यह ट्यूटोरियल एक्सेल फाइल को छोटे आकार में कंप्रेस कैसे करें के चरणों को प्रदर्शित करेगा। जब आप बहुत सारी एक्सेल फाइलों से निपट रहे होते हैं, तो फाइल साइज को कम करना बहुत आवश्यक होता है। इसके अलावा, जब आपको एक्सेल फाइलों को किसी वेबसाइट पर जमा करना होता है या ऑनलाइन साइट के माध्यम से किसी को भेजना होता है तो छोटा फाइल साइज होना बहुत महत्वपूर्ण होता है। इस लेख को पढ़ने के बाद, आप सीखेंगे कि एक्सेल फाइल को अपने दम पर छोटे आकार में कैसे कंप्रेस किया जाए।
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एक्सेल फाइल को छोटे आकार में कंप्रेस करने के 7 आसान तरीके
हमारा उद्देश्य एक्सेल फाइल को छोटे आकार में कंप्रेस करना है। यदि आप विधियों का सही ढंग से पालन करते हैं तो आपको अपने दम पर एक्सेल फाइलों को छोटे आकार में कंप्रेस करना सीखना चाहिए।
1. अप्रासंगिक वर्कशीट/डेटा हटाना
इस मामले में, हमारा लक्ष्य अप्रासंगिक वर्कशीट को हटाकर एक्सेल फाइल को कंप्रेस करना है। ऐसा करने के लिए, हम नीचे दिए गए चरणों का पालन करेंगे।
चरण:
- सबसे पहले, हमने अपनी वांछित एक्सेल फाइल व्यवस्थित की।
- फाइल साइज कम करने के लिए, हम जांचेंगे कि इसमें कितनी वर्कशीट हैं और क्या हर डेटा शीट आवश्यक है या नहीं।
- फिर, हम अप्रासंगिक वर्कशीट पर राइट-क्लिक करेंगे और इसे हटाने के लिए डिलीट दबाएंगे।
- इसके बाद, प्रासंगिक वर्कशीट नीचे दी गई छवि की तरह रहेंगी।
- फाइल सेव करने के बाद, यदि आप फाइल साइज चेक करते हैं, तो आपको कम हुआ परिणाम मिलेगा।
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2. फाइल को बाइनरी फॉर्मेट (XLSB) में बदलना
अब, हम फाइल को बाइनरी फॉर्मेट (XLSB) फाइल में बदलकर एक्सेल फाइल को कंप्रेस करना चाहते हैं। इस लक्ष्य को पूरा करने के लिए हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
चरण:
- सबसे पहले, फाइल टैब पर जाएं।
- दूसरा, सेव एज़ विकल्प चुनें।
- तीसरा, एक्सेल बाइनरी वर्कबुक(*.xlsb) विकल्प चुनें और OK दबाएं।
- अंत में, आपको कम साइज के साथ xlsb फाइल मिल जाएगी।
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3. अप्रासंगिक फ़ॉर्मूला हटाना
हम अप्रासंगिक फ़ॉर्मूला हटाकर भी एक्सेल फाइल को कंप्रेस कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- शुरू करने के लिए, पूरी वर्कशीट चुनें और F5 बटन दबाएं।
- फिर, स्क्रीन पर गो टू डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
- अगला, स्पेशल विकल्प चुनें और OK दबाएं।
- फिर, डिस्प्ले पर गो टू स्पेशल विंडो खुलेगी।
- फ़ॉर्मूला विकल्प चुनें और OK क्लिक करें।
- अंत में, आपको पिछली विधियों की तरह कम हुई एक्सेल फाइल मिल जाएगी।
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4. फाइल की इमेज कंप्रेस करना
एक्सेल फाइल की इमेज कंप्रेस करना फाइल को कंप्रेस करने का एक और तरीका हो सकता है। ऐसा करने के चरण नीचे वर्णित हैं।
चरण:
- प्रारंभ में, यदि आपने अभी तक इमेज अपलोड नहीं की है और अपलोड करने से पहले उसका साइज कम करना चाहते हैं तो TinyPNG उपयोग करना एक बहुत अच्छा विकल्प है। सबसे पहले, इमेज चुनें और इसे TinyPNG साइट पर ड्रैग करें ताकि इमेज कंप्रेस हो सके।
- लेकिन, यदि आपने पहले ही एक्सेल फाइल जोड़ दी है और इसे बदले बिना कंप्रेस किया है, तो आपको पहले पिक्चर चुननी होगी।
- फिर, पिक्चर फॉर्मेट टैब पर जाएं और कंप्रेस पिक्चर्स विकल्प चुनें।
- अगला, विंडो पर कंप्रेस पिक्चर्स विंडो खुलेगी।
- उसके बाद, वांछित विकल्प चुनें और OK दबाएं।
- अंत में, आपको पिछली विधियों की तरह कम हुआ परिणाम मिलेगा।
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5. कंप्रेस्ड (जिप्ड) फोल्डर विकल्प का उपयोग करना
कंप्रेस्ड (जिप्ड) फोल्डर विकल्प का उपयोग करना एक्सेल फाइल को कंप्रेस करने का एक और तरीका हो सकता है। चरण नीचे वर्णित हैं।
चरण:
- शुरुआत में, एक्सेल फाइल चुनें।
- दूसरा, इस पर राइट-क्लिक करें।
- तीसरा, सेंड टू विकल्प चुनें।
- चौथा, कंप्रेस्ड (जिप्ड) फोल्डर विकल्प चुनें।
- अंत में, आपको पिछली विधियों की तरह कम हुई फाइल मिल जाएगी।
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6. डेटा फॉर्मेटिंग हटाना
इस उदाहरण के लिए, हमारा लक्ष्य डेटा फॉर्मेटिंग हटाकर एक्सेल फाइल को कंप्रेस करना है। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, होम टैब पर जाएं।
- दूसरा, एडिटिंग विकल्प चुनें।
- तीसरा, क्लियर विकल्प से क्लियर फॉर्मेट्स विकल्प चुनें।
- अंत में, आपको वांछित परिणाम मिल जाएगा।
7. कंडीशनल फॉर्मेटिंग हटाना
यह विधि विधि 6 के समान है जिसमें थोड़ा बदलाव है। इस विधि के चरण हैं।
चरण:
- सबसे पहले, होम>एडिटिंग>क्लियर विकल्प पर जाएं।
- यदि आपके पास कोई कंडीशनल फॉर्मेटिंग है, तो उसे चुनें और आपको क्लियर विकल्प दिखाई देगा।
- अंत में, आपको अपना वांछित परिणाम मिल जाएगा।
याद रखने योग्य बातें
- सभी विधियों में से विधि 2 का उपयोग करने से अधिकतम फाइल साइज कम होगा।
- इमेज कंप्रेस करने के मामले में, एक्सेल फाइल में डालने से पहले फाइल साइज कम करने की सिफारिश की जाती है।
- एक्सेल फाइल को जिप करने से बहुत फायदा होता है अगर एक्सेल फाइलों को किसी अन्य डिवाइस पर भेजने की आवश्यकता होती है।
निष्कर्ष
इस प्रकार, उपरोक्त वर्णित विधियों का पालन करें। इस प्रकार, आप एक्सेल फाइलों को छोटे आकार में कंप्रेस करने में सक्षम होंगे। यदि आपके पास कार्य करने के और तरीके हैं तो हमें बताएं। अधिक ऐसे लेखों के लिए एक्सेलडेमि वेबसाइट को फॉलो करें। नीचे कमेंट सेक्शन में कमेंट्स, सुझाव या प्रश्न डालना न भूलें।
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