एक्सेल के साथ काम करते समय, हम अक्सर धीमे और सुस्त एक्सेल अनुभवों का सामना करते हैं। ज्यादातर मामलों में, इस समस्या के पीछे मुख्य अपराधी एक्सेल फ़ाइल का बड़ा आकार है। इस लेख में, हम सीखेंगे 9 डेटा हटाए बिना एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए स्मार्ट टिप्स ।
एक्सेल में फ़ाइल का आकार कम करना क्यों महत्वपूर्ण है?
अधिकांश समय, एक्सेल हजारों पंक्तियों और स्तंभों के साथ बड़े डेटासेट के साथ काम करता है। इस प्रकार के बड़े डेटासेट के लिए, एक्सेल बहुत धीमी गति से प्रतिक्रिया करता है। कभी-कभी, एक्सेल विंडो भी जम जाती है जो निस्संदेह एक कष्टप्रद समस्या है। इसलिए, हमें इस समस्या से छुटकारा पाने के लिए किसी तरह फ़ाइल का आकार कम करने की आवश्यकता है। हम डेटा को हटाकर फ़ाइल डेटा को कम कर सकते हैं। लेकिन यह फ़ाइल आकार को कम करने का एक प्रभावी तरीका नहीं है क्योंकि हम डेटा का एक हिस्सा खो देंगे। इस कारण से, एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के तरीकों के बारे में जानना महत्वपूर्ण है किसी भी मौजूदा डेटा को हटाए बिना।
डेटा हटाए बिना फ़ाइल का आकार कम करने के लिए 9 युक्तियाँ
इस लेख में, हम डेटा को हटाए बिना एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने . के लिए कुछ आसान युक्तियों के बारे में जानेंगे ।
उल्लेख नहीं है कि हमने Microsoft Excel 365 . का उपयोग किया है इस लेख के लिए संस्करण, आप अपनी सुविधा के अनुसार किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर सकते हैं।
1. अनावश्यक पंक्तियों और स्तंभों को हटाना
हमारी एक्सेल फाइलों में अक्सर कुछ अनावश्यक पंक्तियाँ और कॉलम होते हैं जो हमारे मुख्य डेटासेट से संबंधित नहीं होते हैं। लेकिन वे फ़ाइल का आकार बढ़ाते हैं।
निम्नलिखित डेटासेट में, हमारे पास वार्षिक बिक्री डेटा है एक टेक स्टोर की।
नीचे स्क्रॉल करके और दाएं , हम देख पाएंगे कि वर्कशीट में बहुत सारे डेटा हैं जो हमारे मुख्य डेटासेट से संबंधित नहीं हैं।
हमारे डेटासेट के निचले भाग में अनावश्यक डेटा निम्न छवि में दिखाया गया है।
अगर आप दाएं . तक स्क्रॉल करते हैं , आपको कुछ अनावश्यक डेटा भी मिलेगा।
कुछ मामलों में, आपके डेटासेट में अनावश्यक पंक्तियाँ और स्तंभ हो सकते हैं। आइए हमारी एक्सेल फाइल से इन अनावश्यक पंक्तियों और स्तंभों को हटाने के लिए नीचे बताए गए चरणों का पालन करें।
चरण 01:अनावश्यक पंक्तियों को हटाना
- सबसे पहले, वांछित डेटासेट के नीचे से, अनावश्यक डेटा के पहले सेल का चयन करें। इस मामले में, यह सेल B20 . है ।
- अब, कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL + SHIFT + डाउन एरो की (↓) का उपयोग करें ) , कार्यपत्रक की अंतिम पंक्ति तक सभी कक्षों का चयन करने के लिए।
- उसके बाद, CTRL + "-" (CTRL + माइनस दबाएं) ) ।
उसके बाद, हटाएं आपकी स्क्रीन पर डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
- अगला, डायलॉग बॉक्स से सेल्स ऊपर शिफ्ट करें choose चुनें ।
- बाद में, ठीक . पर क्लिक करें ।
नतीजतन, हमारे डेटासेट के नीचे की अनावश्यक पंक्तियों को हटा दिया जाएगा जैसा कि निम्नलिखित चित्र में चिह्नित किया गया है।
चरण 02:अनावश्यक पंक्तियों को हटाना
- फिर से, हमारे डेटासेट के दाईं ओर अनावश्यक डेटा के पहले सेल का चयन करें।
- उसके बाद, कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL + SHIFT + दायां तीर कुंजी (→) का उपयोग करें अंतिम कॉलम तक सभी अतिरिक्त डेटा का चयन करने के लिए।
- अब, CTRL + SHIFT + डाउन एरो की दबाएं (↓ ) , पिछले चरण में चयनित कॉलम के अंतर्गत सभी डेटा का चयन करने के लिए।
- इस स्तर पर, CTRL + "- . दबाएं ” ।
बाद में, हटाएं आपकी वर्कशीट पर डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
- अगला, हटाएं . से डायलॉग बॉक्स में, सेल्स को बाईं ओर शिफ्ट करें चुनें ।
- उसके बाद, ठीक click क्लिक करें ।
नतीजतन, आप देखेंगे कि आपकी वर्कशीट से अनावश्यक पंक्तियाँ और कॉलम हटा दिए गए हैं।
और पढ़ें: बड़ी एक्सेल फ़ाइल का आकार 40-60% तक कम करें (12 सिद्ध तरीके)
2. सशर्त स्वरूपण और अन्य प्रारूप हटाना
सशर्त स्वरूपण . की उपस्थिति एक्सेल फ़ाइल के फ़ाइल आकार को भी बढ़ाता है। इसलिए, हमें किसी भी सशर्त स्वरूपण . को हटाना होगा कार्यपुस्तिका से r . तक डेटा मिटाए बिना एक्सेल फ़ाइल आकार को बेहतर बनाएं ।
निम्नलिखित डेटासेट में, हमारे पास वार्षिक बिक्री डेटा है एक तकनीकी स्टोर का जहां सशर्त स्वरूपण लागू किया जाता है।
आइए सशर्त स्वरूपण को हटाने के लिए नीचे बताए गए चरणों का पालन करें कार्यपत्रक से।
चरण:
- सबसे पहले, होम पर जाएं रिबन . से टैब ।
- उसके बाद, सशर्त स्वरूपण . पर क्लिक करें ।
- बाद में, ड्रॉप-डाउन से, नियम साफ़ करें चुनें ।
- अगला, संपूर्ण शीट से नियम साफ़ करें select चुनें जैसा कि निम्न छवि में चिह्नित है।
परिणामस्वरूप, आप बिना किसी सशर्त स्वरूपण . के संपूर्ण कार्यपत्रक देखेंगे लागू कोशिकाओं। बस निम्न स्क्रीनशॉट पर एक नज़र डालें।
और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कैसे कंप्रेस करें (13 क्विक मेथड्स)
3. फ़ाइल का आकार कम करने के लिए चित्र को संपीड़ित करना
डेटा को हटाए बिना एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने का दूसरा प्रभावी तरीका एक्सेल वर्कशीट पर चित्र (यदि कोई हो) को कंप्रेस करके है।
निम्नलिखित डेटासेट में, हमारे पास 3 वेबसाइट है लिंक और उनसे जुड़े QR कोड चित्रों के रूप में।
नीचे बताए गए चरणों का पालन करके, हम एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने . के लिए चित्र को संपीड़ित कर सकते हैं ।
चरण:
- सबसे पहले, वर्कशीट से किसी भी चित्र पर क्लिक करें। फिर, चित्र प्रारूप टैब रिबन . में उपलब्ध होगा ।
- उसके बाद, चित्र प्रारूप पर क्लिक करें टैब।
- अगला, चित्रों को संपीड़ित करें चुनें समायोजित करें . से चित्र प्रारूप . के अंतर्गत समूह टैब।
- इसके बाद, अपना पसंदीदा संकल्प चुनें डायलॉग बॉक्स से।
- बाद में, ठीक दबाएं ।
इसी तरह, आप अन्य चित्रों को संपीड़ित करने के लिए इन्हीं चरणों का पालन कर सकते हैं।
और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)
4. फ़ाइल का आकार कम करने के लिए जटिल फ़ार्मुलों को हटाना
जटिल फ़ार्मुलों को हटाकर , हम डेटा को हटाए बिना एक्सेल फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं ।
निम्नलिखित डेटासेट में, हमारे पास पहले नाम और दूसरे नाम के बीच अल्पविराम वाले कुछ नाम हैं।
यहां, हम देख सकते हैं कि हमने जटिल नेस्टेड फ़ंक्शंस का उपयोग किया है उदा। नेस्टेड अगर इसे एक चरण में करने के लिए। इसके बजाय, हम इसे कई सरल और गणना में आसान चरणों में कर सकते हैं।
चरण:
- सबसे पहले, 2 create बनाएं स्थान की स्थिति और अल्पविराम से प्रतिस्थापित करना . नामक स्तंभ ।
अंतरिक्ष की स्थिति . में कॉलम में, हम पहली से शुरू होने वाली स्ट्रिंग में स्थान की स्थिति का पता लगाने के लिए एक सूत्र का उपयोग करेंगे चरित्र। ऐसा करने के लिए हम ढूंढें फ़ंक्शन . का उपयोग करेंगे ।
- उसके बाद, सेल C5 में निम्न सूत्र डालें ।
=FIND(" ",B5,1) यहां, B5 वह सेल है जहां आप स्पेस की खोज करेंगे।
- उसके बाद, ENTER press दबाएं ।
पहली स्ट्रिंग के लिए स्थान की स्थिति आपको उपलब्ध होगी जैसा कि नीचे दिए गए चित्र में दिखाया गया है।
एक्सेल के स्वतः भरण . का उपयोग करके सुविधा, हम बाकी डेटा प्राप्त कर सकते हैं।
Now, in the Replacing With Comma column, we use the REPLACE function to replace the space that we found with a comma.
- Subsequently, enter the formula given below in cell D5 ।
=REPLACE(B5,C5,1,",") Here, C5 is the starting number of the character that we need to replace.
- Then, hit ENTER ।
We can obtain the remaining data by utilizing the AutoFill एक्सेल की विशेषता।
In this way, we can split a complex formula into several simple ones to reduce Excel file size without deleting data .
Note: There’s no denying the fact that the use of complex functions is unavoidable in some cases.
और पढ़ें: Why Is My Excel File So Large? (समाधान के साथ 7 कारण)
5. Optimizing Used Formulas
By optimizing the formulas that we have used in our worksheet, we can reduce the Excel file size without deleting data ।
In the following dataset, we have the Random Ticket Serial No कुछ लोगों की।
We have generated these numbers using the RANDBETWEEN function which is a Volatile function.
That means these values will be changed whenever we enter anything into any cell of this workbook. This leads to an unnecessary increase in computational load. To reduce the file size, we must avoid the use of Volatile कार्य।
Here, we have inserted 700 in the Rand Check कॉलम। As a result, all of the numbers in Column C are changed.
To avoid the use of the Volatile function, we will follow the steps mentioned below.
चरण:
- Firstly, select the data that are generated by using the RANDBETWEEN समारोह।
- After that, press CTRL + C to copy these data.
- Following that, go to the Home रिबन . से टैब ।
- Next, select the Paste विकल्प।
- Subsequently, from the drop-down choose Values as marked in the following image.
As a result, these numbers will be pasted as values in Column C .
- Now, enter a number in the Rand Check कॉलम। In this case, we have entered 350 ।
After entering the number, you will see that the numbers have remained unchanged.
और पढ़ें: [फिक्स्ड!] बिना किसी कारण के एक्सेल फ़ाइल बहुत बड़ी (10 संभावित समाधान)
6. Avoiding Use of Pivot Table to Reduce File Size
In Excel we often use PivotTable . Although, PivotTable gives us a lot of options to work with our dataset. But it also takes up a large space and increases the file size.
In the following dataset, we have the Yearly Sales Data of a tech store. We need to find the sum of sales items.
Here, we have used a Pivot Table to find the sum of the sales.
But we can avoid using this PivotTable by using a simple SUM function . To do this, we will follow the steps discussed below.
चरण:
- Firstly, create a new row as shown in the following image.
- After that, enter the following formula in cell C17 ।
=SUM(C5:C16) Here, C5:C16 represents the range of Sales Data of the Smartphone ।
- Following that, press ENTER ।
Therefore, you will see the following output on your screen.
- Now. drag the Fill Handle to obtain the rest of the sums.
और पढ़ें: पिवट टेबल के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें
7. Using Save As Binary Format Workbook (XLSB)
We can reduce Excel file size without deleting data by saving the workbook in a Binary Format Workbook. To do this, we will use the steps mentioned below.
चरण:
- Firstly, go to the File रिबन . से टैब ।
- Afterward, choose the Save As विकल्प।
- Now, navigate to the folder you want to save this file.
- Following that, click on the marked portion in the following picture.
- Next, choose Excel Binary Workbook ड्रॉप-डाउन से।
- Afterward, click on Save ।
After saving the file in binary workbook format , you will see that the file size has been decreased as marked in the picture given below.
और पढ़ें: एक्सेल फ़ाइल को 100 एमबी से अधिक (7 उपयोगी तरीके) कैसे संपीड़ित करें
8. Utilizing Save As CSV Format Workbook
Another great way to reduce Excel file size without deleting data is saving the Excel workbook as CSV Format Workbook . We can do this by following the steps mentioned below.
चरण:
- Firstly, follow the steps mentioned earlier to obtain the following drop-down list.
- Subsequently, from the drop-down choose CSV (Comma delimited) option as shown in the image given below.
- Following that, click on Save ।
After saving the file in CSV Format , you will see that your file size is reduced to only 1 KB ।
However, in some cases, you might need to convert the CSV file into Excel file without any distortion of the existing data.
और पढ़ें: मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (11 आसान तरीके)
9. Compressing Excel File to Reduce File Size
We can also reduce Excel file size without deleting data by compressing the Excel file. Let’s follow the below-given steps to compress our Excel file.
Steps:
- Firstly, right-click on the Excel file that you want to compress.
- After that, choose the Send to option as marked in the following picture.
- Now, select the Compressed (zipped) folder विकल्प।
Consequently, your Excel file will be compressed. Here you can see that the size of your Excel file has been reduced to 28 KB ।
और पढ़ें: How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
💡 Things to Remember
- One thing to keep in mind is that the percentage of file size reduction depends on the initial size of your workbook. That is, the larger the size of your workbook, the more space it will save.
निष्कर्ष
Finally, we have to the end of the article. I sincerely hope that this article was able to guide you to reduce Excel file size without deleting data . कृपया बेझिझक एक टिप्पणी छोड़ें यदि आपके पास लेख की गुणवत्ता में सुधार के लिए कोई प्रश्न या सिफारिशें हैं। एक्सेल के बारे में अधिक जानने के लिए, आप हमारी वेबसाइट पर जा सकते हैं, ExcelDemy . हैप्पी लर्निंग!
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