Outlook में ईमेल वापस लाएं और बदलें
हमारे पिछले ट्यूटोरियल में, हमने Outlook में ईमेल भेजने में देरी करने के तरीके, Outlook में डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें को कवर किया था, लेकिन हम एक महत्वपूर्ण विकास से चूक गए – Outlook में रिकॉल सुविधा। यह सुविधा उस ईमेल संदेश को वापस बुलाती है और बदल देती है जिसे आपने गलती से या अनजाने में भेजा था। हालांकि, यह सुविधा केवल Windows क्लाइंट के लिए उपलब्ध है। यह Microsoft Outlook और Outlook 365 पर उपलब्ध है। Mac जैसे अन्य प्लेटफ़ॉर्म के लिए Outlook इस सुविधा का समर्थन नहीं करता है।
एक संगठन में काम करने वाले व्यक्ति, जिनके पास Office 365 या Microsoft Exchange ईमेल अकाउंट है, Outlook को संदेश वापस बुलाने और बदलने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इसका कारण कई हो सकते हैं और एक शर्मनाक टाइपो से लेकर क्रोध तक हो सकते हैं, जिस पर बाद में पछतावा होता है। चाहे जो भी मामला हो, आप Outlook 2019/2016/2013/2010 में 'भेजें' विकल्प को पूर्ववत कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि ईमेल कैसे वापस बुलाएं।
Outlook में ईमेल वापस लाएं और बदलें
कई बार, जब हम किसी को भेजे जाने के बाद एक संदेश की समीक्षा करते हैं, तो हमें एहसास होता है कि इसमें कुछ गलती है। या तो अटैचमेंट लोड नहीं हुआ था, या कुछ महत्वपूर्ण विवरण गायब था। यह हमें सोचने पर मजबूर करता है, भेजे गए संदेशों को वापस बुलाने का कोई तरीका होना चाहिए। सौभाग्य से, Microsoft का लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट - Outlook एक संदेश को वापस बुलाने और बदलने का विकल्प प्रदान करता है। Outlook में ईमेल को वापस बुलाने और बदलने के लिए, आपको निम्न कार्य करने होंगे:
- Outlook खोलें और भेजे गए आइटम पर जाएं
- एक्शन टैब पर स्विच करें
- इस संदेश को वापस बुलाएं विकल्प तक पहुंचें।
कृपया ध्यान दें कि यह सुविधा वेब के लिए Outlook में मौजूद नहीं है। साथ ही, यदि आप 'भेजें' बटन पर क्लिक करने के बाद 'यह संदेश वापस बुलाएं' कमांड नहीं देखते हैं, तो शायद आपके पास Exchange अकाउंट नहीं है।
1] संदेश वापस बुलाएं और बदलें
अपना Microsoft Outlook अकाउंट खोलें और बाएं साइडबार मेनू से, 'भेजे गए आइटम' फ़ोल्डर चुनें।
फिर, मूव सेक्शन पर जाएं। इसके तहत, 'एक्शन' मेनू ढूंढें।
'एक्शन' मेनू के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर दबाएं और प्रदर्शित सूची से निम्न विकल्पों में से किसी एक को चुनें,
- यह संदेश वापस बुलाएं
- यह संदेश पुनः भेजें
तुरंत, आपकी कंप्यूटर स्क्रीन पर एक विंडो पॉप अप होगी, जो आपको निम्नलिखित कार्यों में से एक करने के लिए प्रेरित करेगी,
- इस संदेश की अपठित प्रतियां हटाएं
- अपठित प्रतियां हटाएं और नए संदेश से बदलें
यदि आप एक प्रतिस्थापन संदेश भेजना चाहते हैं, तो संदेश लिखें, और फिर 'भेजें' पर क्लिक करें या वांछित विकल्प चुनें और 'OK' बटन दबाएं।
अब, संदेश रिकॉल की सफलता या विफलता प्राप्तकर्ता के Outlook अकाउंट में कॉन्फ़िगर की गई सेटिंग्स पर निर्भर करती है। नीचे संभावित परिदृश्य हैं।
2] प्रेषक और प्राप्तकर्ता के लिए रिकॉल संदेश के विभिन्न परिदृश्य
| प्रेषक द्वारा की गई कार्रवाई | प्राप्तकर्ता द्वारा कॉन्फ़िगर की गई सेटिंग्स या विकल्प | परिणाम/परिणाम |
|---|---|---|
| एक संदेश भेजा गया लेकिन बाद में वापस बुलाया गया और नए संदेश से बदल दिया गया। | 'स्वचालित रूप से अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों और मतदानों के जवाबों को संसाधित करें' चेकबॉक्स 'ट्रैकिंग' के तहत चुना गया है। | दोनों, मूल संदेश और रिकॉल संदेश वितरित किए जाते हैं। यदि मूल संदेश पढ़ा नहीं गया था, तो यह हटा दिया जाता है। प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि आप, प्रेषक, ने संदेश को उसके या उसके मेलबॉक्स से हटा दिया। |
| प्रेषक प्राप्तकर्ता को एक संदेश भेजता है लेकिन बाद में इसे वापस बुलाता है और नए से बदल देता है। | 'स्वचालित रूप से अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों और मतदानों के जवाबों को संसाधित करें' चेकबॉक्स 'ट्रैकिंग' के तहत नहीं चुना गया है। | दोनों, मूल संदेश और रिकॉल संदेश प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त किए जाते हैं और 2 परिणाम हो सकते हैं - यदि प्राप्तकर्ता पहले रिकॉल संदेश खोलता है, तो मूल संदेश हटा दिया जाता है। ऐसे मामले में, प्राप्तकर्ता को प्रेषक की कार्रवाई के बारे में सूचित किया जाता है (संदेश प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स से हटा दिया गया)। यदि प्राप्तकर्ता पहले मूल संदेश खोलता है, तो रिकॉल कार्रवाई विफल हो जाती है, और दोनों मूल और रिकॉल संदेश उपलब्ध होते हैं। |
| प्रेषक प्राप्तकर्ता को एक संदेश भेजता है और रिकॉल कार्रवाई करता है। बाद में, मूल संदेश को नए से बदल देता है। | प्राप्तकर्ता मूल संदेश (प्रेषक से) को इनबॉक्स से दूसरे फ़ोल्डर में ले जाता है। लेकिन रिकॉल संदेश को इनबॉक्स में रहने देता है। | यदि रिकॉल संदेश और मूल संदेश अलग-अलग फ़ोल्डर में मौजूद हैं, तो प्राप्तकर्ता को एक संदेश मिलता है जो दर्शाता है कि रिकॉल प्रयास विफल हो गया है। हालांकि, दोनों, मूल संदेश और नया संदेश प्राप्तकर्ता के देखने के लिए उपलब्ध होंगे। |
| प्रेषक प्राप्तकर्ता को एक संदेश भेजता है लेकिन मूल संदेश को वापस बुलाकर नए से बदल देता है। | दोनों, मूल संदेश और रिकॉल संदेश एक ही फ़ोल्डर में ले जाए जाते हैं। | यदि प्राप्तकर्ता पहले रिकॉल संदेश खोलता है, तो मूल संदेश हटा दिया जाता है, और प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि संदेश के प्रेषक ने संदेश को प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स से हटा दिया है। यदि प्राप्तकर्ता पहले मूल संदेश खोलता है, तो रिकॉल विफल हो जाता है, और दोनों पुराने और नए संदेश देखने के लिए उपलब्ध होते हैं। |
| प्रेषक एक सार्वजनिक फ़ोल्डर में संदेश भेजता है। बाद में, मूल संदेश को वापस बुलाकर नए से बदल देता है। | प्राप्तकर्ता द्वारा कोई कार्रवाई नहीं की गई या कॉन्फ़िगर नहीं की गई। | रिकॉल संदेश फ़ंक्शन सफल होता है, यदि प्राप्तकर्ता के पास सार्वजनिक फ़ोल्डर में सभी आइटम के लिए पढ़ने की पहुंच है और पहले रिकॉल संदेश पढ़ता है। ऐसे मामले में, केवल नया संदेश रहता है और प्रेषक को एक सूचना मिलती है कि रिकॉल प्रयास सफल रहा। यदि प्राप्तकर्ता ने पहले ही मूल संदेश को पढ़ा के रूप में चिह्नित कर दिया है, तो उसे सूचित किया जाता है कि रिकॉल विफल हो गया, और केवल रिकॉल संदेश हटा दिया जाता है। |
यह भी यहां उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि प्रेषक Azure Information Protection द्वारा संरक्षित संदेश को वापस बुलाने का चयन नहीं कर सकता। यह भी ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि संदेश रिकॉल की सफलता या विफलता प्राप्तकर्ताओं की Outlook में सेटिंग्स पर निर्भर करती है। इस अवधारणा को बेहतर ढंग से समझने के लिए निम्नलिखित परिदृश्य पर विचार करें।
मान लीजिए कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को संदेश भेजना चाहते हैं जिसे आप जानते हैं लेकिन पाते हैं कि संदेश अधूरा है या कुछ महत्वपूर्ण गायब है। आप क्या करते हैं? सरल, मूल संदेश को वापस बुलाएं और नए से बदलें।
ऐसे परिदृश्य में, दोनों मूल संदेश और रिकॉल संदेश प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में धकेल दिए जाते हैं और यदि 'स्वचालित रूप से अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों और मतदानों के जवाबों को संसाधित करें' चेकबॉक्स 'ट्रैकिंग' विकल्प के तहत प्राप्तकर्ता द्वारा चुना गया है तो, मूल संदेश हटा दिया जाता है और प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि प्रेषक ने संदेश को उसके या उसके मेलबॉक्स से हटा दिया है।
इसी तरह, यदि उसी चेकबॉक्स में इसके विरुद्ध कोई चेकमार्क नहीं है, तो प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर निम्नलिखित चीजों में से एक हो सकती है,
- मूल संदेश हटा दिया जाता है, और प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि आप, प्रेषक, ने उनके मेलबॉक्स से संदेश हटा दिया है (यदि प्राप्तकर्ता पहले रिकॉल संदेश खोलता है)
- यदि प्राप्तकर्ता पहले मूल संदेश खोलता है, तो रिकॉल विफल हो जाता है, और दोनों मूल और रिकॉल संदेश प्राप्तकर्ता के देखने के लिए उपलब्ध होते हैं।
संदेश रिकॉल भेजें पर क्लिक करने के बाद उपलब्ध है और केवल तभी उपलब्ध है जब प्राप्तकर्ता के पास उसी संगठन के भीतर Exchange अकाउंट हो।
अगला पढ़ें: Microsoft Outlook में ईमेल स्वचालित रूप से कैसे अग्रेषित करें।
