एक्सेल विशाल डेटासेट से निपटने के लिए सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला उपकरण है। हम एक्सेल में कई आयामों के असंख्य कार्य कर सकते हैं। एक्सेल हमारे पेशेवर जीवन को बहुत आसान बनाता है। एक्सेल की मदद से अकाउंटिंग जानकारी रिकॉर्ड करना उतना ही आसान है जितना पाई खाना। हम एक्सेल में आसानी से जर्नल, लेजर, ट्रायल बैलेंस, बैलेंस शीट, आदि तैयार कर सकते हैं। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में सहायक लेजर कैसे बनाएं।
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लेजर का परिचय
सबसे पहले, आइए समझते हैं कि लेजर क्या है। एक लेजर एक किताब है जिसमें विभिन्न खातों की संक्षिप्त जानकारी होती है (जो जर्नल में होती है)। यह ट्रायल बैलेंस, बैलेंस शीट, आदि जैसे वित्तीय विवरण तैयार करने में मदद करता है।
एक लेजर में वे सभी खाते होते हैं जो जर्नल में होते हैं। पेशेवर बुक ऑफ अकाउंट्स से जर्नल एंट्री बनाते हैं। लोग अक्सर लेजर को एंट्री की दूसरी किताब कहते हैं।
एक्सेल में सहायक लेजर बनाने के 6 चरण
यह आज के लेख के लिए डेटासेट है। हमारे पास XYZ कंपनी का एक सामान्य जर्नल है। हम एक्सेल का उपयोग करके जर्नल में प्रत्येक खाते के लिए सहायक लेजर बनाएंगे। खाते हैं:
- नकद,
- मालिक की पूंजी,
- सेवा राजस्व,
- वेतन व्यय,
- देय खाते, और
- प्राप्य खाते।
जर्नल मार्च में हुए लेनदेन से तैयार किया गया है। T-1, T-2, आदि Ref स्तंभ में लेनदेन को दर्शाते हैं।
चरण-1: खाता नाम और खाता संख्या डालें
पहला कार्य खाता नाम और खाता संख्या डालना है। हमारे मामले में, पहला लेजर नकद खाते के लिए है। खाता संख्या XYZ कंपनी के बुक ऑफ अकाउंट में उपलब्ध होगी। सरलता के लिए, मान लें कि नकद खाते के लिए खाता संख्या 101 है।
खाता नाम और खाता संख्या रखने के बाद, आपका परिणाम ऐसा दिखेगा।
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चरण-2: लेनदेन की तिथि लिखें
अगला चरण प्रत्येक लेनदेन के लिए तिथि डालना है। इस जर्नल में सभी लेनदेन नकद खाते से संबंधित हैं।
इसलिए हमें नकद खाते के लिए अपने लेजर में सभी संबंधित तिथियों को शामिल करना होगा।
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चरण-3: स्पष्टीकरण के रूप में नकद के विरुद्ध अन्य खातों की सूची बनाएं
अब, हमें अपने लेजर में लेनदेन की व्याख्या करनी होगी। व्याख्या के लिए, हम उन सभी खातों की मदद लेंगे जिनके विरुद्ध नकद लेनदेन हुए।
उदाहरण के लिए, पहले लेनदेन में, कंपनी में 14,000 USD का नकद निवेश किया गया था। इसने मालिक की इक्विटी को बढ़ाया। तो नकद खाते के विरुद्ध खाता मालिक की इक्विटी खाता है।
मैं अब इस खाते को सूचीबद्ध करूंगा।
इसी तरह, नकद खाते के विरुद्ध अन्य सभी खातों को सूचीबद्ध करें।
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चरण-4: संदर्भ उल्लेख करें
अगला चरण संदर्भों का उल्लेख करना है। इन प्रविष्टियों का संदर्भ जर्नल है। तो, मैं जर्नल प्रविष्टियों को संदर्भ के रूप में सूचीबद्ध करूंगा।
पहली इस लेजर में प्रविष्टि पहले लेनदेन से है। तो इस मामले में संदर्भ J-1 होगा। इसी तरह, अन्य संदर्भ निम्नानुसार होंगे;
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चरण-5: खाते के लिए शेष की गणना करें
अगला चरण विशिष्ट खाते के लिए शेष की गणना करना है। यह सरल है। लेकिन आपको डेबिट या क्रेडिट खातों के बारे में सावधान रहना होगा।
- पहले लेनदेन में, नकद डेबिट है और राशि $14,000 है। चूंकि यह पहली प्रविष्टि है, शेष समान होगा।
अगला लेनदेन भी $890 का डेबिट है। इसलिए हमें इसे पिछले शेष में जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए,
- G8 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें।
=G7+E8
- अब, ENTER दबाएं। एक्सेल शेष की गणना करेगा।
अब, हम तीसरी जर्नल प्रविष्टि पर जाएंगे। इस बार नकद क्रेडिट है और राशि $500 है। इसलिए हमें नया शेष प्राप्त करने के लिए पिछले शेष से इस राशि को घटाना होगा। ऐसा करने के लिए,
- G9 पर जाएं और निम्न सूत्र लिखें।
=G8-F9
- अब, ENTER दबाएं। एक्सेल शेष लौटाएगा।
चौथी प्रविष्टि में, नकद भी क्रेडिट है और राशि $1,600 है। इसलिए हमें इसे पिछले शेष से घटाना होगा जैसे तीसरी प्रविष्टि में किया था। परिणाम ऐसा होगा,
और अंत में, पांचवें लेनदेन में डेबिट में $400 का नकद है। इसलिए हमें इसे पिछले शेष में जोड़ना होगा। अंतिम शेष $13,190 होगा।
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चरण-6: खाते के अंतिम शेष को हाइलाइट करें
अंतिम चरण प्रत्येक खाते के अंतिम शेष को हाइलाइट करना है। हमारे मामले में, सभी गणनाओं के बाद, हमें नकद खाते के लिए अंतिम शेष $13,190 मिला है। हमें अब इसे हाइलाइट करना है।
अन्य खातों के लिए लेजर
ऊपर दिखाए गए समान तरीके से, आप अन्य खातों के लिए भी लेजर बना सकते हैं। आपकी सुविधा के लिए, मैंने यहां मालिक की इक्विटी के लिए लेजर दिया है।
आप इस लेख के वर्कशीट में अन्य सभी खातों के लिए लेजर पाएंगे।
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याद रखने योग्य बातें
- डेबिट और क्रेडिट खातों के बारे में सावधान रहें।
- लेजर और जर्नल सामान्यतः स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों (GAAP) के अनुसार हैं।
निष्कर्ष
इस लेख में, मैंने बताया है कि एक्सेल में सहायक लेजर कैसे बनाएं। मुझे आशा है कि यह सभी की मदद करता है। यदि आपके पास कोई सुझाव, विचार, या प्रतिक्रिया है, तो कृपया नीचे कमेंट करने में संकोच न करें। इस तरह के अधिक मूल्यवान लेखों के लिए कृपया एक्सेलडमी पर जाएं।
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