Outlook में मास्टर करें: व्यक्तिगत बल्क ईमेल आसानी से भेजें

चाहे सौभाग्य से या दुर्भाग्य से, हर किसी के जीवन में एक समय आता है जब वे किसी ऑफिस (या किसी अन्य संस्थागत) सेटिंग में इतने लंबे समय तक काम कर चुके होते हैं कि वे जल्द ही खुद को एक ऐसी जगह पाते हैं जहां उन्हें सभी कर्मचारियों या ग्राहकों को बल्क ईमेल भेजने पड़ते हैं। शायद वह समय आपके लिए भी आ गया है।

या शायद आप सिर्फ एक नियमित Outlook यूज़र हैं जिसे किसी कारण से एक बार के लिए कई लोगों तक पहुंचना है। आपका जो भी विशिष्ट मामला हो, इस लेख के अंत तक, आप एक ही बार में मास Outlook ईमेल भेजने में सक्षम होंगे।

Outlook में व्यक्तिगत बल्क ईमेल कैसे भेजें

शुरू करने से पहले, मैं सलाह देता हूं कि आप अपने ईमेल का ड्राफ्ट कॉपी अलग से टाइप करें—चाहे Notepad हो या Word डॉक्यूमेंट। या आप इसे ऑनलाइन डॉक्यूमेंट ऐप पर भी लिख सकते हैं। मैंने हमेशा साधारण लेखन सॉफ़्टवेयर के अव्यवस्था-मुक्त इंटरफेस को एक पैराग्राफ से अधिक कुछ भी लिखने के लिए अधिक उत्पादक पाया है, और यदि आपके ईमेल के साथ कुछ गलत होता है, तो आपके पास ड्राफ्ट ईमेल कॉपी भी होगी।

इस लेख में, हम Word के साथ ही रहेंगे।

तो, ऐप लॉन्च करें, अपना ईमेल टाइप करें, और मुख्य बॉडी लिखने के बाद, Mailings > Start Mail Merge > E-mail Messages पर जाएं।

अब, Select Recipients टैब पर क्लिक करके अपने ईमेल प्राप्तकर्ताओं का चयन करें, जो Start Mail Merge विकल्प के ठीक नीचे है।

यहां से, आपके पास चुनने के लिए तीन विकल्प हैं: Type a New List, Use an Existing List, या Choose from Outlook Contacts। इस बात पर निर्भर करता है कि आपके पास पहले से संपर्क सूची है या नहीं, इन तीन में से एक विकल्प चुनें।

अंत में, Finish & Merge ढूंढें और क्लिक करें। वहां से, Send Email Messages… पर क्लिक करें। जैसे ही आप ऐसा करेंगे, एक नया डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जो आपको भेजने वाले के पते, विषय पंक्ति, और मेल फॉर्मेट से सब कुछ चुनने देगा। अंत में, OK पर क्लिक करें, और आपका मास मेल भेज दिया जाएगा।

अपने ईमेल को व्यक्तिगत बनाना

आप निश्चित रूप से सभी को एक ही घिसा-पिटा ईमेल नहीं भेजना चाहते। और यहीं व्यक्तिगतकरण आपके बचाव में आएगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, Outlook आपको अपने ईमेल अभिवादन को प्राप्तकर्ता को सीधे संबोधित करने के लिए ट्वीक करने देता है। ऐसे करें:

Mailings > Greeting Line पर जाएं।

आप यहां से अपनी अभिवादन पंक्ति बदल सकेंगे; पूरा होने पर OK क्लिक करें। साथ ही, आपके पास Insert Merge Field फीचर है। इस विकल्प के माध्यम से, आप अपने ईमेल कॉपी में उपयोग किए गए नाम, शीर्षक, या ईमेल पतों के सभी उदाहरणों को ट्वीक कर सकते हैं। तो, इस तरह आप अपने Outlook ईमेल को अच्छे से व्यक्तिगत बना सकते हैं।

Outlook पर व्यक्तिगत बल्क ईमेल भेजना

अधिकांश यूज़र्स के लिए, बल्क ईमेल भेजना एक नियमित मामला नहीं है। यदि आप ऐसे यूज़र्स में से एक हैं, तो उपरोक्त विधि आपके लिए बिल्कुल सही काम करेगी। हालांकि, यदि यह एक नियमित मामला बनने जा रहा है, तो आपको Outlook पर मिलने वाली सुविधाओं से कहीं अधिक सुविधाओं की आवश्यकता होगी; उस स्थिति में, आप पाएंगे कि विशेष बल्क मेल सॉफ़्टवेयर में निवेश करना लंबे समय में कहीं अधिक फायदेमंद होगा।