कई कार्यक्षेत्रों में सहयोग महत्वपूर्ण है। चूंकि अधिकांश परियोजनाओं में फ़ाइलों तक बहुत सारे उपयोगकर्ताओं द्वारा पहुंच की आवश्यकता होती है, सहयोगात्मक सेटअप आवश्यक हो गए हैं।
Microsoft Excel दुनिया भर की कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कई प्रोग्रामों में से एक है। जैसे, साझा वर्कबुक की आवश्यकता महत्वपूर्ण है।
इस पोस्ट में, आप सीखेंगे कि आप और आपकी टीम Excel 2016 और Excel ऑनलाइन के अन्य संस्करणों का उपयोग करके कैसे सहयोग कर सकते हैं।
Excel फ़ाइलें ऑफ़लाइन साझा करें
यदि आपके पास लोकल एरिया कनेक्शन है, तो नेटवर्क में सभी उपयोगकर्ता किसी भी फ़ाइल तक पहुंच सकते हैं। इतना ही नहीं, फ़ाइल में किए गए किसी भी परिवर्तन को ट्रैक किया जा सकता है। आप यह भी सेट कर सकते हैं कि किन उपयोगकर्ताओं की फ़ाइल तक पहुंच होगी।
- फ़ाइल को ऐसे स्थान पर सेव करके शुरू करें जिसे आपके समूह में हर कोई एक्सेस कर सके। फिर आप अपनी फ़ाइल को सहयोग के लिए सेट कर सकते हैं।
साझा वर्कबुक सुविधा वापस जोड़ें
Office 365 उपयोगकर्ताओं को Shared Workbook सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से छिपी हुई मिलेगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि Microsoft उपयोगकर्ताओं को वर्कबुक ऑनलाइन साझा करने के लिए प्रोत्साहित करता है।
यहां बताया गया है कि आप सुविधा को कैसे सक्षम करते हैं। यदि आप Excel के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अगले अनुभाग — दस्तावेज़ साझा करना पर जा सकते हैं।
- File > Options > Quick Access Toolbar पर जाएं।
- Choose Commands From ड्रॉप-डाउन मेनू के तहत, All Commands चुनें। सूची में तब तक स्क्रॉल करें जब तक आपको Share Workbook (Legacy) न दिखाई दे और उस आइटम को चुनें।
- Add बटन पर क्लिक करें।
- निम्न कमांड के लिए भी ऐसा ही करें:
- Track Changes (Legacy)
- Protect Sharing (Legacy)
- Compare and Merge Workbooks
- जब आप पूरा कर लें तो OK पर क्लिक करें।
दस्तावेज़ साझा करना
- Review टैब पर, Share Workbook बटन पर क्लिक करें।
जिन लोगों ने साझा वर्कबुक सुविधा वापस जोड़ें अनुभाग के चरणों का पालन किया, उन्हें Share Workbook बटन (आपके द्वारा जोड़े गए अन्य कमांड के साथ) Quick Access Toolbar में मिलेगा।
- यह एक डायलॉग बॉक्स को प्रकट करने के लिए प्रेरित करेगा। साझा वर्कबुक सुविधा को सक्षम करने वाले विकल्प पर टिक करें।
- Advanced टैब पर जाएं और Track Changes और अन्य सेटिंग्स को सक्षम करें जिन्हें आप चालू करना चाह सकते हैं।
अपनी फ़ाइल सुरक्षित करें
ऊपर दिए गए चरण सभी को आपकी फ़ाइल तक पहुंच देते हैं। लेकिन यह डिफ़ॉल्ट रूप से सभी को प्रशासनिक पहुंच भी देता है। अपनी फ़ाइल की रक्षा करने का अर्थ है कि फ़ाइल तक पहुंच सीमित और ट्रैक की जाएगी।
- Review टैब पर जाएं और Protect and Share Workbook बटन पर क्लिक करें।
- Sharing With Track Changes चेक बॉक्स पर टिक करें।
- आपको एक पासवर्ड भी बनाना चाहिए अन्यथा कोई भी वर्कबुक को उसकी मूल सेटिंग्स पर वापस ला सकता है।
- अपने परिवर्तनों को सेव करें और बाहर निकलें।
Excel फ़ाइलें ऑनलाइन साझा करें
ऑफ़लाइन काम करना एक बढ़िया समाधान है, लेकिन आप साझा लोकल ड्राइव की आवश्यकता से बंधे हुए हैं। ऑनलाइन काम करना स्पष्ट रूप से बेहतर विकल्प है। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं।
OneDrive का उपयोग करना
- फ़ाइल खोलें और File > Share > Save to Cloud पर जाएं।
- उन लोगों को आमंत्रित करें जिनके साथ आप सहयोग करना चाहते हैं उनका ईमेल पता दर्ज करके। आप अनुमति सेटिंग्स भी सेट कर सकते हैं।
- जब आप समाप्त कर लें तो Share पर क्लिक करें।
Google Drive का उपयोग करना
Google Drive शायद किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम करने का सबसे आसान तरीका है। Google खाते वाला कोई भी व्यक्ति फ़ाइलों तक पहुंच सकता है और आवश्यकतानुसार संपादित कर सकता है।
- अपने खाते में लॉग इन करें और Google Drive पर जाएं।
- एक बार अंदर जाने के बाद, आप एक नई फ़ाइल बना सकते हैं या मौजूदा फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं।
- एक बार आपका दस्तावेज़ बन जाने या अपलोड हो जाने के बाद, वर्कशीट के ऊपरी-दाएं कोने पर Share बटन पर क्लिक करें।
यह आपको ईमेल पता दर्ज करके या अपने सहयोगियों के साथ एक लिंक साझा करके स्प्रेडशीट साझा करने का विकल्प देगा।
सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से ट्रैक और सेव हो जाते हैं। आप वास्तविक समय में दस्तावेज़ पर एक साथ काम कर सकते हैं जो बहुत सुविधाजनक है।
