एक्सेल फ़ाइलों को स्वचालित रूप से CSV में कैसे बदलें (3 आसान तरीके)

CSV व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला प्रारूप है जो आमतौर पर विभिन्न डेटा विश्लेषण सॉफ़्टवेयर के लिए आवश्यक होता है। इसके अलावा, इसमें उच्च अनुकूलन क्षमता है और इसे व्यवस्थित और संपादित करना आसान है। इस व्यापक रूप से लोकप्रिय प्रकृति के कारण, आप ऐसी परिस्थितियों का सामना कर सकते हैं जहाँ आपको अपने डेटासेट को Excel से CSV प्रारूप में बदलने की आवश्यकता होती है। विभिन्न परिदृश्यों में उपयोग के लिए। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको यह दिखाने जा रहा हूँ कि एक्सेल फाइलों को स्वचालित रूप से CSV में कैसे परिवर्तित किया जाए।

यदि आप चरणों के साथ-साथ विधियों को आज़माना चाहते हैं, तो मैंने फ़ाइल को नीचे प्रदर्शन के लिए उपयोग किए गए डेटासेट के साथ संलग्न किया है। इसमें VBA कोड भी सेव होते हैं। जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, डाउनलोड करने और अभ्यास करने का प्रयास करें।

सीएसवी क्या है?

सीएसवी या अल्पविराम से अलग किए गए मान एक फ़ाइल प्रारूप है, जहां, जैसा कि नाम से पता चलता है, मानों को अलग करने के लिए अल्पविराम के साथ स्ट्रिंग के रूप में संग्रहीत किया जाता है। यद्यपि यह वास्तव में यही है, यह उससे कहीं अधिक जटिल हो सकता है। बहुत अधिक डेटा जोड़ने पर, फ़ाइल काफी बड़ी गड़बड़ी बन सकती है। लेकिन कुछ सॉफ्टवेयर या प्रोग्रामिंग भाषाएं जैसे पायथन में पांडा लाइब्रेरी इन फाइलों को इनपुट के रूप में उपयोग करना पसंद करती हैं।

CSV फ़ाइल का उपयोग करने के कुछ लाभों में शामिल हैं-

• विभिन्न प्लेटफार्मों के उपयोगकर्ताओं द्वारा इसे व्यापक रूप से अपनाया जाता है
• व्यवस्थित करने और संपादित करने में आसान
• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या गूगल स्प्रैडशीट जैसे लगभग सभी प्रमुख स्प्रेडशीट प्रोग्रामों के साथ उपयोग किया जा सकता है
• इसका उपयोग विभिन्न व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर द्वारा भी किया जाता है

दूसरी ओर, ऐसी फ़ाइल का उपयोग करने का एक प्रमुख पहलू यह है कि यह केवल एक स्प्रेडशीट तक सीमित है। इसके विपरीत, Microsoft Excel की एक .xlsx फ़ाइल में एक समय में कई अलग-अलग डेटासेट वाली अलग-अलग स्प्रेडशीट हो सकती हैं।

एक्सेल फ़ाइलों को स्वचालित रूप से CSV में कनवर्ट करने के 3 तरीके

एक्सेल स्प्रेडशीट को CSV फ़ाइल में बदलने के लिए कुछ तरीके प्रदान करता है। हालांकि प्रमुख और व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली विधि इस रूप में सहेजें . का उपयोग करना है कमांड, आपको डेटासेट वर्णों के आधार पर अन्य विधियों का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है या आप एक समय में एकाधिक स्प्रैडशीट को कनवर्ट करना चाहते हैं या नहीं।

इस प्रयोजन के लिए, मैं विभिन्न विधियों को उनके अपने उप-भागों में विभाजित कर रहा हूं। इसके अतिरिक्त, मैं प्रत्येक के अपने स्वयं के उप-अनुभाग में पेशेवरों और विपक्षों पर जा रहा हूँ। यह देखने के लिए अनुसरण करें कि प्रत्येक विधि कैसे काम करती है या तालिका से अपनी आवश्यकता का पता लगाएं।

एक्सेल फाइलों को स्वचालित रूप से सीएसवी में बदलने के लिए यह सबसे उपयुक्त और व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली विधि है। यदि आपकी स्प्रैडशीट में कोई भी यूनिकोड वर्ण नहीं है, तो हर तरह से इसके लिए जाएं। माना कि हम Microsoft के इस रूप में सहेजें . का उपयोग कर सकते हैं किसी भी फाइल को अन्य प्रारूपों में बदलने की सुविधा, हम इसका उपयोग एक्सेल फाइलों को स्वचालित रूप से सीएसवी में बदलने के लिए भी कर सकते हैं।

अधिक विस्तृत मार्गदर्शिका के लिए इन चरणों का पालन करें। प्रदर्शन के उद्देश्य से, मैंने निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग किया है।

चरण:

• सबसे पहले, उस स्प्रैडशीट का चयन करें जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में एकाधिक स्प्रैडशीट हैं।
• अपने रिबन में, फ़ाइल  . पर क्लिक करें टैब।

• फिर, इस रूप में सहेजें . पर क्लिक करें . आप अंतिम दो चरणों को छोड़ सकते हैं और बस F12 . दबा सकते हैं इस रूप में सहेजें  . खोलने के लिए अपने कीबोर्ड पर खिड़की।

• अब, इस रूप में सहेजें . में विंडो में, उस स्थान का चयन करें जिसे आप अपनी फ़ाइल सहेजना चाहते हैं और CSV (अल्पविराम सीमांकित) चुनें में प्रकार के रूप में सहेजें . आप CSV UTF-8 . भी डाल सकते हैं और वही परिणाम प्राप्त करें।

• उसके बाद सहेजें . पर क्लिक करें ।
• यदि चेतावनी विंडो चेतावनी देती हुई दिखाई देती है तो यह केवल एक स्प्रेडशीट को रूपांतरित करेगी (ऐसा प्रतीत होता है यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में एक से अधिक स्प्रैडशीट हैं), ठीक पर क्लिक करें ।

यह एक्सेल फाइलों को स्वचालित रूप से सीएसवी में बदल देगा।

आप इसे एक्सेल में भी खोल सकते हैं। यह सभी प्रारूपों को हटाते हुए कुछ इस तरह दिखाएगा।

और पढ़ें:एक्सेल को कॉमा सीमांकित CSV फ़ाइल में बदलें (2 आसान तरीके)

यदि आप यूनिकोड वर्णों वाली स्प्रेडशीट के साथ पिछली पद्धति का पालन करते हैं तो आपको डेटा को फिर से आयात करने में समस्या आ सकती है। फ़ाइल को CSV (अल्पविराम सीमांकित) के रूप में सहेजा जा रहा है किसी भी वर्ण को विकृत करेगा जो ASCII नहीं है। इसलिए यदि आपके डेटासेट में विशेष वर्ण हैं, तो वर्णों को विकृत किए बिना Excel फ़ाइलों को स्वचालित रूप से CSV में कनवर्ट करने के लिए इन दो चरणों में से एक का पालन करें।

दोनों विधियों के लिए, मैंने मंदारिन में उनके संबंधित नामों में चीनी आंकड़ों के साथ निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग किया है।

Excel फ़ाइलों को स्वचालित रूप से CSV में कनवर्ट करते समय, आप उन्हें दोनों यूनिकोड रूपों में रूपांतरित कर सकते हैं:UTF-8 और UTF-16 . दोनों के बीच मुख्य अंतर UTF-8 . है अंग्रेजी और संख्याओं सहित 8 बिट्स का उपयोग करके सामान्य वर्णों का एक अधिक कॉम्पैक्ट एन्कोडिंग और एन्कोडिंग है। UTF-16 प्रत्येक वर्ण के लिए कम से कम 16 बिट एन्कोड करता है। जैसा भी हो, आप किसी एक में कनवर्ट कर सकते हैं और एक समान सीएसवी फ़ाइल प्राप्त कर सकते हैं। हालांकि इस तरह के एशियाई पात्रों के लिए, UTF-16 अनुशंसित है।

2.1 CSV UTF-8 के रूप में सहेजें

UTF-8 एक ASCII . के साथ वर्ण में ASCII . के समान एन्कोडिंग है फ़ाइल। इसलिए यदि आपके पास CSV फ़ाइल में कनवर्ट करने के लिए कई यूनिकोड वर्ण नहीं हैं, तो आपको उन्हें UTF-8 में कनवर्ट करना चाहिए ।

एक्सेल फाइलों को सीएसवी यूटीएफ में बदलने के लिए –8 स्वचालित रूप से, इन चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, उस स्प्रेडशीट का चयन करें जिसे आप CSV फ़ाइल में बदलना चाहते हैं यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में एक से अधिक स्प्रेडशीट हैं।
• फिर फ़ाइल . पर क्लिक करें अपने रिबन से टैब करें।

• उसके बाद, इस रूप में सहेजें . पर क्लिक करें . आप दो विधियों को छोड़ सकते हैं और F12 . दबा सकते हैं अपने कीबोर्ड पर और अब तक वही परिणाम प्राप्त करें।

• फिर, इस रूप में सहेजें . में विंडो में, उस स्थान का चयन करें जहाँ आप अपनी फ़ाइल सहेजना चाहते हैं। और CSV UTF- (अल्पविराम सीमित) . चुनें में प्रकार के रूप में सहेजें फ़ील्ड.

• सहेजें पर क्लिक करें ।
• यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में एक से अधिक स्प्रैडशीट हैं, तो एक चेतावनी विंडो आपको बता सकती है कि केवल एक स्प्रैडशीट को रूपांतरित किया जाएगा। ठीकक्लिक करें उस पर।

इस तरह आप अक्षरों को खराब या विकृत किए बिना विशेष वर्णों के साथ Excel फ़ाइलों को स्वचालित रूप से CSV में परिवर्तित कर सकते हैं।

अंत में, CSV फ़ाइल कुछ इस तरह दिखेगी, जिसमें सारा डेटा सुरक्षित रहेगा।

यदि आप इसे एक्सेल से खोलते हैं तो यह कुछ इस तरह दिखाई देगा।

2.2 CSV UTF-16 के रूप में सहेजें

डेटासेट में उपयोग किए गए एशियाई वर्णों के लिए, UTF-16 . का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है . इसका नकारात्मक पक्ष यह है कि यह UTF-8 . की तुलना में अधिक बाइट लेता है और ASCII . के साथ पूरी तरह से संगत नहीं है फ़ाइलें.

फिर भी, यदि आप एक्सेल फ़ाइलों को स्वचालित रूप से CSV UTF में बदलना चाहते हैं –16 नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, उस स्प्रेडशीट का चयन करें जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में एक से अधिक हैं।
• फिर फ़ाइल . पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें।

• और इस रूप में सहेजें . चुनें उसके बा। या पिछले दो चरणों को अनदेखा करें और F12 . दबाएं अपने कीबोर्ड पर।

• इस रूप में सहेजें . में विंडो में, स्थान का चयन करें और प्रकार के रूप में सहेजें select चुनें यूनिकोड टेक्स्ट . के रूप में ।

• उसके बाद, सहेजें . पर क्लिक करें ।
• यह टेक्स्ट फाइल के रूप में सेव होगा। अब इसे नोटपैड . जैसे टेक्स्ट एडिटर से खोलें . घटना में, आप इसे टैब . के साथ सहेजा हुआ पाएंगे डेटा के बीच सीमांकक के रूप में।

• अब नोटपैड से टैब स्पेस को कॉपी करें।

• उसके बाद, ढूंढें और बदलें . खोलें Ctrl+H . दबाकर नोटपैड में बॉक्स अपने कीबोर्ड पर।
• इसमें क्या ढूंढें बॉक्स, टैब स्पेस पेस्ट करें।
• फिर इससे बदलें . में बॉक्स के अंदर अल्पविराम (,) लगाएं।
• आखिरकार, सभी को बदलें . पर क्लिक करें ।

• इसके बाद बॉक्स को बंद कर दें। नतीजतन, यह सभी टैब स्थान को अल्पविराम से बदल देगा और आपके पास अल्पविराम से अलग किए गए मानों के साथ एक टेक्स्ट फ़ाइल होगी।

• आखिरकार, एक्सटेंशन को मैन्युअल रूप से .csv में बदलें।

इस तरह, आप एक्सेल फाइलों को CSV UTF-16 . में कनवर्ट कर सकते हैं स्वचालित रूप से।

और पढ़ें:दोहरे उद्धरण चिह्नों के साथ Excel को CSV के रूप में सहेजें (3 सरलतम तरीके)

वर्णित पिछली विधियों का उपयोग एक्सेल फ़ाइलों को स्वचालित रूप से सीएसवी में बदलने के लिए किया जा सकता है। लेकिन ये सभी एक समय में एक ही स्प्रेडशीट को एक CSV फ़ाइल में बदल देते हैं। लेकिन कभी-कभी ऐसे परिदृश्य होते हैं जहां आपकी एक्सेल फ़ाइल में बड़ी संख्या में स्प्रैडशीट होती हैं और उनमें से प्रत्येक को कनवर्ट करना होता है। शुक्र है, Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) इसके लिए एक समाधान प्रदान करता है।

VBA कोड का उपयोग करने के लिए, सबसे पहले, आपके पास डेवलपर . होना चाहिए अपने रिबन पर टैब। डेवलपर टैब सक्षम करें , अगर आपके पास यह पहले से नहीं है।

प्रदर्शन के लिए, मैं अलग-अलग स्प्रैडशीट में उपर्युक्त दो डेटासेट वाली फ़ाइल का उपयोग कर रहा हूं (यदि आप लेख की शुरुआत से एक को डाउनलोड करते हैं तो आपके पास यह एक होगा)।

यदि आप बैच को एक्सेल फाइलों को सीएसवी में स्वचालित रूप से कनवर्ट करना चाहते हैं तो चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, डेवलपर . पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें और विजुअल बेसिक . चुनें कोड  . से समूह।

• फिर VBA विंडो में, सम्मिलित करें . चुनें . उसके बाद, मॉड्यूल . चुनें ड्रॉप-डाउन मेनू से।

• मॉड्यूल के अंदर, निम्नलिखित कोड लिखें।

Sub Batch_Convert_CSV()

    Dim wsht As Worksheet
    Dim file_path As String

    Application.ScreenUpdating = False
    file_path = ActiveWorkbook.path & "\" & Left(ActiveWorkbook.Name, InStr(ActiveWorkbook.Name, ".") - 1)

    For Each wsht In Worksheets
        wsht.Copy
        ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=file_path & "_" & wsht.Name & ".csv", FileFormat:=xlCSV, CreateBackup:=False
        ActiveWorkbook.Close False
    Next
    Application.ScreenUpdating = True

End Sub

• एक बार जब आप इसे अपने मॉड्यूल में लिख लें, तो फ़ाइल को सहेजें और F5 . दबाएं कोड चलाने के लिए अपने कीबोर्ड पर।

आपकी मुख्य एक्सेल फ़ाइल की निर्देशिका में सभी स्प्रेडशीट अलग-अलग CSV फ़ाइलों में परिवर्तित हो जाएंगी।

यह पहली स्प्रेडशीट की कनवर्ट की गई CSV फ़ाइल होगी।

और यह दूसरी स्प्रैडशीट के लिए एक होगी।

ध्यान दें कि, बैच रूपांतरण ने भी, दूसरी विधि में उल्लिखित यूनिकोड वर्णों को विकृत कर दिया है। यदि आपके डेटासेट में विशेष वर्ण हैं, तो दूसरी विधि का पालन करें।

और पढ़ें:एकाधिक एक्सेल फ़ाइलों को CSV फ़ाइलों में कनवर्ट करने के लिए मैक्रो कैसे लागू करें

निष्कर्ष

एक्सेल फाइलों को स्वचालित रूप से सीएसवी में बदलने के लिए विभिन्न परिदृश्यों के लिए ये अलग-अलग तरीके थे। आशा है कि आपको यह लेख उपयोगी और ज्ञानवर्धक लगा होगा। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं तो हमें नीचे बताएं। इस तरह की अधिक विस्तृत मार्गदर्शिकाओं के लिए, Exceldemy.com . पर जाएं ।

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