पावर क्वेरी से एक्सेल वर्कशीट को कुशलतापूर्वक मर्ज करें - कॉपी-पेस्ट की आवश्यकता नहीं

एक वर्कशीट के विभिन्न तत्वों को दूसरी वर्कशीट में कॉपी करते समय सबसे बड़ी समस्या यह होती है कि आपको उन तत्वों का वास्तविक फ़ॉर्मेटिंग नहीं मिल पाता जिसकी आपको आवश्यकता होती है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बड़ी संख्या में तत्वों को कॉपी और पेस्ट करने में बहुत समय लग सकता है। इस लेख में हम जानेंगे कि पावर क्वेरी कैसे एकाधिक एक्सेल फाइलों को जोड़ती है और कैसे एकाधिक वर्कशीट के डेटा को एक ही वर्कशीट में समेकित किया जाता है। मैं आपको दिखाऊंगा कि कॉपी और पेस्ट किए बिना एक्सेल वर्कशीट को कैसे मर्ज किया जाए।

आप यहां मुफ्त एक्सेल वर्कबुक डाउनलोड कर सकते हैं और स्वयं अभ्यास कर सकते हैं।

कॉपी-पेस्ट के बिना एक्सेल वर्कशीट मर्ज करने के 3 आसान तरीके

इस लेख में, आप कॉपी और पेस्ट किए बिना एक्सेल वर्कशीट मर्ज करने के तीन आसान तरीके देखेंगे। पहली विधि में, मैं एकाधिक शीट्स के डेटा को एक शीट में समेकित करूंगा। दूसरे दृष्टिकोण में, मैं एक्सेल के पावर क्वेरी टूल की मदद लूंगा। अंत में, मैं एकाधिक एक्सेल वर्कशीट मर्ज करने के लिए VBA कोड लागू करूंगा।

सभी प्रक्रियाओं को दिखाने के लिए, मैं दो अलग-अलग शीट्स में निम्न दो डेटा सेट का उपयोग करूंगा।

1. एकाधिक वर्कशीट से डेटा समेकित करके बिना कॉपी-पेस्ट के मर्ज करना

मान लीजिए आपके पास दो वर्कशीट हैं जिनमें समान उत्पाद नाम हैं। तीन महीनों की बिक्री संख्या दी गई है और आप प्रत्येक उत्पाद की प्रत्येक महीने की कुल बिक्री राशि जानना चाहते हैं। तब आपको यह कार्य करने के लिए एक्सेल की समेकित करें (Consolidate) सुविधा की आवश्यकता होगी। इस सुविधा को समझने के लिए निम्न चरण देखें।

चरण 1:

• सबसे पहले, उसी वर्कबुक में एक खाली वर्कशीट लें और उस सेल का चयन करें जहां से आप परिणाम देखना चाहते हैं।
• फिर, रिबन के डेटा (Data) टैब पर जाएं और समेकित करें (Consolidate) चुनें, जो डेटा उपकरण (Data Tools) समूह के अंतर्गत है।

चरण 2:

• दूसरे, आपको समेकित करें (Consolidate) डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• यहां, फ़ंक्शन (Function) ड्रॉप-डाउन से योग (Sum) चुनें।
• फिर, संदर्भ (Reference) टाइप बॉक्स में, पहले डेटा सेट की डेटा रेंज दर्ज करें।
• तीसरे, हेडर के तहत लेबल का उपयोग करें (Use labels in) दोनों विकल्पों को चिह्नित करें।
• अंत में, जोड़ें (Add) दबाएं।

चरण 3:

• तीसरे, फिर से संदर्भ (Reference) टाइप बॉक्स में, दूसरे डेटा सेट की डेटा रेंज डालें।
• डालने के बाद, जोड़ें (Add) दबाएं।
• अंत में, ओके (OK) पर क्लिक करें।

चरण 4:

• चौथे, ओके (OK) दबाने के बाद। आप देखेंगे कि आपकी नई वर्कशीट में कुछ डेटा डाला गया है जिसमें विभिन्न उत्पाद नामों के साथ मासिक बिक्री शामिल है।
• इस वर्कशीट में, मासिक बिक्री राशि एक साथ जोड़ दी गई है।

चरण 5:

• पांचवें, नई वर्कशीट में, आप देखेंगे कि उत्पाद नाम (Product Name) हेडिंग गायब है।
• ऐसा इसलिए है क्योंकि यह दोनों वर्कशीट में B4 सेल में था, और समेकित करें (Consolidate) सुविधा में, इस सेल को संदर्भ सेल के रूप में लिया जाता है।
• इसलिए, जब आप समेकित करें (Consolidate) सुविधा करते हैं, तो संदर्भ सेल का टेक्स्ट प्रदर्शित नहीं होता।
• नतीजतन, नए जोड़े गए डेटा के साथ नई वर्कशीट को फ़ॉर्मेट करें।

और पढ़ें: एक्सेल में दो शीट मर्ज करने के लिए VLOOKUP का उपयोग (आसान चरणों के साथ)

2. एक्सेल वर्कशीट मर्ज करने के लिए पावर क्वेरी टूल का उपयोग

एक्सेल हमें अपनी नई सुविधा, पावर क्वेरी (Power Query) से परिचित कराता है जो कई ऐसे काम करने में सक्षम है जो पिछले संस्करणों में नहीं किए जा सकते थे। पावर क्वेरी (Power Query) की मदद से, विभिन्न वर्कशीट के एकाधिक डेटा को एक ही वर्कशीट में जोड़ना काफी आसान है। साथ ही, इस सुविधा का उपयोग करके, आप समान कॉलम के आधार पर दो एक्सेल शीट मर्ज कर सकते हैं। इस प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• सबसे पहले, मैं दोनों डेटा सेट को टेबल में बदलूंगा।
• उसके लिए, पहले डेटा सेट की डेटा रेंज B4:E8 का चयन करें।
• फिर, रिबन के इंसर्ट (Insert) टैब पर जाएं, और वहां से टेबल (Table) चुनें।

चरण 2:

• दूसरे, आपको टेबल बनाएं (Create Table) डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• यहां, उचित डेटा रेंज दर्ज करें और फिर ओके (OK) चुनें।

चरण 3:

• तीसरे, आप देखेंगे कि पिछले चरणों के बाद आपकी डेटा रेंज एक एक्सेल टेबल में बदल जाएगी।
• इसके अलावा, उपरोक्त चरणों का पालन करके दूसरे डेटा सेट को टेबल में बदलें।

चरण 4:

• चौथे, मर्ज करने के लिए, एक नई वर्कशीट खोलें और रिबन के डेटा (Data) टैब पर जाएं।
• फिर, डेटा प्राप्त करें और रूपांतरित करें (Get & Transform Data) समूह से, डेटा प्राप्त करें (Get Data) चुनें।

चरण 5:

• पांचवें, पिछले कमांड से, फ़ाइल से (From File) चुनें।
• फिर, मर्ज करने के लिए सभी वर्कशीट लोड करने के लिए एक्सेल वर्कबुक से (From Excel Workbook) चुनें।

चरण 6:

• उसके बाद, उस स्थान पर ब्राउज़ करें जहां मर्ज करने के लिए शीट्स वाली वर्कबुक रखी गई है।
• फिर, वर्कबुक चुनें और आयात करें (Import) चुनें।

चरण 7:

• फिर, वर्कबुक आयात करने के बाद, आपको नेविगेटर (Navigator) डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• यहां, मर्ज करने के लिए एकाधिक आइटम चुनें (Select multiple items) विकल्प को चिह्नित करें।
• फिर, वर्कबुक से उन सभी टेबल का चयन करें जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं।
• अंत में, लोड (Load) दबाएं।

चरण 8:

• उसके बाद, टेबल लोड होने के बाद आपको क्वेरीज़ और कनेक्शन (Queries & Connections) विंडो फलक दिखाई देगा।

चरण 9:

• इसके बाद, फिर से रिबन के डेटा (Data) टैब से डेटा प्राप्त करें (Get Data) कमांड पर जाएं।
• इस बार, कमांड ड्रॉपडाउन से क्वेरीज़ संयोजित करें (Combine Queries) चुनें।
• दूसरे ड्रॉपडाउन से, मर्ज (Merge) चुनें।

चरण 10:

• यहां, आपको शीट चुनने के लिए मर्ज (Merge) विंडो दिखाई देगी।
• वहां से, पहले, उन टेबल का चयन करें जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं।
• फिर, उस कॉलम का चयन करें जो दोनों टेबल के लिए समान है।
• अंत में, ओके (OK) दबाएं।

चरण 11:

• इसके बाद, आप लोड किए गए डेटा सेट को एक साथ मर्ज होते हुए देखेंगे।
• यहां, दूसरी टेबल पूरी तरह से विस्तारित नहीं है।
• टेबल का विस्तार करने के लिए, हेडिंग के ऊपरी दाएं कोने में मौजूद आइकन पर क्लिक करें।

चरण 12:

• वहां से, एक नया डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• यहां, उस कॉलम के हेडर का चयन रद्द करें जिसे आप नई वर्कशीट में समान रखना चाहते हैं।
• फिर, मूल कॉलम नाम को उपसर्ग के रूप में उपयोग करें (Use original column name as prefix) से चिह्न हटाएं।
• अंत में, ओके (OK) दबाएं।

चरण 13:

• उसके बाद, आप पावर क्वेरी (Power Query) में नई मर्ज की गई शीट देखेंगे।
• इसे वर्कशीट में स्थानांतरित करने के लिए, बंद करें और लोड करें (Close & Load) चुनें।

चरण 14:

• अंत में, आप समान कॉलम के आधार पर मर्ज की गई वर्कशीट से डेटा को एक में देखेंगे।

चरण 15:

• अतिरिक्त रूप से, यदि आप वर्कशीट को जोड़ना चाहते हैं, यानी पंक्तियों के आधार पर वर्कशीट मर्ज करना चाहते हैं, तो दोनों डेटा सेट को टेबल में बदलने के बाद, एक नई वर्कशीट खोलें।
• फिर, फिर से डेटा प्राप्त करें (Get Data) कमांड पर जाएं इंसर्ट (Insert) टैब से और क्वेरीज़ संयोजित करें (Combine Queries) चुनें।

चरण 16:

• यहां, आपको जोड़ें (Append) विंडो दिखाई देगी।
• पहले, उस टेबल नंबर का चयन करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं।
• फिर, उनके क्रम के अनुसार सभी टेबल चुनें।
• अंत में, ओके (OK) दबाएं।

चरण 17:

• उसके बाद, पावर क्वेरी (Power Query) वर्कशीट से दोनों टेबल को एक में जोड़ देगा।
• यहां, इस मर्ज की गई टेबल को मुख्य वर्कशीट में स्थानांतरित करने के लिए बंद करें और लोड करें चुनें।

चरण 18:

• नतीजतन, अंतिम परिणाम निम्न छवि जैसा दिखेगा।

और पढ़ें: एक्सेल शीट को एक वर्कबुक में कैसे मर्ज करें (4 उपयुक्त तरीके)

3. एक्सेल वर्कशीट को बिना कॉपी-पेस्ट के मर्ज करने के लिए VBA कोड लागू करना

इस अंतिम प्रक्रिया में, मैं एकाधिक वर्कशीट को बिना कॉपी और पेस्ट के मर्ज करने के लिए VBA कोड का उपयोग करूंगा। इसके लिए, मुझे एक्सेल से किसी सुविधा या टूल की आवश्यकता नहीं होगी। मैं कोड में आवश्यक अनुक्रम और कमांड डालूंगा, और चलाने के बाद, यह स्वचालित रूप से मर्जिंग करेगा। बेहतर समझ के लिए निम्न चरणों से गुजरें।

चरण 1:

• सबसे पहले, एक नई वर्कशीट खोलें और फिर रिबन के डेवलपर (Developer) टैब पर जाएं।
• फिर, कोड (Code) समूह से, विज़ुअल बेसिक (Visual Basic) चुनें।

चरण 2:

• दूसरे, पिछले कमांड को चुनने के बाद आपको VBA विंडो दिखाई देगी।
• फिर, इंसर्ट (Insert) टैब से, मॉड्यूल (Module) चुनें।

चरण 3:

• तीसरे, निम्न कोड कॉपी करें और इसे मॉड्यूल में पेस्ट करें।
• कॉपी करने के बाद, कोड सेव करें।

'सब प्रोसीजर का नाम देना Sub Merge_Excel_Worksheets() 'वेरिएबल घोषित करना Dim x As Integer 'एरर हैंडलिंग सक्षम करना On Error Resume Next 'परिणाम दिखाने के लिए नई वर्कशीट चुनना Sheets(1).Select Worksheets.Add 'नई वर्कशीट का नामकरण Sheets(1).Name = "Merged" 'मर्ज करने के लिए पहली शीट चुनना Sheets(2).Activate 'सेल रेंज को संबोधित करना Range("B4:E8").EntireRow.Select 'नई सेल रेंज के लिए गंतव्य चुनना Selection.Copy Destination:=Sheets(1).Range("B4:E8") 'फॉर लूप शुरू करना For x = 2 To Sheets.Count 'मर्ज करने के लिए x नंबर की शीट्स सक्रिय करना Sheets(x).Activate 'मर्ज करने के लिए रेंज चुनना Range("B4:E8").Select 'वर्तमान क्षेत्र का चयन करना Selection.CurrentRegion.Select 'हेडर का चयन किए बिना टेबल चुनना Selection.Offset(1, 0).Resize(Selection.Rows.Count - 1).Select 'नई शीट में सभी डेटा मर्ज करना Selection.Copy Destination:=Sheets(1).Range("B65536").End(xlUp)(5) Next End Sub

VBA व्याख्या

• सबसे पहले, फंक्शन या सब प्रोसीजर का नाम दें।

Sub Merge_Excel_Worksheets()

• दूसरे, वेरिएबल घोषित करें।

Dim x As Integer

• तीसरे, एरर हैंडलिंग सक्षम करें।

On Error Resume Next

• चौथे, परिणाम दिखाने के लिए एक वर्कशीट चुनें।

Sheets(1).Select Worksheets.Add

• पांचवें, नई बनी वर्कशीट का नाम दें।

Sheets(1).Name = "Merged"

• फिर, मर्ज करने के लिए पहले डेटा सेट वाली वर्कशीट चुनें।

Sheets(2).Activate

• उसके बाद, पहले डेटा सेट की सेल रेंज देना

Range("B4:E8").EntireRow.Select

• अतिरिक्त रूप से, मर्ज करने के बाद गंतव्य सेल रेंज का चयन करना।

Selection.Copy Destination:=Sheets(1).Range("B4:E8")

• फिर, फॉर लूप शुरू करें।

For x = 2 To Sheets.Count

• इसके बाद, मर्ज करने के लिए वर्कबुक की सभी वर्कशीट को सक्रिय करना और उनकी डेटा रेंज का चयन करना।

Sheets(x).Activate Range("B4:E8").Select

• उसके बाद, उन वर्कशीट की डेटा रेंज का चयन करें और उन सभी को मर्ज की गई वर्कशीट में मर्ज करें।

Selection.Offset(1, 0).Resize(Selection.Rows.Count - 1).Select Selection.Copy Destination:=Sheets(1).Range("B65536").End(xlUp)(5)

चरण 4:

• चौथे, कोड चलाने के लिए F5 या रन (Run) बटन दबाएं।
• दबाने से पहले, कर्सर को मॉड्यूल में रखें।

चरण 5:

• अंत में, इस कोड को चलाने के बाद, आप कच्चे प्रारूप में सभी मर्ज किए गए डेटा के साथ एक नई वर्कशीट देखेंगे।

चरण 6:

• नतीजतन, अपनी पसंद के अनुसार हेडर जोड़ें और शीट को फ़ॉर्मेट करें।

फोल्डर से एकाधिक एक्सेल फाइलों को मर्ज करने के लिए पावर क्वेरी का उपयोग

ऊपर की चर्चा में, आपने एक्सेल वर्कशीट को एक में मर्ज करने की प्रक्रिया देखी, बिना उन्हें कॉपी और पेस्ट किए। अब, मैं दिखाऊंगा कि फोल्डर से एकाधिक एक्सेल फाइलों को कैसे मर्ज किया जाए। मैं इसके लिए फिर से एक्सेल के पावर क्वेरी (Power Query) की मदद लूंगा। बेहतर समझ के लिए नीचे दिए गए चरण देखें।

चरण 1:

• सबसे पहले, जनवरी (January) के बिक्री डेटा वाली निम्न वर्कबुक लें।
• फिर, डेटा रेंज B4:C18 चुनें और रिबन के इंसर्ट (Insert) टैब पर क्लिक करें।
• उसके बाद, टेबल्स (Tables) समूह से, टेबल (Table) चुनें।

चरण 2:

• दूसरे, टेबल बनाएं (Create Table) डायलॉग बॉक्स में, सभी मानदंड जांचने के बाद, ओके (OK) चुनें।

चरण 3:

• नतीजतन, यह कमांड डेटा सेट को टेबुलर फॉर्मेट में बदल देगा।
• फिर, इस वर्कबुक को एक विशिष्ट फोल्डर में सेव करें।

चरण 4:

• चौथे, निम्न छवि की तरह, उन सभी वर्कबुक को स्टोर करें जिन्हें आप उसी फोल्डर में मर्ज करेंगे, और पिछले चरणों का पालन करके उन सभी की डेटा रेंज को टेबुलर फॉर्मेट में बदलें।

चरण 5:

• पांचवें, एक नई वर्कशीट खोलें, और डेटा (Data) टैब से, डेटा प्राप्त करें (Get Data) चुनें।
• फिर, ड्रॉप-डाउन से फ़ाइल से (From File) चुनें, और उसके बाद फोल्डर से (From Folder) चुनें।

चरण 6:

• छठे, आपको सभी वर्कबुक वाली एक नई विंडो दिखाई देगी।
• वहां से, डेटा संयोजित और रूपांतरित करें (Combine and Transform Data) चुनें।

चरण 7:

• इसके बाद, आपको फाइलें संयोजित करें (Combine Files) विंडो दिखाई देगी।
• यहां, नमूना फाइलें और उनके साथ डेटा सेट देखें।
• पैरामीटर (Parameter) सेट करते समय, शीट नाम के बजाय टेबल (Table) चुनें।
• अंत में, ओके (OK) दबाएं।

चरण 8:

• इसके बाद, आप देखेंगे कि सभी वर्कबुक एक में मर्ज हो गई हैं।
• इसे नई वर्कशीट में स्थानांतरित करने के लिए, बंद करें और लोड करें (Close & Load) चुनें।

चरण 9:

• अंत में, मर्ज की गई वर्कबुक के साथ नई वर्कशीट निम्न छवि जैसी दिखेगी।

CMD का उपयोग करके एक्सेल फाइलों को एक में मर्ज करना

इस लेख की अंतिम चर्चा में, मैं आपको CMD का उपयोग करके एकाधिक एक्सेल फाइलों को एक में मर्ज करने की प्रक्रिया दिखाऊंगा। ऐसा करने के लिए, हमें अपनी वर्कबुक को .xlsx फॉर्मेट से .csv फॉर्मेट में बदलना होगा। ऐसा करने के लिए निम्न चरण देखें।

चरण 1:

• सबसे पहले, पिछली चर्चा में दिखाई गई वही तीन वर्कबुक लें।
• फिर, उनमें से किसी भी वर्कबुक से रिबन के फाइल (File) टैब पर जाएं।

चरण 2:

• दूसरे, होम (Home) विंडो से, इस रूप में सहेजें (Save As) चुनें और फिर ब्राउज़ (Browse)।

चरण 3:

• तीसरे, अपने पीसी पर C: ड्राइव में इन वर्कबुक के सेविंग डेस्टिनेशन के रूप में एक फोल्डर बनाएं।
• फिर, सेविंग टाइप में, फॉर्मेट के रूप में CSV चुनें।
• अंत में, फाइल सेव करने के लिए सेव (Save) दबाएं।

चरण 4:

• चौथे, निम्न छवि में, आप निर्दिष्ट फोल्डर में सभी वर्कबुक देखेंगे।

चरण 5:

• पांचवें, हमें उस फोल्डर सेल्स फाइल CSV (Sales File CSV) का पथ कॉपी करना होगा जिसमें हमने अपनी एक्सेल फाइलों को CSV में स्टोर किया है।
• पथ कॉपी करें (Copy path) विकल्प पाने के लिए, आपको शीर्ष दाएं कोने में ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करके रिबन का विस्तार करना होगा।
• फिर, फोल्डर सेल्स फाइल CSV (Sales File CSV) चुनें और पथ कॉपी करें (Copy path) विकल्प पर क्लिक करें।

चरण 6:

• इसके बाद, रन (Run) विज़ार्ड खोलने के लिए विंडोज़ की + R एक साथ दबाएं।
• खोलें (Open) टाइप बॉक्स में, cmd दबाएं और ओके (OK) पर क्लिक करें।

चरण 7:

• उसके बाद, पिछले कमांड को दर्ज करके, आप कमांड प्रॉम्प्ट खोलेंगे।
• यहां, cd टाइप करें और एक स्पेस दें और चरण 5 में कॉपी किए गए फोल्डर का पथ पेस्ट करें।
• फिर, एंटर (Enter) दबाएं।

चरण 8:

• एंटर (Enter) दबाने के बाद, आप पिछली लाइन से डायरेक्टरी देखेंगे।
• फिर टाइप करें, copy *.csv Merged.csv।
• यहां, आपको copy शब्द के बाद स्पेस देना होगा।
• साथ ही, मैंने नई फाइल के नाम के रूप में Merged चुना है।

चरण 9:

• फिर एंटर (Enter) दबाने के बाद, यह कोड स्वचालित रूप से सभी वर्कबुक को मर्ज कर देगा।

चरण 10:

• उसके बाद, उस फोल्डर पर वापस आएं जहां सभी CSV फाइलें सेव हैं, और आपको नई मर्ज की गई फाइलें दिखाई देंगी।

चरण 11:

• फिर फाइल खोलें और आपको कच्चे प्रारूप में सभी डेटा मिल जाएगा।

चरण 12:

• चूंकि एकाधिक वर्कशीट से डेटा है, शेष डेटा देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।

चरण 13:

• फिर, इस फाइल को फिर से .xlsx फॉर्मेट में सेव करें।

चरण 14:

• अंत में, एक्सेल फाइल खोलें और शीट को निम्न छवि की तरह फ़ॉर्मेट करें।

चरण 15:

• नतीजतन, बड़े डेटा सेट के लिए पूरी शीट देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें।

निष्कर्ष

इस लेख का अंत यहीं होता है। मुझे आशा है कि आपको यह लेख मददगार लगा होगा। उपरोक्त विवरण पढ़ने के बाद, आप कॉपी और पेस्ट किए बिना एक्सेल वर्कशीट मर्ज कर पाएंगे। कृपया नीचे कमेंट सेक्शन में कोई और प्रश्न या सुझाव हमारे साथ साझा करें।

ExcelDemy टीम हमेशा आपकी प्राथमिकताओं के बारे में चिंतित रहती है। इसलिए, कमेंट करने के बाद, कृपया हमें कुछ पल दें ताकि हम आपके मुद्दों को हल कर सकें, और हम आपके प्रश्नों का सर्वोत्तम संभव समाधान देंगे।

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