आउटलुक को अपने प्राथमिक ईमेल क्लाइंट के रूप में उपयोग करने के कई फायदे हैं। इनमें से एक है आउटलुक में ईमेल को रिकॉल करने की क्षमता। यदि आपने किसी को ईमेल भेजा है और बाद में महसूस किया कि आप उसमें कुछ शामिल करना भूल गए, तो आप उसे रिकॉल कर सकते हैं, आवश्यक सामग्री जोड़ सकते हैं, और उसे वापस भेज सकते हैं।
आउटलुक में ईमेल रिकॉल करने की इस प्रक्रिया में कुछ शर्तें हैं जिन्हें आपको पूरा करना होगा। ज्यादातर, ये शर्तें प्राप्तकर्ता के लिए हैं क्योंकि यह उनका इनबॉक्स है जहां से ईमेल हटाया जाएगा।
आउटलुक में ईमेल रिकॉल करने की शर्तें क्या हैं?
अपने भेजे गए ईमेल को वापस लाने के लिए, आउटलुक में ईमेल रिकॉल करने की निम्नलिखित आवश्यकताएं पूरी होनी चाहिए।
- आप और प्राप्तकर्ता दोनों को या तो Microsoft 365 या Microsoft Exchange ईमेल खाते का उपयोग करना चाहिए।
- आप दोनों एक ही संगठन में होने चाहिए।
- प्राप्तकर्ता ने आपका ईमेल नहीं खोला होना चाहिए।
- आपके भेजे गए ईमेल ने प्राप्तकर्ता के आउटलुक में किसी फिल्टर या नियम को सक्रिय नहीं किया होना चाहिए।
- प्राप्तकर्ता को आउटलुक का उपयोग करना चाहिए, न कि किसी अन्य ईमेल क्लाइंट का।
- जब आप ईमेल रिकॉल करते हैं तो प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर आउटलुक खुला होना चाहिए।
ध्यान रखें कि आउटलुक प्राप्तकर्ता को बता देगा कि प्रेषक ने उनका ईमेल रिकॉल किया है।
आउटलुक में ईमेल कैसे रिकॉल करें
जब आप आउटलुक में ईमेल रिकॉल करते हैं, तो आप या तो प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से अपने ईमेल की कॉपी को हटा सकते हैं या अपना ईमेल फिर से लिखकर कॉपी को अपडेट कर सकते हैं। आप नीचे देखेंगे कि दोनों कैसे करें।
- अपने कंप्यूटर पर आउटलुक ऐप लॉन्च करें।
- अपना ईमेल खाता चुनें और उस फोल्डर पर क्लिक करें जिस पर भेजे गए मेल लिखा है। यह आउटलुक से आपके द्वारा भेजे गए सभी ईमेल सूचीबद्ध करेगा।
- दाएं फलक पर उस ईमेल को ढूंढें जिसे आप रिकॉल करना चाहते हैं। ईमेल पर डबल-क्लिक करके इसे इसकी अपनी स्वतंत्र विंडो में खोलें।
- शीर्ष पर संदेश टैब पर क्लिक करके अपने ईमेल पर आप जो कार्रवाई कर सकते हैं उसे देखें।
- निम्न स्क्रीन पर, मूव सेक्शन के तहत, ईमेल आइकन पर क्लिक करें और यह संदेश रिकॉल करें विकल्प चुनें।
- आपको एक प्रॉम्प्ट मिलेगा जो पूछेगा कि आप इस ईमेल को कैसे रिकॉल करना चाहते हैं। यदि आप केवल ईमेल रिकॉल करना चाहते हैं, तो इस संदेश की अनरीड कॉपी हटाएं विकल्प चुनें और नीचे OK पर क्लिक करें।
- यदि आप अपना ईमेल रिकॉल करना चाहते हैं और प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में ईमेल का एक अपडेटेड संस्करण रखना चाहते हैं, तो अनरीड कॉपी हटाएं और नए संदेश से बदलें विकल्प चुनें और OK पर क्लिक करें।
- उस बॉक्स पर टिक मार्क करें जिस पर मुझे बताएं कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए रिकॉल सफल होता है या विफल लिखा है। इस तरह आपको पता चल जाएगा कि आपका रिकॉल अनुरोध सफल हुआ या नहीं।
- यदि आपने दूसरा विकल्प चुना है जो आपको प्राप्तकर्ता को एक अपडेटेड ईमेल भेजने देता है, तो ईमेल कंपोज विंडो आपकी स्क्रीन पर खुल जाएगी।
- अपने ईमेल की सामग्री को इच्छानुसार संशोधित करें। जब आप कर लें, तो अपना ईमेल भेजने के लिए भेजें बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक में ईमेल रिकॉल करने पर क्या होता है
जब आप ईमेल रिकॉल अनुरोध भेजते हैं, तो आपकी स्थिति के आधार पर कई चीजें हो सकती हैं। निम्नलिखित कुछ सामान्य परिदृश्य हैं और उनमें क्या होता है जब आप आउटलुक में ईमेल रिकॉल करते हैं।
जब प्राप्तकर्ता ने आपका मूल ईमेल नहीं पढ़ा है
यदि आपके प्राप्तकर्ता ने आपका मूल ईमेल नहीं खोला है, तो वह ईमेल उनके इनबॉक्स से हटा दिया जाएगा। आउटलुक तब उन्हें सूचित करेगा कि ईमेल के प्रेषक ने ईमेल हटाने का अनुरोध किया था।
जब प्राप्तकर्ता ने मूल ईमेल पढ़ लिया है
यदि प्राप्तकर्ता ने आपके रिकॉल अनुरोध डालने से पहले आपका मूल ईमेल पढ़ लिया है, तो वे आपके पुराने ईमेल के साथ-साथ आपके द्वारा भेजे गए अपडेटेड ईमेल को भी देख पाएंगे।
जब प्राप्तकर्ता ने रिकॉल किया गया ईमेल पहले पढ़ा है
यदि आपके प्राप्तकर्ता ने आपका रिकॉल किया गया ईमेल पहले पढ़ा है, तो आपका मूल ईमेल उनके इनबॉक्स से हटा दिया जाएगा। आउटलुक उन्हें बताएगा कि आपने मूल ईमेल हटाने का अनुरोध किया था।
आउटलुक में ईमेल रिकॉल करने से कैसे बचें
किसी को भी अपने ईमेल रिकॉल करना पसंद नहीं है लेकिन कुछ स्थितियों में आपको ऐसा करना पड़ता है। कुछ चीजें हैं जो आप इससे बचने के लिए कर सकते हैं और उनमें से एक है अपने ईमेल में देरी करना।
आउटलुक आपको अपने ईमेल को भेजे जाने में देरी करने देता है और आप मैन्युअली देरी का समय निर्दिष्ट कर सकते हैं। इस तरह, जब आप भेजें बटन दबाते हैं, तो आपके ईमेल आपके निर्दिष्ट देरी समय तक इंतजार करेंगे इससे पहले कि वे वास्तव में भेजे जाएं।
यह आपको अपने ईमेल के बारे में पुनर्विचार करने के लिए कुछ समय देता है इससे पहले कि वे आपके प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में पहुंचें। आप इसे आउटलुक में निम्नानुसार सेट कर सकते हैं।
- अपने कंप्यूटर पर आउटलुक लॉन्च करें और शीर्ष पर फाइल टैब पर क्लिक करें।
- बाएं साइडबार से जानकारी चुनें और दाएं फलक पर नियम और अलर्ट प्रबंधित करें पर क्लिक करें।
- शीर्ष पर ईमेल नियम टैब पर क्लिक करें और अपने ईमेल के लिए एक नया नियम बनाने के लिए नया नियम चुनें।
- मेरे द्वारा भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करें चुनें और अगला दबाएं।
- कुछ भी चेकमार्क न करें और अगला दबाएं।
- आपकी स्क्रीन पर प्रॉम्प्ट पर हां दबाएं।
- वह विकल्प चेकमार्क करें जिस पर कई मिनटों तक डिलीवरी स्थगित करें लिखा है।
- देरी का समय संपादित करने के लिए कई पर क्लिक करें।
- वह समय (मिनटों में) दर्ज करें जितना आप अपने ईमेल को विलंबित करना चाहते हैं। आपको अधिकतम 120 मिनट की अनुमति है। फिर OK पर क्लिक करें।
- अगला पर क्लिक करें।
- फिर से अगला पर क्लिक करें।
- अपने नियम के लिए एक नाम दर्ज करें। हम सुझाव देते हैं कि आप एक सार्थक नाम उपयोग करें ताकि आप बाद में ठीक से जान सकें कि नियम किस लिए है।
इस नियम को चालू करें वाले बॉक्स पर टिक मार्क करें।
फिर नीचे समाप्त पर क्लिक करें।
- अपने नियम को प्रभावी करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें।
ध्यान रखें कि जब आपके ईमेल को वास्तव में भेजने का समय हो तो आउटलुक खुला होना चाहिए। यदि यह बंद है, तो आउटलुक जब आप इसे खोलेंगे तो ईमेल भेजने का पुनः प्रयास करेगा।
क्या आपको कभी अपने कंप्यूटर पर आउटलुक में ईमेल रिकॉल करना पड़ा? क्या उपरोक्त विधि ने आपके भेजे गए ईमेल को सफलतापूर्वक वापस लाने में आपकी मदद की? नीचे टिप्पणियों में हमें बताएं।
