एक्सेल वर्कशीट फाइलें कभी-कभी काफी बड़ी हो सकती हैं। ऐसी फाइलों से निपटते समय, आपको धैर्य रखना होगा क्योंकि बदलाव करने पर अपडेट होने में लंबा समय लगता है। उन्हें खुलने में भी लंबा समय लगता है। इसके अलावा, इन बड़ी एक्सेल फाइलों को ईमेल करना बहुत मुश्किल है। एक्सेल फाइलों का आकार कम करने के कई तरीके हैं। इस लेख में, हम ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कंप्रेस करने के कुछ सर्वोत्तम विकल्पों के बारे में जानने जा रहे हैं।
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ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कंप्रेस करने के 13 क्विक तरीके
1. अनावश्यक वर्कशीट हटाकर एक्सेल फाइल कंप्रेस करें
मान लीजिए, हमारे पास एक एक्सेल वर्कबुक है जिसमें पांच वर्कशीट हैं। हम अनावश्यक वर्कशीट हटाकर आसानी से ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कंप्रेस कर सकते हैं। मान लें, इस वर्कशीट में शीट 2, 3, 4 और 5 अनावश्यक हैं। उन्हें हटाने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, उस एक्सेल शीट पर राइट-क्लिक करें जिसे हम हटाना चाहते हैं।
- फिर डिलीट पर क्लिक करें।
- अब, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल नाम की एक विंडो पॉप अप होगी।
- इस समय, डिलीट बटन पर क्लिक करें।
- अंत में, वर्कशीट एक्सेल वर्कबुक से हटा दी जाएगी। इसी तरह, हम अन्य अनावश्यक वर्कशीट हटा सकते हैं।
2. ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कंप्रेस करने के लिए अनावश्यक फ़ॉर्मूला हटाएं
मान लें, हमारे पास एक एक्सेल डेटासेट (B4:E8) है जिसमें कुछ आइटम के नाम और ऑर्डर हैं। यहां, सबसे दायां कॉलम ऑर्डर 1 और ऑर्डर 2 का योग रखता है। यह कॉलम सूत्र का उपयोग करता है:
=C5+D5हम फ़ॉर्मूला हटाकर ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को आसानी से कंप्रेस कर सकते हैं। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- शुरुआत में, उन सेल्स को चुनें जिनमें फ़ॉर्मूला है। हमारे मामले में सेल्स E5:E8 में फ़ॉर्मूला हैं। तो, हमने उन्हें चुना।
- दूसरे, होम टैब पर जाएं और कॉपी बटन पर क्लिक करें।
- अगला, सेल्स चुने जाएंगे।
- उसके बाद, फिर से होम टैब पर जाएं और पेस्ट विकल्प पर क्लिक करें।
- अब, पेस्ट स्पेशल चुनें।
- बदले में, एक पेस्ट स्पेशल विंडो दिखाई देगी।
- इस समय, पेस्ट विकल्प से वैल्यूज चुनें।
- अंत में, अनावश्यक फ़ॉर्मूला हटाने के लिए OK बटन पर क्लिक करें।
अधिक पढ़ें: एक्सेल फाइल को जिप में कंप्रेस कैसे करें (2 उपयुक्त तरीके)
3. ईमेल के लिए एक्सेल में इमेज कंप्रेस करें
मान लें, हमारे पास एक्सेल में एक इमेज है। यदि हम इमेज कंप्रेस करते हैं तो हमारे एक्सेल फाइल का साइज भी कम हो जाएगा। इमेज कंप्रेस करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, उस इमेज को चुनें जिसे हमें कंप्रेस करना है।
- अगला, पिक्चर फॉर्मेट टैब पर क्लिक करें।
- अब, कंप्रेस पिक्चर्स चुनें।
- अब, कंप्रेशन ऑप्शन में केवल इस तस्वीर पर लागू करें के बगल में टिक मार्क हटाएं।
- उसके बाद, ई-मेल (96 ppi) विकल्प चुनें।
- अंत में, OK पर क्लिक करें।
अधिक पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फाइल साइज कैसे कम करें (2 आसान तरीके)
4. एक्सेल फाइल कंप्रेस करने के लिए फॉर्मेटिंग डिलीट करें
हम फॉर्मेटिंग डिलीट करके एक्सेल फाइल कंप्रेस कर सकते हैं। फॉर्मेटिंग दो प्रकार की होती है।
4.1 डेटा फॉर्मेटिंग
डेटा फॉर्मेटिंग, उदाहरण के लिए फॉन्ट स्टाइल बदलना या बैकग्राउंड कलर लागू करना, ये सभी फाइल साइज बढ़ा सकते हैं। मान लें, हमारे पास नीचे एक डेटासेट (B2:F8) है जिसमें कुछ डेटा फॉर्मेटिंग है। यदि हम डेटा फॉर्मेटिंग हटाते हैं तो एक्सेल फाइल का साइज काफी हद तक कम हो जाएगा। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, पूरे डेटासेट का चयन करें।
- दूसरा, होम टैब पर जाएं।
- तीसरा, एडिटिंग विकल्प से क्लियर चुनें।
- फिर, क्लियर फॉर्मेट्स विकल्प पर क्लिक करें।
- अंत में, हम देख सकते हैं कि सभी डेटा फॉर्मेटिंग ठीक से हटा दी गई हैं।
4.2 कंडीशनल फॉर्मेटिंग
कंडीशनल फॉर्मेटिंग, नियमित डेटा फॉर्मेटिंग की तरह, फाइल साइज बढ़ाती है। मान लें हमारे पास एक्सेल में एक डेटासेट है जहां सेल्स C5:F8 पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू है। अब, हमें ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कंप्रेस करने के लिए उन्हें हटाने की आवश्यकता है। चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, सेल्स (C5:F8) चुनें जहां कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू है।
- फिर, होम टैब पर जाएं।
- अगला, कंडीशनल फॉर्मेटिंग पर क्लिक करें और क्लियर रूल्स चुनें।
- अब, सिलेक्टेड सेल्स से क्लियर रूल्स चुनें।
- अंत में, सभी कंडीशनल फॉर्मेटिंग सफलतापूर्वक हटा दी जाएंगी।
अधिक पढ़ें: एक्सेल फाइल को छोटे आकार में कंप्रेस कैसे करें (7 आसान तरीके)
5. ईमेल करने के लिए एक्सेल फाइल को बाइनरी फॉर्मेट (.xlsb) में सेव करें
एक्सेल फाइलों को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करने से फाइल का आकार कुछ हद तक कम हो जाता है। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- शुरुआत में, फाइल टैब पर जाएं।
- दूसरे, ऑप्शन चुनें।
- अब, सेव पर क्लिक करें।
- इस समय, सेव वर्कबुक पर जाएं।
- अब, सेव फाइल्स इन दिस फॉर्मेट विकल्प में एक्सेल बाइनरी वर्कबुक चुनें।
- अंत में, OK बटन पर क्लिक करें।
6. एक्सेल फाइल को जिप करके कंप्रेस करें
एक्सेल फाइल को जिप करने के बाद, हम लगभग 10-15% तत्काल साइज रिडक्शन देखेंगे। फिर हम इस जिप्ड फाइल को ईमेल के माध्यम से किसी और को भेज सकते हैं, और वे इसे अनजिप करके एक्सेल वर्कबुक का उपयोग कर सकते हैं। इसके चरण नीचे हैं।
चरण:
- सबसे पहले, एक्सेल फाइल पर राइट-क्लिक करें।
- दूसरे, सेंड टू विकल्प पर क्लिक करें।
- अब, कंप्रेस्ड (जिप्ड) फोल्डर चुनें।
- अंत में, एक्सेल फाइल सफलतापूर्वक जिप हो गई।
अधिक पढ़ें: एक्सेल फाइल को जिप कैसे करें (3 आसान तरीके)
7. ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कंप्रेस करने के लिए वॉच डिलीट करें
कई शीट और फ़ॉर्मूला वाली बड़ी फाइलों पर काम करने वाले लोग वॉच से परिचित हैं। मल्टीपल वॉच स्प्रेडशीट में वजन जोड़ते हैं। जब आप उनके साथ समाप्त कर लें, तो उन्हें अपनी फाइलों से हटाना एक अच्छा विचार है। मान लें, हमारे पास एक डेटासेट है जहां E8 सेल में एक वॉच है। अब, हमें इसे हटाने की आवश्यकता है। ऐसा करने के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण:
- सबसे पहले, वांछित सेल (E8) चुनें और फ़ॉर्मूला पर जाएं।
- उसके बाद फॉर्मूला ऑडिटिंग विकल्प में वॉच विंडो पर क्लिक करें।
- बदले में, वॉच विंडो नाम की एक विंडो दिखाई देगी।
- अब, वांछित सेल चुनें और डिलीट वॉच बटन पर क्लिक करें।
- अंत में, वॉच सफलतापूर्वक हटा दी जाएगी।
अधिक पढ़ें: डेटा डिलीट किए बिना एक्सेल फाइल साइज कैसे कम करें (9 ट्रिक्स)
8. हिडन डेटा हटाकर एक्सेल फाइल साइज कम करें
हम एक्सेल फाइल साइज कम कर सकते हैं हिडन डेटा हटाकर। मान लें, हमारे पास एक एक्सेल वर्कबुक है जहां डेटा फॉर्मेटिंग वर्कशीट छिपी हुई है। हम नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करके इसे अनहाइड कर सकते हैं।
चरण:
- सबसे पहले, किसी भी वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें।
- दूसरे, अनहाइड पर क्लिक करें।
- इस क्षण, अनहाइड नाम की एक विंडो पॉप अप होगी।
- अब, डेटा फॉर्मेटिंग चुनें और OK बटन पर क्लिक करें।
- अंत में, हम देख सकते हैं कि डेटा फॉर्मेटिंग वर्कशीट दिखाई दी है।
अधिक पढ़ें: बिना खोले एक्सेल फाइल साइज कैसे कम करें (आसान चरणों के साथ)
9. ब्लैंक सेल्स क्लियर करके एक्सेल फाइल कंप्रेस करें
जब आप एक्सेल वर्कबुक में कोई कार्य समाप्त करते हैं, तो कई अनुपयोगी सेल्स होते हैं जो अब आपकी वर्कबुक में उपयोगी नहीं हैं। ये अनुपयोगी सेल्स कभी-कभी फाइल साइज बढ़ाते हैं।
इन ब्लैंक सेल्स से फॉर्मेटिंग हटाने से फाइल साइज कम हो जाता है। ऐसा करने के चरण नीचे हैं।
चरण:
- सबसे पहले, होम टैब पर जाएं।
- फिर, क्लियर चुनें।
- उसके बाद, क्लियर ऑल पर क्लिक करें।
ब्लैंक सेल्स क्लियर करने का दूसरा तरीका नीचे है।
चरण:
- सबसे पहले, होम टैब पर जाएं।
- अगला, फाइंड एंड सिलेक्ट पर क्लिक करें।
- अब, गो टू स्पेशल चुनें।
- बदले में, गो टू स्पेशल नाम की एक विंडो दिखाई देगी।
- अब, ब्लैंक्स विकल्प चुनें और OK बटन पर क्लिक करें।
अधिक पढ़ें: 100MB से अधिक एक्सेल फाइल कैसे कंप्रेस करें (7 उपयोगी तरीके)
10. मैनुअल कैलकुलेशन लागू करके ईमेल कंप्रेस्ड फाइल
मैनुअल कैलकुलेशन लागू करना वास्तव में एक्सेल में आपके कैलकुलेशन को गति देता है। हालांकि, बड़ी एक्सेल फाइलों में, मैनुअल कैलकुलेशन करने से फाइल साइज कम करने में भी मदद मिल सकती है। एक्सेल में मैनुअल कैलकुलेशन लागू करने के चरण नीचे हैं।
चरण:
- शुरुआत में, फ़ॉर्मूला पर जाएं।
- दूसरा, कैलकुलेशन ऑप्शन पर क्लिक करें।
- अंत में, मैनुअल चुनें।
11. ईमेल के लिए एक्सेल फाइल में पिवट टेबल का उपयोग
पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग फ़ॉर्मूला की श्रृंखला के बजाय आपके परिणाम प्रदर्शित करने का एक अधिक कुशल तरीका है। पिवट टेबल का उपयोग एक्सेल फाइल साइज को भी कम करता है।
12. फाइल प्रॉपर्टीज का उपयोग करके फाइलें फॉर्मेट करें
एक्सेल में सभी कार्य पूरे करने के बाद, फाइल प्रॉपर्टीज का उपयोग करके एक्सेल फाइल का आकार कम करना आसान है। यह एक विंडोज फीचर है जिसका एक्सेल से कोई लेना-देना नहीं है। चरण नीचे हैं।
चरण:
- सबसे पहले, एक्सेल फाइल पर राइट-क्लिक करें।
- फिर प्रॉपर्टीज चुनें।
- बदले में, एक विंडो दिखाई देगी।
- अब, जनरल पर जाएं और एडवांस्ड पर क्लिक करें।
- उसके बाद, कंप्रेस कंटेंट्स टू सेव डिस्क स्पेस चुनें।
- अंत में, OK बटन चुनें।
अधिक पढ़ें: पिवट टेबल के साथ एक्सेल फाइल साइज कैसे कम करें
13. संपूर्ण रो या कॉलम के संदर्भ बनाने से बचें
SUMIF या VLOOKUP फ़ंक्शन संपूर्ण कॉलम या रो में डेटा खोजते हैं। संपूर्ण डेटासेट को संदर्भित करने के बजाय, यदि आवश्यक हो तो हम केवल कुछ सेल्स को संदर्भित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:
इसके बजाय उपयोग करें
=SUMIF(D:D,$F4,E:E)उपयोग करें
=SUMIF(D1:D50,$F4,E1:E50)यह सूत्र कॉलम D के पहले 50 सेल्स को संदर्भित करता है।
निष्कर्ष
मुझे आशा है कि उपरोक्त विधियां ईमेल के लिए एक्सेल फाइलों को कंप्रेस करने में आपके लिए सहायक होंगी। प्रैक्टिस वर्कबुक डाउनलोड करें और इसे आजमाएं। कमेंट सेक्शन में हमें अपनी प्रतिक्रिया बताएं। हमारी वेबसाइट एक्सेलडेमि को फॉलो करें ऐसे और लेखों के लिए।
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