ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कैसे कंप्रेस करें (13 क्विक मेथड्स)

एक्सेल वर्कशीट फाइलें कई बार काफी बड़ी हो सकती हैं। ऐसी फाइलों से निपटने के दौरान, आपको धैर्य रखना चाहिए क्योंकि जब आप बदलाव करते हैं तो उन्हें अपडेट होने में काफी समय लगता है। इन्हें खुलने में भी काफी समय लगता है। इसके अलावा, इन बड़ी एक्सेल फाइलों को ईमेल करना बहुत मुश्किल है। एक्सेल फ़ाइलों के आकार को कम करने के लिए कई तरीके हैं . इस लेख में, हम ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कंप्रेस करने के कुछ बेहतरीन विकल्पों के बारे में जानेंगे।

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ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कंप्रेस करने के 13 त्वरित तरीके

मान लीजिए, हमारे पास एक एक्सेल वर्कबुक है जिसमें पांच वर्कशीट हैं। हम आसानी से एक्सेल फ़ाइल को कंप्रेस कर सकते हैं अनावश्यक कार्यपत्रकों को हटाकर ईमेल के लिए। मान लें, इस वर्कशीट शीट में 2 , 3 , 4 और 5 अनावश्यक हैं। उन्हें हटाने के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, उस एक्सेल शीट पर राइट-क्लिक करें जिसे हम हटाना चाहते हैं।
• फिर हटाएं . पर क्लिक करें ।

• अब, Microsoft Excel नाम की एक विंडो पॉप अप होगा।
• इस समय, हटाएं . पर क्लिक करें बटन।

• आखिरकार, वर्कशीट को एक्सेल वर्कबुक से हटा दिया जाएगा। इसी तरह, हम अन्य अनावश्यक कार्यपत्रकों को हटा सकते हैं।

मान लें, हमारे पास एक एक्सेल डेटासेट है (B4:E8 ) जिसमें नाम और आदेश . शामिल हैं कुछ आइटम . में से . यहां, सबसे दाहिने कॉलम में आदेश 1 . का योग है और आदेश 2 . यह कॉलम सूत्र का उपयोग करता है:

हम ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कंप्रेस करने के फॉर्मूले को आसानी से हटा सकते हैं। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• शुरुआत में, उन कक्षों का चयन करें जिनमें सूत्र है। हमारे मामले में सेल E5:E8 सूत्र शामिल हैं। इसलिए, हमने उन्हें चुना।

• दूसरा, होम पर जाएं टैब पर क्लिक करें और कॉपी करें . पर क्लिक करें बटन।

• अगला, कक्षों का चयन किया जाएगा।

• उसके बाद, होम पर जाएं फिर से टैब करें और चिपकाएं . पर क्लिक करें विकल्प।
• अब, विशेष चिपकाएं select चुनें ।

• बदले में, एक विशेष चिपकाएं विंडो दिखाई देगी।
• इस समय, मान का चयन करें चिपकाएं . से विकल्प।
• अंत में, ठीक . क्लिक करें अनावश्यक सूत्रों को हटाने के लिए बटन।

और पढ़ें: एक्सेल फ़ाइल को ज़िप में कैसे संपीड़ित करें (2 उपयुक्त तरीके)

मान लीजिए, हमारे पास एक्सेल में एक छवि है। अगर हम इमेज को कंप्रेस करते हैं तो हमारी एक्सेल फाइल का साइज भी कम हो जाएगा। इमेज को कंप्रेस करने के स्टेप्स नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, उस छवि का चयन करें जिसे हमें संपीड़ित करने की आवश्यकता है।

• अगला, चित्र प्रारूप . पर क्लिक करें टैब।

• अब, चित्रों को संपीड़ित करें चुनें ।

• अब, केवल इस चित्र पर लागू करें . के पास स्थित टिक मार्क हटा दें संपीड़न विकल्पों . में ।
• उसके बाद, ई-मेल (96 ppi) . चुनें विकल्प।
• अंत में, ठीक . पर क्लिक करें ।

और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

हम एक्सेल फाइल को कंप्रेस करने के लिए फॉर्मेटिंग को डिलीट कर सकते हैं। स्वरूपण दो प्रकार के होते हैं।

4.1 डेटा फ़ॉर्मेटिंग

डेटा स्वरूपण, उदाहरण के लिए फ़ॉन्ट शैली बदलना या पृष्ठभूमि रंग लागू करना, सभी फ़ाइल आकार को बढ़ा सकते हैं। मान लीजिए, हमारे पास एक डेटासेट है (B2:F8 ) जिसके नीचे कुछ डेटा स्वरूपण है। अगर हम डेटा फॉर्मेटिंग को हटा दें तो एक्सेल फाइल का साइज काफी हद तक कम हो जाएगा। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, संपूर्ण डेटासेट चुनें।
• दूसरा, होम पर जाएं टैब।

• तीसरा, साफ़ करें select चुनें संपादन . से विकल्प।

• फिर, स्वरूप साफ़ करें . पर क्लिक करें विकल्प।

• अंत में, हम देख सकते हैं कि सभी डेटा स्वरूपण ठीक से हटा दिए गए हैं।

4.2 सशर्त स्वरूपण

सशर्त स्वरूपण, नियमित डेटा स्वरूपण की तरह, फ़ाइल का आकार बढ़ाता है। मान लें कि हमारे पास एक्सेल में एक डेटासेट है जहां सशर्त स्वरूपण कोशिकाओं पर लागू होता है C5:F8 . अब, हमें ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कंप्रेस करने के लिए उन्हें हटाना होगा। चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, सेल चुनें (C5:F8) जहां सशर्त स्वरूपण लागू किया जाता है।
• फिर, होम पर जाएं टैब।

• अगला, सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करें और नियम साफ़ करें . चुनें ।
• अब, चयनित कक्षों से नियम साफ़ करें चुनें।

• अंत में, सभी सशर्त स्वरूपण सफलतापूर्वक हटा दिए जाएंगे।

और पढ़ें: एक्सेल फ़ाइल को छोटे आकार में कैसे कंप्रेस करें (7 आसान तरीके)

5. ईमेल करने के लिए एक्सेल फाइल को बाइनरी फॉर्मेट (.xlsb) में सेव करें

एक्सेल फाइल्स को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करने से फाइल का साइज कुछ हद तक कम हो जाता है। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• शुरुआत में, फ़ाइल . पर जाएं टैब।

• दूसरा, विकल्प select चुनें ।

• अब, सहेजें पर क्लिक करें ।

• इस समय, कार्यपुस्तिका सहेजें पर जाएं ।
• अब, एक्सेल बाइनरी वर्कबुक चुनें इस प्रारूप में फ़ाइलें सहेजें . में विकल्प।

• आखिरकार, ठीक . पर क्लिक करें बटन।

किसी Excel फ़ाइल को ज़िप करने के बाद, हम तुरंत आकार में लगभग 10-15% की कमी देखेंगे। फिर हम इस ज़िप्ड फ़ाइल को ईमेल के माध्यम से किसी और को भेज सकते हैं, और वे इसे अनज़िप कर सकते हैं और एक्सेल वर्कबुक का उपयोग कर सकते हैं। इसके लिए चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, एक्सेल फाइल पर राइट-क्लिक करें।
• दूसरा, भेजें . पर क्लिक करें विकल्प।

• अब, संपीड़ित (ज़िप) फ़ोल्डर चुनें ।

• आखिरकार, एक्सेल फ़ाइल को सफलतापूर्वक ज़िप किया गया है।

और पढ़ें: किसी Excel फ़ाइल को ज़िप कैसे करें (3 आसान तरीके)

कई शीट और फॉर्मूले वाली बड़ी फाइलों पर काम करने वाले लोग घड़ियों से परिचित हैं। एकाधिक घड़ियाँ स्प्रैडशीट में वज़न जोड़ती हैं। जब आप उनके साथ समाप्त कर लें, तो उन्हें अपनी फ़ाइलों से हटाना एक अच्छा विचार है। मान लेते हैं, हमारे पास एक डेटासेट है जहां E8 सेल में एक घड़ी होती है। अब, हमें इसे हटाने की जरूरत है। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण:

• सबसे पहले, वांछित सेल का चयन करें (E8 ) और सूत्रों . पर जाएं

• इसके बाद विंडो देखें पर क्लिक करें फॉर्मूला ऑडिटिंग . में विकल्प।

• बदले में, नाम देने वाली एक विंडो विंडो देखें दिखाई देगा।
• अब, वांछित सेल का चयन करें और घड़ी हटाएं . पर क्लिक करें बटन।

• आखिरकार, घड़ी को सफलतापूर्वक हटा दिया जाएगा।

और पढ़ें: डेटा को हटाए बिना एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (9 तरकीबें)

8. एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए छिपे हुए डेटा का उन्मूलन

हम एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं छिपे हुए डेटा को हटाकर। मान लीजिए, हमारे पास एक एक्सेल कार्यपुस्तिका है जहां डेटा स्वरूपण कार्यपत्रक छिपा हुआ है। हम नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करके इसे दिखा सकते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, किसी भी वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें।
• दूसरा, दिखाएं पर क्लिक करें

• इस समय, दिखाएं naming नाम की एक विंडो पॉप अप होगा।
• अब, डेटा स्वरूपण का चयन करें और ठीक . क्लिक करें बटन।

• अंत में, हम देख सकते हैं कि डेटा स्वरूपण कार्यपत्रक प्रकट हो गया है।

और पढ़ें: बिना खोले एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (आसान चरणों के साथ)

9. एक्सेल फ़ाइल को संपीड़ित करने के लिए रिक्त कक्षों को साफ़ करें

जब आप किसी Excel कार्यपुस्तिका में कोई कार्य समाप्त करते हैं, तो कई अप्रयुक्त कक्ष होते हैं जो अब आपकी कार्यपुस्तिका में उपयोगी नहीं होते हैं। ये अप्रयुक्त सेल कभी-कभी फ़ाइल का आकार बढ़ा देते हैं।

इन रिक्त कक्षों से स्वरूपण को समाप्त करने से फ़ाइल का आकार कम हो जाता है। ऐसा करने के चरण नीचे हैं।

चरण:

• सबसे पहले, होम पर जाएं टैब।

• फिर, साफ़ करें select चुनें ।
• उसके बाद, सभी साफ़ करें पर क्लिक करें।

रिक्त कक्षों को साफ़ करने का दूसरा तरीका नीचे है।

चरण:

• सबसे पहले, होम पर जाएं टैब।

• अगला, ढूंढें और चुनें पर क्लिक करें ।
• अब, चुनें विशेष पर जाएं ।

• बदले में, नाम देने वाली एक विंडो विशेष पर जाएं दिखाई देगा।
• अब, रिक्त स्थान का चयन करें विकल्प पर क्लिक करें और ठीक . पर क्लिक करें बटन।

और पढ़ें: एक्सेल फ़ाइल को 100 एमबी से अधिक (7 उपयोगी तरीके) कैसे संपीड़ित करें

मैन्युअल गणना लागू करना वास्तव में एक्सेल में आपकी गणना को गति देता है। हालाँकि, बड़ी एक्सेल फ़ाइलों में, मैन्युअल गणना करने से आपको फ़ाइल का आकार कम करने में भी मदद मिल सकती है। एक्सेल में मैन्युअल गणना को लागू करने के चरण नीचे हैं।

चरण:

• शुरुआत में, सूत्रों . पर जाएं
• दूसरा, गणना विकल्प पर क्लिक करें ।

• आखिरकार, मैन्युअल select चुनें ।

11. ईमेल करने के लिए एक्सेल फाइल में पिवट टेबल का उपयोग

पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करना फ़ार्मुलों की एक श्रृंखला के बजाय अपने परिणाम प्रदर्शित करने का एक अधिक कुशल तरीका है। पिवट टेबल के उपयोग से एक्सेल फ़ाइल का आकार भी कम हो जाता है।

एक्सेल में सभी कार्यों को पूरा करने के बाद, फ़ाइल गुणों का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करना आसान होता है। यह एक विंडोज़ फीचर है जिसका एक्सेल से कोई लेना-देना नहीं है। चरण नीचे हैं।

चरण:

• सबसे पहले, एक्सेल फाइल पर राइट-क्लिक करें।
• फिर गुणों select चुनें ।

• बदले में, एक विंडो दिखाई देगी।
• अब, सामान्य पर जाएं और उन्नत . पर क्लिक करें ।

• उसके बाद, डिस्क स्थान बचाने के लिए सामग्री को संपीड़ित करें चुनें ।
• अंत में, ठीक . चुनें बटन।

और पढ़ें: पिवट टेबल के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें

13. संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों का संदर्भ देने से बचें

SUMIF या VLOOKUP फ़ंक्शन पूरे कॉलम या पंक्तियों में डेटा की तलाश करते हैं। संपूर्ण डेटासेट को संदर्भित करने के बजाय, यदि आवश्यक हो तो हम केवल कुछ कक्षों का उल्लेख कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

उपयोग करने के बजाय

उपयोग करें

यह सूत्र पहले 50 . को संदर्भित करता है कॉलम D. . के सेल

निष्कर्ष

मुझे उम्मीद है कि ईमेल के लिए एक्सेल फाइलों को कंप्रेस करने के लिए उपरोक्त तरीके आपके लिए मददगार होंगे। अभ्यास कार्यपुस्तिका डाउनलोड करें और इसे आज़माएं। हमें अपनी प्रतिक्रिया कमेंट सेक्शन में बताएं। हमारी वेबसाइट का अनुसरण करें ExcelDemy इस तरह के और लेख पाने के लिए।

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