Outlook में भेजे गए ईमेल को कैसे रिकॉल करें

हम सभी वहां रहे हैं: एक ईमेल पर सेंड दबाना जिस पर, कुछ क्षण बाद, हमें पछतावा होता है। चाहे वह गलत व्यक्ति को चला गया हो, गुस्से के क्षण में भेजा गया हो, या बस एक शर्मनाक टाइपो हो, क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि आप एक ईमेल को रिकॉल कर सकें? खैर, सही परिस्थितियों में, आप कर सकते हैं।

डेस्कटॉप के लिए Outlook में, यदि आप तेजी से कार्य करते हैं तो आप एक ईमेल को अनसेंड कर सकते हैं। हम आपको दिखाएंगे कि Outlook में ईमेल को कैसे रिकॉल करें, उन आवश्यकताओं को समझाएं जो पूरी होनी चाहिए, और कुछ वैकल्पिक दृष्टिकोण पेश करेंगे।

Outlook में संदेश कैसे रिकॉल करें

Outlook संदेश पर रिकॉल का अनुरोध करना सरल है। वह अनुरोध सफलतापूर्वक पूरा होगा या नहीं, यह एक अलग मामला है, जिसे हम अगले भाग में कवर करेंगे।

Outlook ईमेल को रिकॉल करने के लिए:

1. Outlook में, बाएं फलक से Sent Items फ़ोल्डर पर जाएं।
2. वह संदेश ढूंढें जिसे आप रिकॉल करना चाहते हैं और इसे एक नई विंडो में खोलने के लिए डबल क्लिक करें।
3. शीर्ष मेनू से, File पर क्लिक करें।
4. Resend or Recall > Recall This Message पर क्लिक करें।
5. प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से ईमेल को पूरी तरह से हटाने के लिए Delete unread copies of this message पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, यदि आप मूल के स्थान पर एक अलग ईमेल भेजना चाहते हैं तो Delete unread copies and replace with a new message चुनें।
6. वैकल्पिक रूप से, Tell me if recall succeeds or fails for each recipient चेक करें। यह आपको हर रिकॉल प्रयास का परिणाम ईमेल करेगा। एक बार जब आप इन्हें प्राप्त कर लेते हैं, तो आप रिबन में एक Tracking आइकन देखेंगे, जिस पर आप परिणामों के सारांश के लिए क्लिक कर सकते हैं।
7. पूरा होने पर, संदेश को रिकॉल करने के लिए OK पर क्लिक करें। यह तब प्राप्तकर्ता के पते पर एक अनुरोध भेजेगा, जिसमें ईमेल क्लाइंट से मूल ईमेल को हटाने के लिए कहा जाएगा।

Outlook में ईमेल रिकॉल करने की आवश्यकताएं क्या हैं?

आप केवल एक ईमेल को रिकॉल कर सकते हैं यदि आप और प्राप्तकर्ता दोनों एक ही सर्वर या संगठन पर Microsoft Exchange या Microsoft 365 खाते का उपयोग करते हैं।

यह जांचने के लिए कि आपके पास किस प्रकार का ईमेल खाता है:

1. Outlook में, शीर्ष मेनू पर File पर क्लिक करें।
2. Account Settings > Account Settings पर क्लिक करें।
3. Email टैब पर, Type कॉलम दिखाता है कि आप किस प्रकार के खाते का उपयोग कर रहे हैं।

उस सीमाओं को ध्यान में रखते हुए, रिकॉल आपके संगठन के बाहर भेजे गए ईमेल पर काम नहीं करेगा, उदाहरण के लिए, Gmail या Yahoo खाते पर। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक बार ईमेल आपके आंतरिक सर्वर को छोड़ देता है, तो आपका उस पर कोई नियंत्रण नहीं होता है। ऐसा कोई सार्वभौमिक नियम नहीं है कि एक ईमेल सर्वर को रिकॉल अनुरोध का पालन करना चाहिए; वास्तव में, इसे प्रोसेस भी नहीं किया जाएगा।

यहां तक कि यदि आप और आपका प्राप्तकर्ता एक ही Exchange सर्वर पर हैं, तो फिर भी इसका मतलब गारंटीकृत रिकॉल सफलता नहीं है।

सबसे महत्वपूर्ण बात, प्राप्तकर्ता को मूल संदेश खोलने से पहले रिकॉल अनुरोध खोलना होगा। यदि वे मूल संदेश को पहले पढ़ते हैं, चाहे वह आपके रिकॉल अनुरोध से पहले हो या बाद में, मूल संदेश उनके इनबॉक्स में रहेगा। जबकि उन्हें अभी भी रिकॉल अनुरोध प्राप्त होगा, जो उन्हें सूचित करेगा कि आप मूल संदेश को हटाना चाहते हैं, यह उनका विशेषाधिकार है कि वे इसका पालन करें या नहीं।

हालांकि, यदि प्राप्तकर्ता के पास उनकी Outlook सेटिंग्स में Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls सक्षम है, तो रिकॉल पृष्ठभूमि में स्वचालित रूप से होगा और आपका मूल ईमेल हटा दिया जाएगा। यह सेटिंग File > Options > Mail > Tracking के माध्यम से पाई जा सकती है। फिर भी, यह केवल तभी लागू होता है जब प्राप्तकर्ता ने आपका मूल ईमेल नहीं खोला हो। यदि उन्होंने खोल लिया है, तो यह इस सेटिंग की परवाह किए बिना उनके इनबॉक्स में रहेगा।

साथ ही, यदि प्राप्तकर्ता के पास एक नियम है जो आपके मूल ईमेल को इनबॉक्स से दूसरे फ़ोल्डर में ले जाता है, तो रिकॉल अनुरोध विफल हो जाएगा। इसके अलावा, यदि ईमेल एक सार्वजनिक इनबॉक्स में भेजा जाता है और रिकॉल अनुरोध इच्छित व्यक्तिगत प्राप्तकर्ता के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा पढ़ा जाता है, तो रिकॉल काम नहीं करेगा।

अंत में, रिकॉल अनुरोधों को प्रोसेस नहीं किया जा सकता यदि प्राप्तकर्ता Outlook डेस्कटॉप प्रोग्राम के बाहर अपने ईमेल देख रहा है, जैसे Outlook वेब ऐप या उनके मोबाइल डिवाइस के माध्यम से।

सारांश में, एक सफल ईमेल रिकॉल के लिए, इन सभी शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:

• आप और प्राप्तकर्ता दोनों एक ही Exchange सर्वर पर होने चाहिए।
• प्राप्तकर्ता को मूल ईमेल पढ़ने से पहले रिकॉल अनुरोध खोलना होगा।
• प्राप्तकर्ता को डेस्कटॉप पर Outlook के माध्यम से रिकॉल अनुरोध खोलना होगा।
• प्राप्तकर्ता के पास कोई नियम नहीं होना चाहिए जो आपके मूल ईमेल को संशोधित या स्थानांतरित करता हो।

जैसा कि आप देख सकते हैं, आपके ईमेल रिकॉल के सफल होने के लिए बहुत विशिष्ट आवश्यकताओं का सेट पूरा किया जाना चाहिए। सर्वोत्तम सफलता के अवसर के लिए, रिकॉल का अनुरोध जल्दी करें, लेकिन प्रक्रिया फुलप्रूफ नहीं है। इसे अंतिम उपाय के रूप में उपयोग करें।

ईमेल को रिकॉल करने के बजाय भेजने में देरी कैसे करें

यदि आप अक्सर खुद को ईमेल रिकॉल करने की आवश्यकता महसूस करते हैं, तो वैकल्पिक दृष्टिकोण अपनाना सबसे अच्छा हो सकता है।

ऐसा करने का एक तरीका Outlook में एक नियम सेट करना है जो आपके संदेशों को भेजने में देरी करता है। इसके साथ आप तकनीकी रूप से ईमेल को रिकॉल नहीं कर रहे हैं, लेकिन यह आपको आउटगोइंग ईमेल को रद्द करने के लिए एक छोटी विंडो देता है।

ऐसा नियम बनाने के लिए:

1. File टैब पर नेविगेट करें।
2. Manage Rules & Alerts चुनें।
3. Email Rules टैब में, New Rule पर क्लिक करें।
4. Apply rule on messages I send चुनें।
5. कोई भी शर्त चुनें जो आपको पसंद हो। उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट व्यक्ति को भेजते समय नियम को अनदेखा करना।
6. Next पर क्लिक करें।
7. कोई भी क्रिया चुनें जो आपको पसंद हो। आपको defer delivery by a number of minutes चेक करना होगा।
8. निचले फलक में, a number of पर क्लिक करके सेट करें कि आप कितने मिनट भेजने को स्थगित करना चाहते हैं, 1 से 120 तक।
9. किसी भी अपवाद को सेट करने और अपने नियम को नाम देने के लिए विज़ार्ड के माध्यम से Next पर क्लिक करें।
10. जब पूरा हो जाए, तो Finish पर क्लिक करें।

Gmail में ईमेल भेजने में देरी कैसे करें

क्या आप Gmail का उपयोग करते हैं और एक समान सुविधा चाहते हैं? आप भाग्यशाली हैं। यहां Gmail में भेजने में देरी कैसे करें:

1. अपने इनबॉक्स पर नेविगेट करें और ऊपरी दाएं कोने में कॉग आइकन पर क्लिक करें।
2. See all settings पर क्लिक करें।
3. General टैब पर, Undo Send अनुभाग पर नेविगेट करें।
4. ड्रॉपडाउन का उपयोग करके एक समय अंतराल सेट करें (30 सेकंड तक) कि आप ईमेल भेजने में कितनी देर करना चाहते हैं। यह आपको वापस लेने के लिए एक विंडो देता है।
5. फिर, जब आप एक संदेश भेजते हैं, तो नीचे-बाएं में Undo पर क्लिक करें।

Outlook में ईमेल रिकॉल पर भरोसा न करें

जैसा कि आपने देखा, Outlook में ईमेल को वापस लेना एक सरल प्रक्रिया है। हालांकि, रिकॉल सफल होगा या नहीं, यह पूरी तरह से एक अलग मामला है क्योंकि यह बहुत सारे कारकों पर निर्भर करता है। एक ऐसी दुनिया में जहां लोग कहीं भी, कभी भी अपने ईमेल एक्सेस कर सकते हैं, आपको रिकॉल पर भरोसा नहीं करना चाहिए।

इसके बजाय, यदि आप अक्सर गलती से कुछ भेजते हैं, तो अपने ईमेल को भेजने में देरी करने के लिए एक वैकल्पिक विधि का उपयोग करने पर विचार करें। इसका मतलब है कि यह तुरंत नहीं भेजा जाएगा और यह भी सुनिश्चित करता है कि आप गलती से लाल चेहरे वाले नहीं रहेंगे!