बड़ी एक्सेल फ़ाइल का आकार 40-60% तक कम करें (3 सिद्ध तरीके)

एक बड़ी फ़ाइल को संभालना महत्वपूर्ण है क्योंकि इसे स्थानांतरित करने में बहुत अधिक समय लगता है। एक बड़ी फ़ाइल को खुलने में बहुत अधिक समय लगता है। किसी बड़ी फाइल में किसी भी तरह के बदलाव को अपडेट होने में काफी समय लगता है। इसलिए, फ़ाइल का आकार कम करना महत्वपूर्ण है। इस लेख में, हम देखेंगे कि एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम/संपीड़ित करें . ऐसा करने के कई तरीके हैं। हम यहां सबसे अच्छे विकल्प चुनेंगे।

हमारे विश्लेषण में, हम सुपरस्टोर बिक्री के नमूना डेटा का उपयोग करते हैं। नमूना इस लिंक https://community.tableau.com/docs/DOC-1236 से डाउनलोड किया गया था।

इस नमूने का मूल फ़ाइल आकार 3,191 KB है ।

बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार को कम/संपीड़ित करने के 3 शीर्ष तरीके

इस खंड में, हम बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार को कम/संपीड़ित करने के लिए 3 सिद्ध विधियों पर चर्चा करेंगे। आइए अब उन्हें देखें!

ऐसे कई मामले हैं जिनमें आपके पास डेटा या प्रारूप को हटाने के अलावा कोई अन्य विकल्प नहीं है। यहां, हम उनकी चर्चा करेंगे।

1.1. एक्सेल में खाली सेल को हटाना/समाप्त करना

आपके द्वारा Excel कार्यपुस्तिका में कार्य पूरा करने के बाद, बहुत से अप्रयुक्त कक्ष हैं जिनकी आपकी कार्यपुस्तिका में कोई उपयोगिता नहीं है। कभी-कभी आप इन अप्रयुक्त कोशिकाओं में गलती से कुछ स्वरूपण करते हैं जो वास्तव में आपकी फ़ाइल का आकार बढ़ाता है। इन रिक्त कक्षों से स्वरूपण को हटाने से आपकी फ़ाइल का आकार कम हो जाता है।

• यदि आप संपूर्ण रिक्त कक्षों का चयन करना चाहते हैं तो बस CTRL+Shift+ ↓+ → क्लिक करें साथ में। तीर के निशान बताते हैं कि आप अपना आदेश कहां रखना चाहते हैं।

• रिक्त कक्षों का चयन करने के बाद, होम . में साफ़ करें . पर टैब विकल्प दबाएं सभी साफ़ करें। यह कोशिकाओं को साफ़ कर देगा।

ऐसा करने का एक और तरीका है।

• होम . पर टैब, ढूंढें और चुनें Press दबाएं और फिर विशेष पर जाएं दबाएं.

• यह खुल जाएगा विशेष पर जाएं संवाद बॉक्स। उस बॉक्स पर रिक्त स्थान . पर टिक करें और <मजबूत> ठीक दबाएं। यह स्वचालित रूप से आपकी एक्सेल कार्यपुस्तिका के रिक्त क्षेत्रों को ढूंढेगा। इसके बाद रिक्त कक्षों को साफ़ करें जैसा हमने पहले किया था।

और पढ़ें: डेटा को हटाए बिना एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (9 त्वरित युक्तियाँ)

1.2. अनावश्यक छिपे हुए कक्षों को जांचें और हटाएं

कभी-कभी अनावश्यक छिपी हुई कोशिकाएँ बड़ी एक्सेल फ़ाइलों का कारण होती हैं। आप जिस एक्सेल वर्कशीट पर काम कर रहे हैं, उसकी कुछ पंक्तियों या स्तंभों को आप गलती से छिपा सकते हैं। अचानक आपको पता चलता है कि आपकी फ़ाइल में कुछ छिपे हुए तत्व हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। आप बस इतना कर सकते हैं कि एक्सेल वर्कशीट की पंक्तियों और स्तंभों को अनहाइड करें और देखें कि आपको उनकी आवश्यकता है या नहीं। यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है तो बस उन सभी को हटा दें।

और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कैसे कंप्रेस करें (13 क्विक मेथड्स)

कभी-कभी, आपको एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए फ़ाइल डेटा या स्वरूपण को हटाने की आवश्यकता नहीं होती है। बस कुछ तकनीकों को लागू करने से आप फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं।

2.1. एक्सेल बाइनरी फॉर्मेट में फाइल सेव करना

एक्सेल फ़ाइल को   . से सहेजा जा रहा है (.xlsx ) एक्सेल बाइनरी प्रारूप में प्रारूप (.xlsb ) आपकी फ़ाइल के आकार को लगभग 40% . कम कर देता है . यह आपके फ़ाइल आकार को कम करने का सबसे आसान और सबसे कारगर तरीका है। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

• सबसे पहले, अपनी नमूना एक्सेल फ़ाइल को इसमें सहेजें (.xlsx ) एक विशिष्ट फ़ोल्डर में प्रारूपित करें।

• फिर, उसी फ़ाइल को (.xlsb .) में सहेजें ) उसी फ़ोल्डर में प्रारूपित करें जिसमें आपने पिछला सहेजा है (.xlsx ) स्वरूपित फ़ाइल।

• अब, दो फ़ाइलें एक ही निर्देशिका में सहेजी गई हैं।
• यहां, हम (.xlsb . के फ़ाइल आकार की जांच करेंगे ) फ़ाइल और इसकी तुलना (.xlsx .) से करें ) प्रारूपित करें कि इसे घटाया गया है या नहीं।

हम देख सकते हैं (.xlsb ) फ़ाइल में 1,666 KB . है जहां (.xlsx ) फ़ाइल में 3,191 KB . है . इसलिए, फ़ाइल का आकार बड़े पैमाने पर कम किया जाता है।

एक्सेल बाइनरी वर्कबुक के पेशेवरों और विपक्ष

फ़ाइल को सहेजते समय (.xlsb .) ) प्रारूप, एक बात आपको ध्यान में रखनी चाहिए कि, हर चीज की तरह, किसी Excel कार्यपुस्तिका को बाइनरी प्रारूप में सहेजना कुछ फायदे और नुकसान लाता है।

पेशेवरों

• एक्सेल बाइनरी फ़ाइल (.xlsx . की तुलना में बचत करते समय उल्लेखनीय रूप से कम स्थान का उपयोग करती है ) फ़ाइलें।
• बाइनरी डेटा लोड करना टेक्स्ट को पार्स करने की तुलना में तेज़ है (.xml ) फ़ाइलें या (.xlsx ) फ़ाइलें।
• मैक्रोज़, VBA कोड पूरी तरह से समर्थित है।

विपक्ष

• किसी भी रिबन संशोधन की अनुमति नहीं है (.xlsb . के लिए ) प्रारूप। आपको वापस
. में कनवर्ट करना होगा
• (.xlsm )
• , अपना रिबन परिवर्तन करें, और फिर वापस (.xlsb . पर जाएं )।
• Excel 2003 के साथ संगत नहीं है और पिछले संस्करण।
•  (.xlsb ) खुले के विपरीत एक बाइनरी फ़ाइल प्रारूप है (.xml ), (.xlsx ), और  (.xlsm ) फ़ाइलें। इसलिए, आप अक्सर अपना  (.xlsb . नहीं देख पाएंगे ) फ़ाइलें हर जगह काम कर रही हैं।

इसलिए, फ़ाइल को बाइनरी प्रारूप में सहेजते समय सावधान रहें। निश्चित रूप से आप ऐसा तब कर सकते हैं जब इसके द्वारा प्रदान किया जाने वाला लाभ अवगुणों से कहीं अधिक हो।

और पढ़ें: एक्सेल फ़ाइल को 100 एमबी से अधिक (7 उपयोगी तरीके) कैसे संपीड़ित करें

2.2. सशर्त स्वरूपण जांचा जा रहा है

एक्सेल में, सशर्त स्वरूपण डेटा की कल्पना करता है और वर्कशीट को समझने में आसान बनाता है। लेकिन कई बार हम कंडीशनल फॉर्मेटिंग लगाते समय गलतियां कर बैठते हैं। कभी-कभी हम पूरी शीट या पंक्तियों या स्तंभों के पूरे समूह पर फ़ॉर्मेटिंग लागू करते हैं। गलती को कम करने के लिए, हम सशर्त स्वरूपण> नियम प्रबंधित करें . पर जा सकते हैं और प्रत्येक नियम की सेल श्रेणी की जाँच करें। फिर से अगर हम किसी तरह एक्सेल वर्कबुक में सशर्त स्वरूपण लागू करते हैं और अचानक महसूस करते हैं कि हमें इसकी आवश्यकता नहीं है कि हम संपूर्ण कार्यपत्रक से नियमों को साफ़ करके सशर्त स्वरूपण को पूर्ववत कर सकते हैं।

और पढ़ें: कैसे निर्धारित करें कि बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार का कारण क्या है

2.3. एक्सेल फ़ार्मुलों को अनुकूलित करना

फ़ाइल आकार को सीधे कम करने के अलावा, हम एक्सेल फ़ार्मुलों को अनुकूलित कर सकते हैं ताकि गणना तेजी से की जा सके इसलिए फ़ाइल का आकार कम किया जा सकता है। ऐसा करने के कई तरीके हैं।

2.3.1. अस्थिर सूत्रों के प्रयोग से बचें

एक्सेल में सात अस्थिर कार्य हैं जो रैंड . हैं , अभी , आज , ऑफसेट , सेल , अप्रत्यक्ष , और जानकारी . जब भी Excel फ़ाइल में कोई परिवर्तन होता है, तो इन सूत्रों की पुनर्गणना की जाती है। यदि आपकी वर्कशीट में बहुत सारे अस्थिर सूत्र हैं तो गणना धीमी हो जाती है इसलिए फ़ाइल का आकार बढ़ जाता है। तो, समाधान सरल हैं, हमें अस्थिर सूत्रों का उपयोग करने से बचना चाहिए। अस्थिर सूत्रों के कुछ विकल्प हैं। वे नीचे दिए गए हैं

• ऑफसेट के बजाय फ़ंक्शन, हम INDEX . का उपयोग कर सकते हैं ।
• कार्यपत्रक के भीतर INDEX फ़ंक्शन का उपयोग अप्रत्यक्ष . को बदलने के लिए अक्षरों के बजाय स्तंभ संख्याओं का उपयोग करके किया जा सकता है कार्य।
• अभी के लिए कोई विकल्प नहीं है और आज कार्य। लेकिन VBA उन्हें बदलने के लिए कोड का उपयोग किया जा सकता है।

अभी . के लिए लाइक करें फ़ंक्शंस, हम उपयोग कर सकते हैं-

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

आज . के लिए फ़ंक्शन जिनका हम उपयोग कर सकते हैं

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• द रैंड अधिकांश समय कार्यों की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, अगर हमें एक नए यादृच्छिक संख्या की आवश्यकता होती है तो हम VBA . का उपयोग कर सकते हैं इसे उत्पन्न करने के लिए कार्य करता है।

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• जानकारी और सेल विशेष रूप से सामान्य सूत्र नहीं हैं। वे एक सिस्टम, कार्यपुस्तिका और सेल स्थिति की जानकारी प्रदान करते हैं। उनका उपयोग करने के बजाय, हम VBA . का उपयोग करके फ़ाइल पथ या सेल रंग संदर्भ संख्या का उपयोग कर सकते हैं ।

2.3.2. पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का प्रयोग करें

पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करने वाले फ़ार्मुलों की एक श्रृंखला के बजाय अपना परिणाम दिखाने का एक प्रभावी तरीका है

2.3.3. संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों को संदर्भित करने से बचें

SUMIF या VLOOKUP फ़ंक्शन पूरे कॉलम या पंक्तियों में डेटा की तलाश करते हैं। संपूर्ण डेटा को संदर्भित करने के बजाय, यदि आवश्यक हो तो हम केवल कुछ कक्षों को संदर्भित कर सकते हैं। पसंद-

=SUMIF (A:A, $C4, B:B) . का उपयोग करने के बजाय

हम उपयोग कर सकते हैं =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

यहां हम 1 ^st . की बात कर रहे हैं 50 कॉलम के सेल A ।

2.3.4. बार-बार गणना करने से बचें

मान लें कि आपके पास एक सूत्र है जिसमें "=$A$3+$B$3 . शामिल है ”, और आप उस सूत्र को पचास कक्षों में कॉपी करते हैं। यहां सेल संदर्भों की कुल संख्या सौ है, जबकि अद्वितीय कोशिकाओं की संख्या केवल दो है। लेकिन अगर C3 एक सूत्र है जो =A3+B3 . है , और आप केवल सेल C3 . का संदर्भ देकर, उन्हें 50 अन्य सेल पर अपडेट करना चाहते हैं उन 50 कक्षों में आप वास्तव में संदर्भ 50 की संख्या बना सकते हैं, जबकि आपके पिछले संदर्भ के लिए सौ कक्षों की आवश्यकता थी।

और पढ़ें: पिवट टेबल के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें

2.4। एक्सेल मैनुअल कैलकुलेशन को कमांड करना

यह वास्तव में आपको एक्सेल में तेजी से गणना करने में मदद करता है। लेकिन कभी-कभी बड़ी एक्सेल फाइलों में मैन्युअल गणना करने से भी आपकी फाइल का आकार कम करने में मदद मिल सकती है।

2.5. पिवट तालिकाओं को अनुकूलित करना

पिवट टेबल डेटा को जल्दी से जांचने या एक सिंहावलोकन प्राप्त करने के लिए बनाए गए हैं। These pivot tables may increase your file size if you don’t need them anymore. If you don’t require your pivot tables in your next calculations, you can do the following steps.

• Don’t save the source data with the file.
• Right-click on the Pivot Table and then click on Pivot Table Options ।
• On the Data tab remove the tick from ‘Save source data with file '.

2.6. Reduce Excel File Size with Pictures

Sometimes when you add pictures to an Excel worksheet the file size of Excel automatically increases. You can reduce the size of the picture outside Excel or within Excel. If you want to do it within Excel, select the picture and right click on the mouse button, and select Size and Properties ।

A Format Picture window will open up on the right side of the Excel worksheet. Now you can manually select the height and width of your picture.

You can manually resize your picture outside of Excel. There are so many procedures for doing that.

और पढ़ें: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)

It is not always necessary to open the file or delete the file data. Excel allows you to reduce the file size without even opening the file.

3.1. Formatting File from File Properties

After doing all the tasks in Excel it’s easier to compact the size of an Excel file from file properties. It’s a windows feature and is not directly related to Excel. The procedure is given below.

• Right-click on the file.
• Select Properties.
• Next Select the Advanced button.
• Finally, select “compress contents to save disk space” and press OK.

और पढ़ें: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)

3.2. Compress Excel File to ZIP/RAR

Many words processing documents can be compressed to 10 percent of their original size by using different compressed tools. It`s a good practice to share files by compressing them. It not only reduces the file size but also makes the file secure from viruses. Here we will be using WinRAR to compress the file. The procedure is given below.

• Right-click on your file.
• Press Add to archive ।
• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format ।

• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format ।

और पढ़ें: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)

निष्कर्ष

Most people find it easy to share small-sized files. As we can see there are many methods of doing that. Compressing file size also makes it easy for speeding up the excel calculation. We can use these techniques separately or together to reduce our file size.

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