एक्सेल फाइल साइज़ 40-60% घटाएं: 3 सिद्ध तकनीकें

बड़ी फाइल को संभालना महत्वपूर्ण है क्योंकि इसे ट्रांसफर करने में बहुत समय लगता है। बड़ी फाइल खुलने में बहुत समय लेती है। बड़ी फाइल में किसी भी प्रकार का परिवर्तन अपडेट होने में लंबा समय लेता है। इसलिए फाइल साइज़ कम करना महत्वपूर्ण है। इस लेख में हम एक्सेल फाइल साइज़ को कैसे कम/कंप्रेस करें देखेंगे। ऐसा करने के कई तरीके हैं। हम यहां सर्वोत्तम विकल्प चुनेंगे।

हमारे विश्लेषण में हम सुपरस्टोर बिक्री के नमूना डेटा का उपयोग करते हैं। नमूना इस लिंक https://community.tableau.com/docs/DOC-1236 से डाउनलोड किया गया था।

इस नमूने का मूल फाइल साइज़ 3,191 KB है।

बड़ी एक्सेल फाइल साइज़ को कम/कंप्रेस करने के 3 शीर्ष तरीके

इस खंड में हम बड़ी एक्सेल फाइल साइज़ को कम/कंप्रेस करने के 3 सिद्ध तरीकों पर चर्चा करेंगे। आइए अब उन्हें देखें!

1. डेटा हटाकर फाइल साइज़ कम करना

ऐसे कई मामले हैं जिनमें आपके पास डेटा या फॉर्मेट को हटाने के अलावा कोई अन्य विकल्प नहीं होता। यहां हम उन पर चर्चा करेंगे।

1.1. एक्सेल में खाली सेल्स को हटाना/साफ़ करना

एक्सेल वर्कबुक में कोई कार्य पूरा करने के बाद कई अनुपयोगी सेल्स होते हैं जिनका आपकी वर्कबुक में कोई उपयोग नहीं होता। कभी-कभी आप इन अनुपयोगी सेल्स में गलती से कुछ फॉर्मेटिंग कर देते हैं जो वास्तव में आपकी फाइल साइज़ बढ़ाती है। इन खाली सेल्स से फॉर्मेटिंग हटाने से आपकी फाइल साइज़ कम हो जाती है।

• यदि आप संपूर्ण खाली सेल्स चुनना चाहते हैं तो बस CTRL+Shift+ ↓+ → एक साथ दबाएं। तीर संकेत दर्शाते हैं कि आप अपना कमांड कहां देना चाहते हैं।

• खाली सेल्स चुनने के बाद, Home टैब पर Clear विकल्प पर Clear all दबाएं। यह सेल्स को साफ़ कर देगा.

इसे करने का एक और तरीका है।

• Home टैब पर, Find & Select दबाएं और फिर Go To Special दबाएं।

• यह Go To Special डायलॉग बॉक्स खोलेगा। उस बॉक्स में Blanks पर टिक करें और OK दबाएं। यह आपके एक्सेल वर्कबुक के खाली क्षेत्रों को स्वचालित रूप से ढूंढ लेगा। इसके बाद खाली सेल्स को पहले की तरह साफ़ करें।

और पढ़ें: डेटा हटाए बिना एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें (9 त्वरित सुझाव)

1.2. अनावश्यक छिपे हुए सेल्स की जांच और हटाना

कभी-कभी अनावश्यक छिपे हुए सेल्स बड़ी एक्सेल फाइलों का कारण होते हैं। आप गलती से एक्सेल वर्कशीट की कुछ पंक्तियों या कॉलम्स को छिपा सकते हैं जिस पर आप काम कर रहे हैं। अचानक आपको पता चलता है कि आपकी फाइल में कुछ छिपे हुए तत्व हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। आप बस एक्सेल वर्कशीट की पंक्तियों और कॉलम्स को अनहाइड करें और देखें कि आपको उनकी आवश्यकता है या नहीं। यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है तो उन सभी को हटा दें।

और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कैसे कंप्रेस करें (13 त्वरित तरीके)

2. डेटा हटाए बिना फाइल साइज़ कम करना

कभी-कभी आपको एक्सेल फाइल का साइज़ कम करने के लिए फाइल डेटा या फॉर्मेटिंग हटाने की आवश्यकता नहीं होती। बस कुछ तकनीकों को लागू करने से आप फाइल साइज़ कम कर सकते हैं।

2.1. फाइल को एक्सेल बाइनरी फॉर्मेट में सेव करना

(.xlsx) फॉर्मेट से एक्सेल फाइल को एक्सेल बाइनरी फॉर्मेट (.xlsb) में सेव करने से आपकी फाइल का साइज़ लगभग 40% कम हो जाता है। यह आपकी फाइल साइज़ कम करने का सबसे आसान और कुशल तरीका है। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

• सबसे पहले अपने नमूना एक्सेल फाइल को (.xlsx) फॉर्मेट में किसी विशिष्ट फोल्डर में सेव करें।

• फिर उसी फाइल को उसी फोल्डर में (.xlsb) फॉर्मेट में सेव करें जिसमें आपने पिछली (.xlsx) फॉर्मेट वाली फाइल सेव की थी।

• अब दोनों फाइलें एक ही डायरेक्टरी में सेव हैं।
• यहां हम (.xlsb) फाइल के फाइल साइज़ की जांच करेंगे और इसकी तुलना (.xlsx) फॉर्मेट से करेंगे कि यह कम हुआ है या नहीं।

हम देख सकते हैं कि (.xlsb) फाइल में 1,666 KB है जबकि (.xlsx) फाइल में 3,191 KB है। तो फाइल साइज़ बड़े पैमाने पर कम हो गया है।

एक्सेल बाइनरी वर्कबुक के फायदे और नुकसान

फाइल को (.xlsb) फॉर्मेट में सेव करते समय एक बात ध्यान रखनी चाहिए कि हर चीज की तरह एक्सेल वर्कबुक को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करने के कुछ फायदे और नुकसान हैं।

फायदे

• एक्सेल बाइनरी फाइल (.xlsx) फाइलों की तुलना में सेव करते समय काफी कम जगह उपयोग करती है।
• बाइनरी डेटा लोड करना टेक्स्ट (.xml) फाइलों या (.xlsx) फाइलों को पार्स करने से तेज़ होता है।
• मैक्रो, VBA कोड पूरी तरह से समर्थित हैं।

नुकसान

• (.xlsb) फॉर्मेट के लिए रिबन संशोधन की अनुमति नहीं है। आपको वापस (.xlsm) में बदलना होगा
• , अपने रिबन परिवर्तन करें, और फिर वापस (.xlsb) में।
• एक्सेल 2003 और पिछले संस्करणों के साथ संगत नहीं।
• (.xlsb) एक बाइनरी फाइल फॉर्मेट है, खुले (.xml), (.xlsx), और (.xlsm) फाइलों के विपरीत। इसलिए आप अक्सर अपने (.xlsb) फाइलों को हर जगह काम करते नहीं देखेंगे।

इसलिए बाइनरी फॉर्मेट में फाइल सेव करते समय सावधान रहें। निश्चित रूप से आप ऐसा तब कर सकते हैं जब यह जो लाभ प्रदान करता है वह नुकसान से कहीं अधिक हो।

और पढ़ें: 100MB से अधिक एक्सेल फाइल कैसे कंप्रेस करें (7 उपयोगी तरीके)

2.2. कंडीशनल फॉर्मेटिंग की जांच करना

एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग डेटा को विज़ुअलाइज़ करती है और वर्कशीट को समझना आसान बनाती है। लेकिन कभी-कभी हम कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करते समय गलतियां करते हैं। कभी-कभी हम पूरी शीट या पंक्तियों/कॉलम्स के पूरे समूह पर फॉर्मेटिंग लागू कर देते हैं। गलती को कम करने के लिए हम Conditional Formatting > Manage Rules पर जा सकते हैं और प्रत्येक नियम की सेल रेंज जांच सकते हैं। फिर यदि हम किसी तरह एक्सेल वर्कबुक में कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करते हैं और अचानक महसूस करते हैं कि हमें उसकी आवश्यकता नहीं है तो हम पूरे वर्कशीट से नियमों को साफ़ करके कंडीशनल फॉर्मेटिंग को पूर्ववत कर सकते हैं।

और पढ़ें: बड़े एक्सेल फाइल साइज़ का कारण कैसे निर्धारित करें

2.3. एक्सेल फॉर्मूलास को ऑप्टिमाइज़ करना

फाइल साइज़ को सीधे कम करने के अलावा हम एक्सेल फॉर्मूलास को ऑप्टिमाइज़ कर सकते हैं ताकि गणना तेज़ हो सके और इस तरह फाइल साइज़ कम हो सके। ऐसा करने के कई तरीके हैं।

2.3.1. वोलेटाइल फॉर्मूलास का उपयोग करने से बचें

एक्सेल में सात वोलेटाइल फंक्शन हैं जो RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, और INFO हैं। जब भी एक्सेल फाइल में कोई परिवर्तन होता है तो ये फॉर्मूला पुनः गणना करते हैं। यदि आपकी वर्कशीट में बहुत सारे वोलेटाइल फॉर्मूला हैं तो गणना धीमी हो जाती है इसलिए फाइल साइज़ बढ़ जाता है। इसलिए समाधान सरल है, हमें वोलेटाइल फॉर्मूलास का उपयोग करने से बचना चाहिए। वोलेटाइल फॉर्मूलास के कुछ विकल्प हैं। वे नीचे दिए गए हैं

• OFFSET फंक्शन के बजाय हम INDEX का उपयोग कर सकते हैं।
• एक वर्कशीट के भीतर INDEX फंक्शन का उपयोग कॉलम नंबर्स का उपयोग करके INDIRECT फंक्शंस को बदलने के लिए किया जा सकता है।
• NOW और TODAY फंक्शंस के लिए कोई विकल्प नहीं है। लेकिन VBA कोड का उपयोग उन्हें बदलने के लिए किया जा सकता है।

Now फंक्शंस के लिए हम उपयोग कर सकते हैं-

Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Sub

TODAY फंक्शंस के लिए हम उपयोग कर सकते हैं

Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub

• RAND फंक्शंस की अधिकांश समय आवश्यकता नहीं होती। हालांकि यदि हमें नई रैंडम संख्या की आवश्यकता है तो हम इसे उत्पन्न करने के लिए VBA फंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub

• INFO और CELL विशेष रूप से सामान्य फॉर्मूला नहीं हैं। वे सिस्टम, वर्कबुक और सेल स्थिति जानकारी प्रदान करते हैं। उनके बजाय हम VBA का उपयोग करके फाइल पथ या सेल कलर रेफरेंस नंबर का उपयोग कर सकते हैं।

2.3.2. पिवट टेबल्स या एक्सेल टेबल्स का उपयोग करना

फॉर्मूलास की श्रृंखला के बजाय पिवट टेबल्स या एक्सेल टेबल्स का उपयोग अपना परिणाम दिखाने का एक कुशल तरीका है

2.3.3. संपूर्ण पंक्तियों या कॉलम्स को संदर्भित करने से बचें

SUMIF या VLOOKUP फंक्शंस पूरे कॉलम्स या पंक्तियों में डेटा खोजते हैं। संपूर्ण डेटा को संदर्भित करने के बजाय यदि आवश्यक हो तो हम केवल कुछ सेल्स को संदर्भित कर सकते हैं। जैसे-

=SUMIF (A: A, $C4, B: B) के बजाय

हम =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100) उपयोग कर सकते हैं

यहां हम कॉलम A के पहले 50 सेल्स को संदर्भित कर रहे हैं।

2.3.4. दोहराई गई गणनाओं से बचें

मान लीजिए आपके पास एक फॉर्मूला है जिसमें "=$A$3+$B$3" है, और आप उस फॉर्मूला को पचास सेल्स में कॉपी करते हैं। यहां सेल रेफरेंस की कुल संख्या सौ है, बावजूद इसके कि अद्वितीय सेल्स की संख्या केवल दो है। लेकिन यदि C3 में एक फॉर्मूला है जो =A3+B3 है, और आप उन 50 अन्य सेल्स पर अपडेट करना चाहते हैं, तो केवल उन 50 सेल्स में सेल C3 को संदर्भित करके आप वास्तव में रेफरेंस की संख्या 50 बना सकते हैं, जबकि आपके पिछले रेफरेंसिंग के लिए सौ सेल्स की आवश्यकता थी।

और पढ़ें: पिवट टेबल के साथ एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें

2.4. एक्सेल मैन्युअल गणना कमांड करना

यह वास्तव में एक्सेल में तेजी से गणना करने में आपकी मदद करता है। लेकिन कभी-कभी बड़ी एक्सेल फाइलों में मैन्युअल गणना करने से आपकी फाइल साइज़ कम करने में भी मदद मिल सकती है।

2.5. पिवट टेबल्स को कस्टमाइज़ करना

पिवट टेबल्स डेटा को तुरंत जांचने या अवलोकन प्राप्त करने के लिए बनाए जाते हैं। यदि आपको उनकी अगली गणनाओं में पिवट टेबल्स की आवश्यकता नहीं है तो ये पिवट टेबल्स आपकी फाइल साइज़ बढ़ा सकते हैं। यदि आपको अपनी अगली गणनाओं में पिवट टेबल्स की आवश्यकता नहीं है तो आप निम्न चरण कर सकते हैं।

• सोर्स डेटा को फाइल के साथ सेव न करें।
• पिवट टेबल पर राइट-क्लिक करें और फिर Pivot Table Options पर क्लिक करें।
• Data टैब पर 'Save source data with file' से टिक हटाएं।

2.6. चित्रों के साथ एक्सेल फाइल साइज़ कम करना

कभी-कभी जब आप एक्सेल वर्कशीट में चित्र जोड़ते हैं तो एक्सेल का फाइल साइज़ स्वचालित रूप से बढ़ जाता है। आप चित्र का आकार एक्सेल के बाहर या भीतर कम कर सकते हैं। यदि आप इसे एक्सेल के भीतर करना चाहते हैं तो चित्र चुनें और माउस बटन पर राइट क्लिक करें और Size and Properties चुनें।

Format Picture विंडो एक्सेल वर्कशीट के दाहिने तरफ खुलेगी। अब आप मैन्युअल रूप से अपने चित्र की ऊंचाई और चौड़ाई चुन सकते हैं।

आप अपने चित्र को एक्सेल के बाहर मैन्युअली रिसाइज़ कर सकते हैं। ऐसा करने की कई प्रक्रियाएं हैं।

और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

3. फाइल खोले बिना एक्सेल फाइल साइज़ कम करना

फाइल खोलना या फाइल डेटा हटाना हमेशा आवश्यक नहीं है। एक्सेल आपको फाइल खोले बिना भी फाइल साइज़ कम करने की अनुमति देता है।

3.1. फाइल प्रॉपर्टीज़ से फाइल फॉर्मेट करना

एक्सेल में सभी कार्य करने के बाद फाइल प्रॉपर्टीज़ से एक्सेल फाइल के साइज़ को कॉम्पैक्ट करना आसान है। यह एक विंडोज़ फीचर है और सीधे एक्सेल से संबंधित नहीं है। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

• फाइल पर राइट-क्लिक करें।
• Properties चुनें।
• अगला Advanced बटन चुनें।
• अंत में "compress contents to save disk space" चुनें और OK दबाएं।

और पढ़ें: फाइल खोले बिना एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें (आसान चरणों के साथ)

3.2. एक्सेल फाइल को ZIP/RAR में कंप्रेस करना

विभिन्न कंप्रेशन टूल्स का उपयोग करके कई वर्ड प्रोसेसिंग डॉक्यूमेंट्स को उनके मूल आकार के 10 प्रतिशत तक कंप्रेस किया जा सकता है। फाइलों को कंप्रेस करके साझा करना एक अच्छी प्रथा है। यह न केवल फाइल साइज़ कम करता है बल्कि फाइल को वायरस से भी सुरक्षित बनाता है। यहां हम फाइल कंप्रेस करने के लिए WinRAR का उपयोग करेंगे। प्रक्रिया नीचे दी गई है।

• अपनी फाइल पर राइट-क्लिक करें।
• Add to archive दबाएं।
• एक डायलॉग बॉक्स आएगा RAR/ZIP को Archive format के रूप में चुनने के लिए।

• एक डायलॉग बॉक्स आएगा RAR/ZIP को Archive format के रूप में चुनने के लिए।

और पढ़ें: एक्सेल फाइल को ZIP में कैसे कंप्रेस करें (2 उपयुक्त तरीके)

निष्कर्ष

अधिकांश लोगों को छोटी फाइलें साझा करना आसान लगता है। जैसा कि हम देख सकते हैं ऐसा करने के कई तरीके हैं। फाइल साइज़ कंप्रेस करने से एक्सेल गणना को तेज़ करने में भी मदद मिलती है। हम अपनी फाइल साइज़ कम करने के लिए इन तकनीकों का अलग-अलग या एक साथ उपयोग कर सकते हैं।

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