एक्सेल कई चीजें करता है, ग्राहक डेटाबेस के रूप में काम करना उनमें से एक है। यदि उपयोगकर्ता कुछ कार्रवाइयों का पालन करते हैं, तो ग्राहक डेटाबेस . को बनाए रखना आसान है एक्सेल में। केवल एक ग्राहक डेटाबेस रखते हुए , अद्वितीय उपयोगकर्ताओं के लिए एकल पंक्ति में डेटा असाइन करना, कॉलम में प्रत्येक मूल आइटम प्रदान करना, आदि एक स्वस्थ ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने के लिए मूलभूत हैं। ।
मान लें कि हमारे पास एक ऑपरेटिंग ग्राहक डेटाबेस है जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है और हम इसे ठीक से बनाए रखना चाहते हैं।
इस लेख में, हम ग्राहक डेटाबेस . को बनाए रखने के लिए बुनियादी पहलुओं पर चर्चा करते हैं एक्सेल में।
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ग्राहक डेटाबेस और उसका उपयोग
एक ग्राहक डेटाबेस किसी संगठन या कंपनी के ग्राहकों के बारे में जानकारी का एक समूह है जहां डेटा रिकॉर्ड . में व्यवस्थित किया जाता है और फ़ील्ड . डेटाबेस को रखने के लिए एक्सेल की पंक्तियों का उपयोग किया जाता है रिकॉर्ड और कॉलम करने के लिए फ़ील्ड ।
सामान्य तौर पर, प्रत्येक इकाई को एक रिकॉर्ड . असाइन करने का अभ्यास और प्रत्येक बुनियादी जानकारी एक फ़ील्ड . साथ ही, उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अपना डेटाबेस प्रस्तुत कर सकते हैं। हालाँकि, डेटाबेस को संचालन और खोज योग्य रखने के लिए कुछ चीजों को बनाए रखा जाना चाहिए। अपना ग्राहक डेटाबेस . बनाने के लिए बाद वाले अनुभाग का अनुसरण करें चल रहा है और काम करने योग्य।
Excel में ग्राहक डेटाबेस बनाए रखने के पहलू
ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने के लिए , उपयोगकर्ताओं को कुछ बुनियादी संरचना . पर विचार करना होगा एक बनाते समय। इस लेख में, हम उन आवश्यकताओं को सरल पहलुओं में विभाजित करते हैं। इन पहलुओं को बनाए रखने से एक स्वच्छ, कार्यशील ग्राहक डेटाबेस सुनिश्चित होगा जैसा होना चाहिए था।
1. संपूर्ण ऑपरेशन के लिए केवल एक ग्राहक डेटाबेस वर्कशीट
अप-टू-डेट ग्राहक डेटाबेस . बनाए रखने का पहला और सबसे महत्वपूर्ण पहलू इसमें से केवल एक होना है। कभी भी एक से अधिक ग्राहक डेटाबेस का निर्माण या रखरखाव न करें यदि आपका व्यवसाय या स्थिति इसकी मांग करती है।
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2. ग्राहक डेटाबेस में डेटा सम्मिलित करने के लिए प्रत्येक ग्राहक के लिए एकल पंक्ति
सामान्य उपयोगकर्ता इस तथ्य से अनजान रहते हुए आसन्न कोशिकाओं (जो पंक्तियों या स्तंभों में हो सकते हैं) में प्रविष्टियां सम्मिलित करते हैं कि वे उन प्रविष्टियों को किसी अन्य या अलग रिकॉर्ड को असाइन कर रहे हैं। या फ़ील्ड . इसलिए, किसी निकाय को डेटा असाइन करते समय एकल पंक्तियों से चिपके रहें।
यदि नीचे दी गई तस्वीर में दिखाया गया है कि डेटा संबंधित सेल में फिट नहीं होता है, तो आसन्न पंक्तियों या स्तंभों को पॉप्युलेट न करें।
हमेशा एक पूरी पंक्ति को एक इकाई को असाइन करें जैसा कि निम्नलिखित में किया गया है। ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखते हुए यह दूसरी सबसे महत्वपूर्ण बात है ।
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3. ग्राहक डेटाबेस के विभिन्न कॉलम (फ़ील्ड) में प्रत्येक मूल प्रविष्टि को इनपुट करें
आजकल, हमने मौलिक जानकारी के संबंध में डेटा को विभाजित किया है। हमारे पास नाम हैं प्रथम . में विभाजित किया गया , मध्य , और अंतिम . राज्य . में पते , शहर , सड़क या एवेन्यू , घर का नंबर , आदि। इस कारण से, एक ग्राहक डेटाबेस . के उपयोगकर्ता प्रत्येक भाग को एक फ़ील्ड . को असाइन करना होगा या कॉलम ।
🔼 एक फ़ील्ड . में अनेक जानकारी से बचें (कॉलम ) नीचे दी गई छवि के समान।
🔼 किसी निकाय के प्रत्येक भिन्न भाग को भिन्न फ़ील्ड . में इनपुट करने का प्रयास करें (कॉलम ) अपने डेटाबेस को अधिक खोज योग्य बनाने के लिए।
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4. एक्सेल में ग्राहक डेटाबेस बनाए रखने के लिए संस्थाओं के संबंध में अधिक डेटा डालें
ग्राहकों के संबंध में अंतहीन डेटा प्रकार हैं और उन डेटा को एक ग्राहक डेटाबेस में शामिल करना और बनाए रखना काफी कठिन है। . हालांकि, कंपनी या संगठन के लिए मूल्यवान जानकारी बेहतर उत्तरदायी डेटाबेस के लिए समावेश की मांग कर सकती है। परिणामस्वरूप, अधिक से अधिक फ़ील्ड . सम्मिलित करना अच्छा अभ्यास है किसी ग्राहक या संस्था को पहचानना।
🔼 आप कंपनी टैग add जोड़ सकते हैं कंपनी का नाम . के साथ अपने ग्राहकों को बेहतर ढंग से समझने के लिए उनकी कंपनी के प्रकारों को परिभाषित करना।
5. डेटाबेस को टेबल फॉर्मेट में रखें
अनुभाग का शीर्षक देखकर आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं, कोई चिंता नहीं, हम इसका विस्तार से वर्णन कर रहे हैं। हर 'टेबल लुकिंग . नहीं ' वस्तु को तालिका नहीं माना जाता है एक्सेल द्वारा, उसके लिए हमें उस वस्तु को तालिका . के रूप में प्रारूपित करना होगा ।
ग्राहक डेटाबेस बनाना तालिका निर्माण के बिना प्रविष्टि त्रुटियां , मौजूदा संरचनाओं को तोड़ता है , आदि। साथ ही, ग्राहक डेटाबेस तालिका . में रहे बिना समग्र रूप से प्रदर्शन करना होगा प्रारूप के अनुसार कार्य करना असंभव है।
🔼 ग्राहक डेटाबेस . बनाएं तालिका . में संरचित (यानी, सम्मिलित करें टैब> तालिका ) मौजूदा श्रेणी के साथ और इसे एक पसंदीदा नाम निर्दिष्ट करें।
🔼 डेटाबेस . डालने के बाद तालिका . के रूप में और यदि आप दूसरी पंक्ति जोड़ने के लिए जाते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से तालिका का विस्तार करता है।
🔼 डेटाबेस को तालिका में संरचित करने के लाभ यह है कि आप अंतर्निहित Excel तालिका प्रदर्शन कर सकते हैं क्रमबद्ध करें . जैसी सुविधाएं , और फ़िल्टर करें बिना किसी परेशानी के। साथ ही, डेटाबेस को किसी अन्य कार्यपत्रक में संदर्भित करना तालिका की तरह आसान हो जाता है।
6. एक्सेल में ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने के लिए स्पष्टता और पठनीयता सुनिश्चित करें
उपयोगकर्ता डेटाबेस . बनाने के लिए क्या कर सकते हैं काम करते हैं और अच्छे दिखते हैं लेकिन डेटाबेस बनाने का सबसे बड़ा कारण है इसे पढ़ने में सक्षम होना है। कभी-कभी, उपयोगकर्ता पूरी तरह से अच्छा दिखने वाला ग्राहक डेटाबेस . प्राप्त करने के लिए चीजों को अति कर देते हैं . इस अतिरेक में विभाजन . शामिल है , ठंड पंक्तियाँ या स्तंभ, ब्रेकिंग प्रारूप, आदि डेटाबेस की स्पष्टता और पठनीयता को बाधित करते हैं।
🔼 अपने ग्राहक डेटाबेस को अनुकूलित करने का प्रयास करें और इसे सुंदर बनाने के लिए अनावश्यक कार्यों से बचें। बुनियादी संचालन सुनिश्चित करें और स्पष्टता और पठनीयता बढ़ाने के लिए इसे यथासंभव स्वच्छ रखें।
निष्कर्ष
इस लेख में, हम ग्राहक डेटाबेस . को बनाए रखने के लिए आवश्यक पहलुओं पर चर्चा करते हैं एक्सेल में। यदि आप उन निर्देशों का पालन करते हैं, तो आपके पास एक स्वच्छ और कार्यशील ग्राहक डेटाबेस . हो सकता है अपना स्वयं का। आशा है कि ये बिंदु ग्राहक डेटाबेस को बनाए रखने में आपकी सहायता करेंगे प्रभावी रूप से। टिप्पणी, अगर आपके पास और पूछताछ है या जोड़ने के लिए कुछ है।
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