हम जानते हैं कि हम Microsoft Excel में कॉलम पर फिल्टर सेट कर सकते हैं और डेटा टैब के तहत 'फिल्टर' पर क्लिक करके सिर्फ एक क्लिक में डेटा फिल्टर कर सकते हैं। कॉलम के आधार पर डेटा फिल्टर करने के अलावा, हम कुछ शर्तों के आधार पर पूरे डेटा सेट को पूरी तरह से फिल्टर भी कर सकते हैं। मान लें कि हम विशिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाले डेटा सेट को फिल्टर करना चाहते हैं, तो इसे एडवांस फिल्टर का उपयोग करके किया जा सकता है। इस लेख में, मैं आपको बताऊंगा कि Excel में एडवांस फिल्टर का उपयोग कैसे करें।
Excel में एडवांस फिल्टर का उपयोग कैसे करें
कर्मचारियों के नमूना डेटा के साथ इसे समझाता हूं। मेरे पास Usual Hours Worked, Education in Years, Yearly Earnings, Sex और State वाला डेटा सेट है। अब, मैं निम्न शर्त को पूरा करने वाले डेटा को फिल्टर करना चाहता हूं,
पुरुष के लिए शर्त:
- Usual Hours Worked: 40
- Education: 13
- Yearly Earnings: 35000 से अधिक
- Gender: Male
- State: Alaska
महिला के लिए शर्त:
- Usual Hours Worked: 35 से अधिक
- Education: 12 से अधिक
- Yearly Earnings: 12000 से अधिक
- Gender: Female
- State: Alaska
यदि हम शर्तों को देखें, तो हमें पुरुष और महिला कर्मचारियों के डेटा को अलग-अलग फिल्टर करने की आवश्यकता है। मेरा मतलब है, एक OR शर्त थी, और उसके भीतर AND शर्त पूरी होनी थी।
इन शर्तों को पूरा करने वाले डेटा को फिल्टर करने के लिए, हमें Excel शीट को अलग तरीके से डील करने की आवश्यकता है। यहीं पर Excel में एडवांस फिल्टर तस्वीर में आता है। अब, हम उसी Excel शीट में ही क्राइटेरिया तैयार करेंगे। मूल डेटा सेट के ऊपर समान कॉलम नामों के साथ दो पंक्तियां बनाएं जैसा कि A3 से E5 तक नीचे दिखाया गया है।
अब, हम क्राइटेरिया कॉलम को शर्तों में उल्लिखित डेटा से भरेंगे। पुरुष के लिए शर्त में उल्लिखित अनुसार, निर्दिष्ट कॉलम के साथ पूरी पंक्ति भरें। तो, पंक्ति 4 नीचे दिखाए अनुसार भरी जाएगी।
महिला के लिए शर्त के आधार पर अगली पंक्ति 5 के लिए वही दोहराएं जैसा कि नीचे दिखाया गया है। अब, स्पष्ट करने के लिए, यदि प्रत्येक पंक्ति में डेटा OR शर्त से जुड़े हुए हैं और उस पंक्ति के भीतर डेटा (कॉलम-वाइज डेटा) AND शर्त से जुड़े हुए हैं। तो, हमने उन मानदंडों को पूरा करने वाली पंक्तियां बना ली हैं जिनके साथ हमें डेटा फिल्टर करने की आवश्यकता है।
अब, Excel में एडवांस फिल्टर का उपयोग करके डेटा फिल्टर करने का समय है। पहले, अपने मूल डेटासेट पर किसी भी सेल पर क्लिक करें, "Data" टैब पर क्लिक करें, और "Advanced" बटन पर क्लिक करें। यह ऑटोमैटिकली List Range भर देगा। Criteria range के बगल में छोटे बटन पर क्लिक करें। अब, क्राइटेरिया रेंज चुनें, यानी A3 से E5, और मानक रेंज सेट करने के लिए उसी छोटे बटन पर क्लिक करें। अब, "Ok" पर क्लिक करें। यह डेटा को आपके इच्छित मानदंडों को पूरा करने के लिए फिल्टर करेगा।
नोट: क्राइटेरिया रेंज के कॉलम नाम डेटा सेट के कॉलम नामों के बिल्कुल समान होने चाहिए ताकि यह काम कर सके।
Excel में एडवांस फिल्टर हमें जटिल क्वेरीज़ को पूरा करने वाले डेटा को फिल्टर करने की अनुमति देता है। तो, आपने डेटा फिल्टर करने के लिए किस क्वेरी या शर्त का उपयोग किया? कृपया, कमेंट्स के माध्यम से हमें बताएं अगर आपके पास जोड़ने के लिए कुछ है।
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Excel में एडवांस फिल्टर यूनिक रिकॉर्ड्स ओनली का उपयोग कैसे करें?
Data टैब के तहत, Advanced Filter चुनें, और फिर सुनिश्चित करें कि फिल्टर Unique records only पर सेट है। यह किसी भी डुप्लिकेट रिकॉर्ड को त्यागना सुनिश्चित करेगा। इसका उपयोग किसी अन्य सेल में डेटा कॉपी करते समय या सटीक स्थान पर लागू करते समय भी किया जा सकता है।
फिल्टर फीचर का उपयोग करने से पहले आपको कौन सी कार्रवाई करनी चाहिए?
सुनिश्चित करें कि डेटा के सेट के बीच कोई खाली पंक्ति नहीं है। अन्यथा यह बाकी पंक्तियों को छोड़ देगा। फिल्टर सेट करते समय, पहली पंक्ति को हेडर माना जाता है, और उसके नीचे की बाकी पंक्तियां डेटा हैं। कोई भी खाली डेटा फिल्टर को तोड़ देगा। संख्या के मामले में कम से कम शून्य होना सुनिश्चित करें।
