एक्सेल फाइलों को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजें: 3 सिद्ध विधियां

कभी-कभी आपको अपने एक्सेल कार्य को अपने प्रोजेक्ट मैनेजर या अन्य वरिष्ठ अधिकारियों को मेल करना पड़ता है। जीमेल पर जाकर एक्सेल फाइल भेजना एक लंबी प्रक्रिया है। यदि हम यह काम सीधे एक्सेल वर्कशीट से करें तो यह बहुत सुविधाजनक होगा। यह लेख एक्सेल फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजने के सभी संभावित तरीकों को कवर करता है। मुझे आशा है कि आप पूरा लेख पढ़ेंगे और कुछ मूल्यवान ज्ञान प्राप्त करेंगे।

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एक्सेल फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजने के 3 आसान तरीके

एक्सेल फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजने के लिए, हमें तीन प्रभावी तरीके मिले हैं जिनके माध्यम से आप आसानी से एक्सेल फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेज सकते हैं। ये तरीके मुख्य रूप से VBA कोड और एक्सेल कमांड पर आधारित हैं।

1. क्विक एक्सेस टूलबार का उपयोग करके एक्सेल फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजें

हम क्विक एक्सेस टूलबार का उपयोग करके एक्सेल फाइलों को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेज सकते हैं। इसका उपयोग करने से पहले हमें क्विक एक्सेस टूलबार को कस्टमाइज़ करके ईमेल को सक्षम करना होगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह अनचेक्ड रहता है। इस विधि का उपयोग करके, आप एक वर्कशीट और संपूर्ण वर्कबुक को ईमेल बॉडी के रूप में भेज सकते हैं। इसलिए यह विधि बहुत आशाजनक और प्रभावी है।

1.1 एक वर्कशीट को ईमेल बॉडी के रूप में भेजें

आप एक वर्कशीट को ईमेल बॉडी के रूप में भेज सकते हैं। लेकिन इसके लिए आपको पसंदीदा वर्कशीट की एक कॉपी बनानी होगी। फिर एक्सेल में एक नई वर्कबुक बनाएं। उसके बाद, इसे अपने वांछित मेल पते पर भेजें। ऐसा करने के लिए आपको निम्नलिखित निर्देशों का पालन करना होगा।

चरण

• सबसे पहले, शीट पर राइट-क्लिक करें।
• यहां, हम Sheet1 भेजना चाहते हैं। इसलिए Sheet1 पर राइट-क्लिक करें।
• एक विकल्प बॉक्स दिखाई देगा।
• वहां से Move or Copy चुनें।

• Move or Copy डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• To book सेक्शन में, New book चुनें।
• Create a Copy विकल्प को चेक करें।
• अंत में OK पर क्लिक करें।

• यह चयनित वर्कशीट को शामिल करते हुए Book2 के रूप में एक नई वर्कबुक बनाएगा।
• अब, Customize Quick Access Toolbar पर जाएं।
• वहां से Email चुनें।

• वहां Customize Quick Access Toolbar के ठीक बगल में एक Email आइकन होगा।

• Email आइकन पर क्लिक करें।
• एक नई विंडो खुलेगी।
• आपको एक अटैचमेंट मिलेगा जिसमें केवल एक वर्कशीट होगी।
• To विकल्प बॉक्स में ईमेल पता लिखें।

• अंत में Send पर क्लिक करें।

1.2 संपूर्ण वर्कबुक को ईमेल बॉडी के रूप में भेजें

हम क्विक एक्सेस टूलबार का उपयोग करके संपूर्ण वर्कबुक को ईमेल बॉडी के रूप में भेज सकते हैं। ज्यादातर समय, हमें कुछ विशिष्ट शीट्स के बजाय पूरी वर्कबुक भेजने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए निम्नलिखित निर्देशों का पालन करें।

चरण

• सबसे पहले, Customize Quick Access Toolbar पर जाएं।
• वहां से Email चुनें।

• वहां Customize Quick Access Toolbar के ठीक बगल में एक Email आइकन होगा।

• Email आइकन पर क्लिक करें।
• एक नई विंडो खुलेगी।
• To बॉक्स में ईमेल पता लिखें।

• एक खाली बॉक्स है जो ईमेल बॉडी है। यहां आप कुछ विवरण लिख सकते हैं।

• अंत में Send पर क्लिक करें।

अधिक पढ़ें: एक्सेल से बॉडी के साथ ईमेल भेजने के लिए मैक्रो (3 उपयोगी मामले)

2. शेयर कमांड का उपयोग करके एक्सेल फाइल को ईमेल पर भेजें

हम शेयर कमांड का उपयोग करके एक्सेल फाइल को ईमेल द्वारा भेज सकते हैं। इस विधि में, आप एक्सेल फाइल को अटैचमेंट, PDF, या XPS के रूप में भेजते हैं। हर तरीका समान रूप से उपयोगी और उपयोग में आसान है। इस विधि को लागू करने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन करें।

चरण

• सबसे पहले, रिबन में File टैब पर जाएं।
• अगला वहां से Share कमांड चुनें।

• अब, Share सेक्शन से Email चुनें।

• ईमेल विकल्प में, आपको एक्सेल फाइलों को ईमेल पर भेजने के विभिन्न तरीके मिलेंगे।
• हम Send as Attachment विकल्प लेते हैं।

• इस पर क्लिक करने के बाद, एक नई विंडो खुलेगी।
• वह ईमेल पता लिखें जहां आप अपनी एक्सेल फाइल भेजना चाहते हैं।
• अगला, Send पर क्लिक करें।

अधिक पढ़ें: एक्सेल फाइल को ऑनलाइन कैसे शेयर करें (2 आसान तरीके)

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3. एक्सेल फाइल को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजने के लिए VBA एम्बेड करना

एक्सेल फाइल को ईमेल पर भेजने के सबसे लोकप्रिय और प्रभावी तरीकों में से एक VBA कोड का उपयोग करना है। VBA कोड मूल रूप से आपको एक समग्र प्रणाली प्रदान करता है जहां आप अपने डेटासेट को बदल सकते हैं और एक्सेल फाइल को किसी के ईमेल पर भेजने के लिए बस रन लागू कर सकते हैं। इसे लागू करने के लिए, निम्नलिखित निर्देशों का ध्यानपूर्वक पालन करें।

चरण

• सबसे पहले, Developer tab को Alt+F11 दबाकर खोलें।
• आप रिबन को कस्टमाइज़ करके Developer tab को रिबन में समायोजित कर सकते हैं।
• एक विजुअल बेसिक विंडो दिखाई देगी।

• अगला, View टैब पर जाएं।
• वहां से Module चुनें।

• एक नई मॉड्यूल विंडो खुलेगी।
• अब, निम्नलिखित कोड लिखें

Sub Email_From_Excel_Basic() Dim email_app As Object Dim email_item As Object Set email_app = CreateObject("Outlook.Application") Set email_item = email_app.CreateItem(0) email_item.to = "admin@wsxdn.com" email_item.Subject = "Subject Line for Email" email_item.Body = "The message for the email" email_item.Display Set email_item = Nothing Set email_app = Nothing End Sub

• अब इस कोड को लागू करने के लिए Run पर क्लिक करें।
• एक नई विंडो दिखाई देगी।
• अपना पसंदीदा ईमेल पता डालें।

• चूंकि हमारा मुख्य उद्देश्य एक्सेल फाइल भेजना है, इसलिए हमें वहां एक एक्सेल फाइल अटैच करने की आवश्यकता है।
• Insert टैब पर जाएं।
• अगला, Attach File चुनें।

• Attach File विकल्प में, आपको कई विकल्प मिलेंगे जिनका आपने हाल ही में उपयोग किया है।
• अपनी पसंदीदा एक्सेल फाइल चुनें।

• यह ईमेल बॉडी के ऊपर दिखाई देगा।
• अब, Send पर क्लिक करें।

अधिक पढ़ें: स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के लिए एक्सेल मैक्रो (3 उपयुक्त उदाहरण)

निष्कर्ष

हमने एक्सेल फाइलों को ईमेल पर स्वचालित रूप से भेजने के तीन अलग-अलग तरीके दिखाए हैं। यहां, उनमें से दो एक्सेल कमांड पर आधारित हैं और दूसरा VBA कोड का उपयोग करके है। सभी प्रक्रियाएं समान रूप से उपयोगी और समझने में आसान हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कमेंट बॉक्स में पूछने में संकोच न करें, और हमारे Exceldemy पेज पर जाना न भूलें।

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