डेटाबेस बड़ी मात्रा में डेटा और जानकारी को विश्वसनीय तरीके से संभाल सकते हैं। उनमें डेटा के स्तर होते हैं जो वर्कशीट पर समझ से बाहर होंगे क्योंकि वे डेटा को अधिक प्रभावी ढंग से रखते हैं। एक डेटाबेस अक्सर डेटा को पुनर्प्राप्त करना सरल बनाने के लिए बनाया जाता है। एक एक्सेल डेटाबेस एक वर्कशीट है जिसमें डेटा की पंक्तियां और कॉलम इस तरह व्यवस्थित और संरचित होते हैं कि वर्कशीट सूत्र आसानी से जानकारी का उपयोग कर सकें। इस लेख में, हम एक्सेल में छात्र डेटाबेस बनाने की प्रक्रियाओं को प्रदर्शित करेंगे।
टेम्पलेट डाउनलोड करें
आप छात्र डेटाबेस का टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं और उनके साथ अभ्यास कर सकते हैं।
एक्सेल में छात्र डेटाबेस बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश
छात्र डेटाबेस बनाना बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि बड़ी मात्रा में डेटा होना चाहिए। और डेटाबेस बड़ी मात्रा में डेटा और जानकारी को विश्वसनीय तरीके से संभाल सकते हैं। इसलिए, हम छात्रों के प्रदर्शन को ट्रैक करने और मूल्यांकन करने के लिए एक डेटाबेस बनाने जा रहे हैं। तो, आइए एक्सेल में छात्र डेटाबेस बनाना शुरू करें।
चरण 1: छात्र के लिए डेटा दर्ज करें
- डेटाबेस में कॉलम के नाम फ़ील्ड होते हैं। हम डेटाबेस के लिए जितने चाहें फ़ील्ड दर्ज कर सकते हैं।
- हमारे डेटाबेस में कुछ छात्र आईडी Std ID के रूप में, छात्र नाम Std Name के रूप में, कुल प्राप्त अंक, उन अंकों का प्रतिशत, ग्रेड, और टिप्पणी हैं। और ये इस डेटाबेस में फ़ील्ड हैं।
चरण 2: छात्र डेटा को सही ढंग से लॉन्च करें
- अब, हमें प्रत्येक छात्र की जानकारी को सही ढंग से दर्ज करने की आवश्यकता है।
- छात्रों के लिए डेटा फ़ील्ड दर्ज करने के बाद, हम अब डेटाबेस में जल्दी से जानकारी दर्ज कर सकते हैं।
- फ़ील्ड्स में, प्रत्येक नया उदाहरण पहले छोड़े गए स्थान में डाला जाएगा।
नोट: डेटाबेस में डेटा दर्ज करते समय आप एक पंक्ति खाली रख सकते हैं। यह स्पष्ट रूप से मना है।
चरण 3: ग्रेड वितरण विवरण बनाएं
- यहां, हम स्कूल मानक ग्रेड वितरण का पालन करेंगे।
- हम एक कॉलम में अंक सीमा और दूसरे कॉलम में प्रत्येक अंक सीमा के लिए ग्रेड रखते हैं ताकि यह अधिक समझने योग्य हो।
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चरण 4: प्रत्येक छात्र के कुल अंक जोड़ने के लिए एक्सेल SUM फंक्शन
- डेटाबेस फंक्शन SUM, AVERAGE, MAX, MIN जैसे मौलिक संचालन निष्पादित करते हैं, लेकिन उनके पास IF फंक्शन का उपयोग करके मानदंड पैरामीटर भी होते हैं जो हमें हमारे डेटाबेस में डेटा के केवल एक हिस्से की गणना करने की अनुमति देते हैं।
- प्रत्येक छात्र के लिए कुल अंक खोजने के लिए, सबसे पहले, हमें यह जानना होगा कि वे प्रत्येक विषय में कितने अंक प्राप्त करते हैं।
- इसके लिए, हम बस एक और डेटासेट बनाते हैं जिसमें छात्र आईडी, अंग्रेजी के अंक 100 में से, रसायन विज्ञान के अंक 100 में से, भौतिकी के अंक 100 में से, और गणित के अंक 100 में से हों।
- अब, हमें प्रत्येक छात्र के लिए कुल अंकों की संख्या ज्ञात करने की आवश्यकता है। इसके लिए, हम SUM फंक्शन का उपयोग कर रहे हैं।
- इसके अलावा, उस सेल का चयन करें जहां आप SUM फंक्शन को मिलाकर सूत्र रखना चाहते हैं। तो, हम सेल D5 का चयन करते हैं।
- फिर, उस चयनित सेल में सूत्र डालें।
=SUM(C17:F17)- इसके अलावा, परिणाम देखने के लिए Enter दबाएं।
- फिल हैंडल को नीचे खींचकर रेंज पर सूत्र को डुप्लिकेट करें। या, रेंज को ऑटोफिल करने के लिए, प्लस (+) प्रतीक पर डबल-क्लिक करें।
- अंत में, हम कॉलम D में प्रत्येक छात्र के कुल अंक देख सकते हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में डेटाबेस फंक्शन का उपयोग कैसे करें (उदाहरणों के साथ)
चरण 5: प्रतिशत ज्ञात करें
प्रत्येक छात्र द्वारा प्राप्त अंकों का प्रतिशत ज्ञात करने के लिए, हमें परीक्षा के कुल अंक डालने होंगे। हम पहले से ही जानते हैं कि अंग्रेजी 100 में से, रसायन विज्ञान 100 में से, भौतिकी 100 में से, और गणित 100 में से अंक हैं, कुल 400 अंक।
- शुरू करने के लिए, हम इसे सेल I14 में डालेंगे, हमें इस सेल की आवश्यकता है अपना सूत्र बनाने के लिए। और यह सेल सूत्र में एक निरपेक्ष सेल संदर्भ के रूप में लिया जाएगा।
- इसी तरह, पिछले चरण की तरह, सेल E5 चुनें और सूत्र डालें।
=D5/$I$14*100- फिर, Enter दबाएं। और सूत्र फॉर्मूला बार में दिखाई देगा।
- इसके अलावा, रेंज भर में सूत्र को दोहराने के लिए, फिल हैंडल को नीचे खींचें। रेंज को ऑटोफिल करने के लिए, प्लस (+) प्रतीक पर डबल-क्लिक करें।
- अंत में, हम प्रत्येक छात्र के अंकों का प्रतिशत ज्ञात कर लेंगे।
चरण 6: प्रत्येक छात्र का ग्रेड खोजें
अब, हमें प्रत्येक छात्र का ग्रेड ज्ञात करने की आवश्यकता है। इसके लिए, हम IF फंक्शन का उपयोग करने जा रहे हैं और ग्रेड खोजने के लिए एक आसान मानदंड बनाएंगे।
- सबसे पहले, वह सेल चुनें जहां आप ग्रेड खोजने के लिए सूत्र रखना चाहते हैं।
- फिर, वहां निम्न सूत्र दर्ज करें।
=IF(E5>=80,"A+",IF(E5>=70,"A",IF(E5>=60,"B",IF(E5>=50,"C",IF(E5>=40,"D","F")))))- उसके बाद, ऑपरेशन पूरा करने के लिए Enter कुंजी दबाएं।
- इसके अलावा, रेंज पर सूत्र कॉपी करने के लिए, फिल हैंडल को नीचे खींचें या प्लस (+) आइकन पर डबल-क्लिक करें।
- अंत में, हमें डेटाबेस में प्रत्येक छात्र के सभी ग्रेड मिल जाएंगे।
चरण 7: टिप्पणी प्राप्त करें
यहां, हम उनके परिणाम पर टिप्पणी करने के लिए एक कॉलम प्राप्त करेंगे। छात्र को पासिंग मार्क मिला या फेल मार्क।
- पिछले चरणों की तरह, पहले, सेल G5 चुनें।
- फिर, उस चयनित सेल में नीचे दिया गया सूत्र टाइप करें।
=IF(F5="F","Fail","Pass")- परिणाम देखने के लिए Enter दबाएं।
- अब, रेंज में सूत्र दोहराने के लिए फिल हैंडल को नीचे खींचें। रेंज को ऑटोफिल करने के लिए प्लस (+) चिह्न पर डबल-क्लिक करें।
- अंत में, हम प्रत्येक छात्र की टिप्पणियां देख सकेंगे।
चरण 8: टेबल बनाएं
टेबल शामिल करने का सबसे महत्वपूर्ण लाभ यह है कि यह आपको जानकारी को नेत्रहीन रूप से वर्गीकृत करने की अनुमति देता है। एक्सेल टेबल डिफ़ॉल्ट रूप से लचीले होते हैं, जिसका अर्थ है कि जैसे-जैसे आप पंक्तियों और कॉलम को जोड़ते और हटाते हैं, वे बढ़ते और सिकुड़ते हैं। टेबल पंक्तियों और कॉलम में दिखाए गए मुद्दों को त्वरित और आसान पढ़ने की अनुमति देते हैं। अब, अंतिम चरण, डेटाबेस के लिए टेबल बनाना।
- सबसे पहले, डेटा की पूरी रेंज चुनें
- रिबन से इन्सर्ट टैब पर जाएं।
- फिर, टेबल्स श्रेणी से, टेबल पर क्लिक करें।
- यह एक टेबल बनाएं डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- मेरी टेबल में हेडर्स हैं बॉक्स पर चेक मार्क लगाएं।
- इसके अलावा, प्रक्रिया पूरी करने के लिए OK बटन पर क्लिक करें।
- यह आपके डेटाबेस के लिए एक टेबल बनाएगा।
- अब आप आसानी से टेबल को संशोधित कर सकते हैं।
एक्सेल में छात्र डेटाबेस का अंतिम टेम्पलेट
यह छात्र डेटाबेस का अंतिम टेम्पलेट है। आप टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इनपुट सेल को संशोधित कर सकते हैं।
हम डेटाबेस बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग क्यों करते हैं?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पंक्तियों और कॉलम से बना होता है जिनमें हमारा डेटा होता है, जिसे हम रिकॉर्ड के रूप में संदर्भित करते हैं। क्योंकि यह सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला टूल है, हम अपना डेटा एक्सेल में सहेजते हैं, जो एक डेटाबेस मानता है। एक्सेल एक शक्तिशाली टूल है जो हमें डेटा के साथ बातचीत करने की अनुमति देता है, इस प्रकार एक्सेल में डेटा होने से आपका जीवन सरल हो जाएगा। एक्सेल का उपयोग डेटा का परीक्षण और गणना करने के लिए किया जाता है और स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर के रूप में वर्कबुक में बड़ी मात्रा में डेटा रख सकता है जिनमें एक या अधिक शीट होती हैं।
निष्कर्ष
उपरोक्त चरणों का पालन करके, हम एक्सेल में छात्र डेटाबेस आसानी से बना पाएंगे। या फिर, आप बस हमारा टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं और एक्सेल में अपने काम के लिए छात्र डेटाबेस का उपयोग कर सकते हैं। आशा है कि यह आपकी मदद करेगा! यदि आपके कोई प्रश्न, सुझाव, या फीडबैक हैं तो कृपया कमेंट सेक्शन में हमें बताएं। या आप ExcelDemy.com ब्लॉग में हमारे अन्य लेखों पर एक नज़र डाल सकते हैं!
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