी से कैसे बनाएं?
कोई भी डुप्लिकेट डेटा अनजाने में एक संरचना में व्यवस्थित हो जाता है। इस रूप में उनके साथ काम करना बहुत आसान है: कुछ मूल्यों की खोज करना, डेटा को सारांशित और विश्लेषण करना, सॉर्ट करना, और चार्ट बनाना। इसलिए, यदि किसी भी मात्रा के टेक्स्ट बनाने के लिए सही और सबसे प्रभावी तरीका Documents की ओर रुख करना है, तो डिजिटल दुनिया के बाकी विविधता के लिए टेबल्स Google का उपयोग करना उचित है। रोजमर्रा की जिंदगी में, स्प्रेडशीट का उपयोग विभिन्न लक्ष्यों की सूची, व्यक्तिगत कार के किलोमीटर और गैसोलीन की खपत, छुट्टियों के दौरान उपहारों की लागत और पारिवारिक बजट की आय को बनाए रखने के लिए किया जा सकता है। व्यावसायिक दुनिया में, Google स्प्रेडशीट एप्लिकेशन की एक बड़ी संख्या लंबे समय से आविष्कार की गई है: यह डेटा विश्लेषण के लिए एक उपकरण है, और हर चीज की लेखा प्रणाली, साथ ही सभी प्रकार के ग्राफ बनाने में एक अनिवार्य सहायक।
सारांश स्प्रेडशीट की सभी संभावित कार्यक्षमता के कार्यान्वयन में एक निर्विवाद नेता Microsoft Excel है। केवल BI उद्योग के ऐसे दिग्गज जैसे QlikView और Tableau दिए गए टूल के साथ प्रतिस्पर्धा कर सकते हैं, लेकिन इस तथ्य के कारण कि ये प्लेटफॉर्म काफी महंगे हैं, नेतृत्व Microsoft Excel और Google Sheets के पास गया, जिनकी तुलना साबित करती है कि वे आम आधार पर बने होने के बावजूद वे 오히려 व्यक्तिगत हैं। सबसे उपयोगी कार्यों में से एक पिवट टेबल है जिसे Google ड्राइव टूल्स के साथ आसानी से बनाया जा सकता है। सारांश स्प्रेडशीट OLAP तकनीक पर आधारित हैं, जिसे 1993 में एक प्रसिद्ध डेटाबेस शोधकर्ता और रिलेशनल डेटा मॉडल के लेखक Edgar Codd द्वारा वर्णित किया गया था। यह डेटा की एक सरणी को एक सूचनात्मक रिपोर्ट में परिवर्तित करने के लिए सबसे सुविधाजनक और त्वरित उपकरण है।
वास्तव में, एक समेकित स्प्रेडशीट जानकारी के समूहीकरण और सारांश के लिए एक डेटा प्रोसेसिंग टूल है। कोई भी सारांश स्प्रेडशीट एक विशिष्ट डेटाबेस पर आधारित है। एक सरणी में फील्ड और रिकॉर्ड होते हैं जो डेटाबेस के रूप में होते हैं। डेटाबेस में प्रत्येक पंक्ति (रिकॉर्ड) अध्ययन के तहत व्यक्तिगत मामले, वस्तु या वस्तु की स्थिति के बारे में जानकारी है, और प्रत्येक ढेर (फील्ड) जांच के तहत सभी वस्तुओं का एक पैरामीटर, संपत्ति या विशेषता है। डेटाबेस के सभी फील्ड दो प्रकारों में विभाजित हैं: आयाम और माप। आयाम वस्तु का नाम या संपत्ति है, जिसके संदर्भ में हम विभिन्न मात्रात्मक संकेतकों का विश्लेषण कर सकते हैं। प्रत्येक आयाम में कई तत्व होते हैं। माप वह मात्रात्मक संकेतक हैं जिनकी हम आयामों के तत्वों से तुलना करते हैं।
Google Sheets पिवट टेबल फॉर्मेट
Google Sheets में पिवट टेबल बनाने के लिए, आपको एक सरल एल्गोरिदम का पालन करना होगा। एल्गोरिदम में तीन क्रियाएं शामिल हैं: स्रोत स्प्रेडशीट की तैयारी, सारांश स्प्रेडशीट का निर्माण, रिपोर्ट सेटअप।
1. स्रोत स्प्रेडशीट तैयार करना
एक समेकित तभी उपयोगी होगी यदि आपका इनपुट डेटा ठीक से संरचित है। शुरू करने से पहले, आपको निम्नलिखित पैरामीटर जांचने की आवश्यकता है।
खाता स्प्रेडशीट में प्रत्येक ढेर में एक प्रकार होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी खरीद का रिकॉर्ड रखते हैं, तो यह तारीख के लिए एक अलग कॉलम, उत्पाद के लिए एक अलग ढेर, और कुल शिपमेंट के लिए एक अलग कॉलम होना चाहिए।
स्प्रेडशीट डेटा के ऊपर कॉलम हेडर के साथ एक अलग पंक्ति होनी चाहिए।
खाता स्प्रेडशीट में मर्ज सेल का उपयोग न करने का प्रयास करें।
यदि आप वर्षों या महीनों के लिए योग देखना चाहते हैं, तो आपको उनके स्वचालित गणना के लिए स्प्रेडशीट में कॉलम जोड़ने की आवश्यकता है। वर्ष की गणना करने के लिए, YEAR () फंक्शन का उपयोग करें। महीने की गणना करने के लिए, MONTH () फंक्शन का उपयोग करें।
2. एक पिवट टेबल बनाना
एक सारांश तालिका बनाने के लिए, हेडर सहित संपूर्ण स्रोत तालिका का चयन करें। "Data" मेनू में, "Pivot table report" आइटम चुनें। उसके बाद, एक अलग शीट बनाई जाएगी, जिस पर आपको रिपोर्ट के प्रकार और सामग्री को अनुकूलित करने की आवश्यकता है।
3. रिपोर्ट का कॉन्फ़िगरेशन
सारांश तालिका के साथ बनाई गई शीट पर नेविगेट करें। प्रारंभ में, यह खाली होगी, लेकिन पेज के दाईं ओर, "Report Editor" मेनू दिखाई देता है। इस मेनू में, आप "Rows", "Columns", "Values" और "Filter" में फील्ड जोड़ सकते हैं। इस मेनू का उपयोग "Year" कॉलम को सारांश तालिका में जोड़ने के लिए करें। फिर "Month" कॉलम को सारांश तालिका में जोड़ें। फिर "Report Editor" का उपयोग करके सारांश तालिका में एक पंक्ति जोड़ें। फिर "Report Editor" का उपयोग करके "Product" लाइन को सारांश तालिका में जोड़ें। अब "Amount" फील्ड को मानों में जोड़ना बाकी है।
मानों में, आप गणना की गई कुल राशि का प्रकार सेट कर सकते हैं। यह आपकी खरीद की कुल राशि, न्यूनतम, अधिकतम खरीद राशि, औसत लागत और अन्य विकल्प हो सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप एक सारांश तालिका में कई प्रकार के योग आउटपुट कर सकते हैं।
Excel के विपरीत, Google में समेकित तालिकाएं स्वचालित रूप से अपडेट होती हैं। लेकिन यह नियमित रूप से जांचना समझ में आता है कि क्या पिवट टेबल स्रोत डेटा की पूरी रेंज को संदर्भित करता है। यदि आपको श्रृंखला में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो आप परिवर्तनों को सहेजने के लिए मैन्युअल मोड पर स्विच कर सकते हैं। इस मामले में, परिवर्तनों को केवल "Update Table" बटन पर क्लिक करने के बाद सहेजा जाएगा।
लगभग सभी आधुनिक स्प्रेडशीट के लिए उपलब्ध सरल कार्यों के अलावा, Google Spreadsheets में अद्वितीय विशेषताओं का एक सेट है। कुशल हाथों में, वे स्वचालित रूप से डेटा एकत्र करने, संसाधित करने और प्रकाशित करने की क्षमता के साथ-साथ वास्तविक समय में समूह कार्य के विकल्प के साथ एक गंभीर विश्लेषणात्मक और सांख्यिकीय उपकरण में बदल जाते हैं। इसके अलावा, आधुनिक गैजेट्स की कार्यक्षमता आपको इस उपकरण की कार्यक्षमता को लगभग असीमित बनाने की अनुमति देती है।
