जब आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में काम कर रहे होते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आपका डेटा थोड़ा अनुसरण करने में कठिन हो गया है, डेटा सेट अलग-अलग शीट्स, पिवट टेबल्स, और अधिक में फैले हुए हैं। हालांकि, आपको अपने डेटा पर काम करने के लिए हमेशा एकाधिक वर्कशीट या एक्सेल फ़ाइलों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होती, खासकर यदि आप एक टीम के रूप में काम कर रहे हैं।
अपने डेटा को व्यवस्थित रखने में आपकी सहायता के लिए, आप एक्सेल में डेटा मर्ज कर सकते हैं। आप अलग-अलग फ़ाइलों से वर्कशीट मर्ज कर सकते हैं, अलग-अलग एक्सेल फ़ाइलों को एक में मर्ज कर सकते हैं, या अपने डेटा को संयोजित करने के लिए कंसोलिडेट सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
यहां बताया गया है कि इन विधियों का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइलों और डेटा को एक साथ कैसे मर्ज किया जाए।
एक्सेल में सिंगल वर्कशीट को कैसे मूव या कॉपी करें
एक सामान्य माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फ़ाइल अलग-अलग शीट्स (या वर्कशीट्स) में विभाजित होती है जो एक्सेल विंडो के नीचे टैब के रूप में सूचीबद्ध होती हैं। वे पेज की तरह काम करती हैं, जिससे आप एक ही फ़ाइल में डेटा को कई शीट्स पर फैला सकते हैं।
आप अलग-अलग एक्सेल फ़ाइलों के बीच (या उसी फ़ाइल में, यदि आप अपने डेटा सेट को डुप्लिकेट करना चाहते हैं) वर्कशीट को मूव या कॉपी कर सकते हैं।
- शुरू करने के लिए, अपनी एक्सेल फ़ाइल (या फ़ाइलें) खोलें। उस एक्सेल फ़ाइल की खुली विंडो में जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं, एक्सेल विंडो के नीचे शीट टैब पर क्लिक करके उस वर्कशीट का चयन करें जिसे आप चुनना चाहते हैं। आप Shift दबाकर और प्रत्येक शीट टैब पर क्लिक करके एकाधिक शीट्स का चयन कर सकते हैं।
- शीट्स को कॉपी या मूव करना शुरू करने के लिए, रिबन बार में शीर्ष पर होम टैब दबाएं।
- यहां से, फॉर्मेट > शीट मूव या कॉपी करें पर क्लिक करें।
- मूव या कॉपी बॉक्स में, टू बॉक्स ड्रॉप-डाउन मेनू से उस एक्सेल फ़ाइल का चयन करें जिसे आप कॉपी या मूव करना चाहते हैं। शीट से पहले सेक्शन में चुनें कि आप शीट्स को कहां रखना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल शीट्स को मूव करेगा—यदि आप उन्हें कॉपी करना पसंद करते हैं तो एक कॉपी बनाएं चेकबॉक्स पर क्लिक करें।
एक बार तैयार होने पर शीट्स को मूव या कॉपी करने के लिए OK दबाएं।
आपके द्वारा चुनी गई वर्कशीट्स फिर वांछित अनुसार मूव या कॉपी हो जाएंगी, हालांकि यह उन्हें पूरी तरह से एक साथ मर्ज नहीं करेगा।
एकाधिक एक्सेल फ़ाइलों को एक साथ कैसे मर्ज करें
आप एक्सेल में शीट मूव या कॉपी करें टूल का उपयोग करके एकाधिक एक्सेल फ़ाइलों में डेटा मर्ज कर सकते हैं। आप एक फ़ाइल में सभी सक्रिय वर्कशीट्स का चयन करके, फिर उन्हें अपनी सिंगल टारगेट फ़ाइल में मर्ज करके, इस प्रक्रिया को एकाधिक फ़ाइलों के लिए दोहरा सकते हैं।
- ऐसा करने के लिए, अपनी एक्सेल फ़ाइलें खोलें। एक एक्सेल फ़ाइल की खुली विंडो में जिसे आप दूसरी फ़ाइल में मूव या कॉपी करना चाहते हैं, Shift कुंजी दबाकर और प्रत्येक शीट टैब पर क्लिक करके विंडो के नीचे सभी शीट टैब का चयन करें।
- अगला, रिबन बार से होम > फॉर्मेट > शीट मूव या कॉपी करें दबाएं।
- खुले मूव या कॉपी डायलॉग बॉक्स में, टू बॉक्स ड्रॉप-डाउन मेनू से मर्ज करने के लिए टारगेट एक्सेल फ़ाइल चुनें। शीट से पहले सेक्शन में चुनें कि आप अपनी मर्ज की गई शीट्स को कहां रखना चाहते हैं। यदि आप मूल फ़ाइल को बरकरार रखना चाहते हैं, तो शीट्स को मूव करने के बजाय कॉपी करने के लिए एक कॉपी बनाएं दबाएं, फिर मूव या कॉपी प्रक्रिया शुरू करने के लिए OK दबाएं।
यदि आपके पास एक से अधिक एक्सेल फ़ाइल है, तो आपको उन्हें एक सिंगल फ़ाइल में एक साथ मर्ज करने के लिए इन चरणों को दोहराना होगा।
एक्सेल में डेटा को एक साथ मर्ज करने के लिए कंसोलिडेट टूल का उपयोग करना
ऊपर दिए गए तरीकों का उपयोग करके, आप अलग-अलग एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइलों के बीच शीट्स को मूव और कॉपी कर सकते हैं। यह डेटा को मूव करता है, लेकिन यह इसे विशेष रूप से अच्छी तरह से एकीकृत नहीं करता—डेटा अभी भी अलग-अलग शीट्स में रखा जाता है।
इस समस्या को दूर करने के लिए, आप एक्सेल में कंसोलिडेट टूल का उपयोग करके एकाधिक वर्कशीट से संख्यात्मक डेटा को एक नई, सिंगल वर्कशीट में मर्ज कर सकते हैं। दुर्भाग्य से, यह प्रक्रिया टेक्स्ट का उपयोग करने वाले सेल्स के साथ काम नहीं करती—आपको इस डेटा को मैन्युअली कट और पेस्ट करना होगा, या एक्सेल में इसे करने के लिए एक VBA स्क्रिप्ट बनानी होगी।
इसके काम करने के लिए, आपके डेटा को आपकी शीट्स पर उसी तरह प्रस्तुत करने की आवश्यकता होगी जिसमें मिलान वाले हेडर लेबल हों। शुरू करने से पहले आपको अपने डेटा से किसी भी खाली डेटा (उदाहरण के लिए, खाली सेल्स) को हटाना होगा।
- इस विधि का उपयोग करके एक्सेल में डेटा मर्ज करने के लिए, अपनी एक्सेल फ़ाइलें खोलें और, डेटा मर्ज करने के लिए टारगेट एक्सेल फ़ाइल में, विंडो के नीचे शीट टैब के बगल में + (प्लस) बटन दबाकर एक नई वर्कशीट बनाएं।
- अपनी नई वर्कशीट में, डेटा > कंसोलिडेट दबाएं।
- कंसोलिडेट विंडो में, सुनिश्चित करें कि फंक्शन ड्रॉप-डाउन मेनू में योग चुना गया है। रेफरेंस एंट्री बॉक्स के बगल में बटन पर क्लिक करके अपना पहला डेटा सेट चुनना शुरू करें—यह वह डेटा है जिसे आप मर्ज करना चाहते हैं। यदि आप चाहें तो सेल रेंज का रेफरेंस खुद टाइप कर सकते हैं।
- माउस का उपयोग करके डेटा चुनने के लिए, एक बार कंसोलिडेट - रेफरेंस बॉक्स दिखाई देने पर अपनी वर्कशीट वाली शीट पर क्लिक करें, डेटा चुनें, फिर इंसर्ट बटन दबाएं।
- सेल रेंज रेफरेंस एंट्री बॉक्स में दिखाई देगा—इसे सभी रेफरेंस सूची में जोड़ने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- अतिरिक्त डेटा सेट चुनने के लिए ऊपर दिए गए चरणों को दोहराएं, प्रत्येक सेट को अपनी शीट में जोड़ने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें। यदि आपके डेटा में कॉलम या पंक्ति लेबल हैं, तो लेबल उपयोग करें सेक्शन में शीर्ष पंक्ति या बायां कॉलम चेकबॉक्स दबाकर सुनिश्चित करें कि ये सही ढंग से संसाधित होते हैं।
- यदि आप मूल, अलग वर्कशीट्स में डेटा संपादित करना जारी रखना चाहते हैं, तो स्रोत डेटा से लिंक बनाएं चेकबॉक्स को सक्षम करने के लिए क्लिक करें। यह सुनिश्चित करेगा कि आपके मूल डेटा में कोई भी परिवर्तन बाद में आपकी मर्ज की गई शीट में परिलक्षित हो।
- एक बार जब आप अपने डेटा को एक सिंगल शीट में मर्ज करने के लिए तैयार हों, तो OK बटन दबाएं।
- आपका मर्ज किया गया डेटा दिखाई देगा, पंक्ति लेबल के बगल में एक विकल्प मेनू के साथ ताकि आप विभिन्न डेटा दृश्यों के बीच स्विच कर सकें—इन विकल्पों पर क्लिक करें (उदाहरण के लिए, 1 बटन) मर्ज किए गए डेटा को आंशिक या पूर्ण रूप से छिपाने या देखने के लिए।
यदि आप स्रोत डेटा से लिंक बनाने का चयन करते हैं, तो आपकी नई वर्कशीट आपकी अलग शीट्स और फ़ाइलों के दर्पण संस्करण के रूप में कार्य करेगी। अन्यथा, आपका डेटा इस शीट में आपके लिए सीधे संपादित करने के लिए कॉपी हो जाएगा।
मर्ज किए गए एक्सेल डेटा का उपयोग करना
चाहे आप एक्सेल में डेटा को एक सिंगल शीट या फ़ाइल में मर्ज करने का निर्णय लें, या यदि आप अपना काम कई फ़ाइलों में फैलाना पसंद करते हैं, तो ये सुझाव आपको व्यवस्थित रहने में मदद करेंगे। जब आप तैयार हों, तो आप अपने एक्सेल फ़ाइल को दूसरों के साथ साझा करना शुरू कर सकते हैं ताकि एक टीम के रूप में प्रभावी ढंग से सहयोग और अपने डेटा का विश्लेषण कर सकें।
यदि आप अपने मर्ज किए गए डेटा में परिवर्तनों का ट्रैक खोने के बारे में चिंतित हैं, तो चिंता न करें—आप एक्सेल में इसकी अंतर्निहित ट्रैकिंग सुविधा का उपयोग करके आसानी से परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं।
नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने एक्सेल डेटा विश्लेषण सुझाव हमें बताएं।
