Excel में, एक विशाल डेटासेट को संपादित या जांचना थकाऊ काम होता है। इसलिए, उपयोगकर्ता Excel में ऑटोफिल फॉर्म बनाते हैं ताकि एंट्री को जल्दी से जांचा, जोड़ा या हटाया जा सके। Excel वर्कशीट में डेटा एंट्री करते समय एक ऑटोफिल फॉर्म एक उपयोगी उपकरण साबित होता है।
मान लीजिए हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें छात्रों की जानकारी जैसे Student IDs, नाम, ऊंचाई, और वजन शामिल हैं। हम उन एंट्री को जांचना चाहते हैं और ऑटोफिल फॉर्म का उपयोग करके नई एंट्री जोड़ना चाहते हैं।
इस लेख में, हम Excel में ऑटोफिल फॉर्म बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया प्रदर्शित करते हैं।
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निम्नलिखित डेटासेट के साथ अभ्यास करें।
Excel में ऑटोफिल फॉर्म क्या है?
ऑटोफिल फॉर्म एक डेटा एंट्री या जांच उपकरण है। इसकी एक अनूठी संरचना होती है जिसमें किसी भी Table डेटा के सभी कॉलम हेडर अपने डेटा एंट्री बॉक्स के रूप में शामिल होते हैं। Table में मौजूद डेटा इसके (ऑटोफिल फॉर्म) डेटा एंट्री बॉक्स में प्राप्त हो जाता है। उपयोगकर्ता स्क्रॉल बार पर क्लिक करके अपने डेटा में घूम सकते हैं। साथ ही, इसकी पेश की गई कुंजियों का उपयोग करके डेटासेट में नई एंट्री जोड़ी, हटाई या खोजी जा सकती हैं।
और पढ़ें: Excel में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं (चरण-दर-चरण)
Excel में ऑटोफिल फॉर्म बनाने के चरण
ऑटोफिल फॉर्म बनाना एक आसान काम है। एक बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण 1: ऑटोफिल फॉर्म बनाने के लिए डेटा सेट करना
🔼 ऑटोफिल फॉर्म बनाने से पहले, उपयोगकर्ताओं को अपने डेटा को Excel Table के रूप में सेट करना होगा। वांछित रेंज को हाइलाइट करें फिर Insert टैब पर जाएं > Table पर क्लिक करें (Tables सेक्शन में)।
🔼 Excel Create Table डायलॉग बॉक्स लाता है। My table has headers विकल्प पर टिक करें फिर OK पर क्लिक करें।
🔺 एक पल में, Excel नीचे दी गई छवि में दिखाए अनुसार हाइलाइट किए गए सभी डेटा को समाहित करते हुए एक Table बनाता है।
चरण 2: क्विक एक्सेस टूलबार में डेटा एंट्री फॉर्म टूल जोड़ना
जाहिर है, Excel Ribbon में ऐसा कोई कमांड या फीचर नहीं है। उपयोगकर्ताओं को इसे Customize Quick Access Toolbar विकल्पों का उपयोग करके जोड़ना होगा।
🔼 नीचे दी गई छवि में दिखाए अनुसार Customize Quick Access Toolbar Icon पर क्लिक करें। इसके बाद, More Commands विकल्प पर क्लिक करें।
🔼 Excel Options विंडो दिखाई देती है। विंडो में, Quick Access Toolbar पर क्लिक करें > Choose Commands from विकल्प के तहत All Commands चुनें > Form पर क्लिक करें > Add पर क्लिक करें > अंत में, OK पर क्लिक करें।
🔺 वर्कशीट पर वापस आने पर, आप Quick Access Toolbar क्षेत्र में Form टूल देखते हैं।
अब, आप Excel में ऑटोफिल फॉर्म बनाने के लिए तैयार हैं।
और पढ़ें: Excel VBA में डेटा एंट्री फॉर्म कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
चरण 3: ऑटोफिल फॉर्म के भाग
🔼 ऑटोफिल फॉर्म के एंट्री बॉक्स डेटा Table पर निर्भर करते हैं। ऑटोफिल फॉर्म सभी Table हेडर को अपने एंट्री बॉक्स के रूप में शामिल करता है। ऑटोफिल फॉर्म के भाग या जिसे आप Keys कह सकते हैं, स्थिर होते हैं। ऑटोफिल फॉर्म के भीतर कई कुंजियां होती हैं। कुंजियां बुनियादी संचालन करती हैं जैसे नई एंट्री जोड़ना, उन्हें हटाना, या एंट्री के बीच घूमना। ऑटोफिल फॉर्म के भाग या कुंजियां हैं:
⏩ New: उपयोगकर्ता इस कुंजी पर क्लिक करके नई एंट्री जोड़ सकते हैं। साथ ही, किसी मौजूदा एंट्री को संपादित करने के बाद उपयोगकर्ता इस पर क्लिक करके नई एंट्री जोड़ सकते हैं।
⏩ Delete: इस कुंजी पर क्लिक करने से फॉर्म में लोड की गई एंट्री हट जाती है।
⏩ Restore: मौजूदा एंट्री को संपादित करते समय उपयोगकर्ता इस पर क्लिक करके फॉर्म में पिछली एंट्री को पुनर्स्थापित कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि उपयोगकर्ता New लागू न करें या Enter कुंजी न दबाएं।
⏩ Find Prev: इस कुंजी पर क्लिक करने से आप पिछली एंट्री पर चले जाते हैं।
⏩ Find Next: यह कुंजी अगली एंट्री ढूंढती है।
⏩ Criteria: किसी विशिष्ट एंट्री या रिकॉर्ड को खोजने के लिए, उपयोगकर्ता इस कुंजी का उपयोग कर सकते हैं।
⏩ Close: यह कुंजी ऑटोफिल फॉर्म को बंद करती है।
⏩ Scroll Bar: पंक्तियों में ऊपर या नीचे जाने के लिए, बस स्क्रॉल बार को घुमाएं या Up या Down तीर पर क्लिक करें।
चरण 4: ऑटोफिल फॉर्म बनाना
सभी डेटा सेट करने और ऑटोफिल फॉर्म के भागों से परिचित होने के बाद, उपयोगकर्ता बस एक ऑटोफिल फॉर्म बना सकते हैं।
🔼 किसी भी सेल पर कर्सर रखें फिर नए जोड़े गए Form क्विक एक्सेस टूल पर क्लिक करें।
🔼 तुरंत, Excel चयनित एंट्री के साथ ऑटोफिल फॉर्म लाता है। अब, उपयोगकर्ता ऑटोफिल फॉर्म का उपयोग करके एंट्री के बीच घूमकर संपादित, जांच या नई एंट्री जोड़ सकते हैं।
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⧭ Excel में ऑटोफिल फॉर्म का उपयोग करने या बनाने के लाभ
डेटा एंट्री समय लेने वाला काम है। साथ ही, यह अत्यधिक त्रुटि-प्रवण है और इसे संचालित करते समय अत्यधिक एकाग्रता की आवश्यकता होती है। एक ऑटोफिल फॉर्म डेटा एंट्री का एक आसान विकल्प प्रदान कर सकता है। इसलिए, एक ऑटोफिल फॉर्म Excel में डेटा संचालन में उपयोगकर्ताओं को कई लाभ प्रदान करता है।
एंट्री के बीच घूमें
एक ऑटोफिल फॉर्म उपयोगकर्ताओं को डेटा के भीतर ऊपर या नीचे जाने की अनुमति देने वाला एक कुशल उपकरण है। उपयोगकर्ता Next पर क्लिक करके या Scroll bar को घुमाकर तुरंत अगली एंट्री या किसी भी एंट्री पर जा सकते हैं।
नए रिकॉर्ड जोड़ना या उन्हें संपादित करना
ऑटोफिल फॉर्म के बिना डेटा Table में मौजूदा रिकॉर्ड संपादित करना या नए रिकॉर्ड जोड़ना कभी इतना आसान नहीं रहा। नई एंट्री या रिकॉर्ड जोड़ने के लिए बस New कुंजी पर क्लिक करें।
एंट्री या रिकॉर्ड खोजना
ऑटोफिल फॉर्म तब भी काम आता है जब उपयोगकर्ता किसी विशिष्ट एंट्री को किसी फील्ड का उपयोग करके खोजने का प्रयास करते हैं।
🔼 Criteria कुंजी पर क्लिक करें।
🔼 वह वांछित एंट्री टाइप करें जिसका रिकॉर्ड आप खोजना चाहते हैं।
🔼 Enter दबाएं, तुरंत Form संबंधित एंट्री के सभी फील्ड प्राप्त कर लेता है। यह उपयोगकर्ताओं को त्वरित पहुंच प्रदान करता है या किसी विशिष्ट फील्ड का उपयोग करके प्रत्येक रिकॉर्ड के फील्ड की जांच करने में सक्षम बनाता है।
निष्कर्ष
इस लेख में, हम Excel में ऑटोफिल फॉर्म बनाने का चरण-दर-चरण चित्रण प्रदर्शित करते हैं। हालांकि, उपयोगकर्ताओं को ऑटोफिल फॉर्म बनाने से पहले अपने डेटा को Excel Table के रूप में सेट करना होगा। आशा है कि यह लेख आपकी समझ को स्पष्ट करता है और आपको Excel में ऑटोफिल फॉर्म बनाने में मदद करता है। टिप्पणी करें, यदि आपके पास आगे की पूछताछ है या कुछ जोड़ना है।
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