हम जानते हैं कि हम कॉलम पर फ़िल्टर सेट कर सकते हैं और Microsoft Excel में केवल एक क्लिक के साथ डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं। यह "डेटा" टैब के अंतर्गत 'फ़िल्टर' पर क्लिक करके किया जा सकता है। केवल कॉलम के आधार पर डेटा को फ़िल्टर करने के अलावा, हम कुछ शर्तों के आधार पर डेटा सेट को पूरी तरह से फ़िल्टर भी कर सकते हैं। मान लीजिए कि हम विशिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाले डेटा सेट को फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो यह एडवांस फ़िल्टर का उपयोग करके किया जा सकता है। इस लेख में, मैं आपको बताऊंगा कि Excel में एडवांस फ़िल्टर का उपयोग कैसे करें ।
Excel में एडवांस फ़िल्टर का उपयोग कैसे करें
मैं इसे कर्मचारियों के नमूना डेटा के साथ समझाता हूं। मेरे पास काम के सामान्य घंटे, वर्षों में शिक्षा, वार्षिक आय, लिंग और राज्य युक्त डेटा सेट है। अब, मैं शर्त को पूरा करने वाले डेटा को निम्नानुसार फ़िल्टर करना चाहता हूं,
पुरुष के लिए शर्त:
- सामान्य घंटे काम किया:40
- शिक्षा:13
- वार्षिक आय:35000 से अधिक
- लिंग:पुरुष
- राज्य:अलास्का
महिला के लिए शर्त:
- सामान्य काम के घंटे:35 से अधिक
- शिक्षा:12 से अधिक
- वार्षिक आय:12000 से अधिक
- लिंग:महिला
- राज्य:अलास्का
अगर हम शर्तें देखते हैं, तो हमें पुरुष और महिला कर्मचारियों के डेटा को अलग-अलग फ़िल्टर करना होगा। मेरा मतलब है, एक या . था हालत, और उसके भीतर, AND . था शर्त पूरी करनी होगी।
इन शर्तों को पूरा करने वाले डेटा को फ़िल्टर करने के लिए, हमें एक्सेल शीट से अलग तरीके से निपटने की जरूरत है। यह वह जगह है जहाँ एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर चित्र में आता है। अब, हम उसी एक्सेल शीट में ही मानदंड तैयार करेंगे। पहले से मौजूद डेटा के समान कॉलम नामों के साथ मूल डेटा सेट के ऊपर दो पंक्तियाँ बनाएँ, जैसा कि नीचे A3 से E5 तक दिखाया गया है।
अब, हम शर्तों में उल्लिखित डेटा के साथ मानदंड कॉलम भरेंगे। जैसा कि पुरुषों की स्थिति . में बताया गया है पूरी पंक्ति को निर्दिष्ट कॉलम से भरें। तो, पंक्ति 4 को नीचे दिखाए अनुसार भरा जाएगा।
महिला की स्थिति . के आधार पर अगली पंक्ति 5 के लिए इसे दोहराएं नीचे दिखाए गए रूप में। अब, स्पष्ट करने के लिए, यदि प्रत्येक पंक्ति में डेटा या . से लिंक किया गया है उस पंक्ति के भीतर की स्थिति और डेटा (स्तंभ-वार डेटा) और . के साथ जुड़े हुए हैं स्थिति। इसलिए, हमने केवल उन मानदंडों को पूरा करने वाली पंक्तियाँ बनाई हैं जिनके साथ हमें डेटा को फ़िल्टर करने की आवश्यकता है।
अब, डेटा को फ़िल्टर करने के लिए एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करने का समय आ गया है। सबसे पहले, अपने मूल डेटासेट के किसी भी सेल पर क्लिक करें, "डेटा" टैब पर क्लिक करें और "उन्नत" बटन पर क्लिक करें। यह स्वचालित रूप से सूची श्रेणी को भर देगा। मानदंड श्रेणी . के पास स्थित छोटे बटन पर क्लिक करें . अब, मानदंड श्रेणी का चयन करें, अर्थात, A3 से E5, और मानकों की सीमा निर्धारित करने के लिए उसी छोटे बटन पर क्लिक करें। अब, "ओके" पर क्लिक करें। यह डेटा को फ़िल्टर करेगा जैसा कि आप मानदंडों को पूरा करना चाहते हैं।
नोट: मानदंड श्रेणी के कॉलम नाम ठीक उसी तरह होने चाहिए जैसे इसे काम करने के लिए सेट किए गए डेटा के कॉलम नाम।
एक्सेल में एडवांस फ़िल्टर हमें जटिल प्रश्नों को पूरा करते हुए डेटा को फ़िल्टर करने की अनुमति देता है। तो, आपने डेटा को फ़िल्टर करने के लिए किस क्वेरी या शर्त का उपयोग किया है? कृपया, टिप्पणियों के माध्यम से हमें बताएं यदि आपके पास जोड़ने के लिए कुछ है।
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मैं केवल Excel में उन्नत फ़िल्टर अद्वितीय रिकॉर्ड का उपयोग कैसे करूं?
डेटा टैब के अंतर्गत, उन्नत फ़िल्टर का चयन करें, और फिर सुनिश्चित करें कि फ़िल्टर केवल अद्वितीय रिकॉर्ड पर सेट है। यह किसी भी डुप्लिकेट रिकॉर्ड को त्यागना सुनिश्चित करेगा। इसका उपयोग डेटा को किसी अन्य सेल में कॉपी करते समय या सटीक स्थान पर लागू करते समय भी किया जा सकता है।
फ़िल्टर सुविधा का उपयोग करने से पहले आपको कौन सी कार्रवाई करनी चाहिए?
सुनिश्चित करें कि डेटा के सेट के बीच कोई रिक्त पंक्ति नहीं है। वरना यह बाकी पंक्तियों को छोड़ देगा। फ़िल्टर सेट करते समय, पहली पंक्ति को हेडर लिया जाता है, और उसके नीचे की बाकी पंक्तियाँ डेटा होती हैं। कोई भी खाली डेटा फ़िल्टर को तोड़ देगा। संख्याओं के मामले में कम से कम शून्य होना सुनिश्चित करें।