ईमेल कैसे भेजें

क्या आप एक ईमेल भेजना चाहते हैं और नहीं जानते कि कहां से शुरू करें? या शायद आप जानते हैं कि ईमेल कैसे भेजते हैं लेकिन बेहतर ईमेल तैयार करने के लिए कुछ टिप्स चाहते हैं। हम यहां मदद के लिए हैं।

ईमेल कैसे भेजें एक साधारण काम लग सकता है, लेकिन शानदार ईमेल भेजना नहीं है। अगली बार जब आप ईमेल के माध्यम से संवाद करना चाहेंगे, तो आपको एहसास होगा कि इसमें प्राप्तकर्ता और साझा करने के लिए एक संदेश जानने से कहीं अधिक लगता है। यहां बताया गया है कि एक शानदार ईमेल कैसे भेजें।

ईमेल भेजने के लिए आपको क्या चाहिए?

इससे पहले कि हम आपको दिखाएं कि ईमेल कैसे भेजें, आपको विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने की आवश्यकता है। ईमेल भेजने के लिए, आपको उपलब्ध ईमेल प्रदाताओं में से एक के साथ एक खाते की आवश्यकता होगी (हम Gmail का उपयोग करेंगे), एक इंटरनेट कनेक्शन, एक कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस, और प्राप्तकर्ता का ईमेल पता।

Gmail के साथ ईमेल कैसे भेजें

मान लीजिए आपके पास अभी तक ईमेल खाता नहीं है; Gmail या Gmail के लोकप्रिय विकल्पों में से एक के साथ एक खाता सेट करें। एक बार हो जाने पर, हम अगले चरण, ईमेल संदेश बनाने पर आगे बढ़ सकते हैं।

Gmail के लिए, google.com/gmail पर जाएं और अपने क्रेडेंशियल्स दर्ज करके अपने ईमेल खाते में साइन इन करें।

2. एक खाली ईमेल बनाएं

इसके बाद, एक ईमेल लिखना शुरू करें जिसे बाद में भेजा जाएगा। एक खाली ईमेल बनाने के लिए compose बटन पर टैप करें। कंपोज बटन Gmail वेबसाइट पर बाएं हाथ की तरफ उपलब्ध है, और मोबाइल ऐप पर नीचे दाएं हाथ की तरफ लटका रहता है।

3. प्राप्तकर्ता का ईमेल पता दर्ज करें

प्राप्तकर्ता ईमेल पता उस व्यक्ति का पता है जिसे आप अपना ईमेल भेजना चाहते हैं। यदि एक से अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो आप CC या BCC का उपयोग कर सकते हैं।

CC के साथ, सभी प्राप्तकर्ता अन्य प्राप्तकर्ताओं की सूची देखेंगे। BCC सूची में एक प्राप्तकर्ता उसी ईमेल के अन्य प्राप्तकर्ताओं को नहीं देख सकता जब तक कि वे CC के तहत शामिल न हों।

Gmail पर वेब पर प्राप्तकर्ता जोड़ने के लिए, Recipients फ़ील्ड पर टैप करें, एक प्राप्तकर्ता ईमेल दर्ज करें और एक से अधिक प्राप्तकर्ता शामिल करने के लिए CC या BCC चुनें। यदि आप मोबाइल पर Gmail ऐप का उपयोग कर रहे हैं (Android या iOS), तो अपना पहला प्राप्तकर्ता To के तहत दर्ज करें और CC और BCC फ़ील्ड प्रकट करने के लिए नीचे की ओर इशारा करने वाले तीर पर टैप करें।

गलत पार्टी के साथ संदेश साझा करने से बचने के लिए पते पर ध्यान दें।

4. ईमेल का विषय लिखें

ईमेल का विषय यह सारांशित करना चाहिए कि ईमेल किस बारे में है। बेहतर परिणामों के लिए, सुनिश्चित करें कि विषय ईमेल की सामग्री को दर्शाता है। बहुत विशिष्ट और संक्षिप्त रहें।

इसके अलावा, विषय आकर्षक होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता के आपके ईमेल को खोलने की संभावना बेहतर हो। विषय पंक्तियों के लिए ईमेल संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करना सहायक हो सकता है लेकिन उनका उचित उपयोग करें।

5. अपना ईमेल संदेश तैयार करें

यह वह जगह है जहां आपको वह सब कुछ विस्तार से रखना होगा जो आप प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ताओं को बताना चाहते हैं। लेकिन अपना संदेश डालने से पहले, एक उचित अभिवादन से शुरू करें।

उदाहरण के लिए, पेशेवर ईमेल लिखते समय, आपको "प्रिय" या "हाय" से बचना चाहिए। साथ ही, अपना संदेश संक्षिप्त रखें, उचित शिष्टाचार का उपयोग करें, और अपने ईमेल को सही ढंग से फॉर्मेट करें (फॉर्मेटिंग पर अधिक जानकारी के लिए पढ़ते रहें)।

पेशेवर ईमेल लिखने के विभिन्न तरीकों को सीखना आवश्यक है, और किसी भी कठिनाई के मामले में आप बेहतर ईमेल लिखने में मदद के लिए विभिन्न इंटरनेट टूल्स पर भरोसा कर सकते हैं।

6. साइन-ऑफ के साथ समाप्त करें

ईमेल संदेश ईमेल के अंत को चिह्नित करने के लिए साइन-ऑफ का उपयोग करते हैं। जैसे, आपको हमेशा एक साइन-ऑफ शामिल करना चाहिए। ईमेल के प्रकार के आधार पर, आपको साइन-ऑफ लिखते समय कुछ मानदंडों पर विचार करना चाहिए।

ईमेल पर साइन-ऑफ करते समय इन सुझावों पर विचार करें:

अपना पूरा नाम उपयोग करें।
एक उपयुक्त समापन उपयोग करें। नौकरी से संबंधित ईमेल के लिए सर्वोत्तम पेशेवर ईमेल साइन-ऑफ पर विचार करें।
अपने पेशेवर शीर्षक और अन्य संपर्क जानकारी शामिल करें। ये अनिवार्य नहीं हैं, लेकिन इन्हें शामिल करने में कोई हर्ज नहीं है।
एक हस्ताक्षर भी एक प्लस हो सकता है।

7. फ़ाइलें अटैच करें—यदि आवश्यक हो

क्या आपको ईमेल के माध्यम से कुछ फ़ाइलें साझा करने की आवश्यकता है? अब ऐसा करने का सही समय है। फ़ाइलें जोड़ना नौकरी आवेदन प्रक्रियाओं के लिए आवश्यक हो सकता है जहां CV और रिज्यूमे अनिवार्य हैं।

लेकिन, फ़ाइल अटैच करने से पहले, अक्सर यह सिफारिश की जाती है कि आप ईमेल बॉडी में प्राप्तकर्ता को बता दें कि आपने संदेश के नीचे एक फ़ाइल अटैच की है।

Gmail में फ़ाइलें कैसे अटैच करें

मोबाइल के लिए Gmail ऐप पर, शीर्ष पर पेपरक्लिप आइकन पर टैप करें, Attach file या Insert from Drive चुनें, और फिर अटैच की जाने वाली फ़ाइल चुनें।

वेब पर संकेत मिलने पर, अपने कंप्यूटर पर संग्रहीत फ़ाइल अपलोड करने के लिए पेपरक्लिप आइकन पर क्लिक करें या अपने Google Drive खाते में संग्रहीत फ़ाइल अपलोड करने के लिए Google Drive पर क्लिक करें।

विभिन्न ईमेल प्रदाताओं की अटैचमेंट की अधिकतम फ़ाइल आकार पर सीमाएं हो सकती हैं। Gmail के लिए, 25MB अधिकतम है, लेकिन आप अपनी फ़ाइलों को पहले Google Drive पर अपलोड करके सीमा को बायपास कर सकते हैं।

यदि आप एक से अधिक फ़ाइल भेजना चाहते हैं, तो उसी प्रक्रिया को दोहराएं।

8. अपने ईमेल को फॉर्मेट और प्रूफरीड करें

भेजें बटन दबाने से पहले, अपने ईमेल को ठीक से फॉर्मेट करें यह सुनिश्चित करके कि सब कुछ समान फ़ॉन्ट आकार और प्रकार का है। जांचें कि अलाइनमेंट सही है और इंडेंटेशन सही है। और अंत में, सुनिश्चित करें कि संदेश इस तरह प्रस्तुत किया गया है जो पठनीयता में सुधार करता है।

Gmail आपको एक अंतर्निहित Formatting Options बटन का उपयोग करके अपने ईमेल को फॉर्मेट करने की अनुमति देता है। बस फॉर्मेटिंग बटन (अंडरलाइन किया हुआ A) चुनें ताकि Gmail में अपने ईमेल संदेश को फॉर्मेट करने के विभिन्न तरीके देख सकें। आप फ़ॉन्ट प्रकार, आकार बदल सकते हैं, अपने संदेश को बोल्ड कर सकते हैं, अंडरलाइन कर सकते हैं, टेक्स्ट रंग बदल सकते हैं, आदि।

अंत में, ऊपर से नीचे तक अपने ईमेल को देखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्राप्तकर्ता का पता सही है, और ईमेल व्याकरणिक और अर्थ संबंधी त्रुटियों से मुक्त है। भेजने से पहले ईमेल को प्रूफरीड करना अतिशयोक्ति नहीं हो सकती।

9. अपना ईमेल भेजें

यदि सब कुछ बढ़िया लगता है, तो आपका ईमेल भेजने का समय आ गया है। ईमेल भेजने के लिए Send बटन पर टैप करें। लेकिन यदि आप चाहते हैं कि ईमेल बाद में भेजा जाए, तो Gmail में ईमेल शेड्यूल करने का तरीका जानें।

ईमेल के माध्यम से संवाद करना समझें

ईमेल भेजना जानना एक महान कौशल है क्योंकि यह संचार का एक महत्वपूर्ण माध्यम है। जबकि इंस्टेंट मैसेजिंग प्लेटफॉर्म की ओर एक कदम रहा है, ईमेल अभी भी सम्मानित है, विशेष रूप से कार्यस्थलों में।

अगली बार जब आप ईमेल भेज रहे हों, तो इन सुझावों को ध्यान में रखें।