Outlook में ईमेल कैसे शेड्यूल करें: पूरी गाइड

कभी-कभी आपके पास संपर्क करने के लिए बहुत से लोग हो सकते हैं और पर्याप्त समय नहीं। ये वही दिन हैं जो स्वचालित तकनीक से सबसे अधिक लाभान्वित होते हैं। आप एक ईमेल लिख सकते हैं और Outlook को इसे एक सप्ताह बाद भेजने के लिए कह सकते हैं।

यहां Outlook में ईमेल शेड्यूल करने पर एक गाइड है। इसमें कुछ चरणों से अधिक समय नहीं लगता। संदेश लिखें, तारीख चुनें, और सॉफ्टवेयर को बाकी काम करने दें। यदि आप ईमेल भेजने से पहले कुछ बदलना चाहते हैं, तो आप इसे उतनी ही आसानी से कर सकते हैं। आइए थोड़ा और विस्तार से जानें।

1. Outlook पर एक नया ईमेल बनाएं

Outlook लॉन्च करें और New Email बटन पर क्लिक करें। अपना संदेश सामान्य रूप से लिखें, प्राप्तकर्ता जोड़ें, और कुछ और जो आप चाहते हैं। ईमेल पर क्या है इससे Outlook की विलंबित डिलीवरी प्रभावित नहीं होती।

वैकल्पिक रूप से, आप इसे शेड्यूल करने के बाद ईमेल लिख सकते हैं। आप इसे जिस तरह से करते हैं, यह पूरी तरह से आप पर निर्भर है, लेकिन अपनी चालों की योजना बनाने में कुछ प्रयास करें, चाहे व्यक्तिगत या व्यावसायिक उपयोग के लिए।

पांच साल की लक्ष्य योजना और इसे समर्थन करने के उपकरण, जैसे OneNote और Trello, तक जाना अंत में पुरस्कृत होता है। और आपके ईमेल शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह हैं।

2. अपने ईमेल को शेड्यूल और प्रबंधित करें

जब आप अगले चरण के लिए तैयार हों, तो Options टैब पर जाएं और Delay Delivery बटन पर क्लिक करें। जैसा कि ऊपर सुझाया गया है, यह सक्रिय और उपलब्ध है चाहे आपके ईमेल में कुछ भी हो या नहीं।

बटन बहुत सारे मजेदार विकल्पों वाली एक विंडो खोलता है। यदि आप केवल Outlook में ईमेल शेड्यूल करने की परवाह करते हैं, तो सीधे Delivery Options अनुभाग पर जाएं।

Do not deliver before कमांड के बगल में बॉक्स को टिक करें और फिर तारीख और समय सेट करें। अंत में, Close पर क्लिक करें और Outlook आपकी सेटिंग्स सेव करेगा।

अन्य डिलीवरी और प्रबंधन उपकरण

Delay Delivery विंडो पर अतिरिक्त विकल्प आपके स्वचालित ईमेल को और भी कुशल बना सकते हैं।

आप एक समाप्ति तिथि निर्धारित कर सकते हैं, ताकि सिस्टम को पता चले कि किसी प्रोजेक्ट की समय सीमा बीत जाने के बाद ईमेल से परेशान न हो, उदाहरण के लिए।

यदि आप एक टीम के भीतर काम करते हैं और हर किसी के ईमेल Outlook पर हैं, तो आप अपने ईमेल के उत्तरों को किसी विशिष्ट व्यक्ति के पास जाने के लिए सेट कर सकते हैं।

अन्य प्रबंधन सेटिंग्स में डिलीवरी और रीड रसीद मांगने में सक्षम होना शामिल है। आप ईमेल को संवेदनशील के रूप में चिह्नित कर सकते हैं और बातचीत को सुरक्षित रखने के लिए इसे एन्क्रिप्ट कर सकते हैं।

Outlook की ईमेल शेड्यूल करने की क्षमता इसकी कई छिपी हुई और उपयोगी विशेषताओं में से एक है जिन्हें खोजा जा सकता है। वे आपको Microsoft के सॉफ्टवेयर का अधिकतम लाभ उठाने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद कर सकते हैं।

3. अपना ईमेल भेजें

सब कुछ सेट होने के साथ, Send पर क्लिक करें और Outlook ईमेल को शेड्यूल करता है। सटीक होने के लिए, यह आपके खाते के Outbox फ़ोल्डर में जाता है, जिसे आप साइडबार से एक्सेस कर सकते हैं।

फ़ोल्डर आपके सभी समयबद्ध इंटरैक्शन को रखता है, जो तारीख, महत्व, विषय, और अधिक द्वारा व्यवस्थित होते हैं। लेकिन आप उन्हें अनरीड, फ्लैग्ड, और मेंशन किए गए ईमेल के लिए फ़िल्टर भी कर सकते हैं।

परिवर्तन करने के लिए, बस फिर से ईमेल में जाएं और जो चाहें समायोजित करें। एक बार भेज दिए जाने पर, आपको इंटरैक्शन Sent Items फ़ोल्डर में मिलेंगे।

Outlook में ईमेल शेड्यूल करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

कुछ कारक हैं जो प्रभावित कर सकते हैं कि सिस्टम कैसे प्रदर्शन करता है। सबसे पहले, आप इंटरनेट के बिना Outlook पर स्वचालित ईमेल नहीं भेज सकते, इसलिए सुनिश्चित करें कि जब आपको इसकी आवश्यकता हो तो आपका कनेक्शन अच्छा और काम कर रहा हो।

दूसरे, अप-टू-डेट सॉफ्टवेयर सबसे अच्छा है। नई सुविधाओं से चूकने के अलावा, Outlook का पुराना संस्करण इंटरनेट से कनेक्ट होने या डेटा सिंक करने पर समस्याएं ला सकता है, उदाहरण के लिए। ऐसी बाधाएं आपका काम कठिन बना देती हैं।

सामान्य तकनीकी मुद्दों से भी अवगत रहें। एक जो अक्सर सामने आता है वह है ईमेल के अटक जाने के बारे में जब तक आप मैन्युअल रूप से Send/Receive चुनते हैं।

यह आमतौर पर तब होता है जब Outlook की उन्नत सेटिंग्स में Send immediately when connected विकल्प टिक नहीं होता। Microsoft कारण और समाधान को आगे बताता है।

अंत में, अपने शेड्यूलिंग के साथ सावधान रहें। एक, जांचें कि आपके कंप्यूटर की तारीख और समय सही हैं। साथ ही, समय अंतर, छुट्टियों, और विलंबित ईमेल को कैसे वाक्यांशित करें, जैसे कारकों पर विचार करें, खासकर यदि आप इसे अगले महीने के लिए शेड्यूल करते हैं।

अपने ईमेल सिस्टम को फाइन-ट्यून करें

अपने लिए एक व्यावहारिक और आरामदायक वर्कफ्लो बनाना महत्वपूर्ण है। स्वचालन आपके कंधे से बहुत भार हटा लेता है। साथ ही, यह आपकी दृष्टि और व्यावसायिक योजना को वर्तमान और आप कितना कर सकते हैं से आगे विस्तारित करने में मदद करता है।

Outlook में ईमेल कैसे शेड्यूल करें यह सबसे आधुनिक समाधान सिखा सकता है। स्मार्ट सॉफ्टवेयर के साथ कीमती सेकंड बचाएं जो किसी भी चीज़ में मदद करता है, ईमेल जल्दी लिखने से लेकर सही लोगों को कार्य आवंटित करने तक। अपने विकल्पों का पता लगाने से डरें नहीं।