कर्मचारी जानकारी ट्रैक करने के लिए, हमें नाम, पद, वेतन, और अनुभव जैसे क्षेत्रों के साथ एक Excel डेटाबेस की आवश्यकता हो सकती है। हालांकि, हम एक डायनामिक कर्मचारी डेटाबेस बनाना चाहते हैं जिसमें सभी जानकारी रीयल-टाइम में स्वचालित रूप से अपडेट हो। इसलिए, इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि Excel में डायनामिक कर्मचारी डेटाबेस कैसे बनाएं।
Excel में कर्मचारी डेटाबेस बनाने के 5 चरण
हमने नीचे दी गई छवि में एक डेटाबेस के कुछ नमूना फ़ील्ड प्रदान किए हैं जहां हम अपने रिकॉर्ड दर्ज करेंगे और रखेंगे। डेटाबेस को डायनामिक बनाने के लिए, हम बाद में TODAY, INT, VLOOKUP, और MATCH फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे। प्रत्येक कर्मचारी के लिए आवश्यक जानकारी चुनने के लिए हम एक ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करेंगे।
चरण 1: कर्मचारी डेटाबेस बनाने के लिए बुनियादी विवरण डालें
- सबसे पहले, प्रत्येक कर्मचारी के नाम लिखें।
- प्रत्येक कर्मचारी के पद टाइप करें।
- आधार वेतन की जानकारी दर्ज करें।
- फिर, ज्वाइनिंग तिथियां टाइप करें।
चरण 2: अनुभव गिनने के लिए TODAY फ़ंक्शन का उपयोग करें
- वर्षों में अनुभव गिनने के लिए, निम्न सूत्र के साथ ज्वाइनिंग तिथि को आज की तारीख से घटाएं।
=TODAY()-E5)
- नतीजतन, यह तिथि प्रारूप में परिणाम देगा।
- Number रिबन पर जाएं, और प्रारूप को Number में बदलें।
- परिणामस्वरूप, परिणाम दिनों में दिखाएगा। हमें दिनों को वर्षों में बदलने की आवश्यकता है।
- दिनों की संख्या को वर्षों में बदलने के लिए, निम्न सूत्र दर्ज करें।
=(TODAY()-E5)/365
- परिणाम सेल F5 में 10.30 के रूप में दिखाई देगा।
- अब, हमें पूरे पूर्ण वर्षों की संख्या गिनने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, हम निम्न सूत्र के साथ INT फ़ंक्शन लागू करेंगे।
=INT((TODAY()-E5)/365)
- परिणाम (10.00) देखने के लिए Enter दबाएं।
- अंत में, कॉलम भरने के लिए AutoFill हैंडल टूल का उपयोग करें।
और पढ़ें: Excel में डेटाबेस फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें (उदाहरणों के साथ)
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चरण 3: वर्तमान वेतन की गणना के लिए सूत्र डालें
- प्रति वर्ष 5% वृद्धि के लिए, वर्तमान वेतन की गणना के लिए निम्न सूत्र डालें।
=D5*(1.05)^F5
- फिर, Enter दबाएं।
- अंत में, AutoFill टूल को नीचे खींचकर आवश्यक सेल भरें।
चरण 4: ड्रॉप-डाउन सूची डालें
- सबसे पहले, Data पर क्लिक करें।
- Data Tools चुनें।
- फिर, Data Validation पर क्लिक करें।
- Allow बॉक्स में, List विकल्प चुनें।
- कर्मचारी नामों के साथ ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए, रेंज B5:B11 चुनें।
- अंत में, OK पर क्लिक करें।
- नतीजतन, आपकी ड्रॉप-डाउन सूची नीचे दिखाई गई छवि के अनुसार बनाई जाएगी।
चरण 5: Excel में कर्मचारी डेटाबेस बनाने के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन लागू करें
- सेल B5 में ड्रॉप-डाउन सूची में नाम का पद खोजने के लिए, सेल C15 में निम्न सूत्र टाइप करें।
=VLOOKUP($B$15,$B$4:$G$11,MATCH(C4,$B$4:$G$4,0),FALSE)
- फिर, कर्मचारी (William) का पद (Team Leader) प्राप्त करने के लिए Enter दबाएं।
- सेल भरने के लिए बाएं से दाएं AutoFill टूल खींचें।
- मुद्रा ($) और तिथि प्रारूप के लिए आवश्यक प्रारूप चुनें।
- ड्रॉप-डाउन सूची से एक कर्मचारी का नाम चुनें।
- परिणामस्वरूप, सभी फ़ील्ड (यानी, पद, वेतन, और अनुभव) बदल जाते हैं जैसे ही नाम चुने जाते हैं।
निष्कर्ष
मुझे आशा है कि इस लेख ने आपको Excel में कर्मचारी डेटाबेस बनाने के बारे में एक ट्यूटोरियल दिया है। इन सभी प्रक्रियाओं को सीखें और अपने डेटासेट पर लागू करें। प्रैक्टिस वर्कबुक पर एक नज़र डालें और इन कौशलों को परखें। हम आपके मूल्यवान समर्थन के कारण ऐसे ट्यूटोरियल बनाते रहने के लिए प्रेरित हैं।
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