कभी-कभी आपके पास संपर्क करने के लिए बहुत से लोग हो सकते हैं और पर्याप्त समय नहीं हो सकता है। यह इस प्रकार के दिन हैं जो स्वचालित तकनीक से सबसे अधिक लाभान्वित होते हैं। आप एक ईमेल लिख सकते हैं और एक सप्ताह बाद आउटलुक इसे भेज सकते हैं।
आउटलुक में ईमेल शेड्यूल करने के तरीके के बारे में यहां एक गाइड है। यह कुछ कदमों से अधिक नहीं लेता है। संदेश लिखें, तिथि चुनें, और बाकी काम सॉफ्टवेयर को करने दें। यदि आप ईमेल के निकलने से पहले कुछ बदलना चाहते हैं, तो आप इसे उतनी ही आसानी से कर सकते हैं। आइए थोड़ा और विस्तार से जानते हैं।
1. आउटलुक पर एक नया ईमेल बनाएं
आउटलुक लॉन्च करें और नया ईमेल . पर क्लिक करें बटन। अपना संदेश हमेशा की तरह लिखें, प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें , और कुछ भी जो आप चाहते हैं। ईमेल में क्या है, यह आउटलुक के विलंबित वितरण को प्रभावित नहीं करता है।
वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल को शेड्यूल करने के बाद उसकी रचना कर सकते हैं। आप इसे किस तरह से करते हैं, यह पूरी तरह आप पर निर्भर है, लेकिन व्यक्तिगत या व्यावसायिक उपयोग के लिए, अपनी चाल की साजिश रचने में कुछ प्रयास करें।
OneNote और Trello जैसे पंचवर्षीय लक्ष्य योजना और इसका समर्थन करने के लिए उपकरण तैयार करना, अंत में पुरस्कार के लायक है। और आपके ईमेल शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह हैं।
2. अपना ईमेल शेड्यूल और मैनेज करें
जब आप अगले चरण के लिए तैयार हों, तो विकल्प . पर जाएं टैब पर क्लिक करें और वितरण में देरी . पर क्लिक करें बटन। जैसा कि ऊपर बताया गया है, यह सक्रिय है और उपलब्ध है चाहे आपके ईमेल में कुछ भी हो या नहीं।
बटन बहुत सारे मज़ेदार विकल्पों के साथ एक विंडो खोलता है। यदि आप केवल इस बात की परवाह करते हैं कि आउटलुक में ईमेल कैसे शेड्यूल किया जाए, तो सीधे डिलीवरी विकल्प पर जाएं। अनुभाग।
पहले डिलीवर न करें . के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें आदेश दें और फिर दिनांक और समय निर्धारित करें। अंत में, बंद करें . क्लिक करें और आउटलुक आपकी सेटिंग्स को सहेज लेगा।
अन्य वितरण और प्रबंधन उपकरण
वितरण में देरी . पर अतिरिक्त विकल्प विंडो आपके स्वचालित ईमेल को और भी अधिक कुशल बना सकती है।
आप एक समाप्ति तिथि निर्धारित कर सकते हैं, इसलिए सिस्टम जानता है कि किसी परियोजना की समय सीमा बीत जाने के बाद ईमेल से परेशान नहीं होना चाहिए, उदाहरण के लिए।
यदि आप एक टीम के भीतर काम करते हैं और सभी के ईमेल आउटलुक पर हैं, तो आप अपने ईमेल के जवाब किसी विशिष्ट व्यक्ति के पास जा सकते हैं।
अन्य प्रबंधन सेटिंग्स में डिलीवरी के लिए पूछने और रसीदों को पढ़ने में सक्षम होना शामिल है। आप किसी ईमेल को संवेदनशील के रूप में चिह्नित भी कर सकते हैं और बातचीत को सुरक्षित रखने के लिए उसे एन्क्रिप्ट भी कर सकते हैं।
ईमेल को शेड्यूल करने की आउटलुक की क्षमता इसकी कई छिपी और आसान सुविधाओं में से एक है। वे Microsoft के सॉफ़्टवेयर का अधिकतम लाभ उठाने और उत्पादकता बढ़ाने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
3. अपना ईमेल भेजें
सब कुछ ठीक होने पर, भेजें . क्लिक करें और आउटलुक ईमेल को शेड्यूल करता है। सटीक होने के लिए, यह आपके खाते के आउटबॉक्स . में जाता है फ़ोल्डर, जिसे आप साइडबार से एक्सेस कर सकते हैं।
फ़ोल्डर में आपके सभी समयबद्ध इंटरैक्शन होते हैं, जो दिनांक, महत्व, विषय, और बहुत कुछ द्वारा व्यवस्थित होते हैं। लेकिन आप अपठित, फ़्लैग किए गए और उल्लेखित ईमेल के लिए भी उनके माध्यम से फ़िल्टर कर सकते हैं।
परिवर्तन करने के लिए, बस फिर से ईमेल में जाएं और जो आप चाहते हैं उसे समायोजित करें। भेजे जाने के बाद, आप भेजे गए आइटम . में इंटरैक्शन पाएंगे फ़ोल्डर।
आउटलुक में ईमेल शेड्यूल करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
कुछ कारक हैं जो सिस्टम के प्रदर्शन को प्रभावित कर सकते हैं। सबसे पहले, आप इंटरनेट के बिना आउटलुक पर एक स्वचालित ईमेल नहीं भेज सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपका कनेक्शन अच्छा है और जरूरत पड़ने पर काम कर रहा है।
दूसरे, अप-टू-डेट सॉफ़्टवेयर सबसे अच्छा है। उदाहरण के लिए, नई सुविधाओं के लापता होने के अलावा, आउटलुक का एक पुराना संस्करण इंटरनेट से कनेक्ट होने या डेटा सिंक करते समय समस्याएं ला सकता है। इस तरह के व्यवधान आपके काम को कठिन बना देते हैं।
सामान्य तकनीकी मुद्दों से भी अवगत रहें। जब तक आप मैन्युअल रूप से भेजें/प्राप्त करें . का चयन नहीं करते हैं, तब तक ईमेल अटक जाने के बारे में अक्सर सामने आता है ।
यह आमतौर पर तब होता है जब कनेक्ट होने पर तुरंत भेजें आउटलुक की उन्नत सेटिंग्स में विकल्प नहीं चुना गया है। Microsoft आगे कारण और समाधान बताता है।
अंत में, अपने शेड्यूलिंग से सावधान रहें। एक के लिए, जांचें कि आपके कंप्यूटर का दिनांक और समय सही है। साथ ही, समय के अंतर, छुट्टियों, और विलंबित ईमेल को वाक्यांशबद्ध करने के तरीके जैसे कारकों पर विचार करें, खासकर यदि आप इसे अगले महीने के लिए शेड्यूल करते हैं।
अपने ईमेल सिस्टम को ठीक करें
अपने आप को एक व्यावहारिक और आरामदायक वर्कफ़्लो बनाना महत्वपूर्ण है। स्वचालन आपके कंधे से बहुत अधिक भार लेता है। साथ ही, यह आपकी दृष्टि और व्यवसाय योजना को वर्तमान से आगे बढ़ाने में मदद करता है और आप कितना कुछ कर सकते हैं।
आउटलुक में ईमेल कैसे शेड्यूल करें यह कम से कम आधुनिक समाधान सिखा सकता है। ईमेल लिखने से लेकर सही लोगों को कार्य आवंटित करने तक, स्मार्ट सॉफ़्टवेयर के साथ कीमती सेकंड बचाएं जो किसी भी चीज़ में मदद करता है। अपने विकल्पों को एक्सप्लोर करने से न डरें.