Excel फाइलों को निर्बाध रूप से साझा करें रीयल-टाइम टीम सहयोग के लिए

टीम या संगठन में एक साथ काम करने के लिए, आपको अक्सर Excel फाइल साझा करने की आवश्यकता हो सकती है। ताकि आप सभी एक ही समय पर वर्कबुक को संपादित कर सकें। इस निर्देशात्मक सत्र में, मैं चर्चा करूंगा कि आप कई उपयोगकर्ताओं के लिए रीयल-टाइम सहयोग करने के लिए Excel फाइल कैसे साझा कर सकते हैं।

कई उपयोगकर्ताओं के लिए Excel फाइल साझा करने के 2 तरीके

मान लीजिए आपके पास Sales Report of Frutis.xlsx नाम की एक Excel फाइल है और आपको इसे कई उपयोगकर्ताओं के लिए साझा करने की आवश्यकता है।

Excel संस्करण के आधार पर कई उपयोगकर्ताओं के लिए Excel फाइल साझा करने के मुख्य रूप से दो तरीके हैं।

1. Microsoft 365 में कई उपयोगकर्ताओं के लिए Excel फाइल साझा करें

यदि आप Microsoft 365 और Excel 2021 उपयोगकर्ता हैं, तो आप फ़ाइल को कई उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने के लिए डायनामिक Co-authoring फीचर का उपयोग कर सकते हैं। आप इसे या तो OneDrive का उपयोग करके या फ़ाइल को सीधे भेजकर कर सकते हैं।

1.1. OneDrive का उपयोग करके Microsoft 365 में Excel फाइल साझा करें

यदि आप अपनी Excel फाइल को OneDrive पर अपलोड करते हैं और फिर इसे उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करते हैं, तो आपको बहुत सारी उत्कृष्ट सुविधाएं मिलेंगी जिन पर मैं बाद में चर्चा करूंगा। कृपया निम्नलिखित चरण करें।

चरण 01: शेयर बटन चुनें

• सबसे पहले, File > Share पर जाएं।

• वैकल्पिक रूप से, आप अपनी स्प्रेडशीट के ऊपरी-दाएं कोने में स्थित Share बटन को चुन सकते हैं।

चरण 02: Excel फाइल को One Drive पर अपलोड करें

• अगला, OneDrive खाता चुनें।

फिर, आप निम्न संदेश देखेंगे।

चरण 03: उपयोगकर्ता को फाइल साझा करें

अंत में, आपको कुछ क्षणों में निम्न साझाकरण विकल्प मिलेगा।

• तो, उपयोगकर्ता का नाम, समूह, या ईमेल दर्ज करें। और, Send बटन पर क्लिक करें।

भेजने के बाद आपको पुष्टिकरण संदेश मिलेगा और उपयोगकर्ताओं को आपकी फाइल के बारे में संदेश मिलेगा।

1.2. OneDrive के बिना Microsoft 365 में Excel फाइल साझा करें

क्या होगा यदि आप अपनी Excel फाइल को OneDrive पर अपलोड करने के बजाय उपयोगकर्ताओं को सीधे साझा करना चाहते हैं?

• Share बटन चुनने के बाद, बस Excel Workbook चुनें .xlsx प्रारूप साझा करने के लिए या PDF आइकन चुनें फाइल को PDF प्रारूप में बदलने के लिए (विशेष रूप से प्रिंटिंग के मामले में)।

• तो, उपयोगकर्ता का ईमेल पता टाइप करें और Send बटन पर क्लिक करें।

और पढ़ें: Excel फाइल को ऑनलाइन कैसे साझा करें (2 आसान तरीके)

समान पठन

• Excel फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से कैसे भेजें (3 उपयुक्त तरीके)
• Excel से Outlook में स्वचालित ईमेल भेजें (4 तरीके)
• मैक्रोज़ का उपयोग करके Excel से बॉडी के साथ ईमेल कैसे भेजें (आसान चरणों के साथ)
• तारीख के आधार पर Excel से स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें
• Excel मैक्रो: सेल में पते पर ईमेल भेजें (2 आसान तरीके)

2. पुराने संस्करणों में कई उपयोगकर्ताओं के लिए Excel फाइल साझा करें

पुराने संस्करण में परिवर्तनों को ट्रैक करना एक अनूठी विशेषता है। उन संस्करणों का उपयोग करने या केवल फीचर का पता लगाने के मामले में, आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।

चरण 01: कमांड जोड़ना

आपको डिफ़ॉल्ट रूप से वर्कबुक साझा करने से संबंधित कमांड मिल जाएंगे (बस Review टैब > Changes रिबन पर जाएं)।

इसके अलावा, यदि आप अपडेटेड संस्करण का उपयोग कर रहे हैं तो आप उन कमांड को जोड़ सकते हैं।

• प्रारंभ में, रिबन के भीतर किसी भी खाली स्थान पर राइट-क्लिक करें और Customize the Ribbon विकल्प चुनें।

• Excel Options में, Customize Ribbon विकल्प पर जाएं।

अब, आपको निम्नलिखित कमांड जोड़ने की आवश्यकता है।

1. Share Workbook (Legacy)
2. Track Change (Legacy)
3. Protect Sharing (Legacy)
4. Compare and Merge Workbooks

• तो, Choose command from को All Commands के रूप में रखते हुए पहले Share Workbook (Legacy) चुनें और Add बटन पर क्लिक करें।

नोट: यहां, मैंने एक समर्पित टैब और समूह बनाया है। यह काफी सरल कार्य है। बस, New Tab और New Group विकल्पों का उपयोग करें।

• उन कमांड को जोड़ने के बाद, आउटपुट निम्नानुसार होगा। और, OK दबाएं।

चरण 02: ट्रस्ट सेंटर पर जाएं

कभी-कभी, वर्कबुक साझा करना ठीक से काम नहीं कर सकता है। एहतियात के तौर पर, नीचे दिया गया कार्य करें।

• बस, Excel Options में Trust Center पर जाएं और Trust Center Settings पर क्लिक करें।

• बाद में, Remove personal information from file properties on save विकल्प से पहले बॉक्स को अनचेक करें और OK दबाएं।

चरण 03: वर्कबुक साझा करें

अंत में, Share टैब से Share Workbook (Legacy) कमांड चुनें और नीचे दिखाए अनुसार Editing टैब में बॉक्स को चेक करें।

OK दबाने के बाद, आपको निम्न संदेश मिलेगा। तो, OK दबाएं।

अब, आपकी Excel फाइल साझा करने के लिए तैयार है जैसा कि आप फाइल नाम के बाद Shared शब्द देखते हैं। तो, फाइल को ऑनलाइन या ऑफलाइन साझा करें।

इसके अलावा, यदि आवश्यक हो तो आप अपनी Excel फाइल को सुरक्षित कर सकते हैं और फिर कई उपयोगकर्ताओं के लिए साझा कर सकते हैं।

और पढ़ें: Excel में शेयर वर्कबुक कैसे सक्षम करें

Co-authoring फीचर का उपयोग कैसे करें

इस अनुभाग में, मैं Microsoft 365 द्वारा प्रदान की गई सबसे अद्यतन फाइल-साझाकरण प्रणाली यानी Co-authoring फीचर के बारे में कुछ उपयोगी बातों पर प्रकाश डालूंगा।

⧪ केवल फाइल लिंक साझा करें

• यदि आप अन्य प्लेटफॉर्म का उपयोग करके उपयोगकर्ताओं को अपनी साझा फाइल लिंक के बारे में सूचित करना चाहते हैं, तो बस Copy बटन दबाएं।

• अब लिंक कॉपी करें और जहां चाहें पेस्ट करें।

⧪ केवल विशिष्ट उपयोगकर्ता के साथ Excel फाइल साझा करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई भी लिंक खोल सकता है। लेकिन जब आपको विशिष्ट उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने की आवश्यकता होती है, तो आप ऐसा कर सकते हैं।

• Anyone with the link can edit चुनें।

• Link settings में, Specific people विकल्प पर जाएं और Apply बटन दबाएं।

⧪ पासवर्ड के साथ कई उपयोगकर्ताओं के लिए Excel फाइल साझा करें

इसके अलावा, आप साझा फाइल खोलने के लिए एक पासवर्ड असाइन कर सकते हैं।

• Set Password विकल्प पर क्लिक करें।

• अगला, अपना पासवर्ड दर्ज करें और Apply बटन दबाएं।

⧪ फाइल साझाकरण प्रतिबंधित करें

कभी-कभी, आपको Editing अनुमति प्रदान किए बिना Excel फाइल साझा करनी पड़ सकती है। इसका मतलब है कि उपयोगकर्ता केवल फाइल देख सकते हैं।

• ऐसा करने के लिए, Allow editing विकल्प से पहले बॉक्स को अनचेक करें।

और पढ़ें: [हल]: Excel में शेयर वर्कबुक नहीं दिख रहा (आसान चरणों के साथ)

साझा Excel फाइल में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

पुराने संस्करणों के मामले में, आप उन परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं जो उपयोगकर्ता करते हैं।

• Track Changes (Legacy) कमांड पर क्लिक करें और Highlight Changes विकल्प चुनें।

• When और Who से पहले बॉक्स को चेक करें। और, OK दबाएं।

अब, यदि कोई उपयोगकर्ता कोई परिवर्तन करता है, तो आप सेल को हाइलाइट किया हुआ देखेंगे और बदली हुई चीज तारीख-समय के साथ पॉप अप होगी।

वर्कबुक की तुलना और मर्ज कैसे करें

साझा फाइल एकत्र करने के बाद, आपको वर्कबुक को अपडेट करना होगा।

• Compare and Merge Workbooks कमांड पर जाएं।

• अब, SHIFT कुंजी दबाकर कई फाइलों का चयन करें और OK दबाएं।

नोट: आपको अपनी फाइल और अन्य साझा फाइल को एक ही फोल्डर में रखना होगा। फाइल का नाम चाहे जो भी हो।

साझाकरण कैसे रोकें या उपयोगकर्ता हटाएं

यह आपके लिए एक बोनस अनुभाग है, यदि आप साझाकरण रोकना या उपयोगकर्ताओं को हटाना चाहते हैं तो आप इन चरणों का पालन कर सकते हैं।

⧪ Microsoft 365 में साझाकरण रोकें

यदि आप Excel फाइल साझा करना बंद करना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें।

• Shared with विकल्प के बाद आइकन पर दबाएं।

• फिर, Stop sharing पर क्लिक करें।

⧪ पुराने संस्करणों में उपयोगकर्ता हटाएं

• पुराने संस्करण के मामले में, पहले Editing टैब में Share Workbook (Legacy) कमांड पर जाएं।
• फिर, एक उपयोगकर्ता चुनें और Remove User बटन दबाएं।

और पढ़ें: साझा Excel फाइल में कौन है कैसे देखें (त्वरित चरणों के साथ)

याद रखने योग्य बातें

⧬ आप Co-authoring और परिवर्तनों को ट्रैक करने के तरीकों को एक साथ उपयोग नहीं कर सकते क्योंकि Track Changes एक लिगेसी कमांड है

⧬ हालांकि आप Co-authoring विधि का उपयोग करते समय परिवर्तनों को ट्रैक नहीं कर सकते, यह एक सरल, आसान और समय बचाने वाली विधि है।

निष्कर्ष

आज के सत्र का अंत हो गया। मुझे उम्मीद है कि यह लेख कई उपयोगकर्ताओं के लिए Excel फाइल साझा करने के लिए अत्यधिक फायदेमंद होगा। वैसे भी, अपने विचार साझा करना न भूलें।

संबंधित लेख

• Excel वर्कशीट से VBA का उपयोग करके स्वचालित रूप से रिमाइंडर ईमेल भेजें
• Excel में शर्त पूरी होने पर स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें
• Excel सूची से ईमेल भेजें (2 प्रभावी तरीके)
• संपादन योग्य Excel स्प्रेडशीट को ईमेल द्वारा कैसे भेजें (3 त्वरित तरीके)
• Outlook के बिना Excel VBA से ईमेल भेजें (4 उपयुक्त उदाहरण)