तारीख के आधार पर एक्सेल से स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें

लेख आपको स्वचालित रूप से ईमेल भेजने . के सर्वोत्तम संभव तरीके दिखाएगा तारीख . के आधार पर एक्सेल से . आमतौर पर, ईमेल . भेजना आसान होता है आउटलुक . से या जीमेल , लेकिन जब आप ईमेल send भेजना चाहते हैं किसी निश्चित समय या तारीख . पर , आप Microsoft Excel का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं।

डेटासेट में, हमारे पास कुछ ईमेल पते . हैं ([email protected] . को छोड़कर वे सभी डमी पते हैं , जो मेरा है। मैं अपने पते का उपयोग कर रहा हूं ताकि मैं आपको बता सकूं कि तरीके कैसे काम करते हैं।

दिनांक के आधार पर Excel से स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के 3 तरीके

1. एक निश्चित तिथि के आधार पर स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के लिए एक्सेल वीबीए का उपयोग करना

हम एक ईमेल स्वचालित रूप से . भेज सकते हैं अनुप्रयोग के लिए Microsoft Visual Basic . का उपयोग करके (वीबीए ) तारीखों . के आधार पर . आप तिथियों . की सूची बना सकते हैं जब आप ईमेल भेजना चाहते हैं उनके संबंधित प्राप्तकर्ताओं के लिए। आइए बेहतर समझ के लिए नीचे दी गई प्रक्रिया से गुजरते हैं। इस खंड में, हम केवल तारीखों . के साथ काम करेंगे ।

चरण:

• सबसे पहले, डेवलपर . पर जाएं>> विजुअल बेसिक 

• फिर VBA विंडो खुलेगा। सम्मिलित करें . चुनें>> मॉड्यूल
• निम्न कोड को VBA मॉड्यूल में टाइप करें ।

Sub SendEmail01()
Dim Range_Select As Range
Dim Date_Range As Range
Dim Cell_Address As String
Dim Subject, Email_From, Email_To, Cc, Bcc, Email_Text As String
Dim Email_Obj, Single_Mail As Object
On Error Resume Next
Cell_Address = ActiveWindow.RangeSelection.Address
Set Range_Select = Application.InputBox("Select a range:", _
"Message Box", Cell_Address, , , , , 8)
If Range_Select Is Nothing Then Exit Sub
For Each Date_Range In Range_Select
If Date_Range.Value = Date Then
Subject = Application.InputBox("Subject: ", "Message", , , , , , 2)
Email_From = Application.InputBox("Send from: ", "Message Box", , , , , , 2)
Email_To = Application.InputBox("Send to: ", "Message Box", , , , , , 2)
If Email_To = "" Then Exit Sub
Cc = Application.InputBox("CC: ", "Message Box", , , , , , 2)
Bcc = Application.InputBox("BCC: ", "Message Box", , , , , , 2)
Email_Text = Application.InputBox("Message Body: ", "Message Box", , , , , , 2)
Set Email_Obj = CreateObject("Outlook.Application")
Set Single_Mail = Email_Obj.CreateItem(0)
With Single_Mail
.Subject = Subject
.To = Email_To
.Cc = Cc
.Bcc = Bcc
.Body = Email_Text
.send
End With
End If
Next
End Sub

कोड स्पष्टीकरण

• सबसे पहले, हमने कुछ आवश्यक चर घोषित किए:Range_Select और Date_Range श्रेणी . के रूप में; सेल_पता , विषय , ईमेल_प्रेषक , ईमेल_प्रति , प्रतिलिपि , गुप्त प्रति , ईमेल_पाठ स्ट्रिंग . के रूप में; Email_Obj और सिंगल_मेल वस्तु . के रूप में ।
• फिर हम रेंज_सेलेक्ट . सेट करते हैं एक इनपुटबॉक्स . पर जहां यह एक श्रेणी . का चयन कर सकता है संदेश बॉक्स . के माध्यम से कक्षों की संख्या ।
• उसके बाद, हम मान . का उपयोग करते हैं VBA IF स्टेटमेंट . में और विषय . भी सेट करें , ईमेल_प्रेषक और ईमेल_प्रति एक इनपुटबॉक्स . पर ।
• अगर कोई ईमेल पता नहीं है (Email_To=“” ), उप प्रक्रिया बाहर निकलें . अन्यथा, हम एक नए IF Statement . में कुछ और वेरिएबल डालते हैं . प्रतिलिपि और गुप्त प्रति कार्बन कॉपी . का संदर्भ लें और ब्लाइंड कार्बन कॉपी ईमेल . के जिसे हम अलग-अलग लोगों को भेजना चाहते हैं।
• फिर हम एक आउटलुक एप्लिकेशन ऑब्जेक्ट create बनाते हैं जिसे हम Email_Obj . द्वारा परिभाषित करते हैं . साथ ही, हम Single_Mail . का उपयोग करते हैं बनाने . के लिए एक आइटम Email_Obj . के लिए ।
• उसके बाद, हम विषय . को परिभाषित करते हैं , ईमेल_प्रति , प्रतिलिपि , गुप्त प्रति , ईमेल_पाठ ईमेल . के आवश्यक भागों के रूप में बयान के साथ . द्वारा . हम .भेजें . भी डालते हैं इस कथन में आदेश दें।

• अब, अपनी शीट पर वापस जाएं और मैक्रो . चलाएं नाम SendEmail01 जैसा कि यह आपके वर्तमान मैक्रो . का नाम है ।

• इस ऑपरेशन को करने के बाद, आपको एक संदेश बॉक्स . दिखाई देगा पॉप अप आपको तारीख सीमा का चयन करने के लिए कहता है . श्रेणी . चुनें और ठीक . क्लिक करें ।

• फिर, एक और संदेश बॉक्स पॉप अप होगा। विषय टाइप करें और ठीक . क्लिक करें ।

• आपको संदेश बॉक्स . की एक श्रृंखला दिखाई देगी आपको ईमेल . भेजने के लिए आवश्यक जानकारी डालने के लिए कह रहा है . बस नीचे दी गई छवियों का अनुसरण करें।
• अपना ईमेल पता डालें ।

• ईमेल पता टाइप करें जहां आप अपना ईमेल . भेजेंगे ।

• CC सम्मिलित करें प्राप्तकर्ता का पता ।

• BCC लगाएं संदेश बॉक्स . में प्राप्तकर्ता अगर तुम चाहते हो। मैंने कोई नहीं चुना।

• अपना संदेश लिखें।

• अंतिम संदेश बॉक्स के बाद , आपको एक चेतावनी बॉक्स . दिखाई दे सकता है माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक . से . अनुमति दें क्लिक करें ।

यह कार्रवाई ईमेल . भेजेगी आपके द्वारा संबंधित संदेश बॉक्स . में डाले गए पतों पर .
यह मुख्य ईमेल है ।

और नीचे कार्बन कॉपी . है ईमेल . के ।

Thus you can automatically send an Email from Excel based on the date . 

Read More:Excel Macro to Send Email Automatically (3 Suitable Examples)

2. Sending Email Automatically from Excel Based on Following Dates

In this section, we will send Emails based on the following or future dates . Suppose you want to send someone an Email prior to 3 days or 7 days. Let’s go through the following discussion on this matter.

चरण:

• First, go to Section 1 to see how to open a VBA Module ।
• Then type the following code in the VBA Module ।

Public Sub SendEmail02()
Dim Date_Range As Range
Dim Mail_Recipient As Range
Dim Email_Text As Range
Dim Outlook_App_Create As Object
Dim Mail_Item As Object
Dim Last_Row As Long
Dim VB_CR_LF, Email_Body, Date_Range_Value, Send_Value, Subject As String
Dim i As Long
On Error Resume Next
Set Date_Range = Application.InputBox("Please choose the date range:", "Message Box", , , , , , 8)
If Date_Range Is Nothing Then Exit Sub
Set Mail_Recipient = Application.InputBox("Please select the Email addresses:", "Message Box", , , , , , 8)
If Mail_Recipient Is Nothing Then Exit Sub
Set Email_Text = Application.InputBox("Select the Email Text:", "Message Box", , , , , , 8)
If Email_Text Is Nothing Then Exit Sub
Last_Row = Date_Range.Rows.Count
Set Date_Range = Date_Range(1)
Set Mail_Recipient = Mail_Recipient(1)
Set Email_Text = Email_Text(1)
Set Outlook_App_Create = CreateObject("Outlook.Application")
For i = 1 To Last_Row
Date_Range_Value = ""
Date_Range_Value = Date_Range.Offset(i - 1).Value
If Date_Range_Value <> "" Then
If CDate(Date_Range_Value) - Date <= 7 And CDate(Date_Range_Value) - Date > 0 Then
Send_Value = Mail_Recipient.Offset(i - 1).Value
Subject = Email_Text.Offset(i - 1).Value & " on " & Date_Range_Value
VB_CR_LF = "<br><br>"
Email_Body = "<HTML><BODY>"
Email_Body = Email_Body & "Dear " & Send_Value & VB_CR_LF
Email_Body = Email_Body & "Text : " & Email_Text.Offset(i - 1).Value & VB_CR_LF
Email_Body = Email_Body & "</BODY></HTML>"
Set Mail_Item = Outlook_App_Create.CreateItem(0)
With Mail_Item
.Subject = Subject
.To = Send_Value
.HTMLBody = Email_Body
.Display
End With
Set Mail_Item = Nothing
End If
End If
Next
Set Outlook_App_Create = Nothing
End Sub

Code Explanation

• First, we declared some necessary variables:Date_Range , Mail_Recipient and Email_Text श्रेणी . के रूप में; Outlook_App_Create and Mail_Item as Object; Last_Row and i लंबे . के रूप में; VB_CR_LF (Visual Basic Carriage Return Line Feed ), Email_Body , Date_Range_Value , Send_Value , Subject as String ।
• Then we set Date_Range to an InputBox where it can select a range तारीखों . में से via a Message Box . An If Statement is used to terminate Sub Procedure if the Date_Range is Nothing ।
• We also set Mail_Recipient and Email_Text to InputBox
• After that, we create an Outlook Application Object which we define by Outlook_App_Create ।
• A date interval is introduced. In this code, the duration is 7 . Suppose you want someone to be reminded about an event or greetings 7 days after today which is 19th May . If the Emails you want to send are within the dates between 20th to 26th May , the recipient will receive the Email . Otherwise, it will not reach.
• Then we put some commands to format the Email_Body . And also define the necessary parts of the Email by the With Statement ।
• We used the .Display command here so that Outlook will open these Email drafts and we can check if any other messages need to be sent. You can use the .Send command if you don’t want to see the message drafts. But do not use these two commands simultaneously ।

• Now, go back to your sheet and run the Macro named SendEmail02 as it is the name of your current Macro ।

• After executing this operation, you will see a message box pop up telling you to select the date range . Select the range और ठीक . क्लिक करें ।

• Then, another message box will pop up and it will tell you to select the Email address range . Select the range और ठीक . क्लिक करें ।

• After that, select the range of text messages in the message box और ठीक . क्लिक करें ।

• You will see the Email drafts for 21st May to 24th May . Here, the ID [email protected] is an actual Email ID , so we sent the corresponding Email to this address to show you the example. You can put a CC recipient if you want.

• Let’s check my Emails . This can be sent to Spam box too. So check everywhere.

Thus you can automatically send email based on following dates

और पढ़ें: Send Reminder Email Automatically from an Excel Worksheet Using VBA

समान रीडिंग

• How to See Who Is in a Shared Excel File (With Quick Steps)
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3. Automatically Sending Email to a Single Address Based on a Date

We can also send an Email automatically single address based on a date . You can make a list of dates when you want to send the Emails to their corresponding recipients. Let’s go through the process below for a better understanding. In this section, we will only work with the dates ।

चरण:

• First, go to Section 1 to see how to open a VBA Module ।
• निम्न कोड को VBA मॉड्यूल में टाइप करें ।

Option Explicit
Sub SendEmail03()
Dim Date_Range As Range
Dim rng As Range
Set Date_Range = Range("B5:B10")
For Each rng In Date_Range
If rng.Value = Date Then
Dim Subject, Send_From, Send_To, _
Cc, Bcc, Body As String
Dim Email_Obj, Single_Mail As Variant
Subject = "Hello there!"
Send_From = "[email protected]"
Send_To = "[email protected]"
Cc = "[email protected]"
Bcc = ""
Body = "Hope you are enjoying the article"
On Error GoTo debugs
Set Email_Obj = CreateObject("Outlook.Application")
Set Single_Mail = Email_Obj.CreateItem(0)
With Single_Mail
.Subject = Subject
.To = Send_To
.Cc = Cc
.Bcc = Bcc
.Body = Body
.send
End With
End If
Next
Exit Sub
debugs:
If Err.Description <> "" Then MsgBox Err.Description
End Sub

Code Explanation

• First, we declared some necessary variables:rng and Date_Range श्रेणी . के रूप में ।
• Then we define the range for Date_Range ।
• After that, we use Value in a VBA IF Statement and also set Subject , Send_From , Send_To , Cc , Bcc and Body to String . Also, we set Email_Obj and Single_Mail as Variant ।
• Then we set the text value for Subject , Send_From , Send_To , Cc and Bcc ।
• Later, we create an Outlook Application Object which we define by Email_Obj . Also, we use Single_Mail to create an item for Email_Obj ।
• After that, we define Subject , Send_To , Cc , Bcc , Body as the necessary parts of an Email by a With Statement . We also put the .Send command in this statement.

• Now, go back to your sheet and run the Macro named SendEmail01 as it is the name of your current Macro ।

• After that, you may see a warning box from Microsoft Outlook . अनुमति दें क्लिक करें ।

This operation will send the Email to the addresses that you put in the corresponding message boxes ।

This is the main Email ।

And below here is the Carbon Copy of the Email ।

Thus you can automatically send an Email from Excel based on the date . 

और पढ़ें: How to Send Email Automatically When Condition Met in Excel

अभ्यास अनुभाग

In this section, I’m giving you the dataset that we used in this article so that you can practice on your own.

याद रखने वाली बातें

Always open and log into your Outlook  account to run the VBA  codes in this article.

निष्कर्ष

The bottom line is, that you will learn effective methods on how to automatically send Email from Excel based on date . If you have any better ideas or feedback, please share them in the comment box. This will help me enrich my upcoming articles.

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