Excel में ग्राहक डेटाबेस प्रबंधन में महारत हासिल करें

Excel कई काम करता है, ग्राहक डेटाबेस के रूप में काम करना उनमें से एक है। यदि उपयोगकर्ता कुछ ऑपरेशन का पालन करते हैं, तो Excel में ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखना आसान है। केवल एक ग्राहक डेटाबेस रखना, अद्वितीय उपयोगकर्ताओं के लिए डेटा को एक पंक्ति में निर्दिष्ट करना, प्रत्येक बुनियादी आइटम को एक कॉलम में प्रदान करना, आदि एक स्वस्थ ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने की मूल बातें हैं।

मान लीजिए हमारे पास निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार एक ऑपरेटिंग ग्राहक डेटाबेस है और हम इसे ठीक से बनाए रखना चाहते हैं।

इस लेख में, हम Excel में ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने के बुनियादी पहलुओं पर चर्चा करते हैं।

Excel वर्कबुक डाउनलोड करें

ग्राहक डेटाबेस और इसका उपयोग

एक ग्राहक डेटाबेस किसी संगठन या कंपनी के ग्राहकों के बारे में जानकारी की एक सरणी है जहां डेटा रिकॉर्ड और फील्ड में व्यवस्थित होता है। Excel की पंक्तियों का उपयोग डेटाबेस रिकॉर्ड रखने के लिए किया जाता है और कॉलम का उपयोग फील्ड के लिए किया जाता है।

सामान्य तौर पर, प्रत्येक इकाई को एक रिकॉर्ड और प्रत्येक बुनियादी जानकारी को एक फील्ड असाइन करने की प्रथा है। साथ ही, उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अपने डेटाबेस को सुसज्जित कर सकते हैं। हालांकि, डेटाबेस को चालू और खोज-योग्य रखने के लिए कुछ चीजों को बनाए रखा जाना चाहिए। अपने ग्राहक डेटाबेस को चालू और कार्य योग्य बनाने के लिए बाद के अनुभाग का पालन करें।

Excel में ग्राहक डेटाबेस बनाए रखने के पहलू

ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने के लिए, उपयोगकर्ताओं को एक बनाते समय कुछ बुनियादी संरचनात्मककरण पर विचार करना होगा। इस लेख में, हम उन आवश्यकताओं को सरल पहलुओं में विभाजित करते हैं। इन पहलुओं को बनाए रखने से एक साफ, कार्यशील ग्राहक डेटाबेस सुनिश्चित होगा जैसा कि माना जाता है।

1. संपूर्ण ऑपरेशन के लिए केवल एक ग्राहक डेटाबेस वर्कशीट

एक अद्यतन ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने का पहला और सबसे महत्वपूर्ण पहलू केवल एक ही होना है। यदि आपका व्यवसाय या स्थिति मांग करती है तो कभी भी एकाधिक ग्राहक डेटाबेस न बनाएं या बनाए रखें।

और पढ़ें: Excel में फॉर्म के साथ डेटाबेस कैसे बनाएं

2. ग्राहक डेटाबेस में डेटा डालने के लिए प्रत्येक ग्राहक के लिए एकल पंक्ति

सामान्य उपयोगकर्ता आसन्न सेल में प्रविष्टियां डालने की प्रवृत्ति रखते हैं (जो पंक्तियों या कॉलम में हो सकती हैं) इस तथ्य से अनजान कि वे उन प्रविष्टियों को किसी अन्य या अलग रिकॉर्ड या फील्ड को असाइन कर रहे हैं। इसलिए, किसी इकाई को डेटा असाइन करते समय एकल पंक्तियों पर टिके रहें।

🔼 यदि डेटा संबंधित सेल में फिट नहीं होता है तो आसन्न पंक्तियों या कॉलम को पॉप्युलेट न करें जैसा कि नीचे दी गई तस्वीर में दिखाया गया है।

🔼 हमेशा निम्नलिखित में किए गए अनुसार एक इकाई को पूरी पंक्ति असाइन करें। ग्राहक डेटाबेस बनाए रखते समय यह दूसरी सबसे महत्वपूर्ण बात है।

और पढ़ें: Excel में क्लाइंट डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

3. ग्राहक डेटाबेस के विभिन्न कॉलम (फील्ड) में प्रत्येक बुनियादी प्रविष्टि दर्ज करें

आजकल, हमारे पास मौलिक जानकारी के बारे में विभाजित डेटा है। हमारे पास पहला, मध्य, और अंतिम में अलग किए गए नाम हैं। पते राज्य, शहर, सड़क या एवेन्यू, घर नंबर, आदि में विभाजित हैं। इस कारण से, ग्राहक डेटाबेस के उपयोगकर्ताओं को प्रत्येक भाग को एकल फील्ड या कॉलम में असाइन करना होगा।

🔼 नीचे दी गई छवि के समान एकल फील्ड (कॉलम) में एकाधिक जानकारी से बचें।

🔼 अपने डेटाबेस को अधिक खोज-योग्य बनाने के लिए किसी इकाई के प्रत्येक अलग भाग को अलग फील्ड (कॉलम) में डालने का प्रयास करें।

समान पठन

• Excel में कर्मचारी डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
• Excel में डेटाबेस फंक्शन का उपयोग कैसे करें (उदाहरणों के साथ)

4. Excel में ग्राहक डेटाबेस बनाए रखने के लिए संस्थाओं के बारे में अधिक डेटा डालें

ग्राहकों के बारे में अनंत डेटा प्रकार हैं और उन डेटा को एक ही ग्राहक डेटाबेस में शामिल करना और बनाए रखना काफी कठिन है। हालांकि, कंपनी या संगठन के लिए मूल्यवान जानकारी बेहतर प्रतिक्रियाशील डेटाबेस के लिए समावेश की मांग कर सकती है। नतीजतन, एक ग्राहक या इकाई को पहचानने वाले यथासंभव अधिक फील्ड डालना अच्छी प्रथा है।

🔼 आप कंपनी का नाम के साथ कंपनी टैग जोड़ सकते हैं जो उनकी कंपनी के प्रकार को परिभाषित करते हैं ताकि आपके ग्राहकों की बेहतर समझ प्राप्त हो सके।

5. डेटाबेस को टेबल प्रारूप में रखें

आप अनुभाग के शीर्षक को देखकर आश्चर्यचकित हो सकते हैं, कोई चिंता नहीं, हम इसे विस्तार से वर्णन कर रहे हैं। हर ' टेबल जैसा दिखने वाला ' ऑब्जेक्ट Excel द्वारा टेबल नहीं माना जाता है, इसके लिए हमें उस ऑब्जेक्ट को टेबल के रूप में फॉर्मेट करना होगा।

टेबल गठन के बिना ग्राहक डेटाबेस बनाने से प्रविष्टि त्रुटियां, मौजूदा संरचनाएं टूटती हैं, आदि होते हैं। साथ ही, ग्राहक डेटाबेस को एक संपूर्ण के रूप में प्रदर्शन करना होता है, टेबल प्रारूप में हुए बिना उसके अनुसार कार्य करना असंभव है।

🔼 मौजूदा रेंज के साथ ग्राहक डेटाबेस को टेबल में संरचित करें (यानी, Insert टैब > Table) और इसे एक पसंदीदा नाम असाइन करें।

🔼 Database को Table के रूप में डालने के बाद यदि आप दूसरी पंक्ति जोड़ने जाते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से टेबल को बढ़ा देता है।

🔼 डेटाबेस को टेबल में संरचित करने के लाभ यह हैं कि आप अंतर्निहित Excel Table फीचर जैसे Sort, और Filter को बिना किसी परेशानी के कर सकते हैं। साथ ही, डेटाबेस को दूसरी वर्कशीट में संदर्भित करना आसान हो जाता है क्योंकि यह टेबल में है।

6. Excel में ग्राहक डेटाबेस बनाए रखने के लिए स्पष्टता और पठनीयता सुनिश्चित करें

उपयोगकर्ता डेटाबेस को काम करने और अच्छा दिखाने के लिए क्या कर सकते हैं लेकिन डेटाबेस बनाने का सबसे बड़ा कारण इसे पढ़ने में सक्षम होना है। कभी-कभी, उपयोगकर्ता पूरी तरह से अच्छे दिखने वाले ग्राहक डेटाबेस को प्राप्त करने के लिए चीजों को अति करते हैं। इस अति में विभाजन, फ्रीजिंग पंक्तियों या कॉलम, फॉर्मेट तोड़ना, आदि शामिल हैं जो डेटाबेस की स्पष्टता और पठनीयता में बाधा डालते हैं।

🔼 अपने ग्राहक डेटाबेस को अनुकूलित करने का प्रयास करें और इसे सुंदर बनाने के लिए अनावश्यक संचालन से बचें। स्पष्टता और पठनीयता बढ़ाने के लिए बुनियादी संचालन सुनिश्चित करें और इसे यथासंभव साफ रखें।

निष्कर्ष

इस लेख में, हम Excel में ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने के आवश्यक पहलुओं पर चर्चा करते हैं। यदि आप उन निर्देशों का पालन करते हैं, तो आपके पास अपना एक साफ और कार्यशील ग्राहक डेटाबेस हो सकता है। आशा है कि ये बिंदु आपको ग्राहक डेटाबेस को प्रभावी ढंग से बनाए रखने में मदद करेंगे। टिप्पणी करें, यदि आपके पास आगे की पूछताछ है या कुछ जोड़ना है।

संबंधित लेख

• Excel में स्वचालित रूप से अपडेट होने वाला डेटाबेस कैसे बनाएं
• Excel में इन्वेंट्री डेटाबेस बनाएं (3 आसान तरीके)
• Excel में रिलेशनल डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
• Excel में खोज योग्य डेटाबेस कैसे बनाएं (2 त्वरित तरकीबें)
• Excel में छात्र डेटाबेस कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)