एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल फ़ाइल कैसे साझा करें

किसी टीम या संगठन में एक साथ काम करने के लिए, आपको अक्सर एक एक्सेल फ़ाइल साझा करने की आवश्यकता हो सकती है। ताकि आप सभी एक ही समय में कार्यपुस्तिका को संपादित कर सकें। इस शिक्षाप्रद सत्र में, मैं चर्चा करूँगा कि आप रीयल-टाइम सहयोग करने के लिए एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल फ़ाइल कैसे साझा कर सकते हैं।

एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल फ़ाइल साझा करने के 2 तरीके

मान लें कि आपके पास एक एक्सेल फ़ाइल है जिसका नाम है Frutis.xlsx की बिक्री रिपोर्ट और आपको एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए फ़ाइल साझा करने की आवश्यकता है।

एक्सेल संस्करण में अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल फाइल को साझा करने के लिए मुख्य रूप से दो तरीके हैं।

यदि आप Microsoft 365 और Excel 2021 उपयोगकर्ता हैं, तो आप फ़ाइल को एकाधिक उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने के लिए डायनामिक सह-लेखन सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। आप इसे OneDrive का उपयोग करके या सीधे फ़ाइल भेजकर कर सकते हैं।

1.1. OneDrive का उपयोग करके Microsoft 365 में Excel फ़ाइल साझा करें

यदि आप अपनी एक्सेल फ़ाइल को OneDrive पर अपलोड करते हैं और फिर उसे उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करते हैं, तो आपको बहुत सी उत्कृष्ट सुविधाएँ मिलेंगी जिनकी चर्चा मैं बाद के हिस्से में करूँगा। कृपया निम्न चरणों का पालन करें।

चरण 01:शेयर बटन चुनें

• सबसे पहले, फ़ाइल . पर जाएं> साझा करें ।

• वैकल्पिक रूप से, आप साझा करें . चुन सकते हैं आपकी स्प्रेडशीट के ऊपरी-दाएँ कोने में स्थित बटन।

चरण 02:एक्सेल फ़ाइल को वन ड्राइव पर अपलोड करें

• अगला, OneDrive खाता चुनें।

फिर, आपको निम्न संदेश दिखाई देगा।

चरण 03:उपयोगकर्ता को फ़ाइल साझा करें

अंत में, आपको कुछ ही क्षणों में निम्नलिखित साझाकरण विकल्प मिलेगा।

• इसलिए, उपयोगकर्ताओं का उपयोगकर्ता नाम, समूह या ईमेल दर्ज करें। और, भेजें . पर क्लिक करें बटन।

भेजने के बाद आपको पुष्टिकरण संदेश मिलेगा और उपयोगकर्ताओं को आपकी फ़ाइल के बारे में संदेश मिलेगा।

1.2. Microsoft 365 में OneDrive के बिना Excel फ़ाइल साझा करें

क्या होगा यदि आप अपनी एक्सेल फ़ाइल को केवल OneDrive पर अपलोड करने के बजाय उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना चाहते हैं?

• साझा करें . चुनने के बाद बटन, बस Excel कार्यपुस्तिका का चयन करें .xlsx . साझा करने के लिए प्रारूप या पीडीएफ फ़ाइल को पीडीएफ में बदलने के लिए आइकन प्रारूप (विशेषकर छपाई के मामले में)।

• तो, उपयोगकर्ता का ईमेल पता टाइप करें और भेजें . पर क्लिक करें बटन।

और पढ़ें:Excel फ़ाइल को ऑनलाइन कैसे साझा करें (2 आसान तरीके)

समान रीडिंग

• एक्सेल फ़ाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से कैसे भेजें (3 उपयुक्त तरीके)
• Excel से Outlook को स्वचालित ईमेल भेजें (4 तरीके)
• मैक्रो का उपयोग करके शरीर के साथ एक्सेल से ईमेल कैसे भेजें (आसान चरणों के साथ)
• तारीख के आधार पर एक्सेल से स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें
• एक्सेल मैक्रो:सेल में किसी पते पर ईमेल भेजें (2 आसान तरीके)

पिछले संस्करण में ट्रैकिंग परिवर्तन एक अनूठी विशेषता है। उन संस्करणों का उपयोग करने या केवल सुविधा की खोज करने के मामले में, आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।

चरण 01:कमांड जोड़ना

आपको डिफ़ॉल्ट रूप से कार्यपुस्तिका साझा करने से संबंधित आदेश प्राप्त होंगे (बस समीक्षा . पर जाएं टैब> परिवर्तन रिबन)।

साथ ही, यदि आप अद्यतन संस्करण का उपयोग कर रहे हैं तो आप उन आदेशों को जोड़ सकते हैं।

• आरंभ में, रिबन के भीतर किसी भी रिक्त स्थान पर राइट-क्लिक करें और रिबन कस्टमाइज़ करें चुनें विकल्प।

• एक्सेल में विकल्प , रिबन कस्टमाइज़ करें . पर नेविगेट करें विकल्प।

अब, आपको निम्नलिखित कमांड जोड़ने की जरूरत है।

1. कार्यपुस्तिका साझा करें (विरासत)
2. ट्रैक परिवर्तन (विरासत)
3. साझाकरण सुरक्षित करें (विरासत)
4. कार्यपुस्तिकाओं की तुलना और विलय करें

• इसलिए, से आदेश चुनें . रखते हुए सभी कमांड . के रूप में कार्यपुस्तिका साझा करें (विरासत) चुनें सबसे पहले और जोड़ें . पर क्लिक करें बटन।

नोट: यहां, मैंने एक समर्पित टैब और समूह बनाया है। यह काफी सरल कार्य है। बस, नया टैब . का उपयोग करें और नया समूह विकल्प।

• उन आदेशों को जोड़ने के बाद, आउटपुट इस प्रकार होगा। और, ठीक press दबाएं ।

चरण 02:विश्वास केंद्र पर जाएं

कभी-कभी, कार्यपुस्तिका साझा करना शायद ठीक से काम न करे। एहतियात के तौर पर नीचे दिया गया काम करें।

• बस, विश्वास केंद्र पर जाएं एक्सेल विकल्प . में और विश्वास केंद्र सेटिंग . पर क्लिक करें ।

• बाद में, सहेजने पर फ़ाइल गुणों से व्यक्तिगत जानकारी निकालें से पहले बॉक्स को अनचेक करें विकल्प चुनें और ठीक press दबाएं ।

चरण 03:कार्यपुस्तिका साझा करें

अंत में, कार्यपुस्तिका साझा करें (विरासत) चुनें साझा करें . से आदेश टैब पर क्लिक करें और संपादन . में बॉक्स को चेक करें टैब जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

ठीक दबाने के बाद , आपको निम्न संदेश प्राप्त होगा। तो, ठीक दबाएं ।

अब, आपकी एक्सेल फ़ाइल साझा करने के लिए तैयार है जैसा कि आप साझा . देखते हैं फ़ाइल नाम के बाद शब्द। इसलिए, फ़ाइल को ऑनलाइन या ऑफलाइन साझा करें।

इसके अलावा, आप अपनी एक्सेल फ़ाइल की सुरक्षा कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए साझा कर सकते हैं।

और पढ़ें:एक्सेल में शेयर वर्कबुक कैसे सक्षम करें

सह-लेखन सुविधा का उपयोग कैसे करें

इस खंड में, मैं सबसे अद्यतन फ़ाइल-साझाकरण प्रणाली यानी सह-लेखन के बारे में कुछ उपयोगी बातों पर प्रकाश डालूंगा। Microsoft 365 द्वारा प्रदान की गई सुविधा।

⧪ केवल फ़ाइल लिंक साझा करें

• यदि आप अन्य प्लेटफॉर्म का उपयोग करके अपने साझा फ़ाइल लिंक के बारे में उपयोगकर्ताओं को सूचित करना चाहते हैं, तो बस कॉपी करें दबाएं बटन।

• अब लिंक को कॉपी करें और जहां चाहें वहां पेस्ट करें।

⧪ केवल विशिष्ट उपयोगकर्ता के साथ एक्सेल फ़ाइल साझा करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई भी लिंक खोल सकता है। लेकिन जब आपको विशिष्ट उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने की आवश्यकता हो, तो आप ऐसा कर सकते हैं।

• चुनें लिंक वाला कोई भी व्यक्ति संपादित कर सकता है ।

• लिंक सेटिंग . में , विशिष्ट लोगों . पर नेविगेट करें विकल्प चुनें और लागू करें . दबाएं बटन।

⧪ पासवर्ड के साथ एकाधिक उपयोगकर्ताओं के लिए एक एक्सेल फ़ाइल साझा करें

इसके अलावा, आप साझा की गई फ़ाइल को खोलने के लिए एक पासवर्ड असाइन कर सकते हैं।

• पासवर्ड सेट करें पर क्लिक करें विकल्प।

• अगला, अपना पासवर्ड दर्ज करें और लागू करें . दबाएं बटन।

⧪ फ़ाइल साझाकरण प्रतिबंधित करें

कभी-कभी, आपको संपादन . प्रदान किए बिना एक्सेल फ़ाइल साझा करनी पड़ सकती है अनुमति। इसका मतलब है कि उपयोगकर्ता केवल फ़ाइल देख सकते हैं।

• ऐसा करने के लिए, संपादन की अनुमति दें . से पहले बस बॉक्स को अनचेक करें विकल्प।

और पढ़ें:[हल किया गया]:शेयर वर्कबुक एक्सेल में नहीं दिख रहा है (आसान चरणों के साथ)

साझा एक्सेल फ़ाइल में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

पुराने संस्करणों के मामले में, आप उन परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं जो उपयोगकर्ता करते हैं।

• ट्रैक परिवर्तन (विरासत) पर क्लिक करें आदेश दें और परिवर्तनों को हाइलाइट करें . चुनें विकल्प।

• कब . से पहले बॉक्स को चेक करें और कौन . और, ठीक press दबाएं ।

अब, यदि कोई उपयोगकर्ता कोई बदलाव करता है, तो आप सेल को हाइलाइट के रूप में देखेंगे और बदली हुई चीज़ दिनांक-समय के साथ पॉप अप हो जाएगी।

कार्यपुस्तिका की तुलना और विलय कैसे करें

साझा की गई फ़ाइल को एकत्रित करने के बाद, आपको कार्यपुस्तिका को अपडेट करना होगा।

• नेविगेट करें कार्यपुस्तिकाओं की तुलना और मर्ज करें आदेश।

• अब, SHIFT . दबाकर एकाधिक फ़ाइलों का चयन करें कुंजी दबाकर ठीक . दबाएं ।

नोट: आपको अपनी फाइल और अन्य शेयर की गई फाइल को एक ही फोल्डर में रखना है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि फ़ाइल का नाम क्या है।

उपयोगकर्ता को साझा करना या हटाना कैसे रोकें

यह आपके लिए एक बोनस अनुभाग है, यदि आप साझा करना बंद करना चाहते हैं या उपयोगकर्ताओं को हटाना चाहते हैं तो आप इन चरणों का पालन कर सकते हैं।

⧪ Microsoft 365 में साझा करना बंद करें

यदि आप एक्सेल फ़ाइल को साझा करना बंद करना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें।

• इससे साझा किया गया . के बाद आइकन को दबाएं विकल्प।

• फिर, साझा करना बंद करें पर क्लिक करें ।

⧪ पहले के संस्करणों में उपयोगकर्ता को निकालें

• पिछले संस्करण के मामले में, कार्यपुस्तिका साझा करें (विरासत) पर जाएं संपादन . में सबसे पहले कमांड करें टैब।
• फिर, एक उपयोगकर्ता का चयन करें और उपयोगकर्ता निकालें press दबाएं बटन।

और पढ़ें: कैसे देखें कि साझा एक्सेल फ़ाइल में कौन है (त्वरित चरणों के साथ)

याद रखने वाली बातें

⧬ आप सह-लेखन . का उपयोग करने में सक्षम नहीं हैं और ट्रैकिंग परिवर्तन विधियों को एक साथ परिवर्तन ट्रैक करें . के रूप में एक विरासती आदेश है

⧬ हालांकि आप सह-लेखन . का उपयोग करते हुए परिवर्तनों को ट्रैक नहीं कर सकते विधि, यह एक सरल, आसान और समय बचाने वाली विधि है।

निष्कर्ष

यह आज के सत्र का अंत है। मुझे उम्मीद है कि यह लेख आपके लिए कई उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेल फ़ाइल साझा करने के लिए अत्यधिक फायदेमंद होगा। बहरहाल, अपने विचार साझा करना न भूलें।

संबंधित लेख

• VBA का उपयोग करके किसी Excel कार्यपत्रक से स्वचालित रूप से अनुस्मारक ईमेल भेजें
• Excel में शर्त पूरी होने पर स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें
• एक्सेल सूची से ईमेल भेजें (2 प्रभावी तरीके)
• ईमेल द्वारा संपादन योग्य एक्सेल स्प्रेडशीट कैसे भेजें (3 त्वरित तरीके)
• आउटलुक के बिना एक्सेल वीबीए से ईमेल भेजें (4 उपयुक्त उदाहरण)