यह लेख दिखाता है कि 4 उपयोगी तरीकों की मदद से Excel में एक डेटाबेस कैसे बनाएं जो स्वचालित रूप से अपडेट होता है। यह गतिशील डेटा के साथ काम करते समय आवश्यक एक महत्वपूर्ण विशेषता है। जब डेटाबेस किसी अन्य स्रोत से डेटा पर निर्भर करता है, तो स्रोत डेटा के अनुसार स्वचालित अपडेट बहुत महत्वपूर्ण है। आइए उदाहरणों में गोता लगाकर तरीकों से परिचित हों।
Excel में स्वचालित रूप से अपडेट होने वाला डेटाबेस बनाने के 4 उपयोगी तरीके
1. वेब से डेटा निकालकर Excel में स्वचालित रूप से अपडेट होने वाला डेटाबेस बनाएं
कार्य: वेब से USA के न्यूयॉर्क के लिए 14-दिन का मौसम पूर्वानुमान निकालें और एक Excel डेटाबेस बनाएं जो स्वचालित रूप से अपडेट होगा।
समस्या विश्लेषण: हमें कई वेबसाइट्स मिली हैं जो ऑनलाइन मौसम पूर्वानुमान प्रदान करती हैं। इस उदाहरण के लिए, हम https://www.timeanddate.com/weather/usa/new-york/ext वेबसाइट लिंक से USA के न्यूयॉर्क के लिए पूर्वानुमान का उपयोग करेंगे। हम निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में टेबल को कॉपी करके Excel वर्कशीट में डेटाबेस बना सकते हैं। लेकिन दुर्भाग्य से, डेटाबेस वेबसाइट डेटा के अनुसार अपडेट नहीं होगा जब तक कि हम इसे स्रोत लिंक से कनेक्ट न करें। यदि डेटाबेस स्रोत लिंक से जुड़ा है, तो Excel हमें डेटाबेस को मैन्युअल रूप से और स्वचालित रूप से अपडेट करने के विकल्प प्रदान करता है।
समाधान: अपने मौसम पूर्वानुमान डेटाबेस को स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण 1: वेब से कनेक्ट करें
- Excel रिबन में Data tab पर जाएं।
- Get & Transform tab से From Web विकल्प पर क्लिक करें।
- डायलॉग बॉक्स में, उस URL को पेस्ट करें जहां से हम अपने डेटाबेस के लिए डेटा निकालना चाहते हैं और OK दबाएं।
- Navigator विंडो में, हम वेबसाइट पर मिले टेबल्स देख सकते हैं। Table View की मदद से, हम टेबल फॉर्म में निकाले गए डेटा को देख सकते हैं।
- Excel डेटाबेस में लोड करने से पहले निकाले गए डेटा टेबल को संपादित करने के लिए, Transform Data विकल्प पर क्लिक करें।
चरण 2: डेटा ट्रांसफॉर्म करें
- Power Query Editor में, हम अनावश्यक कॉलम हटा सकते हैं। ऐसा करने के लिए, कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करें और Remove विकल्प चुनें।
- हमने कई कॉलम हटा दिए हैं और डेटाबेस में आयात करने के लिए केवल 6 कॉलम रखे हैं।
- अब, Home टैब से, Close & Load बटन पर क्लिक करें।
- Close & Load विकल्प चुनें।
चरण 3: Excel डेटाबेस में डेटा आयात करें
- Import Data विंडो में, Existing worksheet option पर क्लिक करें और डेटा आयात करने के लिए शुरुआती सेल चुनें, और कमांड निष्पादित करने के लिए OK पर क्लिक करें।
- हमने सफलतापूर्वक एक वेबसाइट स्रोत से जुड़े डेटा के साथ एक Excel डेटाबेस बनाया है।
चरण 4: ऑटो अपडेट सुविधा सक्षम करें
- डेटाबेस टेबल पर क्लिक करें।
- Excel रिबन में Data टैब पर जाएं।
- Refresh All बटन पर क्लिक करें।
- Connection Properties विकल्प चुनें।
- अब, Refresh every input box में वह समय सेट करें जिसके बाद हम डेटाबेस को स्वचालित रूप से रीफ्रेश करना चाहते हैं और OK दबाएं।
अधिक पढ़ें: Excel में डेटाबेस फ़ंक्शंस का उपयोग कैसे करें (उदाहरण के साथ)
2. Excel में पिवट टेबल के साथ एक डेटाबेस बनाएं जो स्वचालित रूप से अपडेट होता है
इस चित्रण में, हम एक स्रोत डेटासेट पर आधारित एक पिवट टेबल बनाएंगे। चूंकि पिवट टेबल Excel में एक डेटाबेस के रूप में कार्य करता है, पिवट टेबल के लिए ऑटो रीफ्रेश सुविधा सक्षम करने से हमारा Excel डेटाबेस स्वचालित रूप से अपडेट होगा। निम्नलिखित चरण आपको प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे।
चरण 1: एक पिवट टेबल बनाएं
मान लें हमारे पास एक डेटासेट है जो एक दुकान के लिए बिक्री विवरण का प्रतिनिधित्व करता है।
पिवट टेबल बनाने के लिए,
- पूरे डेटासेट को चुनें।
- Insert tab पर जाएं।
- Pivot Table बटन पर क्लिक करें।
- From Table/Range विकल्प चुनें।
- PivotTable from table or range विंडो में, New worksheet option पर क्लिक करें और OK दबाएं।
- एक पिवट टेबल डेटाबेस एक नई वर्कशीट में बना दिया गया है।
चरण 2: पिवट टेबल के लिए ऑटो रीफ्रेश सुविधा सक्षम करें ताकि डेटाबेस स्वचालित रूप से अपडेट हो
यह विधि पिवट टेबल को हर बार अपडेट करेगी जब वर्कबुक खोला जाता है, न कि हर बार जब डेटासेट में कोई बदलाव किया जाता है। तो, यह पिवट टेबल का आंशिक स्वचालन जैसा है। पिवट टेबल के लिए ऑटो-रीफ्रेशिंग सुविधा सक्षम करने के चरणों का पालन करें:
- पिवट टेबल के किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करके कॉन्टेक्स्ट मेनू खोलें।
- कॉन्टेक्स्ट मेनू से PivotTable Options चुनें।
- PivotTable Options विंडो से, Data टैब पर जाएं और Refresh data when opening the file विकल्प चेक करें।
- अंत में, विंडो बंद करने के लिए OK दबाएं।
अधिक पढ़ें: Excel VBA में एक साधारण डेटाबेस कैसे बनाएं
3. Excel में VBA कोड का उपयोग करके पिवट टेबल को ऑटो रीफ्रेश करें ताकि डेटाबेस स्वचालित रूप से अपडेट हो
कार्य: सरल VBA कोड का उपयोग करके हम अपने पिवट टेबल को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं जब हम कोई भी स्रोत डेटा बदलते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह तुरंत होता है, पिछली विधि के विपरीत जहां हमें अपडेट देखने के लिए फाइल को बंद और फिर से खोलना पड़ता था।
समाधान: इसे करने के लिए गाइड का पालन करें!
- वर्कशीट नाम पर राइट-क्लिक करें और View Code विकल्प चुनें।
कोड: विजुअल बेसिक एडिटर में निम्नलिखित VBA कोड डालें।
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) ThisWorkbook.RefreshAll End Sub
आउटपुट: यह VBA कोड तब चलेगा जब भी हम स्रोत फ़ाइल में सेल डेटा बदलते हैं। स्रोत से संबंधित सभी पिवट टेबल्स तदनुसार अपडेट होंगे और तुरंत।
उपरोक्त प्रक्रिया की जांच करने के लिए, हमने VBA नामक शीट में स्रोत डेटा के आधार पर pivot_table नामक शीट में एक पिवट टेबल बनाया है। हमने Apple की मात्रा को 50 से 30 में बदला। pivot_table_VBA नामक दूसरी शीट में डेटाबेस भी स्वचालित रूप से तदनुसार अपडेट हुआ।
नोट्स: यदि हम वर्कबुक में सभी पिवट टेबल्स को ऑटो-रीफ्रेश नहीं करना चाहते बल्कि केवल एक विशिष्ट पिवट टेबल को अपडेट करना चाहते हैं, तो हम निम्न कोड का उपयोग कर सकते हैं। यह कोड केवल pivot_table_VBA शीट में पिवट टेबल को अपडेट करेगा जब हम डेटा स्रोत बदलते हैं।
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Worksheets("pivot_table_VBA ").PivotTables("PivotTable2").PivotCache.Refresh End Subइस कोड में, pivot-pivot_table_VBA वह शीट नाम है जिसमें PivotTable2 है। हम आसानी से एक वर्कशीट और एक पिवट टेबल का नाम जांच सकते हैं।
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4. Excel में दूसरी शीट से संदर्भित डेटा वाला एक डेटाबेस बनाएं जो स्वचालित रूप से अपडेट होता है
कार्य: एक डेटाबेस टेबल बनाएं जिसमें डेटा दूसरी वर्कशीट टेबल से आ रहा हो। स्रोत डेटा में किसी भी बदलाव के साथ, डेटाबेस को स्वचालित रूप से अपडेट होना चाहिए।
समाधान: यहां source_table नामक शीट में एक टेबल है जिसमें उत्पाद नाम और उनकी व्यक्तिगत यूनिट कीमत है।
अब, हमने एक डेटाबेस बनाया है ( database शीट में) जो बिक्री विवरण का प्रतिनिधित्व करता है। डेटासेट में "UnitPrice" नामक एक कॉलम है। हमें UnitPrice कॉलम में प्रत्येक डेटा को source_table शीट में टेबल से संदर्भित करने की आवश्यकता है। डेटाबेस टेबल में UnitPrice कॉलम में डेटा डालने के लिए-
- सेल F3 (Apple की यूनिट कीमत) में बराबर चिह्न (=) टाइप करें।
- source_table शीट पर जाएं।
- सेल C3 (Apple की यूनिट कीमत) पर क्लिक करें।
- Enter दबाएं।
- अब, Fill Handle का उपयोग करके, sheet source_table में स्रोत टेबल से संदर्भ डेटा के साथ UnitPrice कॉलम को भरें।
आउटपुट: यदि हम sheet source_table में स्रोत टेबल में कोई डेटा बदलते हैं, तो डेटाबेस स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है।
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याद रखने योग्य बातें
विधि 3 में VBA कोड का उपयोग हमारे पिवट टेबल्स को स्वचालित करता है लेकिन यह पूर्ववत इतिहास खो देता है। यदि एक बदलाव किया जाता है, तो हम पिछले चरण पर वापस नहीं जा सकते। यह पिवट टेबल्स को स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए VBA कोड का उपयोग करने का एक नुकसान है।
निष्कर्ष
अब, हम जानते हैं कि 4 उपयुक्त तरीकों से Excel में स्वचालित रूप से अपडेट होने वाला डेटाबेस कैसे बनाया जाता है। उम्मीद है, यह आपको इस सुविधा का अधिक आत्मविश्वास से उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करेगा। कोई प्रश्न या सुझाव हो तो नीचे टिप्पणी बॉक्स में डालना न भूलें।
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