Excel में फॉर्म के साथ डेटाबेस कैसे बनाएं

कई मामलों में, आपको डेटाबेस बनाने . की आवश्यकता हो सकती है एक्सेल में। सौभाग्य से, एक्सेल एक डेटा प्रविष्टि प्रदान करता है फॉर्म इस तरह के कार्य को परंपरागत रूप से करने के बजाय कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए। इस शिक्षाप्रद सत्र में, मैं आपको फ़ॉर्म के साथ Excel में डेटाबेस बनाने के तरीके के बारे में चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका प्रस्तुत करूंगा। फ़ॉर्म . से संबंधित कुछ आवश्यक चीज़ों सहित ।

एक्सेल में डाटा एंट्री फॉर्म क्या है?

सामान्य तौर पर, उपयोगकर्ता अपने डेटा सेल को एक्सेल में सेल द्वारा इनपुट करते हैं। इस तरह से इनपुट करते समय, आप परेशान हो सकते हैं, खासकर यदि आप एक बड़ा डेटाबेस तैयार करना चाहते हैं। ऐसी स्थिति में, आप डेटा प्रविष्टि फ़ॉर्म . का उपयोग कर सकते हैं कई डेटा को प्रभावी ढंग से संभालने के लिए। नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट एक्सेल फॉर्म . के इंटरफेस को दर्शाता है ।

एक्सेल में फ़ॉर्म के साथ डेटाबेस बनाने के 4 चरण

अब, आप फ़ॉर्म के साथ Excel में डेटाबेस बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया का पता लगाने जा रहे हैं . हालांकि, इस खंड में, मैं दिखाऊंगा कि एक्सेल फॉर्म . को कैसे लागू किया जाए मौजूदा डेटासेट से। और, आप बाद के अनुभाग में कोई डेटासेट न होने के लिए एक नया रिकॉर्ड जोड़ने की प्रक्रिया देखेंगे।

चरण 01:कॉलम शीर्षकों के साथ डेटासेट सम्मिलित करें

• सबसे पहले, आपको मौजूदा डेटासेट पर गौर करना होगा कि क्या स्तंभ शीर्षक  (यानी फल , उत्पाद आईडी , राज्य , इकाई मूल्य , और बिक्री ) उपलब्ध हैं या नहीं।

नोट: कहने की जरूरत नहीं है, एक्सेल फॉर्म का उपयोग करने के लिए डेटासेट में कॉलम हेडिंग रखना अनिवार्य है। .

चरण 02:एक्सेल टेबल बनाएं

• दूसरा, स्तंभ शीर्षकों सहित संपूर्ण डेटासेट का चयन करें, या डेटासेट के भीतर किसी भी सेल पर कर्सर रखें।
• अगला, CTRL दबाएं + टी एक एक्सेल तालिका बनाने के लिए (वैकल्पिक रूप से, आप सम्मिलित करें . पर जा सकते हैं टैब> तालिका )।
• जब आप तालिका बनाएं देखें संवाद बॉक्स, मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं . से पहले बॉक्स को चेक करना न भूलें विकल्प।

ठीक दबाने के बाद , आपको निम्न तालिका प्राप्त होगी।

चरण 03:रिबन या QAT (क्विक एक्सेस टूलबार) में फ़ॉर्म जोड़ें

सबसे अधिक संभावना है, आपको फ़ॉर्म . प्राप्त नहीं होगा अपने एक्सेल रिबन में कमांड करें क्योंकि यह डिफ़ॉल्ट रूप से प्रदान नहीं किया जाता है। तो, आपको यह आदेश जोड़ना होगा।

• शुरुआत में, फ़ाइल . पर जाएं टैब> विकल्प या Excel रिबन के रिक्त स्थान पर राइट-क्लिक करें> रिबन अनुकूलित करें विकल्प चुनें ।
• एक्सेल विकल्प . में संवाद बॉक्स में, नया टैब पर क्लिक करें विकल्प। फिर, नाम बदलें . चुनें नया समूह (कस्टम) . चुनने के बाद विकल्प विकल्प।

• बाद में, प्रदर्शन नाम निर्दिष्ट करें फ़ॉर्म . के रूप में , और ठीक press दबाएं ।

• अधिक महत्वपूर्ण बात, कर्सर को बनाए गए फ़ॉर्म (कस्टम) . पर रखते हुए समूह में, सभी आदेश चुनें इसमें से आदेश चुनें . की ड्रॉप-डाउन सूची से विकल्प ।
• आखिरकार, फ़ॉर्म . चुनें आदेश> जोड़ें बटन> ठीक बटन जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

वैकल्पिक रूप से, आप फ़ॉर्म . रख सकते हैं क्विक एक्सेस टूलबार (QAT) में कमांड करें ।

• त्वरित पहुंच टूलबार अनुकूलित करें . के आइकन का चयन करें आपके एक्सेल रिबन के ऊपरी हिस्से में स्थित है।
• इसलिए, अधिक कमांड चुनें विकल्प।

• बाद में, फ़ॉर्म . चुनें सभी कमांड . का चयन करते समय कमांड इसमें से आदेश चुनें . के अंतर्गत विकल्प से ।
• आखिरकार, जोड़ें . दबाएं और ठीक है बटन।

तो, आपको फ़ॉर्म . मिलेगा QAT . में कमांड जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

चरण 04:फ़ॉर्म का उपयोग करके डेटा इनपुट करें

अभी, आप फ़ॉर्म . का उपयोग करने के लिए तैयार हैं आदेश!

• किसी और चीज़ से पहले, तालिका में कोई भी सेल चुनें और फ़ॉर्म . चुनें नए टैब . से या तो आदेश दें या QAT ।

अंततः, आपकी संपूर्ण तालिका स्वचालित रूप से एक्सेल फ़ॉर्म . के अंदर जुड़ जाती है . उदाहरण के लिए, आप पहला रिकॉर्ड (आठ में से 1) यानी केले देख रहे हैं नीचे दिए गए चित्र में।

नोट: कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सा सेल चुनते हैं, फ़ॉर्म आपको पहला रिकॉर्ड दिखाएगा। मान लें, आप B10 . का चयन करते हैं सेल, और फिर फ़ॉर्म . चालू करें कमांड, आपको केले वाला रिकॉर्ड मिलेगा!

और पढ़ें:एक्सेल VBA में एक साधारण डेटाबेस कैसे बनाएं

फॉर्म के साथ डेटाबेस बनाते समय आवश्यक चीजें

जब आप एक्सेल में फॉर्म . के साथ एक डेटाबेस बनाते हैं , आपको इन बुनियादी बातों के बारे में पता होना चाहिए जो निश्चित रूप से आपके लिए फायदेमंद होंगी।

यदि आप पहली बार कोई नया रिकॉर्ड जोड़ना चाहते हैं तो यह सुविधा आपके लिए उपयोगी होगी। साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो आप मौजूदा डेटासेट में नया रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं।

• सबसे पहले, आपको कॉलम शीर्षकों को सम्मिलित करना होगा (जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है) और उन्हें एक एक्सेल तालिका में परिवर्तित करें। (बस CTRL दबाएं + टी )।

• बाद में, फ़ॉर्म चुनें तालिका के भीतर किसी भी सेल का चयन करते समय कमांड करें।
• फिर, प्रत्येक फ़ील्ड के लिए मैन्युअल रूप से डेटा डालें (उदा. फल:केले ), और नया . पर क्लिक करें बटन।

इस प्रकार, आप आसानी से एक नया रिकॉर्ड जोड़ सकते हैं।

यह मानते हुए कि आप ब्लूबेरी . के बारे में रिकॉर्ड हटाना चाहते हैं ( B10:F10 . पर स्थित है सेल)।

• आपको पहले रिकॉर्ड ढूंढना होगा। इसलिए, फ़ॉर्म . को सक्रिय करने के बाद आइकन को नीचे स्क्रॉल करें निम्न स्क्रीनशॉट में दिखाए गए अनुसार कमांड करें।

• अब, आपको वांछित रिकॉर्ड (8 में से 6) मिलता है। बस, हटाएं . क्लिक करें बटन।

• तुरंत, आपको निम्न संदेश प्राप्त होगा। फिर, ठीक press दबाएं ।

तो, रिकॉर्ड को छोड़कर आउटपुट इस प्रकार होगा।

कभी-कभी, आपको रिकॉर्ड के भीतर डेटा को अपडेट या संपादित करने की आवश्यकता हो सकती है। मान लें, आप बिक्री . को अपडेट करना चाहते हैं F6 . में $4000 के रूप में सेल।

• सबसे पहले, दूसरे रिकॉर्ड (7 में से 2) पर जाएं।
• फिर, बिक्री . में $4000 टाइप करें बॉक्स और ENTER . दबाएं कुंजी।

नोट: कुछ मामलों में, पुनर्स्थापित करें बटन काम नहीं करता है। ENTER दबाएं ऐसे मामले में कुंजी।

तो, अद्यतन आउटपुट इस प्रकार होगा।

और पढ़ें:Excel में स्वचालित रूप से अपडेट होने वाला डेटाबेस कैसे बनाएं

यदि आप किसी विशेष रिकॉर्ड की खोज करना चाहते हैं, तो आप ऐसा भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपको राज्य . वाला रिकॉर्ड मिल सकता है ओहियो . के ।

• मानदंड पर क्लिक करें प्रारंभ में बटन।

• अगला, टाइप करें ओहियो राज्यों . के बाद बॉक्स में फ़ील्ड और पिछला खोजें . चुनें पिछले रिकॉर्ड को खोजने के लिए बटन।

जल्द ही, आपको अपना वांछित रिकॉर्ड (7 में से 1) मिल जाएगा।

लेकिन यदि आप अगला रिकॉर्ड प्राप्त करना चाहते हैं, तो आगे खोजें . चुनें बटन।

इसलिए, आपको राज्यों . वाले रिकॉर्ड (7 में से 4) मिलेंगे ओहियो . के रूप में ।

5. एक्सेल फॉर्म को बंद करना

एक्सेल फॉर्म को बंद करने के लिए , बंद करें . चुनें इंटरफ़ेस के ऊपरी दाएं कोने में स्थित आइकन या बंद करें . दबाएं बटन (कीबोर्ड शॉर्टकट Esc . है कुंजी)।

अंतिम लेकिन कम से कम, एक्सेल फॉर्म . में काम करते समय निम्न कीबोर्ड शॉर्टकट उपयोगी हो सकते हैं ।

तो, TAB . दबाएं क्रमिक रूप से अगले क्षेत्रों में जाने के लिए कुंजी।

संभावना नहीं है, SHIFT enter दर्ज करें + टैब पिछले क्षेत्र में जाने के लिए कुंजियाँ।

इसके अलावा, ENTER . दबाएं नीचे स्क्रॉल करने के बजाय अगला रिकॉर्ड प्राप्त करने के लिए कुंजी।

और पढ़ें:Excel में डेटाबेस फ़ंक्शंस का उपयोग कैसे करें (उदाहरण के साथ)

निष्कर्ष

यह आज के सत्र का अंत है। इस प्रकार आप फॉर्म के साथ एक्सेल में एक डेटाबेस बना सकते हैं। मुझे पूरा विश्वास है कि यह लेख आपके लिए बेहद फायदेमंद होगा। बहरहाल, अपने विचार साझा करना न भूलें।

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